5.3. Зачем создают запасы.

Наверное, Вам знакома такая картина. Покупатель приходит в магазин бытовой техники, чтобы купить, например, вентилятор. Но сейчас “пик” сезона, и вентиляторов нет на складе, хотя поставка ожидается уже на будущей неделе. Покупатель решает не ждать и идет в другой магазин, где можно сразу купить вентилятор примерно по той же цене. Из-за того, что в первом магазине не смогли предоставить товар немедленно, у покупателя могло появиться критическое отношение к нему. В этом примере первый магазин имеет низкий уровень запасов, что отражается на торговле, в то время как во втором запасы больше, и он может удовлетворять требования покупателей. Какой бы ни была причина, но первый магазин бытовой техники наверняка ухудшил свою репутацию в глазах потенциальных клиентов.

Такое положение вещей характерно не только для продавцов, но и для производителей.

Что такое «запас»?

Запасы - это часть оборотного капитала, имущество, которое работает на Ваш бизнес. Запасы постоянно меняются и оборачиваются - циркулируют как часть денежного обращения.

Основное понятие "запас" включает три вида запасов в зависимости от соотношения с продукцией, готовой для реализации:

• сырье и материалы на складе;

• полуфабрикаты;

• готовая продукция.

Также находящиеся на хранении запасы могут быть разделены на три группы: страховые, оборотные и спекулятивные. Подробно эти типы рассмотрены в Разделе 5.4.

Запасы — одни из наиболее дорогостоящих активов большинства компаний и составляют до 40% от общего капитала. Наличие и объем запасов оказывают существенное влияние на экономические показатели работы Вашей организации.

Какова основная проблема при создании запасов?

Цель системы создания запасов - это обеспечение максимальной реализации при минимальных затратах. Так как эти факторы противостоят друг другу (максимальная реализация требует фактически безграничных запасов), должно быть найдено какое-то оптимальное решение. В этом и состоит основная проблема создания запасов - определить их необходимый объем.

Подход к оптимизации объемов запасов высвечивает проблемы хранения или слишком малого количества запасов, или слишком большого. Если имеется слишком маленький запас, требования заказчиков не удовлетворяются, и можно потерять настоящую и будущую реализацию. Может быть потеряна скидка за количество покупаемого товара, а также станут необходимыми частые заказы товара, которые повлекут затраты и в области менеджмента, и в области учетной работы.

Зачем создают запасы большого объема?

Обычно запасы большого объема хранят по следующим причинам:

• Страховка в случае более высокого спроса, чем обычно.

• Страховка против более длинного, чем обычно, срока поставки. На Ваших заказчиков не производят впечатление заявления типа «меня подвел поставщик», особенно если такой же товар можно немедленно заказать или купить в другом месте.

• Использование преимущества скидки оптовому покупателю. Может иметь смысл покупать больше запасов, чем требуется в настоящий момент, если возрастающим затратам на хранение противостоит уменьшение полной стоимости единицы товара.

• Использование преимуществ сезонных или других ценовых колебаний. Например, потребитель, который покупает уголь летом (когда он дешевле), верит, что это сэкономит ему больше денег, чем он затратит на хранение запасов.

• В производстве хранение запасов сырья гарантирует, что все необходимые компоненты для конечной сборки всегда есть в наличии.

В чем преимущества небольших объемов запасов?

Существуют два основных преимущества поддержания низкого уровня запасов.

Во-первых, расходуется меньше денег на запасы. В новом деле, когда количество денег ограничено, деньги, расходуемые на покупку дополнительных запасов, нельзя использовать для других целей. Хранение меньшего количества запасов освобождает денежные средства для других нужд. Так как ограниченные денежные средства являются наиболее распространенной и серьезной проблем в малом бизнесе, дисциплинированный подход к созданию запасов может стать залогом успеха Вашего дела.

Во-вторых, увеличивают прибыльность в основном следующие условия:

• более низкие затраты на хранение запасов, вытекающие из экономии на других затратах, а именно отопление, электроэнергия, стоимость помещения для складирования, оборудования и оплата персонала;

• быстрый оборот капитала. Прибыль получается только после реализации запаса, поэтому, чем меньше запас, тем чаще происходит его оборот и тем быстрее можно получить прибыль;

• меньше запасов пачкается и разворовывается. При небольшом уровне запасов меньше вероятность того, что они будут запачканы или испорчены во время хранения или погрузки. Воровство также уменьшается потому, что при небольших запасах потери более заметны и кража обнаруживается быстрее;

• меньше риск устаревания товара и медленного оборота запасов. При ускоренной реализации риск остаться с непроданным товаром уменьшается. Этот факт частично является решающим в производстве с частым изменением технологий;

• меньшие финансовые затраты. В дело вовлекается меньше капитала, поэтому в случае кредита уменьшаются и процентные выплаты банку.

Какие существуют затраты, связанные с созданием запасов?

У организации возникают четыре типа затрат, связанных с запасами:

• затраты на приобретение ресурса. Определяются его ценой и объемом закупки. В ряде случаев здесь учитываются скидки (дисконт);

• затраты на заказ. Так же, как и стоимость покупки, являются разовыми затратами, которые включают затраты на ведение переговоров с поставщиком, на подготовку и заключение договора поставки, транспортные расходы и др. В отличие от затрат на приобретение они не зависят или слабо зависят от объема заказа;

• производственные затраты. Являются альтернативными по отношению к затратам на приобретение ресурса и затратам на заказ и возникают, когда заказ на пополнение запаса размещается внутри предприятия. Эти затраты включают себестоимость изготовления заказанного количества, а также затраты на подготовку производства к выполнению заказа — обычно на переналадку оборудования (составляющая, не зависящая от объема заказа);

• затраты на хранение запасов. Трудно определяемы для предприятия, поэтому их величина обычно сильно занижается.

Так как правильное определение этих затрат играет важную роль в управлении запасами, приведем их ориентировочную структуру:

Виды затрат	Величина затрат в % от стоимости запаса
Затраты на содержание помещений складов: - арендная плата или амортизационные отчисления - содержание помещений - налог на сооружения - страховка сооружений Затраты на содержание складского оборудования: - арендная плата или амортизационные отчисления - энергия - техническое обслуживание - налог на имущество - страховка оборудования Оплата рабочей силы, занятой перемещением и наблюдением за запасами, их учетом и контролем. Затраты, обусловленные инвестированием: - потери ввиду связывания в запасах оборотных средств - налог на имущество, находящееся в запасах - страховые выплаты - потери вследствие хищений и порчи запасов	3-10 3-4 3-5 6-24 2-5
Итого:

Выводы и рекомендации 1. Наличие и объем запасов оказывают существенное влияние на экономические показатели работы Вашей организации. 2. Как у большого количества запасов, так и у малого существуют свои преимущества и недостатки. Эта дилемма отражает принципы работы компании в обслуживании потребителей. 3. Ваши потребители ожидают от Вас наличия определенного уровня запасов. Их желание и оценка - решающий фактор, помогающий Вам определить уровень запасов. 4. Если Вы осуществляете поставку для другого производства, от Вас могут ожидать достаточно высокого уровня запасов, так как покупатели надеются на Ваши гарантии того, что их собственное производство не остановится. 5. Помните, что отсутствие на Вашем складе требуемой заказчиком продукции влечет за собой негативные для Вас последствия: во-первых, это упущенная выгода и материальные потери (если клиент предпочитает отозвать заказ); во-вторых, дополнительные затраты при авральном выполнении заказа (если клиент согласился ждать); в-третьих, это потери, связанные с негативной реакцией рынка на частые задержки в выполнении заказов, что влечет за собой снижение конкурентного статуса Вашего предприятия. 6. Определите, на какое подразделение эффективнее возложить функции управления запасами в Вашей компании: на функциональное подразделение закупок; на продакт-менеджеров в отделе сбыта, которые отслеживают  процесс продвижения товаров на рынок, наличие товаров на складе и заказывают товары у поставщиков.

Вверх