Класифікація документів

Документи класифікуються за змістом інформації, яку вони несуть, за надходженням, за стадіями створення, за ступенем гласності, за строками зберігання, за призначенням і деякими іншими ознаками.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності. Відповідно до цього виділяють такі види документів за ознаками класифікації і групами:

ОЗНАКИ КЛАСИФІКАЦІЇ ГРУПИ ДОКУМЕНТІВ

За спеціалізацією Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань, зовнішньоторговельної діяльності та ін.

За призначенням Організаційні

Розпорядчі

Інформаційні

Колегіальних органів

За місцем виникнення Внутрішні

Зовнішні

За напрямом Вхідні

Вихідні

За джерелами виникнення Первинні

Вторинні

За формою Стандартні

Індивідуальні

За технікою відтворення Рукописні

Відтворені механічним способом

За ступенем гласності Для службового користування

(секретністю) Секретні

Цілком секретні

За терміном виконання Звичайні безстрокові

Термінові

Дуже термінові

За складністю Прості (односкладні)

Складні

За стадіями створення Оригінали

Копії

За терміном зберігання Постійного зберігання

Тривалого зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років)

За змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, питань планування оперативної діяльності, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних, зовнішньоторговельної діяльності тощо. У результаті утворюються функціональні комплекси документів або функціональні системи документації, наприклад: планова, кадрова, з капітального будівництва.

За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють, й оформляються в установленому порядку. Серед офіційних документів можуть бути виділені особисті, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру.

Особисті документи створюються особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних обов'язків.

За стадіями створення розрізняють оригінали й копії документів. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». У юридичному відношенні оригінал та копія є рівноцінними. Одним із різновидів копії є дублікат – другий примірник документа, виданий у зв’язку зі втратою оригіналу.

За формою розрізняють стандартні (типові) й індивідуальні документи. Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

2. Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми).

4. З кадрово-контрактних питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти).

5. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, розписки, особові доручення і т. ін.).

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполук кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, протокол).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей ( акт, наказ, розпорядження, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки й умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу (службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція). Розрізняють два основні види доведень – дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називається діловодством. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук та зберігання документів у діловодстві.