3. Этапы настройки программного комплекса

Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета в организации. Настройка производится в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в 3 этапа:

• настройка параметров работы системы;

• настройка словарей системы;

• перенос входящих остатков.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Этап 1 – настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета; (например: реквизитов предприятия, так как они будут печататься в отчетных формах, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой и других дополнительных возможностей);

Этап 2 – настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально-ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выполнить настройку правил формирования баланса. Словари системы также можно настраивать позже, непосредственно при вводе информации с первичных документов.

Применение словарей в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации – ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

Этап 3 – перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все данные об остатках вводятся с клавиатуры. В дальнейшем при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Первоначальная настройка системы выполняется, как правило, ответственными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы-разра-ботчика.

4. Способы оформления хозяйственных операций

Ведение бухгалтерского учета в БУИС состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматриваются два способа оформления хозяйственных операций в журнале хозяйственных операций: «от документа» и «от проводки».

Первый способ. Сначала создается первичный документ. После подтверждения его использования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает в себя следующие этапы:

Регистрация

Печать

Учет

Цель регистрации – ввести в систему необходимую информацию о документе.

Регистрация любого документа, как правило, можно выполнить следующим образом:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• с использованием данных ранее зарегистрированного документа;

• с использованием образца документа, заранее подготовленного и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый документ и предлагает уточнить их.

Благодаря этим возможностям ускоряется ввод информации в базу данных, сокращается число ошибок при вводе.

После регистрации первичный документ может быть отпечатан. Перед печатью возможно внести коррективы в текст документа. Кроме самого документа, можно распечатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие.

После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете. Результатом является зарегистрированная операция в журнале хозяйственных операций.

Второй способ: Регистрация хозяйственной операции непосредственно в журнале хозяйственных операций на основе первичного документа.

В этом случае имеет место дублирование информации при заполнении первичных документов и при заполнении журнала хозяйственных операций.

С точки зрения ведения любой бухгалтерии первый способ является более правильным, любая бухгалтерская система должна обеспечивать создание первичных и отчетных документов как в электронном, так и в бумажном виде. Основой всех учетных процедур должен являться первичный документ, а не проводка.

ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ ПО ПРОЙДЕННОМУ МАТЕРИАЛУ

При создании БУИС в небольших организациях основное внимание уделяется финансовому учету.

Главным учетным регистром подобных БУИС является Журнал хозяйственных операций.

Настройка системы ведения бухгалтерского учета конкретного предприятия осуществляется в три этапа.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ПРОЙДЕННОМУ МАТЕРИАЛУ

1. Какие существуют подходы к автоматизации бухгалтерского учета при проектировании БУИС в организациях среднего и малого бизнеса?

2. В чем принципиальное отличие БУИС в крупных организациях и в организациях малого и среднего бизнеса?

3. Какова структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета в организациях среднего и малого бизнеса?

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ ПО ПРОЙДЕННОМУ МАТЕРИАЛУ

В тетради-практикуме выполните задания к занятию 11.

1 Горский Ю.М. Системно-информационный анализ процессов управления. - Новосибирск: Наука. Сиб. отделениение. - 1988. - 327с