13. Электронная документация (безбумажная технология).

Первоначально внедрение компьютеров в делопроизводство касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ электронных версий документов. появилась возмож­ность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа. Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные таблич­ные процессоры, позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы. Создание программ привело к возникновению отдельного класса инфор­мационных технологий работы с документами — технологий обработки электрон­ных версий документов (document processing). Появление локальных и глобальных вычислительных сетей, предоставило возможность сетевого обмена дан­ными и сле­жения за ходом делопроизводственного процесса. Правда появились проблемы. Первой и, до сих пор не решенной стала проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение— любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью — специ­альным кодом, который не дает усомниться в авторстве и правильности передачи документа. Данный подход позволил говорить о возможности безбу­мажной технологии ведения делопроизводства.

13. Электронный документооборот.

привычный порядок вещей, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управ­ления документами (document management). Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хране­ния документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повто­рить порядок традиционного поиска и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке, быстро находит нужный материал. Другая особенность документооборота, заключается в том, что какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного предприятия дол­жен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управ­ления ходом работ (workflow management). Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.

15. Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства.

Система электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать ряд функциональных возможностей:

-создание проектов документов и их согласование;

-электронная рассылка документов;

-регистрация документов;

-учет служебной корреспонденции;

-поиск необходимых документов;

-контроль исполнения распоряжений.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций:

-возможность работы с электронной копией документа;

-интеграция со средствами пакета MS Office;

-автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте;

-поддержка средств электронной цифровой подписи;

-возможность задания логических связей между документами;

-полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;

-разделение прав доступа пользователей различным категориям документов;

-Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет);

-ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая, возможность, фор­мирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати опи­сей вложений;

-ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных документов между сотрудниками учреждения);

-возможность проектирования произвольных отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;

-распознавание текстов отсканированных документов;

-ведение электронных архивов документов;