§ 12 Почтовая программа Outlook Express 5

Наиболее распространенной почтовой программой является Outlook Express. Мы рассмотрим 5-ую версию этой программы.

Программа Outlook Express оперирует со следующими 5 папками компьютера пользователя (local folders).

• Inbox (Входящие) — содержит поступившие письма (сообщения).

• Outbox (Исходящие) — содержит письма, подготовленные для отправки, но еще не отправленные.

• Sent Items (Отправленные) — содержит отправленные письма.

• Deleted Items (Удаленные) — содержит удаленные письма (своеобразная мусорная корзина).

• Drafts (Черновики) — содержит неоконченные письма.

В папку Drafts (Черновики) письмо поступает при закрытии окна, используемого для написания письма. Чтобы к письму вернуться, надо дважды кликнуть на нем в перечне писем папки Drafts (Черновики). Аналогично можно вернуться к удаленному письму, находящемуся в папке Deleted Items (Удаленные).

Для запуска программы Outlook Express достаточно сделать двойной клик на соответствующей пиктограмме. Можно ее запустить каким-либо другим стандартным способом.

Вход в нужную папку (из 5 перечисленных выше) может производиться разными методами. Наиболее общий метод: View (Вид) → Go to Folder (Перейти в папку) → клик на названии нужной папки → OK. Если на экране (под панелью инструментов) имеется одна из кнопок Outlook Express, Inbox (Входящие), Outbox (Исходящие), Sent Items (Отправленные), Deleted Items (Удаленные) и Drafts (Черновики), то в нужную папку можно войти, кликнув на этой кнопке, а затем — на названии нужной папки.

Если вы вошли в одну из 5 папок, то в окне Outlook Express увидите следующие элементы.

1. Заголовок окна на синем фоне.

2. Строка меню File (Файл), Edit (Правка), View (Вид), Tools (Сервис), Message (Сообщение), Help (Справка).

3. Анимационный значок, как в Internet Explorer.

4. Панель инструментов, включающая, например, пиктограммы New Mail (Создать сообщение), Reply (Ответить отправителю), Reply to All (Ответить всем), Forward (Переслать), Print (Печать), Delete (Удалить), Send and Receive (Доставить почту), Address Book (Адресная книга), Find (Найти). Она предоставляет быстрый доступ к часто используемым командам.

5. Строка состояния (в нижней части окна). В ней отображается информация о том, чем занята программа Outlook Express в данный момент.

6. Перечень писем, содержащихся в текущей папке.

7. Содержание письма, выделенного в перечне.

Для задания вида окна Outlook Express (в частности, настройки панели инструментов) следует выполнить View (Вид) → Layout (Раскладка) → ...

При клике на пиктограмме New Mail (Создать сообщение) на экране монитора появляется окно New Message (Создать сообщение), предназначенное для создания нового письма. В нем содержатся следующие составные части.

1. Настраиваемая панель инструментов. Настройка: View (Вид) → Toolbars (Панели инструментов) → ...

2. Текстовое поле To (Кому) — для задания адреса корреспондента. Если корреспондентов несколько, то адреса отделяются друг от друга запятой или точкой с запятой.

3. Текстовое поле Cc (Копия) — для задания адресов, в которые отправляются копии письма. (Сокращение Cc образовано от «Courtesy copy».)

4. Текстовое поле Subject (Тема) — для задания предмета письма, например, Hi from Moscow.

5. Область документа. В этом текстовом поле набирается письмо, причем его можно редактировать и проверять, как это делается в Word-е. В текст письма можно вставить целый файл. Для этого надо выполнить Insert (Вставка) → Text from File (Вложение файла) → … Можно также набрать письмо в Word-е, а потом перенести его в область документа средствами буфера обмена. Для этого следует:

— в Word-е выделить нужный текст, а затем выполнить Edit (Правка) → Copy (Копировать);

— далее в окне New Message (Создать сообщение) программы Outlook Express выполнить Edit (Правка) → Paste (Вставить).

Процесс ввода информации в текстовые поля To (Кому) и Cc (Копия) можно упростить, если кликнуть на слове «To» («Кому») или «Cc» («Копия»). При этом откроется окно Select Recipients (Выбрать получателей). Далее следует нужное число раз выполнить следующую последовательность операций.

1. Выделить адрес или адресата в списке (в левой части окна).

2. Кликнуть на одной из кнопок со стрелочкой → (в центре окна).

По окончании формирования списков адресов (в правой части окна) надо кликнуть на кнопке OK.

Следует иметь в виду, что корреспонденту, адрес которого указан в текстовом поле To (Кому), будет известно, что вы послали письмо и по адресам, перечисленным в текстовом поле Cc (Копия).

Иногда удобно использовать текстовое поле Bcc (Скрытая). Чтобы оно появилось, в окне New Message (Создать сообщение) надо выполнить View (Вид) → All Headers (Все заголовки). Каждый из адресатов, перечисленных в текстовом поле Bcc (Скрытая), получит копию письма, но остальные об этом не узнают. (Сокращение Bcc образовано от «Blind courtesy copy».)

Теперь о режимах Reply (Ответить отправителю) и Reply to All (Ответить всем).

Вы работаете с папкой Inbox (Входящие), и надо ответить на письмо, выделенное в перечне. Для этого кликните на пиктограмме Reply (Ответить отправителю). При этом появится окно, похожее на окно New Message (Создать сообщение), но со следующими особенностями.

• В текстовом поле To (Кому) уже будет присутствовать адрес корреспондента, кому ответ предназначен.

• В текстовом поле Subject (Тема) будет присутствовать предмет письма, на которое ответ производится, но с приставкой Re:, означающей «Reply», т. е. «Ответ».

• В области документа будет присутствовать текст письма, на которое производится ответ, причем строки текста будут помечены символом >. Текст ответа набирается в той же области документа, в удобных местах. Включение исходного письма в текст ответа помогает следить за нитью дискуссии. Лишние строчки можно удалить средствами редактирования.

Режим Reply to All (Ответить всем) аналогичен режиму Reply (Ответить отправителю), но количество адресов больше: в их число включаются адреса, перечисленные в текстовом поле Cc (Копия) того письма, на которое производится ответ. Для использования этого режима надо кликнуть на пиктограмме Reply to All (Ответить всем).

Вы по-прежнему работаете с папкой Inbox (Входящие), и требуется переслать полученное письмо. Для этого кликните на пиктограмме Forward (Переслать). При этом на экране появится окно, похожее на окно New Message (Создать сообщение), но со следующими особенностями.

• В текстовом поле Subject (Тема) будет присутствовать предмет пересылаемого письма, но с приставкой Fw:, означающей «Forward», т. е. «Пересылка».

• В области документа будет присутствовать текст пересылаемого письма, помеченный символами >.

В текстовое поле To (Кому) следует ввести адрес корреспондента.

Благодаря конструкции приложения (attachment) можно пересылать любые файлы. Изображение канцелярской скрепки в перечне писем говорит о наличии у письма приложения. Чтобы его открыть, надо выполнить следующие действия.

1. Дважды кликнуть на имени письма со скрепкой в перечне писем. При этом появится новое окно, в поле Attach (Вложение) которого — пиктограммы приложенных файлов.

2. Дважды кликнуть на пиктограммах приложенных файлов.

Следует иметь в виду, что компьютер получателя письма должен быть оснащен программами, способными работать с приложенными файлами. Например, если приложена электронная таблица, созданная с помощью Microsoft Excel, компьютер получателя должен быть оснащен Microsoft Excel или другой программой, способной работать с электронными таблицами.

Приложенный файл можно открепить (т. е. поместить в нужную директорию компьютера) не открывая. Для этого на его пиктограмме делается правый клик, а затем — клик на пункте Save As (Сохранить как) открывшегося меню …

Чтобы в окне New Message (Создать сообщение) приложить к письму файл, необходимо выполнить следующие операции.

1. Insert (Вставка) → File Attachment (Вложение файла) или кликнуть на скрепке на панели инструментов.

2. Найти и выделить файл, который надо приложить, и кликнуть на кнопке Attach (Вложить).

Для приложения еще одного файла эти операции следует повторить.

После того, как письмо составлено, его можно отправить, кликнув на пиктограмме Send (Отправить). (В процессе отправки письма вы также получите почту из почтового ящика, который находится на сервере.) Можно также выполнить File (Файл) → Send Later (Отправить позже). При этом письмо будет только записано в папку Outbox (Исходящие). Отправить его можно позже, когда будет дешевле тариф Интернета или когда в папке Outbox (Исходящие) накопится несколько писем.

Программа Outlook Express снабжена адресной книгой, призванной обеспечить быстрый доступ к адресам. Чтобы ее открыть, надо кликнуть на пиктограмме Address Book (Адресная книга). При этом открывается окно Address Book — Main Identity (Адресная книга — Главная идентификационная). Графы Name (Имя) и E-Mail Address (Адрес электронной почты) этого окна заполняются автоматически при появлении нового корреспондента. Чтобы заполнить графы Business Phone (Служебный телефон) и Home Phone (Домашний телефон), а также внести другую полезную информацию (например, день рождения, состав семьи) надо выполнить следующие операции.

1. Выделить нужный адрес в окне Address Book — Main Identity (Адресная книга — Главная идентификационная).

2. Кликнуть на пиктограмме Properties (Свойства) или выполнить File (Файл) → Properties (Свойства).

3. Внести имеющуюся информацию в текстовые поля вкладок.

4. Кликнуть на кнопке OK.

Чтобы в адресную книгу ввести новый адрес вручную, надо кликнуть на пиктограмме New (Создать) в окне Address Book — Main Identity (Адресная книга — Главная идентификационная). Далее следует кликнуть на пункте New Contact (Создать контакт) открывшегося меню, заполнить нужные текстовые поля, а затем последовательно кликнуть на кнопках Add (Добавить) и OK.

Чтобы изменить порядок расположения писем в их перечне, надо кликнуть на заголовке одного из 6 столбцов перечня (восклицательном знаке, скрепке или др.). Это относится к любой из 5 папок.

Для распечатки писем или их фрагментов (предварительно выделенных с помощью мышки с нажатой левой кнопкой) используется пиктограмма Print (Печать), для удаления писем — пиктограмма Delete (Удалить). Пиктограмма Find (Найти) используется для нахождения письма по заданным признакам.

Следует подчеркнуть, что с программой Outlook Express можно работать в режиме offline, т. е. будучи отключенным от Интернета. Режим online следует включить после клика на пиктограмме Send (Отправить) или Send and Receive (Доставить). После обмена информацией с почтовым ящиком компьютер пользователя переходит в режим offline или остается в режиме online в зависимости от настройки Outlook Express.

Из сказанного следует, что программа Outlook Express очень удобна при доступе в Интернет по вызову, т. е. в условиях, когда компьютер пользователя соединяется с сервером через модемы.