§ 3 Создание базы данных

Общая схема создания БД в СУБД MS Access

При создании элементов БД мы воспользуемся разными способами (мастерами, конструкторами, образцами и смешанными). Порядок создания элементов БД, которые мы будем часто называть объектами, определяется структурой БД, уровнем законченности проекта, требованиями пользователя, структурной сложностью объектов и др. факторами. Объектами в СУБД называется все то, что может иметь имя: таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы, модули.

Можно предложить следующую схему создания БД и ее элементов в среде СУБД MS Access.

1. Создание таблиц.

Опытный разработчик может сразу начинать создание таблиц в режиме конструктора. Начинающему мы рекомендуем сначала создать таблицу по образцу тех данных, которые будут храниться в таблице, а затем откорректировать свойства полей в режиме конструктора.

1. После создания всех таблиц БД необходимо установить структурные связи (создать схему данных).

2. Заполнить таблицы данными из контрольного примера и проверить "работу" связей и свойств (масок, условий на значения, установки по умолчанию, синхронизацию работы связанных таблиц при удалении данных и т. д.). Если необходимо – исправить ошибки и откорректировать структуру таблиц и связей.

3. Создать экранные формы для ввода и редактирования записей таблиц БД. На начальном этапе лучше воспользоваться мастером форм. После создания основы – форма корректируется в режиме конструктора и наполняется функциональными элементами.

4. Самый трудный этап – создание запросов. Здесь необходимо иметь формализованные требования на выборку данных из БД и хорошее знание о построении логических выражений.

Запросы позволяют объединять данные из разных таблиц и представлять в одной таблице в нужном формате. Запросы создаются с помощью мастера, конструктора или специального языка запросов (SQL).

5. Для удобного представления "объемной" информации, содержащей сгруппированные, отсортированные и итоговые данные отдельных таблиц и запросов или объединенные данные из разных источников – необходимо создать "отчеты". Технология их создания определяется структурой отчетов и может быть выполнена аналогично созданию форм.

6. Когда основные элементы БД созданы, можно автоматизировать процесс обработки информации в БД с помощью макросов или использованием программ, составленных на языке Visual Basic

Создание основного файла БД

Для обеспечения надежной сохранности результатов выполнения упражнений организуйте на своей дискете (в системе Windows) папку (например, BD_KULT) и постарайтесь придерживаться следующей схемы.

(а) В начале сеанса - переписывайте все созданные файлы БД со своего диска из папки BD_KULT на жесткий диск (например, в папку "Мои документы").

(б) Работайте (открывайте БД и т.д.) с жестким диском.

(с) Организация двух таблиц обусловлена необходимостью уменьшения объема дублирования информации и сокращения количества ошибок при вводе исходных данных. Если бы мы использовали только таблицу «Культуры», включив туда данные, характеризующие группы, то она содержала бы поля «Название группы» и «Обозначение». А так как одна и та же группа может повторяться многократно, то при вводе данных и выполнении запросов пришлось бы многократно дублировать значения этих полей, что привело бы к росту ошибок и значительно увеличило бы объемы оперативной и дисковой памяти. Есть и другие причины в пользу нашего решения, обусловленные теорией построения реляционных баз данных.

В конце сеанса - перепишите файл БД на свою дискету - в папку BD_KULT.

Учтите, что в Access нет команды «сохранить как…» для переименования или перезаписи базы данных на другой диск.

• Любым способом запустите систему MS Access. Далее включите кнопку - индикатор "Новая база данных" в окне "Создание базы данных" или (это – лучше), закройте это окошко и выполните команду "Файл / Создать". В этом случае открывается ДО "Создание", где на вкладках "Общие" и "Базы данных" находятся стандартные шаблоны, которые автоматически создают основу соответствующей БД. Посмотрите: какие шаблоны предлагает вам система.

• Выберите вкладку "Общие", а на ней шаблон "Новая база данных". Нажмите «ОК».

• В раскрывшемся окне "Файл новой базы данных".

1. Установите имя диска и папки (для своей дискеты: диск А (или W); папка BD_KULT).

2. В окошке "Имя файла" - введите (и запомните) имя БД (например, bd_k_rrr, где rrr - ваш личный (уникальный) номер). Расширение .mdb вводить не надо.

3. Нажмите Кн. "Создать".

Не допускайте в именах файлов, таблиц и полей БД (столбцов) - пробелов, при необходимости - используйте символ подчеркивания.

Внутри главного окна СУБД появится окно "База данных". Главное окно системы состоит из стандартных (для Windows) элементов:

- заголовок окна с системным (оконным) меню и тремя кнопками управления окном;

- главное меню системы - используется для выполнения всех команд;

- панели инструментов - содержат наборы кнопок, которые приводят к выполнению определенных команд;

- внизу - Строку состояния, которая содержит общую справочную информацию, текущие подсказки и сообщения об ошибках;

- центральная часть окна СУБД служит для отображения разных функциональных окон.

Наиболее важными из них являются.

Организация двух таблиц обусловлена необходимостью уменьшения объема дублирования информации и сокращения количества ошибок при вводе исходных данных. Если бы мы использовали только таблицу «Культуры», включив туда данные, характеризующие группы, то она содержала бы поля «Название группы» и «Обозначение». А так как одна и та же группа может повторяться многократно, то при вводе данных и выполнении запросов пришлось бы многократно дублировать значения этих полей, что привело бы к росту ошибок и значительно увеличило бы объемы оперативной и дисковой памяти. Есть и другие причины в пользу нашего решения, обусловленные теорией построения реляционных баз данных.

Окно базы данных ACCESS – это окно появляется сразу при создании или открытии БД. Оно автономно по элементам управления. Во второй строке (под заголовком) содержатся пиктограммы и локальные меню управлением создания объектов БД, а слева – кнопки с перечнем объектов БД. В центральной части окна перечислены режимы создания и отображения объектов и их имена. С помощью левых кнопок окна вы можете открывать или создавать объекты в разных режимах (просмотра или конструктора).

Следующие окна открываются (в разных режимах) при выполнении соответствующих команд или при нажатии на соответствующую кнопку в окне базы данных.

• Окно таблицы. В этом окне отображается содержимое указанной таблицы БД (доступное для ввода и редактирования данных) или структура таблицы (в режиме конструктора).

• Окно запросов - служит для построения запросов на выборку информации из БД по определенному критерию.

• Окно формы - используется для обработки записей БД в удобной форме типа "формуляр".

• Окно отчета. Если оно открывается в режиме предварительного просмотра, то показывает (в разных масштабах) вид сформированного документа для печати. В конструкторе – можно изменить форму, программу формирования и структуру отчета.

• Другие окна открываются по мере выполнения определенных команд или операций с данными.

Если Вам придется прервать работу с БД, то ознакомьтесь с разделом “Окончание работы с БД”.

Создание таблицы "Группы" (в режиме "по образцу").

Создание таблицы "Группы".

• Нажмите в окне "База данных" на кнопку "Таблицы" (возможно, что вкладка уже открыта). Установите (выделите) режим "Создание таблицы путем ввода данных" и нажмите кн. "Создать".

Откроется окно "Новая таблица", где Вы можете выбрать один из режимов создания таблицы. Самый быстрый и простой способ - режим создания таблиц с помощью мастера, но он пригоден в том случае, если у нас таблица имеет много общего с теми шаблонами, которые предлагает мастер. К сожалению, из перечисленных стандартных шаблонов, нам не подходит ни один. Поэтому мы вынуждены использовать другой (относительно простой) способ - создавать таблицу "по образцу", т.е. после открытия таблицы, мы введем в каждую графу пример данных и система, по этому примеру, сама установит тип поля (столбца) и некоторые его характеристики.

• В окне "Новая таблица" выберите "Режим таблицы" / Кн. ОК.

Откроется окно отображения таблицы с условным именем "Таблица1". После конструирования таблицы мы дадим ей конкретное имя.

По умолчанию система сформировала пустую таблицу на 30 -40 строк и на 20 -30 столбцов (полей). Имена полей установлены по умолчанию в виде "Поле1", "Поле2" и т.д.

Все поля к настоящему времени имеют одинаковые характеристики и размеры. "Мигающий" курсор (он называется курсором ввода (КВВ)) находится в первой позиции первой строки первого поля. Слева, на специальной линейке расположен символ "", который указывает на текущую запись таблицы. Для того чтобы определить для полей основные характеристики надо ввести в них конкретные значения.

• Используя контрольный пример из таблицы 1 – “Группы культур” и введите две первые записи, строго соблюдая регистр (прописные – строчные буквы) и знаки препинания. В конце ввода значения - нажимайте Enter или Tab. Для установки курсора в начало следующей записи используйте стрелки или курсор мыши.

После ввода первых записей фрагмент таблицы может выглядеть следующим образом:

Поле1	Поле2	Поле3	Поле4	Поле5
1	Деревья	ДЕР.	дер.
3	Ягодные	ЯГОДН.	кв.м.

Внимание !!!

Если при вводе в числовые поля разных записей Вы допустите ошибку, меняющую тип поля, то система автоматически определит для него тип "Текстовой". Если Вы не исправите такую ошибку и сохраните таблицу, то исправить тип уже можно будет только в режиме "конструктора".

После ввода начальных образцов записей, необходимо переименовать столбцы, в соответствии с макетом из графы "Имя поля" таблицы 3.

• Установите курсор в любое место первого столбца "Поле1" и введите команду "Формат / Переименовать столбец". По этой команде имя поля будет выделено. Сотрите старое название, введите новое: "Код_Гр" (без точки) и нажмите Enter.

• Наведите курсор на название второго столбца и нажмите ПКМ. Появится всплывающее меню. Найдите там команду "Переименовать столбец", нажмите ЛКМ и вместо названия "Поле2", введите "Назв".

• Любым способом переименуйте остальные поля (см.таблицу 3).

• Для того, чтобы поля имели размеры соответствующие размерам своих значений - проводите курсором мыши по строке заголовков полей и, как только курсор примет форму крестика (с двунаправленными стрелками) - щелкните 2ЛКМ. Размер столбца изменится.

• Чтобы наши труды не пропали даром - сохраните макет таблицы с данными. Для этого введите команду "Файл / Сохранить (макет)" и, в отрывшемся окне "Сохранение" введите имя таблицы: "Группы".

После этого последует сообщение-запрос "Ключевые поля не заданы" с предложением создать ключевое поле сейчас или отложить его создание до выполнения специальных операций.

Если дать согласие на создание ключевого поля, то система сама добавит специальный столбец с номерами записей типа "счетчик" и назначит это поле в качестве первичного ключа.

Так мы и поступим (из методических соображений). Поэтому - нажмите кнопку "ДА". После этого система уберет лишние столбцы и строки, сохранит макет таблицы в БД и выведет на экран таблицу в виде:

Код	Код_Гр	Назв	Обозн	Ед_изм
1	1	Деревья	ДЕР.	дер.
2	3	Ягодные	ЯГОДН.	кв.м.

В поле "Код" будут находиться порядковые номера записей (поле будет иметь тип "счетчик"). Система сама добавит это поле в таблицу.