§ 6 Ввод, просмотр и корректировка данных. Использование свойств "Подстановки"

В этом разделе мы познакомимся с основными операциями обслуживания БД в режиме "Таблица".

После создания экранных форм ввода - редактирования этот режим используется редко (в основном для контроля и анализа БД в целом), но позволяет хорошо разобраться в основах большинства операций, выполняемых над данными.

Если Вы начинаете новый сеанс работы с БД, то запустите систему и загрузите свою БД в окно MS Access.

После загрузки БД перейдите на вкладку "Таблицы"

Ввод данных в таблицы и их корректировка

В разделе “Ввод данных в таблицу Группы” мы рассмотрели некоторые приемы ввода данных для таблицы "Группы" и некоторые способы управления курсором. Еще раз прочитайте замечания этого раздела.

Начальные настройки параметров отображения таблицы.

• На вкладке "Таблицы" окна БД установите курсор на имени "Группы" и нажмите кн. "Открыть". Еще раз посмотрим на внешний вид таблицы и попробуем его изменить. В верхней части выделены столбцы с названиями полей (Подписями). Записи и столбцы обозначены сеткой, которая выводится на печать при распечатке содержимого таблицы.

MS Access позволяет управлять отображением сетки.

• Посмотрим, как это можно делать:

• Введите команду "Формат / Режим таблицы". Откроется ДО "Формат таблицы", где Вы можете управлять видом и цветом сетки и фона таблицы. Например, отключите отображение сетки с помощью индикаторов  в разделе "Линии сетки". Нажмите Кн. "ОК".

• Повторите операцию настройки с установкой различных опций (оформления и цвета).

• Приведите все в стандартный вид: - включите линии сетки; цвет фона - белый; цвет линии - черный или серый; оформление - обычное.

• Теперь откройте вторую таблицу "Культуры" и настройте ее внешний вид по своему усмотрению.

К настоящему моменту таблица – пуста. Введем пару записей из таблицы 2.

Установите курсор ввода в первом поле первой (пустой) записи и введите данные первой строки (записи). Номер записи вводить не надо. Код группы вводите в виде двух цифр (например, 01). После ввода значения каждого поля - нажмите Tab (или Enter). Код культуры можете вводить строчными буквами. В первое поле (Код гр.) второй записи попробуйте ввести число 20. Система выдаст сообщение об ошибке. Повторите ввод правильных данных (01).

Замечания.

1. При достижении правого края поля, если значение его не умещается внутри клетки – начинается скроллинг этого значения и начальные символы "уходят" за левый край клетки.

2. Аналогичный эффект проявляется со строками таблицы: после достижения правого края окна - начинается скроллинг записи.

3. При вводе данных в поля, для которых заданы начальные значения - сначала сотрите их клавишей Del, а затем введите новое число.

4. Дробная часть числа отделяется от целой - запятой.

5. Сроки созревания вводите полностью, включая нули. Точку - разделитель вводить не надо, так как она определена маской.

Возможно, что ввод данных показался вам не очень удобным:

• Ширина одних полей оказалась избыточной, а другие поля было бы желательно расширить.

• При вводе значений последних полей вы уже забыли для какой культуры вводятся данные (поле с названием культуры "ушло" за экран).

• Вас не устраивает вид шрифта, его размер, цвет или фон элементов таблицы и значений.

• И т. д.

Изменение макета таблицы

Для более удобного ввода данных нам потребуется выполнить несколько предварительных операций.

• Прежде всего, распахните полностью окно.

Для настройки вида (макета) таблицы система предлагает несколько способов:

• Можно использовать универсальные средства - меню ("Формат" или "Сервис / Параметры / Режим таблицы")

• Можно использовать оперативные визуальные средства - специальные точки таблицы, которые активизируются указателем мыши.

• Откройте меню "Формат" и посмотрите, какие параметры таблицы вы можете изменять.

• Для начала, изменим шрифт. Введите команду "Формат / Шрифт...".

• В ДО "Шрифт" ("Выбор шрифта") установите шрифт "Times New Roman", размер 9, жирный. Закройте окно кн. ОК.

• Изменим ширину столбцов:

Установите курсор на любую запись в поле "Название"

Введите команду "Формат / Ширина столбца".

В соответствующем, ДО - отключите индикатор "Стандартная ширина" и нажмите кн. "По ширине данных".

Нажмите кн. "ОК".

• Повторите операцию для других столбцов, используя способ с двойным щелчком мыши.

Для удобства ввода длинных записей система позволяет "закрепить" некоторые столбцы так, чтобы они постоянно находились на экране. Мы закрепим два поля: "Код гр." и "Код культ":

• Установите курсор на заголовок столбца "Код гр." и, когда появится жирная стрелка – нажмите ЛКМ. Столбец – выделится. Нажмите Shift и повторите операцию для второго столбца "Код культ". Оба столбца должны быть выделены. Введите команду "Формат / Закрепить столбцы". Теперь эти столбцы всегда будут оставаться (при скроллинге) на экране.

• Введите команду "Файл /Сохранить".

• После сделанных изменений введите еще одну запись (№ 3 – "ЯБЛ.-ОСЕН)).

Настройка клавиатуры и корректировка записей в таблицах

Для внесения изменений в значение поля записи необходимо сначала найти запись и затем "войти" в нужное поле. Сделать это можно разными способами.

Для установки курсора на нужную запись вы можете пользоваться линейками прокрутки, клавишами управления курсором, щелкнуть мышью на кнопке маркера текущей записи "" или нажать клавишу F5 и ввести (в окошко "Запись") номер записи и нажать Enter.

Для перехода на поле - используйте мышь или клавиши Tab или Shift-Tab.

Текущее поле выделяется (другим цветом).

Замечания (Постарайтесь запомнить!).

Возможна такая настройка системы (см. ниже), что курсор редактирования помещается в начало или конец значения поля без его выделения. В этом случае поле можно корректировать "посимвольно" (в режиме обычного редактирования).

Если вы хотите заменить поле целиком, а оно выделено - сразу начинайте ввод нового значения.

Если поле выделено, а надо изменить отдельные символы - нажмите F2 для перехода в режим обычного редактирования, после изменений - вернитесь по F2 в обычный режим.

Посимвольная корректировка значения почти не отличается от редактирования строки текста в текстовом редакторе (возможны некоторые особенности из-за наличия символов маски, исполнения функций преобразования и контроля значений).

Для того, чтобы работа клавиатуры при корректировке удовлетворяла нашим вкусам, выполним ее настройку.

• Введите команду "Сервис / Параметры".

• В ДО "Параметры" активизируйте вкладку "Клавиатура".

• Внимательно изучите содержимое вкладки.

• Выполните установки, при которых:

1. При нажатии на Enter будет выполняться обновление поля (т.е. изменения будут сохранены), а курсор переместится на следующее поле (включите индикатор "Следующее поле").

2. При входе в поле курсор будет устанавливаться в начало значения (вкл. индикатор "Перейти в начало поля"). В этом случае мы будем находиться в режиме редактирования поля, а не замены, как это было по умолчанию.

3. При нажатии на клавишу со стрелкой (влево - вправо) будет перемещаться курсор редактирования, а не курсор выделения записи (вкл. индикатор "Следующий знак (символ)"). А для перехода на другое поле будем использовать Tab или Shift-Tab.

4. Циклическая прокрутка полей записи при выходе за ее пределы - не выполняется (вкл. индикатор "Останов на первом/последнем поле").

• После выполнения всех установок - нажмите кн. "Применить" или "ОК".

• Откройте таблицу "Группы" и откорректируйте значения полей "Название" для 2-ой и 6-ой записей:

5. Измените название "Кусты" на "Кустарник".

6. Измените "Цветы" на "Цветочные".

• Закройте таблицу "Группы".

Если такая настройка клавиатуры Вас не устраивает, то сделайте свою.

Использование свойств "Подстановки" для отдельных полей таблицы "Культуры"

Как бы тщательно мы не проектировали БД и ее элементы, наступает момент, когда требуется внести в нее и в таблицы какие-то изменения.

В этой работе мы рассмотрим простые задачи по изменению свойств некоторых полей таблицы "Культуры".

Содержательная сторона этих изменений состоит в следующем.

Если бы мы вводили данные не из готовой таблицы, а воспользовались первоисточниками (справочниками, книгами, статьями из журналов и т.п.), то при вводе "Кода группы" и указании "Единиц измерения" нам надо было бы постоянно держать перед глазами "шпаргалку" с числовыми кодами групп и обозначениями единиц измерений. Чтобы облегчить себе ввод такой информации, мы наделим эти поля особым свойством подстановки - создадим для них элемент управления "Поле со списком", а сам список кодов групп и единиц измерения будем формировать на основе соответствующих полей таблицы "Группы".

Создание поля со списком для "Кода группы".

• Закройте таблицу "Группы", если она открыта и откройте таблицу "Культуры" в режиме конструктора.

• В строке с кодом группы (Код_Гр) активизируйте поле "Тип данных".

• Откройте список типов и запустите "Мастер подстановок" (ЛКМ на соответствующем пункте).

• По этой команде запускается специальная программа - "Мастер", которая сама определит порядок работы по созданию списка:

1. В певом окне мастера включите индикатор ("") «Объект «столбец подстановки»….» и нажмите Кн. "Далее".

2. В следующем окне - установите индикатор "Таблицы" и выберите таблицу ("Группы")  Кн. "Далее".

3. В следующем окне Вы должны выбрать поля таблицы, которые войдут в список. Первым полем обязательно должно быть поле, значения которого будут переходить в поле "Код_Гр" таблицы "Культуры". Поэтому установите подсветку на поле "Код_Гр" и нажмите кн. с символом ">". Поле переместится в окно "Выбранные поля". Повторите эту операцию с полем "Обозн". Нажмите Кн. "Далее".

4. Следующее окно устанавливает особенности отображения поля - списка. Включим отображение ключевого столбца. Для этого отключите индикатор ("") «Скрыть ключевой столбец». Затем подкорректируйте ширину столбцов и нажмите Кн. «Далее».

5. В окне «Доступные поля» - оставьте все без изменений  Кн. "Далее".

6. В последнем окне мастера ничего не меняйте  Кн. "Готово".

Окно мастера закроется, будет выведено сообщение о сохранении изменений, ответьте "ДА" и мы вернемся в режим конструктора таблицы.

• Откройте вкладку "Подстановка" и внимательно просмотрите значения свойств, которые установил мастер для поля. В окошке свойства "Источник строк" содержится запрос к таблице "Группы" сформированный на специальном языке запросов SQL. В окне ничего не меняйте.

• Перейдите в режим "Таблица" (изменения - сохранить). В поле столбца "Код гр." появилась кнопка с символом «». Щелкните по ней ЛКМ или Alt -  и убедитесь, что список работает нормально. В противном случае повторите создание списка с помощью мастера.

• Введите еще 3 записи (№4 - №6) из таблицы "Культуры".

Создание списка для поля "Единицы измерений"

1. Для поля "Ед_измер" мы создадим (из методических соображений) простой список, содержащий множество возможных значений этого поля.

2. Последовательность операций та же, что и в предыдущем случае, но в первом окне «Создание подстановки» надо включить опцию «Будет введен фиксированный набор значений» и в следующем окне ввести элементы массива:

3. "Дер.", "Куст.", "Кв.м." (без пробела), "Га.".

4. Затем нажать кн. "Далее", оставить имя столбца в "Ед_измер". и нажать кн. "Готово".

При переходе в режим таблицы сохраните макет и ведите еще две записи (№ 7 и № 8) из таблицы 2.

Закройте таблицу. Все изменения сохраните.