§ 11 Создание отчетов

Основные сведения об отчетах.

Отчет является объектом БД (так же, как и форма) и используется для организации и представления данных в виде печатного документа.

По сравнению с распечаткой содержимого базовой таблицы (или запроса) отчет обладает рядом специфических свойств:

• Он предоставляет широкие возможности для группирования и вычисления промежуточных и общих итогов.

• Отчет может быть красиво оформлен с помощью дополнительных средств. Например, каждая группа записей может иметь отдельные заголовки и примечания, можно вставить дополнительные надписи и рисунки и т.д.

• В отчете можно производить сложные вычисления не только внутри групп, но и по нескольким группам одновременно.

Структура отчета.

Отчет содержит несколько разделов, которые могут иметь разное содержание и различные свойства:

1. Заголовок отчета. Содержит общее название документа и печатается только один раз.

2. Верхний колонтитул. Содержит сведения, которые необходимо печатать на каждой странице отчета в верхней части страницы (дату, краткое название отчета, номер страницы и т.д.). Если отчет должен иметь форму таблицы и не содержит группированных данных, то в этой части можно разместить "шапку" таблицы.

3. Заголовок группы. Используется, если в отчете выполняется группировка записей и начало каждой группы должно содержать какие-то данные.

Часто здесь повторяют "шапку" таблицы (в этом случае в колонтитуле ее не используют).

4. Область данных. Этот раздел присутствует в любом отчете и содержит значения полей записи таблицы (или запроса).

5. Примечание группы. Используется для вычисления и отображения итоговых значений по полям записей, которые объединяются в группы.

Если в отчете вводится группировка с подведением итогов, то этот раздел должен присутствовать обязательно.

6. Нижний колонтитул. Используется аналогично верхнему колонтитулу для вывода дополнительной информации в нижней части страницы.

7. Примечание отчета. Этот раздел используется для отображения информации, которая должна выводится в самом конце отчета (один раз). Часто сюда помещают общие итоговые данные и примечания.

Замечание.

Наличие разделов в отчете определяется способом создания и наличием группировки данных. Пустой макет отчета, если его создавать вручную, содержит только разделы колонтитулов и "область данных". Остальные разделы добавляются по мере необходимости.

Способы создания отчета.

Создание отчета может выполняться разными способами и с использованием "мастеров" разного уровня:

1. Вручную, с помощью "Конструктора". Это - самый универсальный, но и самый трудоемкий способ, требующий высокой квалификации и хорошего знания структуры БД.

2. Использование "Мастера отчетов". Этот способ позволяет быстро создать хороший отчет для дальнейшей модификации в конструкторе.

3. Автоотчеты (в столбец и ленточный). Оба построителя отчетов оперируют с одними и теми же данными, но размещают их разными способами.

Автоотчет "в столбец" создает отчет, в котором каждая запись таблицы представлена в виде списка (из двух граф), расположенного вертикально на странице.

"Ленточный" автоотчет создает аналог таблицы. Такой отчет очень скудный по оформлению, но не требует при создании сложных манипуляций с параметрами.

4. Мастер почтовых наклеек. Позволяет сформировать отчет специального вида для распечатки данных таблицы в виде отдельных карточек (наклеек). При этом предлагает выбрать один из распространенных шаблонов.

Выбор способа создания отчета зависит от многих факторов:

• Если необходимо быстро сформировать отчет например, табличного вида по таблице простой структуры без специального оформления, то лучше использовать "ленточный" автоотчет.

• Если требуется представить записи таблицы в виде отдельных блоков, то можно воспользоваться мастером наклеек или сформировать отчет "в столбец".

• Если Вы создаете сложный отчет, содержащий информацию из разных таблиц и запросов или требующий специального оформления, но не имеете достаточного опыта, то лучше воспользоваться мастером отчетов, а затем откорректировать его с помощью конструктора.

Создание отчета с помощью мастера.

В нашу задачу входит: создать отчет для вывода на печать данных из таблицы "Культуры" с сортировкой и группировкой записей по полю "Код_Гр" и с вычислением значений некоторых функций (средних, максимальных, минимальных и итоговых) по некоторым числовым полям.

• Откройте БД, если она закрыта.

• Откройте вкладку "Отчеты" в окне БД и нажмите кн. "Создать".

• На экране появится знакомое (по построению формы) окно "Новый отчет". Укажите имя таблицы "Культуры" и выделите в списке способов создания "Мастер отчетов". Нажмите кн. ОК.

Далее мастер будет последовательно выводить окна "Создание отчета" и сообщения для конструирования отчета.

• Процесс создания состоит из ряда шагов:

1. Шаг 1. Окно выбора полей.

Аналогично окну выбора полей для формы переместите (кнопкой ">>") все поля в окно "Выбранные поля". Затем кнопкой "<" верните обратно поля "Ед_измер", "Кол-во", "Код_Культ" и "Код_Гр". После этого в окошке "Таблицы и запросы" установите имя таблицы "Группы" и переведите в правое окно поля "Код_Гр" и "Назв". Нажмите кн. "Далее".

2. Шаг 2. Определение вида представления данных и установка уровня (порядка) группировки.

В этом окне слева представлен перечень таблиц, справа – перечень выбранных полей.

Рисунок 4-10. Окно мастера на шаге установки уровня группировки.

Установите курсор на таблицу "Группы" и Вы увидите уровни группировки отчета и поля, которые определяют группировку (рисунок 4-10). В нашем случае группировка выполняется по коду группы. Нажмите кн. "Далее".

В следующем окне можно добавить уровни группировки по другим полям, но нам этого делать не надо. Нажмите кн. "Далее".

3. Шаг 3. Дополнительные установки по сортировке записей.

В этом окне мы установим дополнительную сортировку записей внутри группы по полю "Назв_к". Для этого откройте список полей в строке ввода (под № 1) и установите это поле. Порядок сортировки - оставьте: от А до Я.

Нажмите кн. "Итоги...". Откроется дополнительное ДО "Итоги".

4. Шаг 4. Установка видов итоговых значений по группам.

В ДО "Итоги" перечислены поля (числового типа) по которым в разделе примечаний группы отчета можно вычислить и вывести значения ряда функций.

Включите индикаторы суммирования (Sum) по полю "Урожай". Включите также индикаторы для вычисления функций Avg, Min, Max для полей "Почвы1" и "Почвы2". В разделе "Показать" должна быть включена опция  "Данные и итоги". Опция  "Вычислять проценты" должна быть отключена. После этих установок нажмите кн. ОК. Вы опять вернетесь в окно шага 3. Нажмите кн. "Далее".

5. Шаг 5. Выбор макета отчета.

Здесь система предлагает выбрать: ориентацию листа бумаги (книжную или альбомную); макет из предлагаемого списка; дополнительные параметры.

Установите книжную ориентацию и макет типа "По левому краю1". Включите опцию "Настроить ширину полей...." и нажмите кн. "Далее".

6. Шаг 6. В новом окне система предлагает выбрать стиль отчета. Выберите стиль "Строгий" (или "Формальный") нажмите кн. "Далее".

7. Шаг 7. Последнее окно создания отчета позволяет ввести имя отчета. Введите: "Отчет по культурам", включите опцию  "Просмотр отчета"  кн. "Готово".

Система перейдет в режим предварительного просмотра, где Вы можете оценить результаты вашей работы и вывести отчет на печать.

Если Вы все сделали правильно, то при распечатке получите отчет (БД) следующего вида (оформление и структура отчета может отличаться от оригинала из-за переформатирования отдельных фрагментов):

Таблица 9.

Вид отчета созданного с помощью мастера.

Отчет по культурам

Код гр. 1

Назв. Гр. Деревья

	Название	Созр.- от	Созр. – до	Почвы_о	Почвы_д	Урожай (общ)
	Вишня	07.10	07.20	6,2	7,0	15,0
	Вишня осенняя	07.20	08.10	5,8	6,3	15,0
	Вишня ранняя	06.20	07.10	5,4	5,9	15,0
	Груша осенняя	09.20	09.15	5,4	6,2	10,0
	Яблоня зимняя	09.25	10.10	5,5	6,0	20,0
	Яблоня летняя	08.01	08.25	5,5	6,0	30,0
	Яблоня осенняя	09.10	09.20	5,5	6,0	15,0

Итоги для 'Код_Гр' = 1 (7 записей)

Sum 120,0

Avg 5,6 6,2

Min 5,4 5,9

Max 6,2 7,0

Код гр. 2

Назв. Гр. Кустарник

	Название	Созр.- от	Созр. - до	Почвы_о	Почвы_д	Урожай (общ)
	Смородина красная	07.15	07.25	5,6	6,0	5,0
	Смородина черная	07.20	07.25	5,6	6,0	8,0

Итоги для 'Код_Гр' = 2 (2 записей)

Sum 13,0

Avg 5,6 6,0

Min 5,6 6,0

Max 5,6 6,0

Код гр. 4

Назв. Гр. Овощные двухлетние

	Название	Созр.- от	Созр. - до	Почвы_о	Почвы_д	Урожай (общ)
	Капуста белокочанная поздняя	08.20	09.20	6,6	7,7	80,0
	Капуста белокочанная ранняя	07.20	08.10	6,5	7,2	50,0
	Капуста цветная	08.10	08.30	6,7	7,3	30,0
	Морковь	07.10	09.20	6,0	7,0	50,0

Итоги для 'Код_Гр' = 4 (4 записей)

Sum 210,0

Avg 6,4 7,3

Min 6,0 7,0

Max 6,7 7,7

Код гр. 5

Назв. Гр. Овощные однолетн.

	Название	Созр.- от	Созр. - до	Почвы_о	Почвы_д	Урожай (общ)
	Картофель	08.10	09.15	6,0	6,5	250,0
	Томаты позднеспелые	08.25	09.20	6,2	6,9	50,0
	Томаты ранние	08.15	08.25	6,3	6,8	30,0

Итоги для 'Код_Гр' = 5 (3 записей)

Sum 330,0

Avg 6,2 6,7

Min 6,0 6,5

Max 6,3 6,9

ИТОГО 673,0

Отчет. Распечатайте отчет (БД) из окна предварительного просмотра СУБД и приложите к отчету по РГР.

Попробуйте самостоятельно создать отчет (БД) по таблице запроса "Запрос1".

Приложение.

Требования к содержанию, организации и порядку выполнения индивидуальных расчетно-графических работ.

Цель индивидуального задания - закрепить знания и навыки работы студентов с системой управления базами данных (СУБД) MS Access .

Студент должен выполнить следующее.

• Сделать постановку задачи по созданию базы данных (БД) и внести необходимые исправления по указанному варианту, если таковой предусмотрен.

• Разработать структуру таблиц и базы данных.

• Создать базу данных с указанной структурой.

• Заполнить ее необходимым количеством записей (не менее 15).

• Распечатать информацию о БД и содержимое таблиц БД и включить их в отчет о работе.

• Создать элементы эксплуатации (формы и отчеты)

• Выполнить сортировку и фильтрацию. Результаты сортировки и фильтрации - вывести на печать (и вставить в отчет).

• Создать запрос на выборку, выполнить его, а распечатку вставить в отчет.

• Создать отчете БД по таблицам или запросам.

• Составить отчет о работе по созданию БД и е элементов в среде редактора Word.

База данных и все необходимые данные (в том числе и отчет) должны находиться на личной дискете, которая предъявляется преподавателю при защите работы.

Получив задание, студент, используя редактор Word, сразу создает в "будущем" отчете титульный лист и первый раздел "Постановка задачи...", списывает (используя редактор Word) из задания исходную формулировку задачи с таблицей, вносит в исходную таблицу необходимые изменения, соответствующие его варианту, добавляет свои записи.

Самостоятельно устанавливает типы столбцов, точность представления данных, форму и вид контроля значений данных при вводе, значения по умолчанию, маски и т.д. Оформляет таблицы с характеристиками полей (см. Распечатывает таблицу с данными и с характеристиками полей. и Таблица 2).

Распечатывает таблицу с данными и с характеристиками полей.

Представляет материалы преподавателю для утверждения.

После утверждения варианта постановки задачи и структуры таблиц, студент приступает к созданию базы данных и средств ее эксплуатации.

Таблица 1

Типы и описание полей таблицы: ….

Имя поля	Тип данных	Описание

Таблица 2.

Свойства полей таблицы: ….

Имя Поля	Размер И Формат	Маска Ввода	Подпись	Значен. по Ум.	Услов. На Значен.	Обяз. Поле
1	2	3	4	5	6	7

Оценка работы выполняется преподавателем с обязательным предъявлением отчета и личной дискеты.

Отчет должен содержать следующие разделы:

Титульный лист с указанием:

• Названия факультета, номера группы, фамилии И.О. студента.

• Номера задачи и название задачи и варианта.

• Должности, звания и Ф. И. О. преподавателя.

• Даты написания и защиты отчета.

Текстовую часть.

Текстовая часть должна содержать следующие разделы:

Описание постановки задачи.

В разделе дается краткое описание задания и приводятся: исходная форма таблицы с внесенными изменениями по варианту с полным набором записей (контрольными и своими).

В "ШАПКЕ " таблицы названия столбцов должны быть дополнены обозначениями (именами) полей, которые будут использованы в БД.

Характеристика полей таблиц (см. выше). Таблицы могут быть дополнены необходимым текстовым описанием особенностей свойств отдельных полей.

Описание создания базы данных.

В этом разделе приводятся.

• Имя БД и место ее хранения.

• Описание особенностей создания БД.

• Описание изменений настроек среды и макета таблицы.

• Распечатка краткого описания структуры таблицы. В диалоговом окне "Архивариус" необходимо выбрать тип объекта - "Таблицы" и отметить созданную таблицу. В диалоговом окне "Печать описания таблицы", которое открывается кн. "Параметры...", необходимо:

• отключить все опции из раздела "Включить в описание таблицы";

• в разделе "Включить в описание полей" - включить опцию "Имена, типы и форматы" - без свойств;

• в разделе об индексах - включить опцию "ничего".

Распечатка содержимого таблиц с полными данными.

Запомните!

Для вставки распечаток в отчет, подготовленный в Word-е, советуем придерживаться следующей схемы.

После предварительного просмотра информации о базе данных, таблицы или других данных, которые должны быть вставлены в отчет, необходимо создать промежуточный файл (типа .doc). Для этого:

• Находясь в окне предварительного просмотра, найдите кнопку "Связи с Office" (с символом W), откройте список опций и запустите команду "Публикация в MS Word".

• Система создает специальный файл типа .rtf, запускает Word и загружает в окно содержимое "распечатки".

• Вам необходимо сразу изменить имя и тип файла на .doc. Для этого выполните команду "Сохранить как..." и в диалоговом окне установите диск, папку, тип файла ("Документ Word (*.doc)") и переопределите имя например, rasp-tab.

• После сохранения файла под другим именем можно его закрыть и выйти из Word-а.

В процессе написания отчета (в word-е) Вы можете открыть в другом окне созданную "распечатку" (файл) и скопировать ее в свой отчет.

Если у Вас параллельно с ACCESS открыто окно с отчетом, то можно сразу скопировать "распечатку" из одного окна в другое.

Файлы "распечаток" советуем сохранять.

Сортировка и фильтрация.

В этом разделе Вы должны привести описание критериев сортировки, фильтрации и распечатки соответствующие выполненным операциям.

Как минимум, в отчет необходимо включить:

• одну распечатку с отсортированными данными;

• одну распечатку с отфильтрованными данными.

Создание и выполнение запросов.

В этот раздел необходимо включить:

• исходное описание запроса и формализованный критерий отбора записей;

• вид критерия для бланка запроса;

• распечатку результата выполнения запроса на выборку данных.

Описание и вид форм для ввода и редактирования данных.

Описание и вид отчетов по БД.

Внутреннее оформление отчета (использование шаблонов, стилей, рисунков и т.д.) определяет сам студент.

Список литературы

1. Информатика: Базовый курс /C.В. Симонович и др. – СПБ: Питер, 2002 г. (Глава 13)

2. Гончаров А.

Accesss 7.0 в примерах. Изд-во СПб: Питер, 1997 г.

3. Дж Мартин.

Организация баз данных в вычислительных системах / Пер. с англ., - М.: "Мир", 1 0г.

4. Атре Ш.

Структурный подход к организации баз данных / Пер. с англ., - М,: "Финансы и статистика, 1 3 г.

5. Дж. Вейскас.

Эффективная работа в Microsoft Access 7.0 для Windows 95 / Пер. с англ., - СПб: "Питер", 1997 г.