§ 12 Использование Excel 2000 для управления базами данных

Наряду с математическими расчётами Excel 2000 даёт возможность производить более сложную обработку данных, в частности, обработку, свойственную системам управления базами данных. Прежде, чем производить такую обработку, необходимо создать список. Термин «список» в Excel 2000 используется для обозначения базы данных и представляет собой набор записей. Запись состоит из логически связанных между собой данных различных типов. Например, каждая запись в адресной книге может содержать следующие данные: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон, место работы, должность. Под каждое из этих данных в записи отводится отдельное поле. Поля определяют структуру списка (базы данных). Списки создаются в обычных таблицах, но при этом должны соблюдаться следующие правила:

1. Имена полей должны быть указаны в верхней строке списка (строке заголовка).

1. Каждая запись размещается на отдельной строке.

2. Недопустимы пустые строки между записями, а также между заголовком и первой записью (Пустая строка интерпретируется машиной, как конец списка).

Для того, чтобы вызвать специальные функции работы со списком, необходимо установить курсор в область списка и дать команду Данные—›Форма. Если на активном листе рабочей книги имеются заголовок и первая запись, машина автоматически определит наличие списка и его структуру. Если же имеется только строка заголовка, пользователю будет задан вопрос, является ли указанная строка заголовком списка. После создания первоначального варианта списка появляется потребность в его изменениях и дополнениях. Их можно вносить непосредственно в ячейки таблицы, но удобнее использовать форму данных. Если имеется строка заголовка и хотя бы одна запись, программа без помощи человека идентифицирует список и определит его структуру. На экране же появится трафарет (см. Рис.7), в левой части которого будут записаны названия полей, в центральной части - строки, куда вносятся поля новой записи или редактируются поля записей, созданных ранее, а в правой - функциональные кнопки «Добавить», «Удалить», «Следующая» и т.д. Такой трафарет существенно облегчает работу по добавлению, удалению и редактированию записей с клавиатуры. Переход к следующему полю трафарета осуществляется с использованием клавиши «Tab», а обратный переход - с использованием комбинации клавиш «Shift»-«Tab». Внесённые в запись изменения будут сохранены либо при переходе к следующей записи, либо нажатием кнопки «Закрыть». Кнопка «Вернуть» даёт возможность восстановить исходное состояние записи, если изменения не были сохранены. Если надо вставить новую запись, достаточно щёлкнуть мышью по кнопке «Добавить» и в очистившиеся поля трафарета внести необходимую информацию. Удаление выделенной записи осуществляется при помощи щелчка мышью по кнопке «Удалить». При этом все записи, находящиеся ниже удалённой, перемещаются вверх, а их номера уменьшаются на единицу. Восстановить удалённую запись невозможно. При большом количестве записей целесообразно использовать отбор записей по заданным критериям. Для этого следует вызвать приведенный выше трафарет и нажать кнопку «Критерии». После этого в окна трафарета следует вносить уже не значения полей новой записи, а интервалы, в которых должны находиться значения полей в записях, интересующих пользователя. Пусть требуется получить информацию о сотрудниках по имени Пётр. Тогда слово «Пётр» необходимо внести в поле «Имя» в качестве критерия После этого, нажимая кнопки «Далее» и «Назад», можно просмотреть записи, соответствующие установленным критериям. Если информация точно не известна, то допускается использование символов «*» и «?».

* используется для указания произвольного количества символов;

? используется для указания одного символа и может использоваться в одном слове несколько раз.

Например, в предыдущем случае можно было установить в поле «Имя» критерий «П*». Тогда была бы выведена информация обо всех сотрудниках, имена которых начинаются на букву П.

Если критерием выбрано числовое значение, то допустимо использование операций сравнения = , < , > , <> , <= , >= . Чтобы задать несколько критериев, их необходимо указать в соответствующих полях поиска. Очевидно, использование критериев отбора при большом количестве записей даёт возможность сэкономить время и энергию пользователя.

Для удобства работы со списком, особенно при большом количестве записей Excel 2000 предоставляет пользователю ещё целый ряд средств, важнейшими среди которых являются упорядочивание расположения записей (сортировка) и фильтрование записей. Операцию сортировки можно произвести с использованием команды Данные—› Сортировка. В процессе работы машина запрашивает, по какому параметру производить сортировку, какой параметр считать вспомогательным и т.д. Допускается использование до 3-х параметров сортировки. Сортировку по одному параметру можно осуществить с использованием кнопок на стандартной панели инструментов. В этом случае сортировка осуществляется по выделенному полю. Пользователь имеет возможность сортировать записи в соответствии со своими собственными списками. Ещё один способ, облегчающий решение задачи выбора нужной записи - использование фильтров. Этот инструмент можно вызвать с использованием команды Данные —› Фильтр —› Автофильтр. Фильтрование возможно, если ячейка находится внутри списка, в первой строке которого имеются метки столбцов. Первоначально выделяют столбец, по данным которого предполагается производить фильтрацию. Например, столбец «фамилия». Пусть пользователя интересует фамилия Иванов. Поэтому следует щёлкнуть мышью по кнопке рядом с названием соответствующего столбца, после чего рядом с названием появится перечень фамилий. Из этого перечня следует выбрать фамилию Иванов. После этого на экране останутся записи, содержащие информацию об Ивановых, ранее внесённых в список. Преимущества метода фильтрования записей по сравнению с методом отбора записей в соответствии с заданными критериями заключается в том, что все отфильтрованные записи отображаются на экране и пользователь имеет возможность работать с ними, как с обычной таблицей Excel 2000. Наряду с автофильтром имеется ещё одна разновидность фильтрации - расширенный фильтр. Она даёт возможность произвести фильтрацию на части таблицы, а полученный результат перенести в заданное место, например, на новый лист.