Глава 3. Работа в среде табличного процессора

Excel 2000

§ 1 Вид окна Excel 2000

Одним из наиболее широко распространенных приложений операционной системы Windows 2000 (W2000) является калькулятор электронных таблиц (или табличный процессор) Excel 2000. Файл, сформированный в этом приложении, может иметь любое имя, соответствующее ограничениям, накладываемым W2000. Его расширение устанавливается автоматически «xls». После запуска программы в верхней части экрана появляется обычное окно интегрированного пакета Microsoft Office 2000 (МО-2000), включающее строку заголовка, меню и одну или несколько панелей инструментов. Под панелями инструментов располагается информационная строка. В её левой части находится поле имени, где записывается адрес или имя выделенной ячейки, а в правой части строки - поле формул, содержащее информацию, внесенную в выделенную ячейку. Между ними могут находиться элементы управления. В рабочей части окна расположена сетка, каждая ячейка которой характеризуется номерами строки и столбца, отсчитанными от верхнего левого угла. При этом по умолчанию строки маркируются цифрами, а столбцы - буквами или комбинациями букв латинского алфавита от А до IV. Активное окно табличного процессора Excel 2000 называется рабочим листом, а создаваемый программой файл или документ - рабочей книгой. На каждом рабочем листе имеется 256 столбцов и более 16000 строк. Если требуется сослаться на ячейку таблицы, расположенной на другом листе, то её адрес записывают в виде Имя_листа!Адрес_ячейки. Имеется возможность сослаться на информацию, содержащуюся в другой рабочей книге. Такая ссылка называется внешней и имеет вид [Книга5] Имя_листа! Адрес_ячейки. Имя книги заключается в квадратные скобки. При использовании внешней ссылки должны быть открыты окна обеих используемых книг.

Пользователь имеет возможность удалить ячейку при помощи команды Правка—› Удаление или вставить ячейку при помощи команды Вставка—›Ячейки. Те же команды дают возможность вставлять и удалять столбцы и строки. При желании сетку можно сделать невидимой. Для этого надо дать команду Сервис—›Параметры и в открывшемся окне диалога на вкладке «Вид» поставить или удалить флажок против надписи «Сетка». Рабочая книга может содержать несколько рабочих листов. Пользователь имеет возможность изменять их количество четырьмя способами: 1) Сервис—›Параметры—›Вкладка «Общие», где устанавливается количество листов рабочей книги по умолчанию. 2) Вставка—› Лист. 3) Правка—›Удаление листа. 4) Правка—› Переместить \ Копировать. Имя каждого листа обозначено в нижней части экрана. По рабочему листу перемещается курсор в форме белого креста.

§ 2 Выделение ячеек, редактирование информации в ячейках

Ввод и обработка информации возможны только в выделенных ячейках. Для того, чтобы выделить ячейку, необходимо установить на неё курсор и щёлкнуть левой клавишей мыши. Адрес выделенной ячейки отображается в поле имени, расположенном в верхней части экрана непосредственно над таблицей слева. После ввода информации в ячейку необходимо либо нажать клавишу «Enter», либо перевести курсор в соседнюю ячейку клавишами управления, что свидетельствует о завершении ввода информации, либо щёлкнуть мышью по соответствующему элементу управления информационной строки. Если после этого требуется произвести редактирование данных в ячейке, не уничтожая их, ячейку выделяют, нажимают клавишу «F2» и изменяют информацию в ячейке в соответствии с обычными правилами редактирования текстов. Допускается осуществление редактирования путём ввода информации в поле формул. Однако, не следует забывать, что клавиши со стрелками используются для перемещения курсора из одной ячейки в другую. Поэтому для его перемещения внутри ячейки в процессе редактирования информации следует использовать мышь.

В некоторых случаях приходится выделять не одну, а целый набор ячеек. Если этот набор представляет собой столбец или строку, то для выделения достаточно щелкнуть мышью по соответствующему заголовку. Для выделения листа достаточно щелкнуть мышью по кнопке в левом верхнем углу экрана на пересечении осей координат. Если необходимо выделить произвольную прямоугольную область, то достаточно нажать кнопку мыши в одном углу области и перевести курсор по диагонали в противоположный угол. В случае необходимости выделить ячейки, расположенные в различных частях экрана (выделение несвязанной области), надо щелкнуть мышью по каждой из них при нажатой клавише «Ctrl». Выделенная ячейка (область) имеет жирный черный контур с маленьким квадратом в одном из углов. Этот квадрат называется маркером заполнения и играет существенную роль при управлении данными, помещёнными в ячейку.