Перечень видов работ, которые выполняются в пределах фаз жизненного цикла проектов15

Фаза проекта	Виды работ в пределах фазы
1	2
Прединвестиционная	- оценка надежности выбора пред проектного решения; - обоснование идеи проекта; - планирование; - подписание договоров
Инвестиционная	- выполнение работ по проекту; - сдача объекта в эксплуатацию
Эксплуатационная	- эксплуатация; - обслуживание;
Закрытие	подведение итогов по проблемам выработка рекомендаций по будущим проектам.

Каждая фаза в таблице структурирована за конкретными видами работ. По суждению автора предоставленной работы на пред инвестиционной фазе для обоснования актуальности внедрения проекта, нужно осуществлять оценку надежности системы "предприятие-проект". Она сформирует условия для установления состояния предприятия к началу проектирования и выявления наиболее рискованных отраслей в его деятельности, которые нуждаются своевременных изменений. Настоящее даст возможность создавать портфель проектов и своевременный определять, которой именно проект является актуальным в настоящее время. Уже после выбора проекта применить технико-экономическое обоснование для подсчета показателей его эффективности. Потому любому предприятию в условиях проектирования нужно использовать оценку надежности его состояния с помощью системы математических методов¹⁶.

Различные руководители проектов анализируют вопрос жизненного цикла по-разному, в существенной степени на это влияют характер и особенности того или другого проекта, его содержание.

Всё-таки любая из фаз жизненного проекта разделяется на небольшие элементы — стадии, этапы, подэтапы и т. д. (необходимо отметить, что определение фазы как наиболее крупного элемента жизненного цикла проекта носит условный характер; в других подходах это этапы или стадии). Элементы самого нижнего уровня структуризации жизненного цикла - это пакеты работ или работы. Перевод от одной фазы к другой регламентируют достижением промежуточных целей или результатов фазы. Исключительно тогда, когда руководитель проекта добивается намеченных показателей промежуточной подцели и приобретает соответствующий результат (и, более того, доказывает заказчику или инвестору, что требуемая подцель действительно достигнута и получен действительно нужный результат), он имеет право перехода к другой фазе. Это формализуется в виде своего рода ворот или шлюзов, прохождение которых невозможно без достижения показателей промежуточных целей или результатов.

Итак, фазы жизненного цикла проекта взаимосвязаны между собой: итог осуществления одной фазы - это исходная информация для другой, проходя через шлюзы и контрольные точки.

1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла

Упорядочение в подходе в сборе информации по проекту, необходимой для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта обеспечивают с помощью управления проектам по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла.

Одна из главных проблем пред инвестиционной (начальной) фазы - это установление объемов работ и, как следствие этого, предполагаемых затрат на эти работы. Чем подробнее и всестороннее решены эти постановочные задачи, тем выше надежность предполагаемого проекта. Потраченные на разработку концепции проекта средства, могут не окупиться, так как предварительный анализ идеи может привести к отказу от идеи в целом.

По сведениям Всемирного банка и ЮНИДО (подразделение ООН по промышленному развитию), расходы на пред инвестиционные исследования - от 0,7% до 5,5% от стоимости проекта:

вырабатывание инвестиционного замысла проекта (инвестиционные предложения, ходатайство о намерениях) – 0,2–1%;

изучение инвестиционных возможностей (обоснование инвестиций, краткое ТЭО) –0,25–1,5%;

технико-экономическое обоснование проекта:

1,0–3,0% (для небольших проектов);

0,2–1,0% (для крупных проектов)¹⁷.

Первая фаза управления проектом - это разработка концепции проекта и включает в себя:

1. Собирание отправных данных и анализ имеющегося состояния

(предварительное обследование).

2. Обнаружение надобности в изменениях (в проекте).

3. Определение проекта:

цели, задачи, результаты;

основные требования, ограничительные условия, критерии;

уровень риска;

окружение проекта, потенциальные участники;

требуемое время, ресурсы, средства и др.

4. Определение и сравнение оценок альтернатив.

5. Показ предложений, их апробация и экспертиза.

6. Ратификация концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки создаются главные компоненты проекта и реализовывается подготовка к его осуществлению. Главные работы этой фазы:

1. Назначить руководителя проекта и создание команды проекта, прежде сего, ключевых членов команды.

2. Установить деловые контакты и изучить цели, мотивации и требования заказчика и владельца проекта, иных главных участников.

3. Вырабатывание концепции и разработка основного содержания проекта:

конечный результат (ы) и продукт (ы),

стандарты качества,

структура проекта,

основные работы,

требуемые ресурсы.

4. Структурное планирование, в т.ч.:

декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,

календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,

смета и бюджет проекта,

потребность в ресурсах,

процедуры УП и техника контроля,

определение и распределение рисков.

5. Организовать и провести торги, заключить субконтракты с главными исполнителями.

6. Организовать выполнение базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

7. Представить проектную разработку.

8. Получить одобрение на продолжение работ по проекту.

В фазе осуществления осуществляются основные работы, нужные для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

1.Создание и осуществление торгов, заключение контрактов.

2. Полный вход в действие разработанной системы УП.

3. Организация выполнения работ.

4. Вход в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

5. Вход в действие системы стимулирования (участников) проекта.

6. Подробное проектирование и технические спецификации.

7. Оперативное планирование работ.

8. Определение системы информационного контроля за процессом работ.

9. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т. запасами, покупками, поставками.

10. Осуществление работ, что предусмотрены проектом (в т. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).

11. Координация работ, руководство, согласование темпов, мониторинг прогресса. прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

ход работ, их темпы,

качество работ и проекта,

длительность и сроки,

стоимость и другие показатели.

12.Решение возникающих проблем и задач.

Несмотря на значение завершающей фазы проекта, информация о ее содержании носит весьма лаконичный и фрагментарный характер и этому можно найти вполне конкретное объяснение. Дело в том, что специфика завершающей фазы во многом определяется содержанием конкретного проекта и представить какой-либо обобщенный подход к решению такого рода задач оказывается весьма затруднительным. Кроме того, информация об итогах реализации проекта является по сути ноу-хау его участников. Именно эта информация позволяет использовать в дальнейшем накопленный опыт и от проекта к проекту повышать эффективность организационно-управленческих мероприятий.

В оканчивающей фазе проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Главные работы этой фазы:

Планирование процесса завершения.

Эксплуатационные испытания окончательного продукта (ов) проекта.

Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

Оценка результатов проекта и подведение итогов.

Подготовка итоговых документов.

Закрытие работ и проекта.

Разрешение конфликтных ситуаций.

Реализация оставшихся ресурсов.

Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.

Расформирование команды проекта.

Необходимо отметить, что работы последних трех фаз проекта могут выполнятся как последовательно, так и параллельно.

Весьма важно представлять, как жизненный цикл проекта соотносится с жизненным циклом предприятия и жизненным циклом продукта, на изменение которого он направлен.

Процессы управления проектом по стадиям его жизненного цикла можно представить в виде схемы (рис. 4).

Рисунок 4. Процессы управления проектом по стадиям его жизненного цикла¹⁸

Чтобы проектом можно было управлять осуществляется структуризация, суть которой сводится к разбивке проекта на иерархические подсистемы и компоненты.

Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий

1.Определение проекта - должны быть полностью и четко определены характер, цели и содержание проекта, а также все конечные продукты проекта с их точными характеристиками. В данной ситуации полезно использовать иерархию целей, показывающую полную цепь конечных результатов и/или средств их достижения.

2. Степень детализации - необходимо обдумать различные уровни детализации планов и количество уровней элементов в структуре разбивки проекта.

3.Строение процесса - должна быть подготовлена схема жизненного цикла проекта.

4.Организационная структура - организационная схема проекта должна охватывать все группы или отдельные лица, которые будут работать на проект, включая лиц, заинтересованных в проекте, из его внешнего окружения.

5.Структура продукта - это схема разбивки по подсистемам или компонентам, включая машины и оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги, а также, если это важно, географическое распределение.

6.План бухгалтерских счетов в организации - система кодов, применяемых при структурировании проекта; должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов или на возможности его корректировки.

7.Строение разбивки проекта - четыре вышеперечисленных пункта (3-6) объединяются в единую структуру проекта.

8.Генеральный сводный план проекта - может быть в дальнейшем детализирован в процессе поиска критического пути. В ходе реализации проекта сводный план может использоваться для докладов высшему руководству.

9.Матрица распределения ответственности - в результате анализа взаимоотношений между элементами структуры проекта и организацией строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы организации компании - столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни ответственности тех или иных действующих лиц обозначают при помощи различных условных обозначений или кодов.