Перечень видов работ, которые выполняются в пределах фаз жизненного цикла проектов22

Фаза проекта	Виды работ в пределах фазы
1	2
Прединвестиционная	- оценка надежности выбора пред проектного решения; - обоснование идеи проекта; - планирование; - подписание договоров
Инвестиционная	- выполнение работ по проекту; - сдача объекта в эксплуатацию
Эксплуатационная	- эксплуатация; - обслуживание;
Закрытие	подведение итогов по проблемам выработка рекомендаций по будущим проектам.

В таблице каждая фаза структурирована за конкретными видами работ. По мнению автора данной работы на прединвестиционной фазе для обоснования актуальности внедрения проекта, необходимо осуществлять оценку надежности системы "предприятие-проект". Она создаст условия для определения состояния предприятия к началу проектирования и выявления наиболее рискованных отраслей в его деятельности, которые нуждаются своевременных изменений. Это даст возможность формировать портфель проектов и своевременный определять, которой именно проект является актуальным в настоящее время. А уже после избрания проекта применить технико-экономическое обоснование для подсчета показателей его эффективности. Поэтому каждому предприятию в условиях проектирования необходимо использовать оценку надежности его состояния с помощью системы математических методов²³.

Разные руководители проектов рассматривают вопрос жизненного цикла по-разному, в значительной степени на это влияют характер и особенности того или другого проекта, его содержание.

Однако каждая из фаза жизненного проекта делится на более мелкие элементы — стадии, этапы, подэтапы и т. д. (необходимо отметить, что определение фазы как наиболее крупного элемента жизненного цикла проекта носит условный характер; в других подходах это этапы или стадии). Элементами самого нижнего уровня структуризации жизненного цикла являются пакеты работ или работы. Переход от одной фазы к другой регламентируется достижением промежуточных целей или результатов фазы. Только тогда, когда руководитель проекта добивается запланированных показателей промежуточной подцели и получает соответствующий результат (и, более того, доказывает заказчику или инвестору, что требуемая подцель действительно достигнута и получен действительно нужный результат), он имеет право перехода к другой фазе. Это формализуется в виде своего рода ворот или шлюзов, прохождение которых невозможно без достижения показателей промежуточных целей или результатов.

Таким образом, фазы жизненного цикла проекта взаимосвязаны между собой: результат выполнения одной фазы становится исходной информацией для другой, проходя через шлюзы и контрольные точки.

1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла

Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта обеспечивается с помощью управления проектам по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла.

Одной из основных проблем прединвестиционной (начальной) фазы является определение объемов работ и, как следствие этого, предполагаемых затрат на эти работы. С одной стороны, чем подробнее и всестороннее решены эти постановочные задачи, тем выше надежность предполагаемого проекта. С другой стороны, потраченные на разработку концепции проекта средства, могут не окупиться, так как предварительный анализ идеи может привести к отказу от идеи в целом.

По данным Всемирного банка и ЮНИДО (подразделение ООН по промышленному развитию), затраты на прединвестиционные исследования составляют от 0,7% до 5,5% от стоимости проекта:

формирование инвестиционного замысла проекта (инвестиционные предложения, ходатайство о намерениях) – 0,2–1%;

исследование инвестиционных возможностей (обоснование инвестиций, краткое ТЭО) –0,25–1,5%;

технико-экономическое обоснование проекта:

1,0–3,0% (для небольших проектов);

0,2–1,0% (для крупных проектов)²⁴.

Начальная фаза управления проектом посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:

1. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния

(предварительное обследование).

2. Выявление потребности в изменениях (в проекте).

3. Определение проекта:

цели, задачи, результаты;

основные требования, ограничительные условия, критерии;

уровень риска;

окружение проекта, потенциальные участники;

требуемое время, ресурсы, средства и др.

4. Определение и сравнительная оценка альтернатив.

5. Представление предложений, их апробация и экспертиза.

6. Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта и осуществляется подготовка к его реализации. Основные работы этой фазы:

1. Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

2. Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.

3. Развитие концепции и разработка основное содержания проекта:

конечный результат (ы) и продукт (ы),

стандарты качества,

структура проекта,

основные работы,

требуемые ресурсы.

4. Структурное планирование, в т.ч.:

декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,

календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,

смета и бюджет проекта,

потребность в ресурсах,

процедуры УП и техника контроля,

определение и распределение рисков.

5. Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

6. Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

7. Представление проектной разработки.

8. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

В фаза реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

1.Организация и проведение торгов, заключение контрактов.

2. Полный ввод в действие разработанной системы УП.

3. Организация выполнения работ.

4. Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

5. Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.

6. Детальное проектирование и технические спецификации.

7. Оперативное планирование работ.

8. Установление системы информационного контроля за ходом работ.

9. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, покупками, поставками.

10. Выполнение работ, предусмотренных проектом ( в т.ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).

11. Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса. прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

ход работ, их темпы,

качество работ и проекта,

продолжительность и сроки,

стоимость и другие показатели.

12.Решение возникающих проблем и задач.

Несмотря на значение завершающей фазы проекта, информация о ее содержании носит весьма лаконичный и фрагментарный характер и этому можно найти вполне конкретное объяснение. Дело в том, что специфика завершающей фазы во многом определяется содержанием конкретного проекта и представить какой-либо обобщенный подход к решению такого рода задач оказывается весьма затруднительным. Кроме того, информация об итогах реализации проекта является по сути ноу-хау его участников. Именно эта информация позволяет использовать в дальнейшем накопленный опыт и от проекта к проекту повышать эффективность организационно-управленческих мероприятий.

В завершающей фазе проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

Планирование процесса завершения.

Эксплуатационные испытания окончательного продукта (ов) проекта.

Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

Оценка результатов проекта и подведение итогов.

Подготовка итоговых документов.

Закрытие работ и проекта.

Разрешение конфликтных ситуаций.

Реализация оставшихся ресурсов.

Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.

Расформирование команды проекта.

Следует отметить, что работы последних трех фаз проекта могут выполнятся как последовательно, так и параллельно.

Очень важно представлять, как жизненный цикл проекта соотносится с жизненным циклом предприятия и жизненным циклом продукта, на изменение которого он направлен.

Сравнить рассмотренные жизненные циклы можно с помощью рис. 1.4.

Рис. 1.4. Типичный жизненный цикл проекта в контексте жизненного цикла организации и жизненного цикла продукта/оборудования (PMI, США)²⁵

В свою очередь процессы управления проектом по стадиям его жизненного цикла можно представить в виде схемы (рис. 5).

Для того, чтобы проектом можно было управлять осуществляется структуризация, суть которой сводится к разбивке проекта на иерархические подсистемы и компоненты.

Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий

1.Определение проекта - должны быть полностью и четко определены характер, цели и содержание проекта, а также все конечные продукты проекта с их точными характеристиками. В данной ситуации полезно использовать иерархию целей, показывающую полную цепь конечных результатов и/или средств их достижения.

Рис. 1.5. Процессы управления проектом по стадиям его жизненного цикла²⁶

2. Уровень детализации - необходимо обдумать различные уровни детализации планов и количество уровней элементов в структуре разбивки проекта.

3.Структура процесса - должна быть подготовлена схема жизненного цикла проекта.

4.Организационная структура - организационная схема проекта должна охватывать все группы или отдельные лица, которые будут работать на проект, включая лиц, заинтересованных в проекте, из его внешнего окружения.

5.Структура продукта - это схема разбивки по подсистемам или компонентам, включая машины и оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги, а также, если это важно, географическое распределение.

6.План бухгалтерских счетов в организации - система кодов, применяемых при структурировании проекта; должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов или на возможности его корректировки.

7.Структура разбивки проекта - четыре вышеперечисленных пункта (3-6) объединяются в единую структуру проекта.

8.Генеральный сводный план проекта - может быть в дальнейшем детализирован в процессе поиска критического пути. В ходе реализации проекта сводный план может использоваться для докладов высшему руководству.

9.Матрица распределения ответственности - в результате анализа взаимоотношений между элементами структуры проекта и организацией строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы организации компании - столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни ответственности тех или иных действующих лиц обозначают при помощи различных условных обозначений или кодов.

Выводы по главе 1

Проведенное исследование теоретических основ управления проектом по жизненному циклу позволяет сделать следующие выводы.

Жизненный цикл проекта – это совокупность действий, целью которых является достижения определенного неповторимого по своим характеристикам и особенностям результата, который осуществляется в загодя определенный срок, в пределах лимита необходимых ресурсов (финансовых, кадровых, материальных и тому подобное).

Можно выделить следующие основные этапы жизненного цикла проекта:

• Инициация (формулирование проекта)

• Планирование

• Осуществление (реализация, выполнение)

• Завершение.

Выполнение данных фаз отражает общий механизм зарождения инновации, а именно, жизненный цикл проекта. При этом некоторая последовательность стадий фаз планирования и реализации проекта повторяются итерационного для каждой фазы жизненного цикла проекта. Для проекта на фазе инициации важными являются стадия формирования идеи и постановка целей и стадия выявления возможных рисков, ограничений и допущений. Необходимость привлечения внешних исполнителей требует определять на фазе концепции внутреннюю и внешнюю организационную структуру команды проекта. На фазе завершения проекта осуществляется документирование технологических достижений, подведение итогов по проблемам и рекомендации будущим проектам.