Яковлева_Деловое общение (1)

—ограничением привычной сочетаемости слов и выражений в пользу так называемых клише, штампов и т.п.;

—более активным, нежели обычно, применением уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов;

—отказом от образных слов и выражений, не несущих смысловой нагрузки;

—более жесткой структурой предложений и текста документа в целом.

Краткость и лаконичность изложения документов, обра-

зующих деловую переписку, обеспечиваются более тщательным продумыванием, выбором и формулированием темы документа, более экономным использованием языковых средств, в том числе посредством исключения из содержания лишних слов. При подготовке документов также рекомендуется:

—пользоваться преимущественно простыми предложениями;

—использовать в предложениях прямой порядок слов, при котором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся

вначале предложения;

—использоватьсказуемыелибовповествовательном(уста-

навливается, содержится, используется), либо в повелительном (выполнить, решить, согласовать) наклонении;

—не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов и пр.

Ниже представлены практические рекомендации по стилистике документов, образующих деловую переписку.

Практические рекомендации по стилистике документов, образующих деловую переписку:

1. Деловые документы пишутся в отстраненном тоне: изъявления чрезмерной любезности, равно как и небрежения, не допускаются.

2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами

«Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро — хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы хотели узнать о решении: «Прошу Вас отве-

тить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

3. Будьте умеренны в своих просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при опре-

делении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств, плодовиты на дельные предложения, а в выводах — предельно конкретны.

4.Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.

5.Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может обидеться, а начальник — впасть

вярость, воспринимая невольный намек уж очень буквально.

6.В том случае, если вы извещаете кого-то о том, что выполнение его поручения не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа — изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

7.Проявляйте дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьейлибо просьбы стоило вам известного труда. В противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по не слишком насущным проблемам, решение которых к тому же порой даже не входит в круг ваших прямых обязанностей.

8.Ссылка (к месту) на требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылка на абстрактные «указания начальства», скорее, будет воспринята получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.

9.Ваше письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается кадровых и денежных документов), безупречным по содержанию и исполнению, словам в нем должно быть тесно, а мыслям — просторно.

10.Пишите реже и по возможности короче. Обилие документов и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком.

10.8. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Остановимся на наиболее важных требованиях к оформлению документов, образующих деловую переписку.

Сведения об адресате, включаемые в содержание документа, должны основываться на реальных данных о юридическом или фактическом адресе. В зависимости от обстоятельств

вкачестве адресата могут выступать:

—предприятия, организации, учреждения;

—структурные подразделения предприятий, организаций, учреждений;

—должностные лица предприятий, организаций, учреждений;

—физические лица — работники предприятий, лица, являющиеся законными и полномочными представителями интересов работников (их доверенными лицами, членами их семей и пр.), а также лица, ранее обратившиеся на предприятие (в организацию, учреждение) с письменными заявлениями, предложениями, просьбами и т.п.

При адресовании документа предприятию (организации,

учреждению) указываются:

—ее полное официальное (в ряде случаев — сокращенное или условное) наименование;

—почтовый адрес, включающий в общем случае индекс, наименование государства (для отправлений за пределы Российской Федерации), наименование субъекта РФ, название населенного пункта (включая сокращенное указание на его тип — город, поселок, деревня и т.п.), название улицы, номер дома и (или) строения, если требуется — также номер корпуса, офиса,

вкотором расположено соответствующее предприятие (организация, учреждение).

При адресовании документа структурному подразделению предприятия (организации, учреждения), кроме перечисленного выше, указывается также полное официальное (в ряде случаев сокращенное или условное) наименование соответствующего структурного подразделения (филиала, представительства, управления, отдела и т.п.).

При адресовании документа должностному лицу предприятия (организации, учреждения), кроме перечисленного выше, указывается также название должности соответствующего лица, его инициалы и фамилия. Инициалы адресата — должностного лица указываются перед фамилией.

В документах, адресуемых одновременно в несколько однородных предприятий (структурных подразделений) или нескольким должностным лицам, занимающим равное должностное положение, соответствующие наименования (названия) также указываются обобщенно, во множественном числе, например:

Предприятиям, организациям и учреждениям Министерства транспорта…

Филиалам ОАО «Змееносец»… Руководителям предприятий, организаций, учреждений…

При адресовании документа физическому лицу сначала указывается его фамилия и инициалы, а затем его почтовый адрес. Допускается вместо инициалов указывать полные имя и отчество адресата.

Заголовок к тексту документа формулируется (за исклю-

чением случаев, когда такой заголовок не обязателен) таким образом, чтобы он точно выражал краткое содержание документа, его тематическую направленность. При этом заголовок к тексту во всех случаях должен быть согласован с наименованием вида документа и сформулирован в соответствующем падеже — как правило, предложном или родительном.

Особо тщательной регламентации подлежит оформление текста документа, представляющего собой самостоятельный и наиболее обязательный реквизит.

Основные сведения о порядке оформления текстов документов, образующих деловую переписку

1.Тексты деловых документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или их комбинации. При оформлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). При этом характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

2.Графы и строки текста-таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы нумеруются и на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

3.Связный текст делового документа, подготовленный на основании других документов, в том числе ранее изданных на данном предприятии, должен содержать сведения о наименовании документа, наименование предприятия (организации, учреждения) — автора документа, дату документа, регистрационный

номер документа, заголовок к тексту. В необходимых случаях связный текст разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, разделяемые точками. Во всех остальных случаях текст разбивается на абзацы.

Подпись документа. В зависимости от способа оформления делового документа (на листе писчей бумаги, на общем бланке предприятия или на бланке должностного лица) подпись включает:

—наименование должности с указанием наименования предприятия (структурного подразделения);

—личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию);

—наименование должности, личную подпись и ее расшиф-

ровку;

—личную подпись и ее расшифровку.

Приподписанииделовогодокументанесколькимидолжностными лицами их подписи располагаются одна под другой, начиная с подписи лица, занимающего более высокую должность, а при равенстве должностей — в прямом алфавитном порядке.

Пример оформления подписи должностного лица на пис-

Пример оформления подписи на бланке должностного лица:

личная подпись С.С. Свешников

Пример оформления нескольких подписей в прямом долж-

Пример оформления нескольких подписей в прямом алфавитном порядке:

Члены комиссии: личная подпись М.М. Маркова личная подпись Н.Н. Никишина

личная подпись О.О. Островская

Дата оформляется на деловом документе в составе бланкового шаблона (имеющего для этой цели соответствующие поля) и, если требуется, в составе отметок о согласовании. Для оформления даты используется цифровой (09.09.2004) или сло- весно-цифровой (9 сентября 2004 г.) способы.

ВЫВОДЫ

В данной теме мы рассмотрели документы деловой переписки, используемые в различных формах делового общения: совещаниях, собраниях, переговорах и пр.

Деловая переписка, без которой невозможно обойтись в современной деловой практике, выполняет ряд важнейших функций. С ее помощью производится передача информации и указаний, сбор, обработка, систематизация, анализ, корректировка и уточнение информации.

Существует огромное множество документов делового общения, различных по месту обращения, по способам передачи, по срокам исполнения, по функциональному назначению и др. (в теме рассмотрены несколько классификаций деловых документов по различным основаниям).

Наиболее часто используются следующие виды документов, образующих деловую переписку: письмо, служебная записка, справка, план, график, отчет, протокол, акт, телеграмма, телефонограмма, электронное письмо и др.

При подготовке деловых документов нужно соблюдать определенные требования. Так, документы всех видов должны содержать проверенную и достоверную информацию, соответствовать действующему законодательству, нормативно-право- вым актам и т.д. В деловых документах уместен только офици- ально-деловой стиль изложения.

Структура делового документа выбирается в зависимости от его вида, функционального назначения, содержания. Документ может разбиваться на части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и подпункты.

При оформлении деловых документов необходимо включать сведения об адресате, заголовок к тексту документа, подпись руководителя, исполнителя и дату.

ПРАКТИКУМ

Задание 1. Ответьте на следующие вопросы.

1.Какие документы делового общения вы часто составляете (читаете, отправляете) в своей служебной деятельности?

2.Каково их функциональное назначение?

3.Для кого они предназначены?

4.Кто подписывает эти документы? С кем их согласовывают?

5.Каким способом их доводят до сведения адресата? Задание 2. Используя раздел 1.4, заполните таблицу:

Задание 3. Используя табл. 8 и рекомендации в разделе 10.4, подготовьте текст делового письма (выберите один из тридцати его видов).

ТЕСТ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Письменный обмен информацией между структурными подразделениями одной организации относится:

a) к внешней деловой переписке; б) к внутренней деловой переписке; в) не является деловой перепиской.

2. Документы деловой переписки по срокам исполнения бывают:

a) ответные;

б) второстепенные; в) конфиденциальные.

3. По первичности происхождения документы деловой переписки делятся на:

a) инициативные;

б) срочные; в) неограниченного доступа.

4. Основная функция деловых писем:

a)передача информации; б) принятие решения; в) согласование позиций.

5.Расставьте в правильной последовательности этапы подготовки делового письма:

a)подготовка основного текста и приложений;

б) подготовка справочных и статистических материалов; в) определение цели делового письма.

6. Документ, основное функциональное назначение которого — оперативное информирование по одному или нескольким взаимосвязанным вопросам повседневной деятельности, называется:

a) докладная записка;

б) аналитическая записка; в) записка ad hoc.

7.Телефонограмма — это:

a) обычная телеграмма, прочитанная по телефону;

б) документ, переданный и принятый по каналам информационной сети;

в) документ, переданный и принятый по каналам телексной связи.

8. Положение о структурном подразделении содержит общие положения, задачи, функции, права, взаимоотношения. Что не указано?

a)ответственность; б) имущество; в) управление.

9.Важнейшей нормой официально-делового стиля является:

a)доступность изложения;

б) образность изложения; в) нейтральность изложения.

10. Заголовок к тексту документа формулируется (за исключением случаев, когда такой заголовок не обязателен) таким образом, чтобы он:

a) совпадал с названием организации;

б) отражал тематическую направленность документа; в) соответствовал требованию ясности и краткости.

220

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Акт — документ, подтверждающий установленное группой лиц (например, комиссией) состояние дел и утверждаемый их руководителем (например, председателем комиссии).

Аргумент — логический довод, служащий основанием доказатель-

ства.

Аргументация — приведение совокупности доводов, аргументов в защиту чего-либо.

Атрибуция каузальная — интерпретация человеком межличностного восприятия причин и мотивов поведения других людей.

Беседа — разговор, обмен мнениями.

Беседа деловая — межличностное речевое общение, предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на решение той или иной проблемы.

График работы — это документ, определяющий основные временные показатели (дату, начало и окончание) мероприятий, проводимых в соответствии с планами, а в некоторых случаях — отдельных мероприятий.

Дискурс — тематически и грамматически законченное устное речевое произведение, удовлетворяющее условиям связности высказываний, в котором находят разрешение коммуникативные установки и реализуются цели говорящих.

Директива — письменный распорядительный служебный документ, содержащий указания, регламентирующие порядок действий подчиненных в той или иной сфере деятельности (планирование, отчетность и т.д.).

Дискуссия — обсуждение какого-либо спорного вопроса, проблемы на собрании, в печати, в беседе.

Договор — соглашение, обычно письменное, о правах и обязанностях сторон.

Жаргон — речь какой-нибудь социальной или иной объединенной общими интересами группы, содержащая много слов и выражений, отличных от общего языка, в том числе искусственных, иногда условных.

Жаргонизм — жаргонное слово или выражение.

Заявление — официальное сообщение или просьба в устной или письменной форме.

Идентификация — процесс и результат самоотождествления с другим человеком, группой на основании установившейся эмоциональной связи, а также включение их в свой внутренний мир и принятие как собственных норм, ценностей и образцов.