2. Виды управленческого контроля

при изучении второго вопроса студент должен обратить внимание на то, что контроль, как важную категорию менеджмента классифицируют по различным признакам:

1. По содержанию:

• финансовый контроль – ориентирован на финансовую сферу предприятия и предусматривает наблюдение за поступлением и использованием его финансовых ресурсов;

• производственный контроль – состоит в сравнении показателей производственного планирования с фактическими данными в запланированном режиме. Дает возможность эффективно управлять запасами материалов, обеспечивать высокое качество продукции и ее производство в соответствии с плановыми заданиями;

• маркетинговый контроль – это комплекс действий и мероприятий, связанных с проверкой уровня реализации маркетинговой концепции предприятия. основными критериями при этом является конкурентоспособность ассортимента, гибкость ценовой политики, эффективность политики продвижения, качество обслуживания покупателей, уровень затрат на сбыт и продвижение продукции и др.

2. По характеру отношений между руководителем и подчиненным:

• внутренний контроль – предполагает, что исполнитель самостоятельно контролирует деятельность своей работы;

• внешний контроль – предполагает, что действия исполнителя контролирует непосредственно руководитель или независимый субъект управления.

3. По сущности задания:

• линейный контроль – контролируется объект вообще (контроль со стороны собственника фирмы);

• функциональный контроль – контролируется лишь часть объекта (контроль со стороны финансового менеджера, коммерческого директора, начальника производства и другое);

• операционный контроль – контроль лишь одной отдельной характеристики состояния и поведения объекта (контроль размеров материальных затрат и фонда оплаты труда).

4. По уровню централизации:

• централизованный контроль – целенаправленная деятельность специализированных контрольных служб, основанная на использовании строгих правил, инструкций, жестких нормативов. Его особенностью является последовательное, направленное на субъект влияние «сверху вниз»; закрытость информации;

• децентрализованный контроль основывается на социальных нормах, ценностях, традициях, корпоративной культуре. В значительной степени он ориентирован на самоконтроль, осуществляемый на основе социального взаимодействия. Для него характерна прозрачность информации о целях, средствах, сроках проведения контроля. Не менее важной его особенностью является обеспечение двустороннего влияния.

5. По этапам проведения:

Предварительный контроль – осуществляется до начала какой-либо деятельности во время определения целей и планов их реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов посредством моделирования будущей деятельности. Данный контроль предполагает анализ трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах: разработке различных проектов (планы, оргструктуры управления и т. п.), в подборе человеческих ресурсов, поиске финансовых ресурсов, определении материальных ресурсов. Например, проведение собеседований (контроль уровня квалификации) при приеме работников на предприятие, предварительный контроль сырья, материалов, комплектующих непосредственно у поставщика или определение стандартов на поставляемые материалы. Разработка оргструктуры управления требу­ет соблюдения определенных правил и норм.

Текущий контроль – осуществляется от начала деятельности до момента получения результатов. Его цель – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и нормативов;

Он используется в следующих облас­тях управления:

• контроль исполнения решений;

• проведение пооперационного контроля в технологическом процессе производ­ства продукции;

• обеспечение обратной связи в коммуникациях;

• определение изменений во внешней среде - конкуренции, законодательстве, культурной среде, экономике и др.;

• процесс адаптации организации к происходящим изменениям и усовершенство­вание деятельности.

Текущий контроль может проводиться как во время выполнения работы (поопера­ционный контроль), так и для измерения фактических результатов, полученных пос­ле проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль). Это наиболее распространенная и наиболее видимая часть контроля, осуществляемого в организациях.

Для того, чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Обратная связь применительно к процессу контроля– это данные о полученных результатах.Простейшим примером обратной связи служит сообщения руководителя подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки.

Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Характеристики систем обратной связи:

1. Наличие целей.

2. Использование внешних ресурсов.

3. Контроль за значительными отклонениями от намеченных целей.

4. Преобразование внешних ресурсов для внутреннего использования.

5. Корректировка отклонений от намеченных целей для обеспечения их достижения.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения какой-либо деятельности. Его цель – получение информации о деятельности работников, которых необходимо поощрить за достигнутые результаты.

Данный вид контроля направлен на оценку качества работы, конечной продукции или услуг. Он дает возможность руководству определить, насколько реальными являются составленные планы; способствует формированию действенной мотивационной среды в организации, если ее руководство повязывает вознаграждения с получением определенного результата. Например, фи­нишный контроль готовой продукции проводится не только для того, чтобы брако­ванная продукция не была отправлена потребителю, но и для выявления причин, послуживших причиной брака.

Для повышения эффективности каждого из видов контроля целесообразно их реализовывать применительно к конкретным видам ресурсов (табл. 9.1).

Таблица 9.1 – Характеристика предварительного, текущего и заключительного контроля в организации

Виды ресурсов	Характеристика процесса контроля по каждому виду ресурсов
1	2
Предварительный контроль
Трудовые	Реализуется на основе анализа деловых и профессиональных навыков претендентов на вакантные должности, квалификации, черт характера, которые удовлетворяют организацию и необходимы для выполнения определенных работ. При этом устанавливают минимальный уровень требований к работникам применительно к профессиональному образованию, опыту работы, навыкам и др.
Информационные	Внешнюю и внутреннюю информацию, поступающую со всех информационных каналов, проверяют достоверность и объективность. Для этого формируется система сбора, обработки и проверки информации.
Финансовые	Проверяются все денежные поступления и расходы предприятия, их соответствие финансовой документации, сроки поступления, выплаты
Материальные	Сосредоточен на проверке качества и количества полученных от поставщиков необходимых материальных ресурсов в соответствии с заключенными договорами и зафиксированных у них критериях.

Продолжение таблицы 9.1

1	2
Текущий контроль
Трудовые	Реализуется в процессе производственно-хозяйственной деятельности. Осуществляется в форме регулярных проверок труда работников, обсуждении проблем. Периодической аттестации работников и др.
Информационные	Охватывает проверку работы системы обработки и группирования информации, выделения первоочередной и второстепенной, срочной и несрочной информации, а также ее распределения в пределах организации.
Финансовые	Предусматривает проверку текущей работы финансовых структур, использование финансовых поступлений организации, формирование выплат, соответствия финансовой документации и финансовых операций нормам действующего законодательства.
Материальные	Проявляется в проверке эффективности использования имеющихся материальных ресурсов в процессе производственно-хозяйственной деятельности.
Заключительный контроль
Трудовые	Охватывает проверку соответствия квалификации работников должности, производительность их труда, способность к постоянному совершенствованию профессиональных навыков
Информационные	Сосредоточен на проверке полноты, достоверности и объективности информации, необходимой для выполнения поставленных задач.
Финансовые	Предусматривает проверку фактических финансовых результатов и сравнение их с запланированными
Материальные	Ориентирован на проверку количества и качества произведенной продукции

3. Сущность и этапы процесса контроля.

Рассмотрение данного вопроса студент должен начать с усвоения того, что сущность процесса контролирования определяется его содержанием и технологией выполнения. Содержаниеуказывает на то, что именно подлежит контролированию, на какие параметры объекта контроля следует обратить внимание, атехнологияописывает, как именно это осуществить, кто контролирует, в какой последовательности.

Этапы процесса контролирования:

1. Установление стандартов и критериев. Стандарт – это официальный государственный или нормативно-технический документ отрасли, предприятия, который определяет характеристики требований, каким должен отвечать определенный вид продукции. Критерий – показатель, по которому оценивают качество работы, продукции и др.. Стандарт указывает на то, каким должен быть конечный результат, чтобы достичь поставленных целей (достичь определенного уровня затрат с расчета на единицу продукции, чтобы увеличить долю фирмы на рынке). Он также дает возможность руководству сравнить выполненную работу с запланированной.

2. Измерение достигнутых результатов и сопоставление их со стандартами. Этот этап контроля предусматривает:

1. Определение масштаба отклонений. Масштаб отклонений – отклонение от заданной траектории, которую необходимо фиксировать в процессе измерения. При этом следует учитывать, что слишком большой масштаб увеличивает риск несвоевременного выявления отклонений, а слишком малый – способствует реагированию системы контроля на незначительные отклонения и требует лишних средств на проверку их влияния на состояние контролированного объекта.

2. Измерение результатов – это установление фактически достигнутых результатов, которые характеризуют состояние объекта контроля. Система измерения должна отвечать тому виду деятельности, который контролируют. Различают виды измерений:

• физическое измерение – измерение размера, формы, внешнего вида объекта контроля;

• динамическое измерение – характеризует уровень использования ресурсов по качеству или свойствам (фондоотдача, производительность).

3. Передача информации – это процесс передачи полученной в процессе измерения информации лицу, принимающему решение. Информацию следует передавать в тот момент, когда это необходимо для принятия решения. Поэтому необходимо выяснить, кому передавать информацию, в какой форме, с какой регулярностью и как быстро она должна поступать; как обеспечивать ее полноту и достоверность.

4. Оценка информации – это сопоставление фактических результатов со стандартами и определение степени их достижения. Предусматривает обязательное выяснение достоверности полученной информации лицом, принимающим решение.

3. Принятие решения о корректирующих действиях. От правильности действий на этом этапе зависит эффективность функционирования организации. Учитывая это менеджер может выбрать три линии поведения:

1. не вмешиваться в прохождение процесса (когда фактические результаты соответствуют установленным стандартам);

2. корректирующие действия при нахождении причины, из-за которой результаты не достигнуты. Существует два вида корректирующего влияния:

• ликвидация причин отклонения

• поиск лучших способов приспособления новым внешним условиям (снижение объем продаж продукции свидетельствует или об окончании жизненного цикла продукта, поэтому его необходимо снимать с производства, или же о неэффективной тактике сбыта, поэтому ее следует изменить в соответствии с новыми тенденциями рынка).

3. пересмотреть стандарты, цели, если они нереальны. Такие случаи чаще всего случаются, если руководитель идеализирует деловые и профессиональные качества своих подчиненных; слишком оптимистически оценивает ситуацию; при неожиданном нежелательном для организации изменении внешней среды.

Модель процесса контроля (рис. 9.1) отражает не только последовательность этапов контролирования, но и его двухфункциональность:

• устранение отклонений и причин, их обусловливающих;

• подкрепление достигнутого успеха.

Рис. 9.1 – Модель процесса контроля

В основу осуществления процесса контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии (рис. 9.2):

• эффективность контроля– определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

Рис. 9.2. – требования-критерии эффективного контроля.

• эффект влияния на людей– выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

• выполнение задач контроля– контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений, выработке эффективных решений;

• определение границ контроля– контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Соблюдение указанных требований позволит значительно повысить эффективность процесса контроля на предприятии.