Тема 9. Контроль как общая функция менеджмента

1. Понятие контроля и его место в системе управления.

2. Виды управленческого контроля

3. Сущность и этапы процесса контроля.

1. Понятие контроля и его место в системе управления.

При изучении первого вопроса данной темы студент должен усвоить, что после планирования, организации и мотивации деятельности в организации возникает потребность в обеспечении постоянных наблюдений за ходом производственно-хозяйственных процессов и у выявлении проблем, препятствующих ее успешному осуществлению.

Контролирование – вид управленческой деятельности, направленный на обеспечение достижения целей организации с помощью оценки и анализа результатов деятельности и внесение необходимых корректив в случае отклонения фактических результатов от запланированных.

Контролирование является важным фактором обеспечения стабильности, предусмотренного уровня развития экономичного субъекта, избежания кризиса. Важными элементами контролирования являются наблюдения за состоянием субъектов экономики, целенаправленный сбор и анализ информации о них с целью принятия оптимальных решений.

Контролирование как вид управленческой деятельности (процесс) реализуется на основе выполнения контрольных операций (контроля).

Контроль - процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и нормативов.

Цели контроля:

• оценка результатов деятельности организации в целом, и ее структурных подразделений в частности;

• оценка гибкости управления, его способности адекватно реагировать на изменения внешней среды и приспосабливаться к ним;

• выявление и анализ факторов, которые препятствуют достижению запланированных результатов; предупреждение возникновения и накопления ошибок;

• учет конкретного вклада каждого в обеспечении конечного результата;

• формирование обратной связи для информирования и поощрения персонала;

• минимизация затрат;

• преодоление проблем, связанных с ростом организации.

значение контроля:

1. Контроль необходим для успешного функционирования организации. Именно он, Наряду с другими факторами, обеспечивает точное выполнение тех или иных заданий, четкую организацию деятельности каждого из менеджеров и персонала.

2. Когда не существует контроля, людям сложно представить себе результаты их хозяйственной деятельности, к которым следует стремиться. Именно это незнание и рождает хаос. В такой ситуации практически невозможно объединить деятельность каких-либо групп. Можно сделать вывод, что контроль обусловливает эффективную и слаженную работу различных команд.

3. Контроль позволяет своевременно обнаружить и разрешить те или иные проблемы, возникающие в результате деятельности организации, раньше, чем они станут слишком серьезными. Другими словами, если бы не было контроля, менеджерам трудно было бы всегда удерживать ситуацию в поле зрения, и приходилось бы постоянно находиться под угрозой провала.

4. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности всех участников производственного процесса.

5. Контроль служит для борьбы с неопределенной ситуацией, как внутренней, так и внешней. Подобная неопределенность выражается в изменениях законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

6. Контроль направлен на предупреждение возникновения сложных, критических ситуаций. Другими словами, функция контроля представляет собой такую характеристику управления, которая помогает выявить проблемы и, в зависимости от обстановки, скорректировать деятельность организации еще до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

7. Контроль способен сохранять и поддерживать все то, что является успешным в деятельности организации.

Принципы контроля.

Принципы определяют правила для осуществления эффективного контроля в орга­низациях любого типа. На их основе строятся различные схемы выполнения конт­рольных функций. Схемы отражают специфические особенности каждой организа­ции, но в то же время должны соответствовать принципам контроля. В отличие от общих принципов управления, функция контроля имеет свои частные принципы.

Принцип результативности.

Результат - единственное, что представляет ценность в производственно-хозяй­ственной деятельности организации. Создание схемы контроля, которая позволяет руководителю получать информацию обо всех сферах деятельности предприятия, при­несет мало пользы. Такая схема создает эффект «засорения мозгов» руководителя, поскольку он будет получать избыточную информацию, создающую серьезные поме­хи в принятии решений.

Принцип предполагает, что на предприятии должна быть создана схема организации контроля, которая охватывает сферы деятель­ности организации, имеющие ключевое значение для дости­жения целей организации. Необходимо избегать контроля ради контроля. Бесполезно иметь обширную и полную информацию о различных отклонениях от стандартов, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Так же бесполезно пытаться контролировать результаты, которых организация не может достичь или не в состоянии измерить.

Результативность контроля обеспечивается только тогда, когда организация фак­тически достигает желаемых целей с минимальными корректировками программы их достижения.

Принцип адресности контроля.

Информация о результатах контроля важна только тогда, когда она доходит до тех лиц, которые обладают правом осуществлять регулирующее воздействие на объект для соответствующего изменения параметров. Схема выполнения контроля должна обеспечи­вать получение информации, соответствующей контролируемому виду деятельности.

Информация, получаемая в результате контроля, должна объективно отражать то состояние контролируемого объекта, которое действительно важно для успешной ра­боты организации.

Принцип восприимчивости контроля.

Контроль не должен создавать у работников организации чувства неопределенно­сти и беспокойства. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для контроля их деятельности, и вся система контроля их работы действительно полно и объективно отражают их труд. Применяемая схема контроля и система стандартов должны быть понятны лицу, результаты работы которого контролируются. Кроме того, люди должны понимать истинную цель контроля. В противном случае они будут со­знательно нарушать или игнорировать схему контроля.

Восприимчивость контроля также обеспечивается четкостью и ясностью стан­дартов. Стандарт должен играть роль мотивирующего фактора. Нереальный или несправедливый стандарт, с точки зрения контролируемого лица, разрушает мотив к предоставлению достоверной контрольной информации. Люди должны воспринимать стандарты как жесткие (иначе они будут действовать демотивирующе), но справед­ливые и достижимые.

Одной из важных сторон восприимчивости контроля является его простота. Про­стая схема контроля понятна людям, взаимодействующим с ней, они поддерживают ее, она требует меньших усилий и более экономична.

Принцип своевременности контроля.

Информация, переданная руководителю раньше, чем она будет ему необходима для принятия решений, может потерять свою ценность из-за устаревания. Несвоев­ременную информацию руководитель, как правило, не рассматривает и откладывает ее "на потом", а затем о ней забывает.

Если информация приходит с опозданием, и ее нельзя использовать для принятия решения, то она теряет всякий смысл.

Важнейшей ролью контроля является обеспечение информацией для устранения отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Организационная схема кон­троля должна создаваться так, чтобы давать информацию нужным людям до того, как разовьется кризис. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые адекватно соответствуют контролиру­емому явлению.

Принцип гибкости контроля.

Схема контроля не должна иметь жесткие организационные рамки. Она находит свое воплощение в организационной структуре управления предприятием. Организа­ционно контроль должен быть достаточно гибким и своевременно приспосабливаться к происходящим изменениям. Такое свойство контроля позволяет проводить свое­временные изменения в оргструктуре управления, чем частично обеспечивается ее гибкость. Частичность объясняется тем, что оргструктура изменяет свои параметры и при изменениях, происходящих в других функциях.

Подвижность факторов внешней среды достаточно быстро меняет обстановку в организации. Поэтому контролируемые параметры, которые играли ключевую роль в прошлом, сегодня могут потерять свою актуальность. При этом возникли новые факто­ры, которые не были встроены в схему контроля предприятия, в связи с чем она не могла отслеживать их изменение.

Принцип экономичности контроля.

Контроль необходимо воспринимать как средство, помогающее руководству орга­низации достигать желаемых результатов. Нужно помнить, что система контроля должна работать на получение прибыли. В то же время контроль связан с множест­вом расходов, таких как оплата труда контролеров, потери рабочего времени на конт­роль, стоимость средств контроля, дополнительные отчетные данные и т. п.

!	Осуществляя контроль, руководители должны помнить, что большинство работников воспринимают его негативно, поскольку боятся наказаний за сделанные ошибки. Потенциальный негативный эффект контроля состоит в том, что он может побуждать людей давать недостоверную информацию.



Пол Ньюмен разработал ряд рекомендаций для менеджеров, которые стремились избежать негативного влияния контроля на поведение работников: Устанавливайте осознанные стандарты, которые воспринимаются работниками. Устанавливайте двухстороннее общение. Если у подчиненного возникают определенные проблемы с системой контроля, он должен иметь возможность открыто обговорить их, не боясь, что руководитель его неправильно поймет. Избегайте чрезмерного контроля. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Вознаграждайте за достижение стандарта.