Белгородский диалог. Сборник статей

4. Справочная информация по системе автоматизации делопроизводства «Дело» [Электрон-ный ресурс]. — URL: http://www.edu.murmansk.ru/www/news/arhiv/2006-10-13.htm (дата обращения: 15.03.2014).

5.Техническое задание на выполнение работы по внутривузовскому гранту «Внедрение САДЭД «Дело» на уровне «ректорат-управление деламиуправление кадров». Предварительное обследование и анализ системы управления организационно-распорядительными и информационносправочными документами Белгородского государственного университета на уровне среднего звена управления (утв. ректором 14.01.2008). — Белгород, 2008. — 10 с.

6.«Дело» — система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота [Электронный ресурс]. — URL: http://eos.ru/eos/eos_delo (дата обращения: 17.03.2014).

7.«Дело-Предприятие» — система автоматизации делопроизводства

иэлектронного доку-ментооборота [Электронный ресурс]. — URL: http://www.galaxyit.ru/tax-laws/article_full.php?id=344 (дата обращения: 15. 03.2014).

ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

О.Н. Черкашина Белгородский государственный национальный исследовательский университет

Статья посвящена проблемам электронного документооборота. Большинство российских организаций сегодня находятся на стадии перехода к безбумажному делопроизводству. В связи с этим возникают проблемы правового и нормативного обеспечения процедур внедрения и использования электронных документов и баз данных.

Ключевые слова: электронный документ, документооборот, нормативноправовые акты.

FEATURES OF IMPLEMENTATION AND USE OF ELECTRONIC

DOCUMENTS IN THE ORGANIZATION

O.N. Cherkashina

Belgorod National Research University

The article investigates the electronic document. Most Russian companies today are at the stage of transition to a paperless office. In this regard, there are problems of legal and regulatory procedures to ensure the implementation and use of electronic documents and databases.

Key words: electronic document workflow, regulations.

В настоящее время в большинстве российских учреждений и организаций применяется, и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться, смешанный электронно-бумажный документооборот. Это связано в первую очередь с поэтапным расширением сферы применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы и постепенным переходом от традиционного бумажного к электронному документообороту.

Электронные документы обычно тесно взаимосвязаны с бумажными документами по содержанию и функциям, вследствие этого, управление бумажными и электронными документами должно быть скоординировано. Указанное

171

обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота.

К настоящему времени выпущено довольно много нормативных документов, регламентирующих различные стороны использования электронных документов и веб-сайтов в государственных органах1. Они далеко не безупречны и на практике порой соблюдаются лишь частично. Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Для внедрения СЭД и оптимизации работы с электронными документами необходим ряд организационных мер:

выработка единых требований к характеристикам систем электронного документооборота (с учетом положений международных стандартов качества ISO 9000);

обеспечение совместимости систем электронного документооборо-

та;

установление единых минимальных требований к техническому, аппаратному, телекоммуникационному уровню оснащения;

регламентация работы с электронными документами, создание инструкции (или иных нормативных документов) по электронному делопроизводству;

унификация создания и оформления электронных документов;

регламентация хранения и уничтожения электронных документов;

установление сроков хранения для новых видов документов;

определение единых типов носителей информации и форматов для хранения в архиве (госархиве);

регламентация процессов передачи и обмена электронной доку-

ментацией;

закрепление статуса электронного документа в делопроизводственной практике, определение соотношения электронных и бумажных документов и состава управленческих документов, подлежащих обращению и хранению исключительно на бумажных носителях;

разработка единого словаря терминов и определений основных понятий системы электронного документооборота2.

Таким образом, организации должны обеспечить внутреннюю регламентацию вопросов внедрения и эффективного использования электронных документов. Локальные нормативные акты разрабатываются ещё на этапе планирования и должны быть направлены:

- на точное и полное документирование деятельности организации; - контроль количества и качества документов, создаваемых всеми

структурными подразделениями; - исключение создания ненужных документов и тем самым обеспечение

эффективности и экономичности деятельности; - упрощение деятельности, систем, процессов создания, хранения и

использования документов; - обеспечение сохранности и своевременную передачу документов на

хранение или уничтожение; - постоянное внимание к документам (от момента их создания и до

передачи на хранение или уничтожение) с особым акцентом на предупреждение ненужной работы с бумажными документами.

172

К организационно-методическим документам, используемым при внедрении АСДОУ, относятся рекомендации:

по организации внедрения и использования системы;

о порядке установки клиентских мест;

по оптимизации технологии документооборота;

типовые классификаторы3.

Состав нормативно-методических документов организаций может сильно различаться. Это зависит от масштаба организации и объема документов, сложности внутренней структуры, используемой автоматизированной системы

ипр. В целом для оптимизации и упорядочения работ по внедрению и использованию электронных документов и баз данных могут использоваться политика

икомплексная программа управления документами, стратегия развития, руководства пользователей и администратора, регламенты делопроизводственных процедур, карты или графики процессов, оргсхемы, спецификации, инструкции, планы, перечни и т.д.4.

Работы по созданию внутренних положений могут состоять из следующих этапов:

1.Обследование и документирование выполнения работ по процессу (интервьюирование должностных лиц, участвующих в исполнении работ по нему).

2.Моделирование процесса (разработка и согласование модели документируемой деятельности).

3.Выработка условий выполнения процесса (подготовка его метрик и показателей).

4.Анализ процесса (внесение изменений в процесс на основании выявленных отклонений, разработка модели усовершенствованного процесса, согласование модели).

5.Разработка текста (подготовка текстового описания процесса в том виде, в котором он будет эксплуатироваться в дальнейшем).

Самым сложным и вызывающим максимальное количество вопросов является первый этап - этап проведения обследования, который позволяет получить необходимую информацию для всех дальнейших работ. От качества полученной при этом информации в максимальной степени и зависит качество разработанных регламентов и результат регламентации в целом5.

При создании и внедрении системы электронного управления документами необходимо зафиксировать:

•роль и предназначение организации, ее структуру, правовую, регулирующую, управленческую и политическую среду, критические факторы и критические недостатки, связанные с управлением документами;

•каждую управленческую функцию, действие и операцию (в иерархическом виде), реализацию управленческих процессов;

•требования к документам, форме их представления;

•какие виды управленческой деятельности требуют документирования;

• когда, как, где и в каком виде документы включаются в систему управ-

ления документами.

Четкая нормативная регламентация вопросов внедрения и организации работы с электронными документами, детальное планирование, контроль исполнения позволят организациям максимально быстро и без потерь перейти на безбумажный документооборот.

Примечания:

1. Храмцовская Н.А. Переход на электронный документооборот: нормативные документы и стандарты для органов государственной вла- сти//Секретарь-референт. – 2013. - №4. – С. 50.

173

2.Электронный документооборот: что мешает его внедрению. – URL: http://www.intertrust.ru/press_center/articles/view/520-elektronnyi- dokumentooborot-vnedreni.htm (дата обращения: 06.03.2014)

3.Там же.

4.Ларин М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод. пособие. - М.,2005. – С. 48.

5.Назаренко А.А. Практика регламентации: подготовка к проведению

обследования. – URL: регламентируемого процесса http://www.sekretariat.ru/discuss/108106 / (дата обращения: 06.03.2014)

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В БОРИСОВСКОМ РАЙОНЕ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Л.С. Половнева, Е.П. Черных Белгородский государственный национальный исследовательский университет

В данной статье рассмотрены основные документационные потоки в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области, основные этапы движения документов и направления рационализации документооборота. Исследование показателей объёма документооборота позволили определить основные причины увеличения количества документов в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации Борисовского района Белгородской области.

Ключевые слова: документооборот, объём документооборота, делопроизводство, методы оптимизации работы с документами, автоматизированная система управления документами.

ORGANIZATION OF DOCUMENTS CIRCULATION IN THE PENSION FUND DEPARTMENT OF THE RUSSIAN FEDERATION IN THE BORISOVKA DISTRICT OF THE BELGOROD REGION

L.S. Polovneva, E.P. Chernykh

Belgorod National Research University

The article considers the basic documentation flows in the Department of the Pension Fund of the Russian Federation in the Borisovka district of the Belgorod region, the stages of document processing and analysis of the basic problems solved in the process of documentation management. The study of indicators of volume of documents circulation, which are used to determine the technological intensity of processes of working with documents and to analyse different aspects of management activity, allowed to define the main causes of increase of documents in the Department of the Pension Fund of the Russian Federation of the Borisovka district of the Belgorod region.

Key words: documents circulation, volume of documents circulation, records management, optimization methods of working with documents, automatized system of records management.

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области входит в единую централизованную систему органов управления средствами обязательного пенсионного страхования в Российской Федерации (ПФРФ) и непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области. Деятельность управления направлена на оказание социальных услуг в Российской Федерации. Данное учреждение является одним из наиболее значимых социальных

174

институтов страны. Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по Борисовскому району Белгородской области было создано 02 сентября 1996 года1. Данное управление является правопреемником соответствующего отдела социальной защиты населения в части назначения и выплаты государственных пенсий и создано в Борисовском районе Белгородской области по решению Отделения Пенсионного фонда России по Белгородской области2.

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области является государственным учреждением, имеет в оперативном управлении федеральное имущество, самостоятельный баланс, текущий и другие счета в банках, может от своего имени заключать договоры, приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Врезультате деятельности Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области создаются различные разновидности документов, которые представлены следующим комплексом ор- ганизационно-распорядительных документов (ОРД): организационноправовая; распорядительная; информационно-справочная документация и документация, имеющая специфические особенности составления и оформления (документация по учёту и распределению средств, по планово-экономической деятельности, по контрольно-проверочной деятельности). Вопросы документационного обеспечения деятельности, методического руководства учреждением, ведения, контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами и совершенствования делопроизводства возложены на уполномоченное лицо – специалиста по кадрам и делопроизводству, который в своей деятельности находится в непосредственном подчинении начальника управления3.

Одним из ключевых направлений деятельности Управления Пенсионного фонда в Борисовском районе Белгородской области является управление документацией. Конечной целью деятельности по управлению документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в установленные сроки и с наименьшими материальными затратами. Основными задачами, решаемыми в процессе управления документацией, являются: организация рационального документооборота; контроль исполнения документов; оперативное хранение документов и надлежащая подготовка к передаче на архивное хранение.

Под документооборотом в Управлении Пенсионного фонда в Борисовском районе Белгородской области понимается упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела4.

Традиционно документооборот принято рассматривать как совокупность трёх основных документационных потоков, а именно: документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие) и документы, создаваемые в учреждении и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). Необходимо отметить, что основу правильной и рациональной организации работы с документами составляет чёткое разделение функции и вытекающих из них обязанностей между работниками управления. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает тем самым дублирование операций при работе с документами5.

ВУправлении Пенсионного фонда в Борисовском районе Белгородской области наблюдается централизованная форма ведения делопроизводства, которая предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте, т.е. у специалиста-эксперта по кадрам и делопроизводству. Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим объемом документооборота,

175

так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоёмкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создать единую справочно-информационную систему по документам6.

Важным показателем организации рационального документооборота в Управлении Пенсионного фонда в Борисовском районе Белгородской области является его объём, т.е. количество документов, поступивших в учреждение и созданных им за определенный период.

В ходе исследования был произведён общий анализ документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области, который составил в 2011 году 4222 единицы, в 2012 году

– 4894 единицы, в 2013 году – 5589 единиц (рис. 1).

26%

42%

4222

5589

4894

32%

Рис. 1. Объём документооборотаза 2011 год за 2012вгодУправленииза 2013 год Пенсионного

фонда в Борисовском районе Белгородской области за 2011-2013 гг.

Увеличение документооборота в 2013 году на 1367 единиц, относительно 2011 года, связано с большим количеством поступающих запросов граждан о трудовом стаже, заявлений на оформление выплаты государственных пенсий, договоров на получение материнского капитала, инструктивных документов по экономическим вопросам, договоров, контрактов и соглашений застрахованных лиц, договоров о вступлении в добровольную накопительную часть пенсии. Увеличение внутренней переписки между структурными подразделениями Управления Пенсионного фонда Российской Федерации разных территориальных объединений в 2013 году на 200 единиц относительно 2012 года и в 2011 году на 460 единиц связано с большим количеством внутренних документов по вопросам администрирования и т.п. Увеличение исходящей документации в 2011 году произошло на 29% (1657 единиц), в 2012 году – на 35% (1984 единицы) и в 2013 году – на 36% (2031 единица). Это связано с увеличением большого количества ответов на письма-запросы граждан и отделений Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области и других вышестоящих учреждений.

176

организации-получателя документа и дату поступления. При необходимости проставляют часы и минуты. Предварительное рассмотрение проводится спе- циалистом-экспертом по кадрам и делопроизводству с целью распределения поступивших документов на два документопотока: документы, направляемые на рассмотрение начальнику управления и в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Правильное распределение поступающей корреспонденции необходимо для выделения документов по оперативным вопросам, не требующих рассмотрения руководителем организации. Выбор оптимального маршрута движения входящего документа обеспечивает оперативное решение содержащегося в нём вопроса, а также экономит рабочее время руководителя учреждения.

На рассмотрение начальника управления передаются документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности управления, необходимую для принятия управленческих решений. Дальнейший ход поступающей документации фиксирует резолюция начальника управления, в которой даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, дата, подпись. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Создание резолюции осуществляется в базе данных «Регистрация документов» ПО СЭД IBM Lotus Notes, которая проставляется самостоятельным электронным документом – карточкой резолюции (КР). Экземпляр КР распечатывается, прикрепляется к зарегистрированному документу на бумажном носителе и передаётся для рассмотрения и принятия управленческого решения начальником управления. Поступившие документы регистрируются в день их поступления путём проставления порядкового номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и дополнительного использования в справочных целях, а также независимо от способа их доставки, передачи или создания9.

Исходящую документацию в Управлении Пенсионного фонда Борисовского района Белгородской области составляют ответы на письма-запросы граждан и запросы Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области и других вышестоящих отделений Пенсионного фонда Российской Федерации.

Обработка и отправка исходящих документов в Управлении Пенсионного фонда Борисовского района Белгородской области, так же, как и обработка входящей корреспонденции, проводится централизовано и состоит из следующих этапов: подготовка проекта документа; согласование (визирование); удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты и регистрационного индекса); отправка документа адресату; подшивка копии в дело. Работа с исходящими документами в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области начинается со сбора и обработки необходимой информации для подготовки проекта текста документа, оформленного в соответствии с действующими правилами. Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. После согласования проект документа передаётся на подписание и утверждение начальнику управления. Исходящие документы для регистрации и рассылки представляются специалисту-эксперту по кадрам и делопроизводству в двух экземплярах: первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр с визами согласования, основаниями, регистрационным номером и датой возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ. При регистрации отправляе-

178

мых документов, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативные документы. Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения и т.д.), как и индекс входящего документа, состоит из: индекса отдела, в котором подготовлен документ; номера дела по номенклатуре, в котором будет подшита копия исходящего документа; порядкового номера документа по журналу регистрации исходящей корреспонденции. Документы, отправляемые по электронной почтой или факсом, представляются в одном экземпляре и после регистрации возвращаются в структурное подразделение. При регистрации документу присваивается порядковый номер, индекс по номенклатуре дел, проставляется дата, а также отметка об исполнении документа

инаправлении его в дело. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются

иотправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня простой, заказной или электронной почтой. Регистрация отправляемых документов осуществляется в базе данных СЭД IBM Lotus Notes. Подписанный и зарегистрированный документ сканируется и прикрепляется к электронной карточке, предназначенной для учёта, контроля исполнения и поиска документа10.

Внутренние документы в Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области представлены в виде служебных записок, а также распоряжениями и приказами (по основной деятельности и по кадрам). Движение внутренних документов проходит следующие стадии: составление проекта внутреннего документа; визирование проекта документа; проверка правильности оформления документа; подписание руководителем (начальником управления); проставление индекса (регистрационного номера) на документе; передача документа исполнителям; контроль исполнения документа; исполнение документа; подшивка документа в дело. Организация контроля обеспечивает учёт, проверку исполнения и обобщение результатов выполнения документов и поручений в установленные сроки. По завершению работы над исполнением документа проставляется соответствующая отметка о его исполнении и направлении в дело. Срок исполнения внутреннего документа исчисляется в календарных днях с даты подписания. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – в трёхдневный срок, имеющие пометку «оперативно» – в десятидневный срок, остальные – в срок не более месяца. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Если в процессе исполнения документа выявляется невозможность соблюдения указанного срока, исполнитель обязан не менее чем за три дня до истечения срока обратиться к начальнику управления, давшему поручение, с обоснованной просьбой о продлении срока. Контроль над прохождением и исполнением поручений по документам осуществляется в СЭД на РКК в базе данных «Регистрация документов» («Задача «Делопроизводство»)11.

Рационализация документооборота в Управлении Пенсионного фонда в Борисовском районе Белгородской области связана, в первую очередь, с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления документами (АСУД) и направлена не только на упорядочение информации, но и обеспечение информационной совместимости АСУД. Одна из её важных задач

— повышение общего уровня информационного обеспечения систем социаль- но-экономического управления. Во-вторых, связано с внедрением системы электронного документооборота (СЭД) «Регистрация документов» и «ОРД» на платформе IBM Lotus Notes, осуществляющая организацию работы с документами в различных разделах базы данных («Задача «Делопроизводство»). Дан-

179

ное учреждение внедрило автоматизированную систему управления документами в 2006 году.

Втехнологической цепочки обработки документов в Управлении Пенсионного фонда в Борисовском районе Белгородской области можно выделить следующие этапы: приём и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов; информационно-справочная работа; направление на исполнение; исполнение документов; согласование проекта документов; контроль исполнения; ознакомление персонала управления с документами; отправка документов адресатам; формирование дел в соответствии с номенклатурой; текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив. Доставка документов в управлении Пенсионного фонда Борисовского района Белгородской области осуществляется средствами почтовой, электрической связи и курьером12.

Внедрение и функционирование ПО СЭД на платформе «IBM Lotus Notes» в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области позволило решить и значительно повысить качество управленческих процессов, посредством основных преимуществ: возможность работы с любыми типами электронных документов, включая неструктурированные данные; возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения; непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса); единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов; эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём, а также развитая система отчётности по различным статусам

иатрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Таким образом, в ходе исследования выяснилось, что общее количество входящих (поступающих) документов в управлении в 2011 году составило 1345 единиц, в 2012 году – 1430 единиц и в 2013 году – 1878 единиц; количество исходящих (отправляемых) документов в 2011 году составило 1657 единиц, в 2012 году –1984 единицы, в 2013 году – 2031 единица; количество внутренних документов в 2011 году – 1220 единиц, в 2012 году – 1480 единиц и в 2013 году – 1680 единиц. Овладение методами работы с электронными документами в Управлении Пенсионного фонда Борисовского района Белгородской области, за счёт внедрения ПО СЭД на платформе «IBM Lotus Notes» позволило ускорить процесс организации работы с документами. Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет эффективно организовывать работу с документами и решать многие типовые задачи документационного обеспечения управления. Следует отметить важную особенность современного подхода к выбору данного программного продукта для автоматизированной обработки документов: корпоративная система электронного документооборота включает комплекс технологических решений по работе с различными видами управленческой документации, что позволяет создать единое информационное пространство в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области.

Впроцессе исследования организации документооборота в Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Борисовском районе Белгородской области было определено, что управленческая деятельность характеризу-

180