Белгородский диалог. Сборник статей

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационной форме делается соответствующая ссылка.

Исполненные документы списываются в дело председателем (секретарем) Комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Избиркома.

Создаваемые в Избирательной комиссии города Белгорода документы и направляемые в другие учреждения образуют исходящую документацию. Работу с этим видом документации ведет главный и ведущий специалисты. Необходимую информацию в другие организации отправляют по факсу, почтой, по электронной почте ГАС «Выборы», по специальной электронной почте Избиркома. Перед отправкой документ регистрируется в журнале, где ему присваивается исходящий регистрационный номер.

Рис. 2. Количество исходящей документации Избирательной комиссии г. Белгорода за 2010-2013 гг.

Проанализировав рисунок 2, можно выявить, что количество исходящих документов с 2010 по 2013 годы увеличивалось. В 2011 году по сравнению с 2010 годом увеличилось на 129 единиц, а в 2013 году по сравнению с 2010 годом увеличилось на 467 единиц. Следовательно, при проведении местных выборов в 2013 г. создавалось большое количество исходящей документации, так как сотрудники Избирательной комиссии города Белгорода оформляли отчеты о проделанной работе на каждом этапе проведения выборов.

Внутреннюю документацию составляют постановления, распоряжения, приказы и другие документы. Соотношение внутренних документов по годам можно просмотреть на рисунке 3. Анализ статистических данных показывает, что в 2013 году было наибольшее количество внутренних документов, так как 08 сентября 2013 года проходили выборы депутатов Совета депутатов города Белгорода пятого созыва, так как они являются выборами местного значения, следовательно, большую часть документов оформляет Избирательная комиссия города Белгорода.

161

Рис. 3. Количество внутренней документации Избирательной комиссии города Белгорода за 2010-2013 гг.

На рисунке 4 видно, что наибольший объем документооборота Избирательной комиссии был в 2013 году, за счет исходящей документации, так как проводились выборы депутатов Совета депутатов города Белгорода пятого созыва, поэтому необходимо было отправлять отчетные документы в вышестоящие комиссии, а также в органы местного самоуправления.

Рис. 4. Объем документооборота Избирательной комиссии г. Белгорода за 2010-2013 гг.

Работу с обращениями граждан ведет председатель Избирательной комиссии города Белгорода и его заместитель. При этом ведется журнал регистрации обращений. Они могут быть приняты при личном приеме, по почте, устно в форме предложения, заявления или жалобы. На рисунке 5 приведен пример тематики обращений граждан на выборах депутатов Совета депутатов города Белгорода пятого созыва 08 сентября 2013 года. Можно проследить, что наибольшее количество обращений – 81 %, было по вопросу нарушения порядка проведения предвыборной агитации, так как это самый актуальный вопрос в

162

наше время развития технологий и очень сложно уследить за правильностью размещения агитационных материалов в Сети.

16% 3%

о нарушениях порядка проведения предвыборной агитации

о нарушениях порядка голосования и подсчета голосов избирателей

иные обращения

81%

Рис. 5. Тематика обращений граждан на выборах депутатов Совета депутатов города Белгорода пятого созыва

Таким образом, организация работы с управленческими документами в Избирательной комиссии города Белгорода регламентирована инструкцией по делопроизводству. В системе документооборота комиссии выделены три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Объем документооборота Избирательной комиссии города Белгорода с каждым годом увеличивается и напрямую зависит от выборов, которые проводятся на различных уровнях управления.

Примечания:

1.Положение об Избирательной комиссии города Белгорода (Утв. решением Совета депутатов города Белгорода от 26.08.2008 № 60). – Белгород, 2008. – С. 1.

2.Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии города Белгорода (приложение к постановлению Избирательной комиссии города Белгорода от 29.12.2011 № 92/412). – С. 1.

3.Федеральный закон «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» (Принят Государственной Думой от 12.06.2002 № 67-ФЗ). – Доступ из справ.- правовой системы «Гарант».

4.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят Государственной Думой от 22.10.2004 № 125-ФЗ. - Доступ из справ.- правовой системы «Гарант».

5.Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Принят Государственной Думой от 02.05.2006 № 59-ФЗ). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

6.Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной

163

власти (утв. приказом Минюста от 15.06.2009 № 477). - Доступ из справ.- правовой системы «Гарант».

7.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

8.Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 №1233). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

9.Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии города Белгорода (приложение к постановлению Избирательной комиссии города Белгорода от 29.12.2011 № 92/412). – С. 14.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В БЕЛГОРОДСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ НАЦИОНАЛЬНОМ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

Л.С. Половнева, А.П. Фирсанов Белгородский государственный национальный исследовательский университет

В данной статье рассматривается организация электронного документооборота в НИУ «БелГУ». Проанализированы основная цель и задачи автоматизации делопроизводства. В статье рассматриваются особенности автоматизированной системы управления документами «Дело».

Ключевые слова: автоматизированная система управления документами «Дело», входящие, исходящие и внутренние документы, документопотоки, объем документооборота.

THE ORGANIZATION OF ELECTRONIC DOCUMENT FLOW IN

BELGOROD STATE NATIONAL RESEARCH UNIVERSITY

L.S. Polovneva, A.P. Firsanov

Belgorod National Research University

In this article the organization of electronic document flow in NRU «BSU» is considered. In article features of system «Delo» are considered. Are analysed a main objective and problems of automation of office-work.

Keywords: ASСD, system «Delo» document flow volume, statistical data on document flow volume in recent years.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами1. Правильно организованная работа управления делами снижает время необходимое для поиска документов, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Можно добиться положительных результатов только после внедрения системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота – это комплекс устройств, программ и технологий позволяющих создать эффективную организацию и взаимодействие процедур формирования, обработки, пересылки и хранения электронных документов.

Специалисты выделяют следующие преимущества электронного документооборота: исчезают случаи потери документов; увеличивается скорость

164

движения документов; обеспечивается точная маршрутизация документов; налаживается учет документов на местах; появляется возможность формирования отчетов, рассылки необходимого количества документов по каналам электронной почты; оптимизируется работа с документами в электронном виде от проекта до его подписания и рассылки.

Можно выделить следующие этапы внедрения АСУД:

предварительное обследование управления с целью фиксации целей и сферы его деятельности структуры, внешней среды, определения сильных

ислабых сторон управления в области управления документацией;

анализ управленческой деятельности, в ходе которого разрабатываются иерархическая классификационная схема, демонстрирующая управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающаяся документация;

проектирование системы предполагает участие специалистов в области управления документами других экспертов работающих вместе с пользователями системы над разработкой технических требований, наилучшим образом отвечающих требованиям к документам;

внедрение системы должно проводиться постепенно с использованием проектного планирования и соответствующих методологией;

обследование системы после внедрения проводится в целях оценки эффективности ее работы, устранения обнаруженных недостатков и установления режима непрерывного мониторинга и регулярной оценки работы системы2.

Для такого крупного учреждения как НИУ «БелГУ», имеющего разветвленную структуру и территориально удаленные филиалы, наиболее эффективной формой оптимизации документационного обеспечения своей деятельности является внедрение автоматизированной системы управления документами.

После анализа систем электронного документооборота, имеющихся на рынке специализированного программного обеспечения и на основе составленных требований к системе электронного делопроизводства документооборота3 и технического задания была выбрана АСУД «Дело».

Разработчиком АСУД «Дело» является компания «Электронные офисные системы», которая была создана в 1994 году. Эта компания взяла курс на создание полноценной системы электронного документооборота. В настоящее время она является одним из лидеров на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства в России4. АСУД «Дело» — это первая система автоматизации документооборота в России, получившая государственный сертификат наивысшего качества.

Движения документов в системе «Дело» происходит за счет изменения учетных записей о документе в базе данных. Главной особенностью системы автоматизации документооборота «Дело» является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась в организации. Кроме того, система «Дело» обеспечивает информационную безопасность: разграничивает права доступа пользователей к документам.

Основными целями и задачами внедрения АСУД «Дело» являются следующие:

1.Упорядочивание процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) документов, техническая поддержка регламента подготовки

иоформления документации;

2.Упорядочивание процессов контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов, техническая поддержка регламента контроля исполнения поручений;

165

3.Снижение трудозатрат (материальных, временных) на подготовку, согласование и утверждение документации, высвобождение ресурсов;

4.Объединение в единый цикл процессов регистрации, исполнения, контроля исполнения и хранения (далее – обработки) документов структурных подразделений;

5.Сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения

ипрохождения документов;

АСУД «Дело» обеспечивает выполнение следующих функций: установка плановой даты исполнения документа, редактирование РК документа, проверка правописания, сканирование документов, формирование резолюций, ввод исполненных резолюций, учет движения бумажных документов, формирование справок, визирование проекта документа, передача документов и проектов между должностными лицами, подписание документов, проверка подлинности подписи, генерация ключей и сертификата ключей персонала, управление сертификатами персонала5.

Специалисты выделяют следующие преимущества АСУД «Дело»:

Простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.

Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.

АСУД «Дело» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.

АСУД «Дело» имеет следующие опции:

«Мобильный кабинет» – универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям АСУД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетных компьютеров, смартфонов, коммуникаторов, мобильных телефонов и т.п.).

«АРМ Руководителя»– удобная и наглядная работа с электронными документами в любом месте и в любое время с помощью планшетного компьютера или ноутбука.

«Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» – организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

«Юридически значимый документооборот предприятия» – ре-

шение с применением криптографического комплекса, обеспечивающее полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. В случае необходимости придания юридической значимости электронному документообороту, данное решение может быть внедрено как при разворачивании системы электронного документооборота, так и в уже работающую СЭД.

«Поточное сканирование» – массовый перевод бумажных документов в электронный вид, что избавляет сотрудников от выполнения рутинных операций по сканированию каждого документа в отдельности.

«ДЕЛО-Web» – web-доступ ко всем данным и функциям, благодаря чему сотрудники могут так же полноценно работать с документами, как и за своим рабочим столом, находясь в командировке или вне офиса.

«ДЕЛО-1С» – интеграция СЭД «ДЕЛО» и «1С» дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия.

«Управление процессами» – эта опция помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные биз- нес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).

166

«Оповещения и уведомления»– данная опция служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д.

Одной из подсистем и воспользовался НИУ «БелГУ» при автоматизации работы территориально распределенных подразделений.

Возможности работы с использованием Web стали максимально приближены к совершенству с использованием системы «Дело» в локальной сети. В системе реализован полноценный web-интерфейс доступа к данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet\Intranet6. Кроме того, Web версия для БелГУ особенно удобна тем, что у университета существует своя интрасеть, которая позволяет даже территориально удаленным подразделениям оперативно осуществлять свою деятельность. Доступ к интрасети университета территориально удаленных подразделений осуществляется по выделенной защищенной линии. Внутри подразделения доступ к интрасети возможен как по кабельному подключению, так и по радиосети (Wi-Fi). Однако доступ в подсистему «Дело-Web» по радиосети закрыт исходя из соображений обеспечения информационной безопасности.

Была разработана методика внедрения системы «Дело-Web» в НИУ «БелГУ». Она заключалась в максимальном облегчении процесса освоения программы за минимальный срок обучения.

На начальном этапе внедрения АСУД «Дело в НИУ «БелГУ» оптимизаторы столкнулись с первыми трудностями, выражающимися в психологическом непринятии нововведения работниками. Консерватизм персонала был обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться. Решение возникшей проблемы заключалось в индивидуальном подходе к каждому человеку, учете его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личностных. Был учтен тот факт, что люди годами привыкали к одному способу работы, а им предложили резко переключиться на другой, совершенно непривычный, причем, не снижая нагрузку. Далее необходимо было обучить сотрудников работе с системой. Для этого были разработаны ряд технологических инструкций. Цель разработки инструкции пользователя заключается в том, что бы показать пользователю ход выполнения основных операций при работе с системой.

Структурно инструкция пользователя состоит из шести разделов:

1)регистрация документов;

2)прием зарегистрированных документов, поступающих для исполнения в структурном подразделении;

3)отправка документов, рассмотренных руководителем и контроль исполнения поручений;

4)работа с отчетами (исполнение резолюций);

5)визирование и подписание документов;

6)поиск документов.

Необходимость разработки технологической инструкции так же была вызвана и тем, что работа автоматизированной системы строится на принципах классического российского делопроизводства. В классическом российском делопроизводстве документ после рассмотрения руководителем направляется на согласование с заинтересованными лицами и после визирования/согласования опять возвращается к руководителю для дальнейших действий7.

Все операции, отражаемые в технологической инструкции пользователя, пошагово описывают процесс выполнения определенных действий, начиная с запуска системы и до удаления РК из папки кабинета после выполнения поручения по данному документу.

Если провести анализ объема документооборота, начиная с момента внедрения системы «Дело» в 2008—2013 гг., то мы получим следующие стати-

167

стические данные. В 2008 году количество входящей документации составляло 4434 единицы. С каждым годом эта цифра увеличивалась. В 2009 году количество входящий документации составляло 5060 единиц, в 2010 году — 5535 единиц, в 2011 году — 6333 единицы, в 2012 году количество входящей документации выросла до 8012 единиц, а в 2013 году составило 11453 единицы.

Увеличение количества входящих документов связано с тем, что НИУ «БелГУ» очень быстро развивает свои внешние связи.

Рис. 1. Количество входящей документации в НИУ «БелГУ» за 2008-2013 гг.

Начиная с 2008 года количество исходящей документации также увеличивалось из года в год. В 2008 году количество исходящих документов составило 4797 единиц, в 2009 году — 5221 единица, в 2010 году — 6908 единиц, в 2011 году — 5583 единицы и в 2012 году — 7277 единиц, в 2013 году — 10006 единиц. Увеличение количества исходящих документов связано с тем, что НИУ «БелГУ» очень быстро приобретает и развивает свои внешние связи с различными федеральными органами, другими учебными заведениями и сторонними организациями.

168

Рис. 2. Количество исходящей документации в НИУ «БелГУ» за 2008-2013 гг.

Количество внутренних документов в НИУ «БелГУ» после внедрения СЭД «Дело» в 2008 году составило 25108 единиц, в 2009 году этот показатель немного уменьшился до 24998 единиц, в 2010 году показатель составил 19981 единица, в 2011 году количество внутренних документов возросло почти на 40% и составило 30265 единиц, в 2012 году количество внутренних документов увеличилось на незначительную долю на 33751 единицу, в 2013 году данный показатель вырос по сравнению с предыдущим годом более чем на 60% и составил 53262 единицы.

Рис. 3. Количество внутренней документации в НИУ «БелГУ» за 2008-2013 гг.

169

Объем документооборота в НИУ «БелГУ» в 2008 году составил 34339 единиц, в 2009 году — 35249 единиц, в 2010 году — 32424 единицы, в 2011 году

— 42181 единица, в 2012 году — 49238 единиц, в 2013 году — 74721 единица. Данный рост объема документооборота связан с реорганизацией, которая

происходит в последние два года и изменением организационной структуры учреждения. Что и привело к увеличению объема документооборота в 2013 году почти в 2 раза по сравнению с 2008 годом.

Рис. 4. Объем документооборота в НИУ «БелГУ» за 2008-2013 гг.

Основные предполагаемые результаты внедрения АСУД «Дело» в НИУ «БелГУ» заключаются в следующем: во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в учреждении документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке поручений, отчетов по документам, движение бумажных оригиналов и копий документов; во-вторых, система позволит существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на персональном компьютере.

Примечания:

1.Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документо-оборота) // Делопроизводство. — 2011.

—№1. — С 45—49.

2.Ватолина М.В., Богусловская В.В. Формирование системы управления документами как осоновопологающий фактор менеджмента организации // Делопроизводство. — 2013. — № 3 — С.28-32.

3.Требования к системе электронного делопроизводства документооборота (САДД) Белго-родского государственного университета. — Белгород, 2007. — 9 с.

170