67. Основні види та форми спілкування менеджерів

Спілкування — це процес передавання ідей, думок і почуттів, доведення їх до розуміння іншими людьми.

Форма спілкування — це процес взаємодії людей, специфіка їх поводження один з одним.

Спілкування може здійснюватися двома способами:

опосередковано (побічно) — через посередників, по телефону, факсом, за допомогою обміну телеграмами і т. п.;

безпосередньо (контактно) — у разі вступу співрозмовників у контакт віч-на-віч.

Безпосереднє спілкування має більше позитивних рис, оскільки забезпечує пряме сприйняття партнерами одне одного та поводження кожного. Часто таке спілкування у виробничих умовах здійснюється у вигляді ділової бесіди.

За допомогою ділової бесіди реалізується прагнення однієї людини чи групи людей до дій, які змінять хоча б одну зі сторін якої-небудь ситуації чи встановлять нові стосунки між учасниками бесіди. Ділові бесіди являють собою усний контакт між співрозмовниками, які мають необхідні повноваження з боку представників (груп) щодо певних ідей (думок) та їх утілення, а також розв’язання конкретних проблем.

Індивідуальна бесіда характеризується наявністю діалогу між двома співрозмовниками. Метою проведення ділових індивідуальних бесід с уточнення позиції кожного учасника взаємодії, одержання додаткової інформації про них, знаходження пояснення тим чи іншим їхнім діям.

У процесі регулювання трудових взаємин на підприємстві та створення сприятливого для виробництва соціально-психологічного середовища спілкування особливо важливим варто визнати рішення питань безконфліктної взаємодії в дискусіях і суперечках.

Дискусії й суперечки — це різновиди ділової бесіди, що виявляються в специфічній формі. Вони неминучі у професійній діяльності керівника. Специфіка прояву таких ділових бесід визначається особливостями змагального та протиборчого характеру дій та поведінки учасників ділової бесіди.

суперечка — словесне змагання, обговорення проблеми, у якому кожен опонент обстоює свою думку; дискусія— публічне обговорення (на зборах, у пресі, бесіді) якого-небудь спірного питання.

Дискусія і суперечка у професійній діяльності — це процес розв’язання проблем через зіставлення, зіткнення, асиміляцію, взаємозбагачення предметних позицій учасників (думок учасників щодо суті розв’язуваної проблеми).

Ділові люди великого значення надають телефонній бесіді. Вважається, що вміння ділової особи розмовляти телефоном впливає на її особистісний авторитет і авторитет установи, якою вона керує. Актуальність телефонного спілкування зростає ще й тому, що середня тривалість телефонних дзвінків за останні роки збільшилася в кілька разів. Як стверджують психологи, час телефонних бесід зростає за рахунок емоційного забарвлення, мовної нечіткості, неділового характеру фраз, тобто на ділову інформацію витрачається дві третини часу, а одна третина йде на паузи й вираження власних емоцій з приводу почутого. Саме тому дуже важливо не лише вести коротку розмову телефоном, але й швидко перебудовуватися, реагуючи на різні теми й різних партнерів.

Наради. Ця форма спілкування належить до групового осмислення й розв'язання проблеми організації чи установи. Учасниками комунікативного процесу є: керівник або група керівників, спеціалісти, у чиїй компетенції ця проблема, ті, кому доведеться її вирішувати, та ін. Наради дають можливість спільно обговорювати важливі питання, аналізувати їх, висловлювати свої думки, пропозиції, погоджувати позиції і т. п. Окрім цього, на нараді керівник може поінформувати членів колективу про плани на майбутнє. Переговори. їхня мета — знайти взаємоприйнятне рішення, уникаючи крайньої форми прояву конфлікту. Коли партнери не готові прийняти рішення то йдеться про попередні переговори, на яких їх учасники лише обмінюються поглядами, інформацією. Іноді одна із сторін йде на переговори тільки для того, щоб відвернути увагу партнера. Іноді переговори використовують лише як прикриття, як показну демонстрацію зацікавленості. Отже, можна констатувати, що переговори являють собою спільну діяльність одного суб'єкта з іншим, що веде до ефективного вирішення спірних питань і суперечностей з оптимальним урахуванням потреб обох сторін. Ця діяльність характеризується тим, що кожен із учасників переговорного процесу має свої цілі, інтереси, наміри, які частково збігаються, а частково різняться. Таким чином, саме збіг інтересів робить переговори можливими, а розбіжність запитів спонукує сторони до їх проведення.

Публічний виступ (публічна промова). Ця форма спілкування може бути долучена до інших ділових форм взаємодії, таких як наради, конференції, презентації тощо, а може мати й самостійне значення. Промова має відповідати певним вимогам: з початку й до кінця бути надзвичайно цікавою й корисною, складеною правильно в композиційному відношенні, тобто мати вступ, основну частину і висновки; зорієнтованою на слухачів, якщо призначена для виступу перед великою аудиторією, або індивідуального співрозмовника.

Загалом слід наголосити, що всі зазначені тут індивідуальні і групові форми спілкування мають спрямовуватися на розвиток зацікавленості учасників обговорення проблеми, підвищення активності людиниъх, актуалізацію її творчого й комунікативного потенціалу.