62.Сутність інформації.

Походить від латинського слова «informatio», яке має декілька значень: роз'яснення, виклад, витлумачення; представлення, поняття; ознайомлення, просвіта. Означає роз’яснення, виклад фактів, подій. Загальне поняття інформації подано у філософії, де під нею розуміють відображення реального світу. Погляд на інформацію з точки зору її споживачів окреслює таке поняття: інформація – це нові відомості, які прийняті, зрозумілі і оцінені її користувачем як корисні. Іншими словами, інформація – це нові знання, які отримує споживач (суб’єкт) у результаті сприйняття і переробки певних відомостей. З середини ХХ століття «інформація» стала загальнонауковим поняттям, але до цих пір у науковій сфері воно залишається вкрай дискусійним. Загальноприйнятого визначення інформації не існує, і воно використовується головним чином на інтуїтивному рівні.В залежності від галузі використання термін «інформація» одержав безліч визначень, зокрема:

відомості або повідомлення про щось (побутове);

роз'яснення, виклад;

оригінальність, новизна;

комунікація та зв'язок, в процесі якого усувається невизначеність

Інформація – це сукупність відомостей, які відображають конкретне явище, подію, виробничо-господарської діяльності. Вона може поступати по централізованій, децентралізованій і змішаній схемах. Важливо не просто отримати інформацію, а й мати її в такому вигляді, який би забезпечував її однозначну інтерпретацію і був наочний для сприйняття. Отже, для прийняття адекватних ситуації рішень на всіх рівнях управління потрібна оперативна, доступна і якісна інформація. Інформація має велике значення для внутрішнього управління фірмою і її зовнішніх контактів, і особливо для прийняття рішень. Вона є обмеженим і дорогим ресурсом виробничої активності фірми.

63. Класифікація інформації. Носії інформації.

Інформацію можна класифікувати за наступними ознаками.

- за повнотою обхвату явища: повна, часткова, надмірна;

за напрямом руху: вхідна вихідна;

за періодом дії: разова, періодична, довгострокова;

за змістом: планово-економічна, фінансова, облікова, бухгалтерська, довідкова, адміністративна і др.;

за рівнем доступу: відкрита, винятково для службового використовування, секретна;

за способом передачі: усна, текстова, графічна, комбінована;

за рівнем достовірності: достовірна і недостовірна.

Згідно закону України «Про інформацію» №2658-XII від 02.10.92 р. із змінами і доповненнями виділено такі основні види інформації:

Статистична інформація - це офіційна документована державна інформація, яка дає кількісну характеристику масових явищ та процесів, що відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя.

Адміністративна інформація (дані) - це офіційні документовані дані, що дають кількісну характеристику явищ та процесів, що відбуваються в економічній, соціальній, культурній, інших сферах життя і збираються, використовуються, поширюються та зберігаються органами державної влади (за винятком органів державної статистики), органами місцевого самоврядування, юридичними особами відповідно до законодавства з метою виконання адміністративних обов'язків та завдань, що належать до їх компетенції.

Масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація.

Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування.

Правова інформація - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо.

Інформація про особу - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу.

Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище.

Соціологічна інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів.

Джерелами інформації є передбачені або встановлені Законом носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Документ – це надання за допомогою окремих носіїв інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людей, носієм якої вона є. Згідно закону України «Про інформацію» документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документацію можна класифікувати за наступними критеріями:

- за змістом: адміністративна, планово-економічна, зовнішньоекономічна;

за призначенням: індивідуальна, планова;

за етапами використовування: первинна (містить початкову інформацію), вторинна (є результатом аналітико-синтетичної і ін. переробки одного або декількох документів);

яке місце займає в менеджменті: службово-інформаційна (службові листи, записки, акти), розпорядлива (накази, розпорядження, інструкції, протоколи), спеціальна ( фінансова, бухгалтерська, планова і ін.).

Процес, пов'язаний з складанням документів, їх обробкою, проходженням, збереженням називається деловодством. Функції такі:

попередній розгляд і облік документів;

довідково-інформаційне обслуговування;

контроль за виконанням;

удосконалення (раціоналізація) документообігу;

експедиційна обробка і транспортування документів і ін.

Виділяють такі системи деловодства:

центролізірована, коли вся інформація поступає в єдиний центр організації (у канцелярію);

децентралізірована, при якій документи поступають за призначенням в підрозділи і др.;

змішана.