Исследование систем управления (учебник)

18178

ГЛАВА 7. ИССЛЕДОВАНИЕ ФУНКЦИЙ, СТРУКТУР И ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ

Системный характер рассматриваемого прикладного исследования организации требует взаимной увязки различных его направлений. Поэтому анализ функций, процессов и структур должен опираться на результаты предшествующих этапов. Основные задачи исследования и их взаимосвязи представлены на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Схема организационно-функциональной (организационно-процессной модели)

Сравнение функционального и процессного подходов приведено в табл.

7.1.

Таблица 7.1. Сравнение функционального и процессного подходов.

7.1.Исследование функций управления

-описание и классификация функций организации и управления;

-функциональная модель;

-методики декомпозиции функций;

-анализ функций управления.

Функция – обособленный, однородный, устойчивый вид деятельности (от латинского «отправление, деятельность»). Применительно к субъекту управления — это деятельность по управлению. Применительно к объекту управления

— это его основная и вспомогательная деятельность. Функция – направление деятельности элемента организационной структуры, представляющее собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Функциональная область - совокупность функций управления, которые выполняются конкретным подразделением для предприятия в целом, например: управление маркетингом, управление финансами, персоналом и т.п. Функции самым непосредственным образом связаны с процессами – упорядоченными во времени последовательностями взаимосвязанных функций.

1803

Основная цель исследования функций управления – определение их адекватности целям и стратегии организации. Основные задачи:

-определение системы функций управления организацией;

-анализ содержания работ по функциям по уровням управления;

-анализ полноты реализации функций;

-диагностика степени соответствия системы функций целям и стратегиям, стоящим перед конкретной системой управления;

-анализ распределения функций по подразделениям;

-анализ процедуры (технологии) реализации каждой функции. Классификация функций организации представлена на рис. 7.2.

Описание функций зависит от масштаба исследования. Возможны следующие ситуации:

Локальное описание: - одной функции,

- функциональной области, - нескольких функциональных областей.

Системное описание функций всей организации. Описание отдельной функции включает:

- характеристику содержания, - перечень входящих работ (операций), - время выполнения,

- перечень входной и выходной информации, - указание ответственных.

ФУНКЦИИ

БИЗНЕС-ФУНКЦИИ

ОСНОВНЫЕ:- поставки,

-производство,

-сбыт………

ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ: - техническое обеспечение, - обеспечение эл/ энергией, …..

ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

ОБЩИЕ: планирование.

-анализ,

-учет,

-контроль………..

СПЕЦИАЛЬНЫЕ - управление производством, маркетингом, финанса-

ми,……..

-управление обеспечением,…………….

1814

Рис. 7.2. Классификация функций организации Системное описание функций представляет собой формирование функцио-

нальной модели (функциональной структуры). Оно основано на декомпозиции –

построении «дерева функций». Глубина декомпозиции может быть различна в зависимости от требований к исследованию. Общая последовательность: функциональные области - функции – подфункции – задачи – работы (операции).

Одной из первых системных методик декомпозиции, ориентированных специально на структуризацию функций систем организационного управления, была методика С.А. Валуева (см. [1]). В основу этой методики положены принципы анализа организационной системы, определение функций, раскрывающих содержание процесса управления, и впервые было предложено учитывать этапы цикла принятия решения (рис. 7.3).

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНИЯ

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

Планирование Организация Регулирование Контроль Учет

СОДЕРЖАНИЕ ЦИКЛА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

Рис. 7.3. Методика структуризации функций управления.

Для выделения функций управления также можно пользоваться их структуризацией по двум основным признакам: цикл управления – объект управления.

При формировании декомпозиционной функциональной модели на первом этапе устанавливаются необходимые функциональные области (функции) управления и содержание работ, связанных с их выполнением.

На втором этапе исследования определяются задачи, стоящие перед каждой функцией управления, а также последовательность выполнения и взаимоподчиненность задач. Основа для определения состава, последовательности выполнения и взаимоподчиненности задач — это цели и стратегии, стоящие перед организацией, и содержание работ по каждой функции. Конкретные за-

1825

дачи, стоящие перед каждой функцией, могут содержать несколько направлений. На этом этапе определяются взаимоподчиненность задач в соответствии с иерархией управления, полнота охвата задач, степень дублирования, стыковка или согласование задач. Различие задач и функций проявляется в том, что функции - это повторяющийся, постоянно присутствующий вид деятельности компании, а задача - это деятельность, преследующая достижение требуемых результатов в заданное время.

На третьем этапе работы (операции) классифицируются по задачам, стоящим перед каждой функцией управления, составляется классификатор работ. Учитывается также ряд признаков, по которым классифицируются операции: их содержание, периодичность проведения, рутинные, формализуемые, неформализуемые работы, ответственность и т.д.

С помощью декомпозиции проводится анализ полноты выделения функций на основе учета всех видов деятельности в данном иерархическом уровне специализации и разделения управленческого труда. Степень полноты выделения подфункций и задач определяется возможностью обеспечить в процессе их осуществления наиболее полную реализацию как отдельных функций, так и межфункционального (общесистемного) взаимодействия. Таким образом, анализ проводится как сверху вниз, т.е. от функций к подфункциям и задачам, так и снизу вверх, т.е. от задач к подфункциям и функциям.

Содержание анализа функций состоит в исследовании факторов и причин, обусловивших их; контроле за ходом их выполнения; оценке соответствия подразделений закрепленными за ними функциями; выявлении резервов в целях рационального распределения функций и их частей между подразделениями, а также прав и обязанностей между работниками аппарата управления и исполнительных звеньев; разработке мероприятий по использованию резервов; контроле за выполнением мероприятий.

Исходными данными для анализа могут быть данные анкетного опроса или интервью; наблюдений за ходом управления (фотографии рабочего дня, длительное наблюдение за работой функционального отдела и т.д.), анализа документооборота, изучения нормативно-инструкционного материала, анализа отчетов о выполнении работ, заключений комиссий, изучения протоколов совещаний и собраний.

Анализ полноты реализации или обеспеченности выполнения функций (подфункций, задач) предполагает исследование этапности в реализации функции (задачи). В общем случае осуществление той или иной функции включает типовые этапы управленческого цикла — планирования, организации, учета, контроля и т.д. При проведении анализа полноты реализации для обеспеченности функций исследуется и конкретизируется деятельность подразделений и исполнителей по осуществлению функций.

Также необходим анализ информационной обеспеченности реализации функций управления, который выявляет необходимость и достаточность имеющейся информации для осуществления тех или иных функций управления, источники этой информации, временные рамки выполнения функции и от-

1847

6. Мотивация.

Б. «Дерево функций» ОСБ:

1.Организация производственного процесса.

1.1.Информационное и техническое обеспечение.

1.2.Кадровое обеспечение.

2.Непосредственная деятельность организации на рынке.

2.1.Прием платежей.

2.2.Прием вкладов.

2.3.Организация денежных переводов.

2.4.Торговля валютой, памятными монетами, ценными бумагами.

3.Планирование.

3.1.Показателей деятельности на рынке.

3.2.Обеспечения работы системы.

4.Учет и контроль.

4.1.Учет.

4.1.1.Бухгалтерский и статистический учет.

4.1.2.Внутренний учет.

4.2.Контроль.

4.2.1.За дисциплиной.

4.2.2.За выполнением планов.

4.2.3.За использованием денежных средств.

5.Анализ.

5.1.Анализ деятельности организации на рынке.

5.2.Анализ деятельности системы управления.

6.Правовое обеспечение.

6.1.Соблюдение исполнения применяемых норм действующего законодательства.

6.2.Разработка и утверждение локальных нормативных актов.

6.3.Подготовка предположений об изменении действующих нормативных актов.

7.Делопроизводство.

7.1.Прием внутренней и внешней документации, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям.

7.2.Формирование дел и ведение архива.

8.Защита.

8.1.Непосредственная защита системы.

8.2.Защита информации.

Подчеркнуты те функции, реализация которых наиболее важна для достижения целей системы.

В.

Таблица 7.2.

Соответствие функций целям организации

Г. Информационная обеспеченность функций управления (оценка производится по пятибалльной шкале) (табл. 7.3).

Одним и из методов исследования функций является функциональностоимостной анализ (ФСА), который базируется на стоимостной оценке функций и направлен на возможность выбора наиболее экономичных способов реализации функций в целях повышения качества системы управления и снижения затрат на нее. В ходе ФСА осуществляется анализ функций на соответствие требованиям по содержанию, составу, формулировке, классификации. Проводится анализ функциональных взаимосвязей с помощью построения специальных диаграмм. Осуществляется стоимостная оценка функций, а также характеристика их значимости и качества исполнения. Выявляются избыточные и дублирующие функции. Значимость функций оценивается экспертным путем на основе метода парных сравнений. В результате можно получить информацию о проблемах организации в функциональной области, определить резервы и предложить направления совершенствования (рис. 7.5).

Для анализа функций целесообразно также использовать АВС – анализ (построение «Парето-диаграмм»).

Вф – значимость функций, Кф – качество выполнения

Функции

Зф – затраты на функции

19087

Рис. 7.5. Диаграмма значимости функций управления, затрат и качества их выполнения

В исследовании функций и структур важное место принадлежит анализу соответствия на основе табличных моделей. На рис. 7.6 схематично представлено распределение функций по отдельным продуктовым направлениям стратегии и закрепление структурных звеньев за соответствующими функциями. Изменения стратегии требуют пересмотра распределения ответственности, что также удобно представлять в виде матриц.

ФУНКЦИИ

Рис. 7.6. Матрицы соответствия «продукты-функции», «функции – структурные элементы».

7.2.Исследование структур управления

-описание и классификация структур управления;

-анализ и диагностика структур управления;

-методы анализа структур управления.

Структура хозяйственного объекта выступает как устойчивое в пространстве и во времени распределение решений и обеспечивающих их ресурсов, выраженное в обособлении и взаимодействии структурных элементов. При этом, в качестве структурного элемента может рассматриваться и отдельный работник

снаходящимися в его распоряжении ресурсами, и целое подразделение. В связи

сэтим, можно выделить микроорганизационную структуру, содержащую в ка-

честве первичных структурные элементы масштаба отдельных работников, и макроорганизационную структуру, включающую в качестве первичных элементов структурные подразделения.

Структура управления (организационная структура) представляет собой внутреннее устройство системы управления, которое описывается совокупностью структурных элементов, их взаимоотношениями между собой и с объектом управления. Структура управления - определенная схема взаимосвязей между звеньями и отдельными работниками, занятыми решением управленческих задач.