Исследование систем управления (учебник)

21108

Под результативностью понимается степень соответствия выходов процесса связанным с ними целями (например, потребностям и ожиданиям клиентов). Синонимом результативности может служить качество выхода процесса. Эффективностью обычно называют степень минимизации использования ресурсов, необходимых для обеспечения требуемой результативности процесса. Адаптивность — это свойство процесса удовлетворять будущие изменения.

После выявления структуры процессов и выделения наиболее «проблемных» из них, следует определить информационное поле проблем (возможностей), связанных с процессами, а также оценить их «вклад» в реализацию системных элементов более высокого уровня иерархии – стратегий и целей. Для этого можно воспользоваться тем же подходом, что и при анализе целей и стратегий (в том числе, таблицами соответствия), заменяя стратегии процессами.

Для более детального исследования процессов применяются другие подходы. Моделирование процессов требует учета причинно-следственных связей между работами и последовательности их выполнения во времени. Современными средствами такого моделирования являются разнообразные техники сетевого моделирования. Разнообразие таких средств изменяется в очень широких диапазонах: от простейших сетевых графиков Гантта до нейронных сетей. Методы сетевого моделирования широко освещены в литературе.

Пример 5. Упрощенный сетевой график планирования деятельности производственного отдела по реализации инженерного проекта.

21209

Рис. 7.10. Сетевой график планирования деятельности производственного отела.

Полноценное исследование процессов предполагает как временной, так и стоимостной анализ процессов (рис. 7.11).

Продолжительность (дни)

Важной задачей при исследовании и оптимизации процессов является ликвидация излишних звеньев. В зарубежной литературе эта задача получила определение как достижение “худого (тощего)” процесса («lean process»).

Для анализа и оптимизации временных характеристик процесса также целесообразно применять так называемые сетевые матрицы, которые позволяют отразить не только временные параметры операций, входящих в процесс, но и систему распределения ответственности за их выполнение. Помимо этого, целесообразно использовать матрицы распределения ответственности следующего вида (табл. 7.11):

Таблица 7.11.

Матрица ответственности за выполнение процесса

2103

Обозначения: О – ответственный, У – участвует в работе, И – получает информацию о результате.

Для обобщения информации по процессам управления целесообразно использовать «решетку» сильных/слабых сторон, в которой можно отразить следующие позиции: оценка ключевых процессов по основным критериям – результативности, эффективности, адаптивности, оптимальности; соответствие процессов управления целям, стратегиям, факторам среды; соответствие процессам функций управления, структуры управления, обеспечения управления (информационного, кадрового, материально-технического, финансового); согласованность процессов между собой. На этой основе можно оценить состояние и важность (приоритет) процессов управления, например, с помощью следующих таблиц (табл. 7.12, 7.13).

Таблица 7.12.

Оценка состояния и важности процессов

2114

Таблица 7.13.

Определение приоритетных процессов

Таким образом, можно установить приоритеты процессов управления. Как видно из таблиц, особого контроля требуют процессы 1 и 4. В итоге исследования процессов получают обобщенную информацию о технологии управления и возможностях ее совершенствования.

Вопросы и задания для самоконтроля

Что общего и в чем различия между функциональным и процессным подходом к управлению?

Как следует описывать функцию управления?

Какие методики декомпозиции функций могут использоваться?

Каким компонентам организации должны соответствовать функции управления?

Какова основная задача функционально-стоимостного анализа?

Что такое матрицы распределения ответственности?

Как классифицируются структуры управления?

Какими параметрами можно описать структуру управления?

Как связана структура с жизненным циклом организации?

Каким компонентам организации должны соответствовать структуры управления?

Как структуры управления связаны с целями организации?

Что такое функционально-организационная модель?

С помощью каких методов исследуются структуры управления?

Как определяются и классифицируются процессы управления?

Какие методы используются для описания процессов на верхнем уровне?

Как можно проводить декомпозицию процессов управления?

Какие методы используются для детального анализа процессов?

Каковы основные задачи диагностики процессов?

Для чего предназначены сетевые матрицы?

Как устанавливаются приоритеты процессов в результате диагностики и анализа?

2135

ГЛАВА 8. ИССЛЕДОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ

8.1.Сущность и задачи исследования эффективности

-понятие эффективности системы управления;

-основные задачи исследования эффективности;

-показатели эффективности систем управления.

Эффективность менеджмента является одной из центральных проблем, изучаемых управленческой теорией в течение всего периода развития науки управления. Выработка ключевых принципов эффективного управления происходила в результате и по мере накопления и практического закрепления знаний. Необходимость исследования эффективности связана с тем, что она выступает ведущим критерием для оценки и выбора решений. Критерий – это правило или показатель, позволяющий оценивать и сравнивать анализируемые объекты (альтернативные решения, результаты деятельности, варианты производства и т.д.). Критерии могут быть объективными (например, рентабельность) и субъективными (например, престижность), формальными и содержательными, количественными и качественными.

Основные подходы к определению эффективности могут быть объединены в несколько групп. Первый связан с этимологией слова. Понятие «эффективность» происходит от слова «эффективный», что в переводе с латинского [лат. effectivus] означает «достигающий определенного эффекта». Таким образом, эффективность можно трактовать, как действенность, результативность.

Второй подход (наиболее распространенный) рассматривает эффективность как «отношение полезного эффекта (результата) к затратам на его получение». Третий подход объединяет два предыдущих и рассматривает эффективность в представленных обоих качествах одновременно: эффективной можно считать ту организацию, которая успешно осуществляет свои цели, а именно, когда затраты и результаты, т.е. ее входы и выходы являются удовлетворительными. Здесь, собственно, речь идет о двух аспектах эффективности: о достижении целей и о соотношении входов и выходов.

Связанной с данным подходом является еще одна трактовка эффективности, которая основана на принципе двойственного рассмотрения системы – с одной стороны, как элемента системы более высокого уровня, а с другой – как обособленной системы. Подобный подход состоит в том, что эффективность может рассматриваться и как внутренняя, и как внешняя по отношению к данной системе характеристика. Когда эффективность выступает как внутренняя характеристика, то она в большей степени характеризует процесс (как системный объект), а когда ее представляют как внешнюю характеристику, то она в большей мере характеризует выход или цель системы, чем какой либо другой системный объект.

В соответствии с рассмотренными выше подходами, эффективность системы управления также целесообразно рассматривать в двух аспектах: 1 – эффективность как характеристику достижения результатов (целей ) (т.е. как

2146

внешний аспект, иначе – рассмотрение эффективности с точки зрения системы более высокого уровня); 2 – эффективность как характеристику внутренней деятельности системы управления, отражающей соотношение между ее выходами и входами (или в более “узком “ смысле – соотношение между результатами управления и затратами на него). При этом следует отметить, что результаты управления можно оценивать как непосредственно (т.е. через характеристики системы управления), так и опосредованно, т.е. через результаты хозяйственной системы в целом.

Основные задачи, связанные с анализом эффективности

Исходной задачей является определение состава показателей, с помощью которых можно измерить (оценить) эффективность. Решение этой задачи зависит от целей исследования и, соответственно, от того, какая сторона эффективности (внешняя или внутренняя) принята исследователем. Например, при сопоставлении двух управленческих подразделений для определения их стимулирования целесообразно рассматривать вклад этих подразделений в результаты деятельности организации в целом. При исследовании же полученных результатов и определении направлений совершенствования деятельности данных подразделений необходимо изучить внутренние характеристики эффективности их функционирования.

Таким образом, показатели, используемые при оценках эффективности системы управления, могут быть разбиты на следующие взаимосвязанные группы.

1.Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем (увеличение объема выпуска продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость (снижение себестоимости), объем капитальных вложений (экономия на капитальных вложениях), качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

2.Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. К характеристикам систем и аппарата управления могут быть отнесены следующие:

2157

производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

Производительность аппарата управления может определяться, в частности, как количество произведенной организацией конечной продукции или объемы выработанной в процессе управления информации, приходящиеся на одного работника, занятого в аппарате управления.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование, соизмеряемые с объемами или результатами производственной деятельности. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления в стоимости реализованной продукции, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система. Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений. В принципе гибкость системы управления может оцениваться по многообразию форм взаимодействия управленческих органов, по номенклатуре решаемых подразделениями задач, по уровню централизации ответственности и другим признакам.

Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

Надежность системы управления в целом характеризуется ее безотказным (соответствующим поставленным целям) функционированием. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем могут использоваться такие показатели, как уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утвержденных нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний, нарушений административно-правового и технологического регламента и т.п.

3. Группа показателей, характеризующих эффективность отдельных подсистем и элементов системы управления. Например, к показателям, характеризующим эффективность организационной структуры и ее техникоорганизационный уровень, относятся звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.

Вторая задача, связанная с оценкой, – определение подхода к оценке эффективности. При этом возможны следующие подходы: а) используются отдельные частные показатели эффективности (например, прибыль, рентабель-

2168

ность, себестоимость и т.п. (для системы управления к таким показателям относятся, как отмечалось, адаптивность, надежность и другие.); б) используется система показателей эффективности – несколько частных показателей, отражающих определенные стороны эффективности; в) формируются интегральные (обобщающие) показатели эффективности.

Построение или выбор интегральных показателей эффективности – одна из важнейших задач исследования. Обобщение разных показателей для получения интегрального называется сверткой. Свертка дает возможность получения показателей особого вида – общесистемных показателей, характеризующих данную систему в целом, а также интегрированных показателей отдельных сложных свойств системы, таких, например, как эффективность, устойчивость и т.д. Итак, интегральные показатели являются результатом свертки частных показателей исследуемого явления.

Существуют различные способы свертки показателей для получения интегрированных. Наиболее известными из них являются следующие.

А) Аддитивные обобщающие показатели.

N

P i 1 pi i

где pi - значение i-го показателя (критерия);

i вес (значимость) i-го показателя (критерия).

Т.е. эффективность получается как взвешенная сумма частных показателей (критериев). Достоинством данного подхода является его простота, поэтому такого рода оценки используются очень часто. Например, можно рассчитать таким образом эффективность некоторой системы управления со следующими частными критериями: p1 – производительность аппарата управления; p2 – экономичность СУ; p3 - гибкость СУ; p4 - оперативность принятия решений.

Недостатки данных оценок:

-взаимная «компенсация» показателей, когда недостаток по одному показателю может быть компенсирован за счет другого;

-задача определения коэффициентов , которые обычно определяют экспертным путем;

-не всегда справедливым является предположение об аддитивности всех частных показателей.

Б) Мультипликативные обобщающие показатели.

P N piλi i 1

где pi - значение i-го показателя (критерия);

i вес (значимость) i-го показателя (критерия).

Такой критерий часто имеет вид дроби, например, следующий показатель эффективности есть частный случай подобного критерия:

Е = Прибыль/ Расходы на управление

2179

Недостатком здесь также является возможность компенсации показате-

лей.

Существуют и другие обобщающие оценки, например, построенные на основе определения расстояния между оцениваемым объектом (вариантом) и некоторым идеальным (нормативным).

Выбор тех или иных подходов осуществляется, исходя из конкретных задач исследования и показателей, используемых в качестве частных критериев. При этом возможно использование разных шкал измерения показателей эффективности системы управления (или способа расчета показателей). Так, некоторые показатели, например, прибыль, затраты, измеряются на шкале отношений и имеют обоснованные количественные значения. Другие (например, гибкость, надежность и т.п.), оцениваются экспертным путем в баллах. Могут быть получены оценки эффективности и с помощью порядковой шкалы.

Рассчитав оценки эффективности, далее следует провести диагностику эффективности, т.е. установить, высок или низок оцененный уровень эффективности исследуемого объекта. Поэтому следующая задача – диагностическая

– это задача определения базы для сравнения полученных оценок эффективности исследуемого объекта с уровнем эффективности, который принимается за нормативный. Принципиальное значение для диагностики эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов, которые могут дифференцированно использоваться применительно к конкретным случаям.

Один из них сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность эталонного варианта системы управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления, на основе передового опыта и применения прогрессивных организационных решений. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных, при этом сравнительная эффективность анализируемой или проектируемой системы определяется на основе сопоставления нормативных и фактических (проектных) параметров системы с использованием преимущественно количественных методов сравнения. Может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности.

Однако возникают некоторые трудности применения указанных подходов, которые обусловлены необходимостью обеспечения сопоставимости сравниваемых вариантов. Поэтому часто вместо них используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов. Экспертная оценка может являться составным элементом комплексной оценки эффектив-

22018

ности системы управления, включающей все перечисленные подходы как к отдельным подсистемам, так и ко всей системе в целом.

Следующая задача исследования - это задача углубленного анализа эффективности. Сюда следует отнести, прежде всего, анализ динамики эффективности и анализ факторов, оказывающих на эффективность существенное влияние.

Сложность диагностики эффективности систем управления организации обусловлена тем, что:

отсутствует однозначное непротиворечивое определение эффективности управления;

результаты работы системы управления проявляются в результатах деятельности предприятия в целом;

существуют определенные трудности как в оценке результатов управления, так и в учете затрат, связанных с достижением этих результатов.

Задачи диагностики и анализа эффективности подробнее будут рассмотре-

ны нами далее на примере метода динамических нормативов.

8.2. Исследование эффективности систем управления на основе динамических нормативов

-понятие динамического норматива;

-правила построения динамического норматива;

-расчет оценок эффективности;

-диагностика эффективности на основе динамического норматива.

Идея построения динамических нормативов впервые была высказана в работах профессора И.М. Сыроежина в концепции измерения эффективности деятельности. И.М. Сыроежин предложил использовать упорядочивание экономических показателей для моделирования эффективного режима деятельности системы. Суть метода заключается в следующем.

Режим деятельности хозяйственной системы или системы управления может бытъ представлен некоторым набором показателей. С каждым конкретным режимом можно сопоставить определенные значения показателей или, с учетом требования сопоставимости и необходимости включения элементов динамики, темпы роста (прироста) показателей.

Используя ранжирование показателей по темпам роста, можно построить такой порядок, который способен выразить требования к лучшему режиму деятельности и может выступать в роли эталона. Такой порядок носит название динамического норматива. Динамический норматив – совокупность показателей, упорядоченных по темпам роста так, что поддержание этого порядка на длительном интервале времени обеспечивает наилучший режим функционирования системы. Динамический норматив – модель эталонного режима функционирования хозяйственной (социально-экономической) системы. Любой фактический порядок показателей можно сравнить с нормативным. Пример подоб-