Коефіцієнти регресії для розрахунку чисельності апарату бухгалтерії

Чисельність працівників підприємства, осіб	Коефіцієнти регресії
	к	х	у
До 500 осіб	5,195	0,333	0, 166
>500<=1000	10,044	1,282	0, 167
>1000<=5000	14,249	0,618	0,085
>5000<= 10000	29, 639	0, 161	0,086
>10000<=15000	23,374	0,263	0.087
>1 5000<=20000	0,879	1,479	0,084

Розрахункову чисельність апарату бухгалтерії визначають за рівнянням регресії. Для скорочення часу на виконання матема­тичних розрахунків у Міжгалузевих нормативах чисельності працівників бухгалтерського обліку у картах. Якщо величини факторів-аргументів відрізняються від наведених у нормативних картах, то розрахунок чисельності виконується за формулами, які наведено у картах. Загальна нормативна чисельність Нз працівників апарату бухгалтерії із урахуванням обсягів комп'ютеризації і облікових робіт визначається за формулою:

Нз = Н*К_к.п.з.

де: Нз- загальна нормативна чисельність працівників апарату і бухгалтерії

Н- нормативна чисельність працівників бухгалтерії, чол.;

К_к.п.з.- коефіцієнт рівня комп'ютеризації облікових робіт.

Розрахуємо загальну нормативну чисельність апарату бухгал­терії за показниками:

1. Середньоспискова чисельність працівників підприємства (Чпр)-250 осіб.

2. Кількість самостійних структурних підрозділів (N_сн) - 10 од.

3. Частка облікових робіт, що виконуються на ПЕОМ, менше 70 відсотків.

Розрахунок:

1. Нормативна чисельність працівників бухгалтерії (Н) для під­приємства із чисельністю 250 осіб і 10 самостійними структурни­ми підрозділами становить 4,8 особи.

2. Коефіцієнт комп'ютеризації облікових робіт [К_{к пз} = 1,3).

3. Загальна нормативна чисельність працівників апарату бух­галтерії становить:

Нз = 4,8 х 1,3 = 6, 24 = 6 осіб.

При запровадженні нових норм часу для розрахунку чисель­ності апарату бухгалтерії підприємства необхідно керуватись нор­мами ст. 86 КЗпП, згідно з якими:

- запровадження, заміна і перегляд норм праці провадиться власником або уповноваженим ним органом за погоджен­ням з виборним органом первинної профспілкової організа­ції (профспілковим представником);

- власник повинен роз'яснити працівникам причини пере­гляду норм праці, а також умови, за яких мають застосову­ватися нові норми.

- про запровадження нових і зміну чинних норм праці влас­ник повідомляє працівників не пізніш як за один місяць до їх запровадження.

Недотримання встановленої законодавством процедури є по­рушенням трудового законодавства.

Процес запровадження нових норм облікової роботи на під­приємстві здійснюється у декілька етапів. На підготовчому етапі оформляють такі документи:

- заявку керівника підприємства голові профспілкової орга­нізації про узгодження норм часу на облікові роботи, до якої додають проект відповідного наказу;

- витяг з протоколу засідання профспілкового комітету зі зго­дою на запровадження норм часу на облікові роботи.

На етапі запровадження норм часу оформляється наказ по під­приємству. У ньому затверджується розрахунок нормативної тру­домісткості робіт і нормативної чисельності працівників апарату бухгалтерії, відхилення штатної чисельності від нормативної, які оформляються як додаток до наказу; установлюється строк запро­вадження нових норм часу; сповіщаються працівники бухгалтерії про майбутнє запровадження норм часу. У разі відхилення фак­тичної чисельності апарату бухгалтерії від нормативної головному бухгалтеру дається доручення у зазначений строк внести відповідні пропозиції про оптимальні кадрові рішення з метою приведення чисельності апарату бухгалтерії до розрахункової.

1.3 Структура і побудова апарату бухгалтерії

Бухгалтерія є структурним підрозділом підприємства, призначеним для виконання певних функцій і завдань. На апарат бухгал­терії певні обов'язки, а також його наділяють певними правами. І ефективно виконувати покладені на нього функції і завдання апарат бухгалтерії спроможний за умови вмілої організації його робо­ти. Така організація включає комплексне вирішення усіх питань, і пов'язаних із поділом та кооперуванням праці, формуванням апа­рату бухгалтерії певної форми та структури, чітким визначенням функцій, завдань, обов'язків та прав як бухгалтерії у цілому, так і кожного її структурного підрозділу і кожного бухгалтера.

Організаційна побудова апарату бухгалтерії - це форма по­ділу і кооперування праці, що включає поділ облікової роботи між бухгалтерами; вибір структури та форми апарату бухгалтерії, ви­значення його завдань, обов'язків і функцій, регламентацію облікового, контрольного і аналітичного процесів та роботи бухгал­терії.

Поділ праці - це розчленування облікового процесу на окремі самостійні види робіт та їх закріплення за виконавцями. Спеціа­лізація бухгалтерів на виконанні певних облікових операцій за­безпечує зростання рівня їх професіоналізму, продуктивності та якості праці, тому є одним із основних чинників удосконалення облікового процесу. Поділ праці між працівниками дозволяє ви­значити функції та завдання кожної структурної дільниці та роз­робити організаційну модель апарату бухгалтерії. Поділ праці у бухгалтерії реалізується у розподілі обов'язків між виконавцями як за характером і змістом роботи, так 1 за рівнем кваліфікації пер­соналу. За характером і змістом роботи її поділяють за такими принципами:

1) предметним (тематичним; оперативно-виробничим, топо­логічним);

2) функціональним;

3) змішаним.

При застосуванні предметного принципу поділу праці за кожним сектором (відділом, групою, бухгалтером) закріплюється певний об'єкт обліку, наприклад, сектор або група обліку основних засобів і нематеріальних активів; сектор або група обліку запасів; сектор або група обліку грошових коштів; сектор або група обліку розрахунків з персоналом; сектор або група обліку виробництва; сектор або група обліку реалізації; сектор або група обліку розра­хункових операцій.

При застосуванні оперативно-виробничого принципу поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії за кожним з них закріплюється окреме виробництво, ділянка, які тех­нологічно пов'язані між собою: облік основного та допоміжного ви­робництв у промисловості; облік капітального будівництва, монтаж­них робіт у будівництві; облік рослинництва, облік тваринництва, облік машинно-тракторного парку в сільському господарстві, облік автотранспорту, тощо. Застосування певного принципу поділу праці у бухгалтерії підпорядковується досягненню певних завдань, постав­лених перед апаратом бухгалтерії. Так, предметна структура апара­ту бухгалтерії призначена забезпечувати формування облікової ін­формації у цілому по підприємству, а виробнича - у розрізі окремих структурних підрозділів або видів діяльності, що дозволяє ефективно управляти та контролювати їх діяльність. На малих підприємствах найчастіше використовується предметний принцип, що передбачає закріплення за кожним виконавцем певної ділянки обліку.

При функціональному принципі поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії сектори (відділи, гру­пи) спеціалізуються на виконанні однорідних облікових операцій відповідно до стадій технологічного процесу формування обліко­вої інформації. Так, один сектор лише приймає документи або їх складає, другий - їх перевіряє та обробляє; третій - веде аналітичний та синтетичний облік; четвертий - складає звітність. Такий варіант найповніше відповідає сучасним вимогам організації апа­рату бухгалтерії, де кожне робоче місце оснащене персональним комп'ютером.

На підприємствах зі значним обсягом облікових робіт комбіну­ються предметний та функціональний принципи побудови струк­турних підрозділів апарату бухгалтерії. При цьому, облікова робота між відділами розподіляється за об'єктами обліку, а всередині і виділяють групи для виконання певних облікових операцій. На­приклад, сектор обліку грошових коштів поділяють на групи об­ліку готівки та операцій на рахунках банків, при цьому за о/;ними працівниками закріплюють обов'язки зі складання документів, їх реєстрації, а за іншими - перевірки звітів касира, виписок банків та ведення Журналу 1 та Відомостей 1.1. та 1.2. Така вузька спеціалізація бухгалтерів на виконанні певних облікових робіт забезпе­чу! зростання ефективності облікової роботи, сприяє підвищенню її оперативності за рахунок зростання рівня кваліфікації бухгалтерів.

Залежно від складності облікової роботи, яку виконує персонал бухгалтерії, його поділяють на чотири рівні кваліфікації:

1) керівники, що очолюють апарат бухгалтерії або його струк­турні підрозділи (головні бухгалтери та їх заступники);

2) професіонали - висококваліфіковані працівники із фахо­вою вищою освітою та стажем роботи за спеціальністю;

3) фахівці - спеціалісти із базовою фаховою освітою;

4) технічні службовці, які виконують переважно прості меха­нічні операції (касири, обліковці цеху).

Працівників різних рівнів кваліфікації відрізняє рівень знань та рівень професіоналізму, тому їм доручається робота різної склад­ності. При прийнятті працівника на роботу його можуть призначити на посаду згідно із його дипломом про освіту, але подальше і переміщення на посадах залежить від набутого життєвого досвіду, рівня кваліфікації та ставлення до роботи.

Поділ праці дозволяє об'єднувати трудову діяльність окремих працівників з метою оперативного і якісного виконання завдань, поставлених перед бухгалтерією з найменшими витратами людських ресурсів. Кооперування праці - це об'єднання окремих ви­конавців у групи, сектори, їх робота під керівництвом старшого бухгалтера з метою оптимального використання людських ресур­сів. Кооперація праці апарату бухгалтерії здійснюється на таких організаційних рівнях (рис. 2.1).

Кооперування праці між окремими працюючими дозволяє забезпечити їх вузьку професійну спеціалізацію та підвищити рівень виконуваної роботи, забезпечивши виконавцями усі ділянки облі­кової роботи. Кооперування праці між функціональними підроз­ділами бухгалтерії забезпечує предметну спеціалізацію кожного сектору та дозволяє об'єднувати зусилля при вирішенні складних завдань, зумовлених потребами управління підприємством.

Ефективність бухгалтерського обліку на підприємстві визна­чальною мірою залежить від оптимально вибраної форми і струк­тури апарату бухгалтерії, під якою розуміють його поділ на від­окремлені підрозділи, призначені виконувати самостійні функції, визначення їх підпорядкованості і взаємозв'язку між ними.

Форму і структуру апарату бухгалтерії підприємство обирає са­мостійно із урахуванням об'єктивних факторів. Структура обліко­вого апарату, чисельність його працівників та перелік посад зале­жать від обсягів діяльності підприємства, чисельності працюючих на підприємстві; структури підприємства; видів його діяльності; особливостей організації технології виробництва; територіальної розгалуженості (наявності філій, дочірніх підприємств, представ­ництв і місць їх розташування), рівня комплексної автоматизації управління та автоматизації облікового процесу, системи управ­ління підприємством (централізована, децентралізована), спеці­алізації по видах діяльності, перспектив зростання обсягів діяль­ності, порядку взаємодії бухгалтерії з іншими службами підпри­ємства, обсягів облікової роботи, рівня кваліфікації бухгалтерів та інших факторів, що впливають на обсяги облікової роботи.

Форма і структура апарату бухгалтерії повинні відповідати та­ким вимогам: бути максимально простими і відповідати техноло­гічній структурі підприємства; виключати елементи дублювання та паралелізму функцій і обов'язків працівників; чисельність апа­рату бухгалтерії визначати за нормами часу на виконання колено­го виду облікових робіт та нормативами чисельності працівників бухгалтерії; будуватися із урахуванням сучасних наукових досяг­нень і відповідати принципам наукової організації праці; забезпе­чувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Для побудови апарату бухгалтерії можна обрати одну з органі­заційних форм:

1) централізовану і 2) децентралізовану.

При централізованій формі апарату бухгалтерії на підпри­ємстві створюється головна бухгалтерія, у якій і ведеться обліко­ва робота. Апарат бухгалтерії розташовується сконцентровано, як правило, у приміщенні адміністрації і як методично, так і адміністративно підпорядковується головному бухгалтеру. Така форма апарату бухгалтерії найбільш поширена на невеликих підприємствах з компактним розміщенням підрозділів та у бюджетних установах, де централізовані бухгалтерії обслуговують не одну організацію чи установу, а цілу групу однорідних організацій певного напряму (шкіл, дошкільних закладів, лікарень). Вона має низку переваг і недоліків. До переваг можна віднести, зокрема, ефектив­не використання професійного потенціалу персоналу бухгалтерії, організаційної і комп'ютерної техніки, своєчасне та якісне скла­дання звітності. Серед істотних недоліків - віддаленість апарату і бухгалтерії від місць складання документів, що знижує оператив­ність і обсяги інформаційного забезпечення керівників середньої панки (начальників цехів, служб, підрозділів) під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю діяльнос­ті структурного підрозділу.

При децентралізованій формі апарату бухгалтерії крім го­ловної бухгалтерії підприємства створюються цехові і між цехові бухгалтерії, тобто частина апарату бухгалтерії працює безпосе­редньо у виробничих-підрозділах. Така форма застосовується великими підприємствами зі значною кількістю підрозділів, а також при розміщенні окремих цехів, дільниць чи підрозділів на значній відстані від головного підприємства. При цьому, бухгалтер струк­турного підрозділу з методичних питань підпорядковується лише головному бухгалтеру, а з адміністративних - керівнику відповідного структурного підрозділу.

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах створюєть­ся централізована бухгалтерія (найчастіше нею стає бухгалтерія головного, підприємства), а у територіально й організаційно від­окремлених підрозділах (філіях, представництвах, відділеннях) бухгалтерії, що виконують увесь комплекс облікових робіт від оформлення первинних документів, їх обробки, ведення синте­тичного і аналітичного обліку до складання фінансової і статис­тичної звітності. Звітність подається як до бухгалтерії головного підприємства так і місцевим фінансовим та статистичним органам. Функції бухгалтерії головного підприємства обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів.

Наближення апарату бухгалтерії безпосередньо до місць здійснення господарських операцій підвищує вірогідність обліку, дозволяє оперативно здійснювати контроль і аналіз діяльності структурних підрозділів та забезпечує потреби управління ними Однак, при цьому зростають витрати на утримання апарату бух­галтерії, послаблюється поточний контроль бухгалтерії головного підприємства за роботою на місцях. Вказані недоліки централізо­ваної і децентралізованої організації апарату бухгалтерії успішно долаються при комплексній автоматизації обліково-аналітичних робіт, організації на підприємствах АРМ бухгалтера на основі су­часних ЕОМ і комп'ютерних технологій, а також широкого запро­вадження і розвитку служби внутрішнього аудиту.

Для апарату бухгалтерії обирають певний тип його організа­ційної побудови:

1) лінійний (ієрархічний); 2) лінійно-штабний (по вертикалі); 3) комбінований (функціональний). Тип апарату бухгалтерії залежить від чисельності його працівників.

При лінійному (ієрархічному) типі усі бухгалтера безпосе­редньо підпорядковуються головному бухгалтеру, який контролює роботу кожного виконавця. Така організаційна побудова харак­терна для невеликих підприємств, де чисельність бухгалтерів не перевищує 10-12 осіб (рис .2.2).

При більшій чисельності апарату бухгалтерії його поділяють на самостійні структурні підрозділи - сектори, відділи, групи. Кожний сектор (група) очолюється старшим бухгалтером або заступником головного бухгалтера, який відповідає за роботу даного структурного підрозділу і контролює її. Головний бухгалтер керує апаратом бухгалтерії через заступників або старших бухгалтерів. Його розпорядження передаються старшому бухгалтеру сектора, який передає його керівникові групи. Структурні підрозділи створюються або за предметним (оперативно-виробничим), або функціональним принципом. У першому випадку вони виконують по­вний цикл облікових робіт з обліку певного об'єкта господарюван­ні і: збирають й обробляють первинну облікову інформацію, ведуть аналітичний і синтетичний облік, складають звітність і здійсню­ють оперативний контроль. У бухгалтерії підприємства можуть створюватись такі відділи (сектори):

- фінансово-розрахунковий, який здійснює облік касових операцій і операцій па рахунках банків, розрахункових і кредитних операцій;

- праці й заробітної плати, який відповідає за нарахування заробітної плати і облік розрахунків за виплатами праців­никам, а також складає звітність з праці;

- матеріальний, що на невеликих підприємствах відповідає за облік запасів, основних засобів та інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації, у великих - для обліку кожного об'єкта створюються окремі групи;

- виробництва і калькулювання, який здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продук­ції (робіт, послуг), виявляє результати роботи виробництва, інвентаризує незавершене виробництво, складає звітність про виробництво і собівартість продукції;

- готової продукції та її реалізації, який веде облік надхо­дження готової продукції на склади підприємства, її відван­таження і реалізації, розрахунків з покупцями та замовни­ками і складає звітність про обсяги реалізації;

- зведено-балансовий, який здійснює решту господарських операцій (облік валових доходів і валових витрат, фінан­сових результатів), веде узагальнюючі й облікові регістри, складає декларації, баланс та інші форми фінансової і ста­тистичної звітності, організовує бухгалтерський архів. Блок-схема бухгалтерії підприємства, побудована за пред­метним принципом, наведена на рис. 2.3.

На підприємствах, де фінансовий облік відокремлено від управлінського, апарат бухгалтерії поділяють на фінансову бухгалтерію, і виробничу бухгалтерію та групи оперативного аналізу і контролю. Першій підпорядковують групи обліку активів (запасів і необорот­них активів), розрахунків з оплати праці, розрахункових, фінансових і кредитних операцій; другій - групи обліку витрат виробництва та калькулювання собівартості продукції. При використанні оперативно-виробничого принципу кожний підрозділ бухгалтерії обслуговує декілька однорідних цехів, господарств або складів.

При використанні функціонального принципу поділу обліко­вих робіт кожному бухгалтеру для виконання делегують однорідні роботи (приймання або складання документів, виконання розра­хунків, складання звітності).

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах бухгалтерія і оговорюється за комбінованою структурою. Між самостійними підрозділами, які виконують предметно-замкнені облікові про­цеси, обов'язки і функції поділяють за функціональним принци­пом. Блок-схема апарату бухгалтерії, побудована за комбінованою структурою, наведена на рис. 2.4.

Структура бухгалтерії розкривається у штатному розкладі підприємства, де вказують назву посад, чисельність працівників за кожною посадою, посадовий оклад та систему преміювання. Структуру апарату бухгалтерії та розподіл обов'язків між її пра­цівниками визначає головний бухгалтер. Первинним елементом Структури апарату бухгалтерії є посада. Формування посади вклю­чає визначення характеру, складу та обсягу функцій і обов'язків, які виконуватиме працівник.

Структура бухгалтерії не може залишатись постійною, при змінах, що відбуваються у діяльності суб'єктів підприємницької ді­яльності, її необхідно її постійно вдосконалювати. Фундаменталь­ною основою реалізації системного підходу до організації апарату і бухгалтерії є приведення його організаційної структури у відповід­ність із вимогами і потребами управління, що дозволить підпри­ємству ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продук­тивно розподіляти та направляти зусилля своїх співробітників на досягнення поставлених цілей. Але, рішення щодо перебудови та і вдосконалення організаційної структури апарату бухгалтерії не­обхідно обґрунтувати обсягом витрат на його утримання.