5 Глава. Инвентаризации и другие проверки

Как следует из п. 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка запасов.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна.

Инвентаризация обязательна:

1)при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2)перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

3)при смене материально ответственных лиц;

4)при выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества;

5)в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6)при реорганизации или ликвидации организации;

7)в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Требования детализированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995г. №49 (далее – Указания по инвентаризации).

Как следует из этих документов, цель инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Указывать в учетной политике организации обязательность проведения инвентаризаций в случаях, перечисленных выше (кроме инвентаризации перед составлением годовой отчетности), необязательно. Однако в учетной политике должен быть определен список материально ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год должны определяться состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризуемого имущества) и дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Приведем некоторые практические рекомендации, выполнение которых целесообразно при инвентаризации МПЗ вообще и материалов в частности.

Все МПЗ должны находиться под отчетом материально ответственных лиц. Исключение составляют товары в пути и товары отгруженные. При проверке следует обратить внимание на дату выдачи МПЗ под отчет. Если выдача материалов связана с выполнением каких либо работ, то особое значение приобретает изучение правильности и своевременности оформления документов на списании материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы не оформлены в установленном порядке, а сроки проведения работ истекли, то, как правило, имеет место недостача МПЗ. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание какого-нибудь сезона, например материалы, выданные для работ по озеленению территории, в ноябре не могут не быть израсходованы и оформлены списанием.

На материалы и другие МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на МПЗ, находящиеся на складах других организаций, следует составлять отдельные описи. Это требование закреплено в п. 3.21 Указаний по инвентаризации. Но, если вспомнить, что инвентаризации осуществляются по местам хранения и подотчетным лицам, то данное требование очевидно.

Согласно нормативным документам инвентаризацию нужно проводить в порядке расположения ценностей в помещении. При этом целесообразно применять единый подход к понятию «порядок расположения». На практике, как правило, это проверка «справа налево, сверху вниз». Благодаря такому единому подходу можно свести к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

Достаточно распространена практика назначения в инвентаризационные комиссии одних и тех же должностных лиц на протяжении ряда (10 и более) лет. Это можно считать ошибкой и следует рекомендовать регулярную ротацию состава комиссий. Дело не в моральных качествах членов комиссий и возможности их сговора с материально ответственным лицом, а в необходимости свежего взгляда, который может выявить недостатки в организации хранения и инвентаризации.

При проверке актов на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки), необходима оценка полноты оприходования МПЗ. Особенно это важно при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов.

Кроме того, обязательно проведение отдельных проверок состояния и наличия запасов в процессе текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием запасов по наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации.

Порядок проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п. устанавливаются руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

При инвентаризации запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства: склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В некоторых подразделениях организации складов (кладовых) может не быть.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера ( бухгалтера при отсутствии в штате организации должности главного бухгалтера). При разработке учетной политике целесообразно указать, какие склады организации имеют статус самостоятельных, а также определить перечень документов, возникающих при организации складского учета и его взаимодействии с бухгалтерским, должностных лиц, ответственных за составление таких документов, сроки их составления и представления.

Пунктом 25 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов установлено, что если склады (кладовые) не являются самостоятельными учетными единицами организации, инвентаризация запасов на таких складах (в кладовых) проводится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в соответствующем структурном подразделении. Это следует учитывать при определении сроков инвентаризаций отдельных видов имущества. В частности, из-за большой номенклатуры и большого количества материалов, их инвентаризацию полезно начинать не позднее 1 октября отчетного года, чтобы было время для обработки результатов инвентаризации. Вместе с тем оценка объемов и стоимости незавершенного производства имеет практический смысл тогда, когда осуществляется непосредственно перед оформлением заключительных оборотов. В этой ситуации есть только один выход: при инвентаризации незавершенного производства проводить дополнительную инвентаризацию только на складах и в кладовых, материалы из которых списываются на производство. Подразумеваются склады и кладовые, расположенные непосредственно в цехах, а не центральный склад.

Выше мы уже говорили о том, что порядок работы и количество функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, нужно установить в специальном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

При разработке такого положения (или при определении функций комиссии) следует помнить, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который должен как минимум включать следующие элементы (в соответствии с п. 26 названных Методических указаний):

1)выявление фактического наличия запасов;

2)сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета;

3)документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и других аналогичных документах);

4)определение причин списания запасов и возможности использования отходов.

Учитывая большой объем перечисленных работ, их специальный характер, в организации можно создавать рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). Данный распорядительный документ лучше утверждать отдельно от положения о комиссии (о котором говорилось выше). Это связано с тем, что положение может действовать в течение нескольких отчетных периодов, а состав комиссии персонифицирован и может меняться в течение года.

В состав указанных комиссий рекомендовано включать:

-представителей администрации организации (одного из заместителей руководителя организации или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами);

-работников бухгалтерской службы (в крупных организациях можно включать двух работников: бухгалтера, ведущего материальный учет, и бухгалтера, который по своим функциям с учетом запасов не связан,- для обеспечения беспристрастности и для того, чтобы повысить эффективность проведения проверки);

-представителей юридической службы (такой специалист может оказаться незаменимым в случаях, когда речь идет о недостачах материалов, поступивших от поставщиков, а также тогда, когда принимается решение о привлечении материально ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности);

-инженеров (специалистов, которые обладают необходимой квалификацией и опытом для того, чтобы оценить рациональность использования отдельных видов материалов и необходимый объем запасов);

-экономистов;

-техников;

-работников других специальностей, знания и опыт которых позволит обеспечить эффективность инвентаризаций и других проверок;

-представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских фирм.

Пунктом 28 названных Методических указаний определены обязанности бухгалтерской службы при инвентаризации и других проверках и обработке их результатов:

-осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризацией. Выполнение данной функции достигается посредством включения необходимых мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц;

- требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для того чтобы иметь возможность такого требования, при разработке распорядительного документа о проведении инвентаризации или другой проверки, нужно указать сроки, в которые результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации и, может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, регулируется положением (или иным анологичным документом) разработанном в организации, указанные элементы нужно включить в данное положение;

- следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

- отражать на счет бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Порядок учета инвентаризационных разниц более подробно рассмотрен далее. Здесь же лишь подчеркнем, что эти разницы необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, на размер которых результаты проверок могут повлиять.

По результатам инвентаризаций или других проверок принимаются решения об устранении недостатков хранения и учета запасов и возмещении материального ущерба.

Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, а в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов соответствующие нормы только продублированы и детализированы.

Выявленные при инвентаризации излишки запасов приходуют по рыночным ценам и одновременно их стоимость относят: в коммерческих организациях - на финансовые результаты; в некоммерческих организациях - на увеличение доходов.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности конкретный порядок отражения в бухгалтерском учете сумм стоимости излишних материалов не установлен. Исходя из экономического содержания счетов учета финансовых результатов следует предположить, что наиболее правомерно отнесение сумм стоимости излишнего имущества на счет 91 "Прочие доходы и расходы". Не будет неправильным и использование счета 99 "Прибыли и убытки". Однако в отдельных случаях для отражения результатов инвентаризации необходимо использование не только кредита, но дебета выбранного счета учет финансовых результатов. Отражение некоторых сумм по дебету счета 99 весьма спорно.

Излишние материалы должны приходоваться по рыночным, а не по учетным ценам. Это требование существенное, когда в результате инвентаризации выявляются излишки материалов, рыночная стоимость которых значительно выше балансовой. Как правило, излишки выявляются по темнаименованиям материалов, которые числятся на балансе организации. Но на практике в качестве излишнего выявлено также имущество, которые на балансе организации не значится (такая ситуация более характерна для излишков объектов основных средств). В любом случае рыночная стоимость должна быть подтверждена документально. Организация не заинтересована в завышении стоимости приходуемого имущества, так как эта сумма непосредственно влияет на размер налогооблагаемой прибыли. Вместе с тем налоговые органы могут поставить под сомнение правильность определения рыночной цены.

Таким образом, в бухгалтерском учете оприходование излишних материалов оформляется проводкой по дебету счета 10 "Материала" (соответствующий субсчет) и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Недостачу и порчу запасов списывают со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает договорную (учетную) цену запасов и долю транспортно- заготовительных расходов, относящуюся этим запасам. Порядок расчета указанной доли организация устанавливает самостоятельно.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов (в части договорной (учетной)цены запаса) и дебету счета 94 и кредиту счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (при использовании в учетной политике организациисчетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов).

При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), эти запасы одновременноприходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

Таким образом, при отражении в учете недостач и порчи материалов будут оформляться следующие проводки:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - Кредит счета 10 "Материалы" - на сумму стоимости недостающего имущества (порядок списания сумм, отнесенных на счет 94, подробно рассмотрен далее);

Дебет счета 94 - Кредит счета 16"Отклонение в стоимости материальных ценностей"- на сумму транспортно-заготовительных расходов;

Дебет счета 10 (по соответствующим субъектам) - Кредит счета 94- на сумму стоимости материалов. оприходованных по цене возможного использования.

ПРИМЕР 5.1

При инвентаризации материалов выявлены недостача пиломатериалов на сумму 200 тыс. руб и порча в результате нарушения температурно-влажностного режима. Фактическая себестоимость приобретения испорченных материалов - 50 тыс. руб; цена возможного использования (в качестве топлива) - 5 тыс.руб. Транспортно-заготовительные расчеты учитываются на счет 16, и их размер в соответствии с порядком, установленным в организации, равен 20% от стоимости материалов.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет счета 94 - "Недостачи и потери от порчи ценностей" - Кредит счета 10 "Материалы" - 200 тыс.руб. - на сумму стоимости недостающих материалов;

Дебет счета 94 - Кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" - 40 тыс.руб. - на сумму отклонений в стоимости недостающих материалов (транспортно-заготовительных расходов);

Дебет счета 94 - Кредит счета 10 - 50 тыс.руб. - на сумму стоимости испорченных материалов;

Дебет счета 10, субсчет "Топливо" - Кредит счета 94 - 5 тыс.руб. - на сумму стоимости испорченных материалов, оприходованных по цене возможного использования;

Дебет счета 94 - Кредит счета 16 - 9 тыс.руб.(50 тыс.руб - 5 тыс.руб*20%) - на сумму транспортно-заготовительных расходов в части, относящийся к стоимости испорченных материалов. В данном случае списанию подлежит не вся сумма транспортно-заготовительных расходов, относящаяся к испорченным материалам, а только относящаяся к их стоимости, скорректированной на стоимость оприходованных материалов. В противном случае придется уточнять размер отклонений в стоимости материалов, учитываемых на счете 16, так как сальдо по счету 10 измениться в меньшей степени, чем сальдо по счету 16.

Порядок списания сумм, отнесенных на счет 94, установлен п.30 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов:

1) в пределах норм естественной убыли - на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу;

2) сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов - у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Приотсутствиинорм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

В качестве подтверждения фактов отсутствия виновных лиц или иных обстоятельств, позволяющих списать суммы недостач на финансовые результаты, в названных Методических указаниях рекомендуется использовать документы, подтверждающие обращения в соответсвующие органы (органы МВД России, судебные органы и др.) по фактам недостач, и решения этих органов, а также заключения о фактах порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций. Данные документы должны прилагаться к материалам, представляемым к руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли.

ПРИМЕР 5.2

При инвентаризации выявлена недостача основных материалов на сумму 100 тыс. руб; материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу - 20 тыс.руб. Норма естественной убыли по основным материалам - 5%, по материалам, используемым при осуществлении расходов на продажу нормы естественной убыли не установлены. Недостача основных материалов в сумме 50 тыс.руб.произошла по вине кладовщика (необеспечение условий хранения), в сумме 30 тыс.руб. - по вине должностных лиц, ответственных за организацию технологического процесса(нарушение технологии, выразившееся в неправильном определении размера операциооного запаса). По недостаче на сумму 20тыс.руб.виновные лица не выявлены. По поводу недостачи материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу, был подан иск в суд с должностных лиц, ответственных за продаж готовой продукции. Решением суда в иске было отказано.

В бухгалтерском учете будут оформлены следующие проводки:

Дебет счета 94 - Кредит счета 10"Материалы" - 120 тыс.руб. - на всю сумму недостачи (на практике проводок будет несколько - по субсчетам счета 10);

Дебет счета 20"Основное производство" - Кредит счета 94 - 5 тыс.руб. - на сумму недостачи в пределах норм естественной убыли;

Дебет счета 73"Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 " Расчеты по возмещению материального ущерба" - Кредит счета 94 - 76 тыс.руб. - на сумму недостачи, обращенную к взысканию с виновных лиц (сумма взыскания уточнена с учетом норм естественной убыли);

Дебет счета 91"Прочие доходы и расходы" - Кредит счета 94 - 19 тыс.руб. - на сумму стоимости недостающих основных материалов, по которой виновные лица не установлены (сумма также скорректирована с учетом норм естественной убыли);

Дебет счета 91 - Кредит счета 94 - 30 тыс.руб. - на сумму недостачи материалов, используемых при осуществлении расходов на продажу.

Две последние проводки имеют одинаковую корреспонденцию, но на практике оформляются в разные отчетные периоды, поскольку факт не установления виновных лиц и судебное разбирательство требуют неодинаковых сроков.

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все - таки оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача.

ПРИМЕР 5.3

В результате инвентаризации выявлена недостача материалов на сумму 40 тыс.руб.; по той же группе выявлен излишек на суму 20 тыс. руб. Норма естественной убыли - 5%. Зачет пересортицы, по нашему мнению, можно отражать только в аналитическом учете ( миную системный синтетический учет). Однако в том случае, когда применяются нормы естественной убыли, правильнее задействовать счет 94. В этом сучае оформлены следующие проводки:

Дебет счета 94 "Недостача и потерь от порчи ценностей" - Кредит счета 10 "Материалы" - 40 тыс.руб. - на сумму выявленной недостачи;

Дебет счета 10 - Кредит счета 94 - 20 тыс. руб. - на сумму стоимости излишествующих материалов;

Дебет счета 20"Основное производство" - Кредит счета 94 - 1 тыс.руб. - на сумму естественной убыли.

Обращаем внимание на то, что норма естественной убыли применяется ко всей сумме недостачи, но не применяется к излишкам. Это прямо следует из п.30 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов, а также из экономического смысла операции: излишние материалы остаются в организации и будут списываться на издержки обращения и производства по учетным ценам. Применение норм естественной убыли к излишкам или ко всей сумме недостачи исказит информацию о состоянии МПЗ.

Существенны требования п.32 названных Методических указаний, согласно которым взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортице может проводиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то разница списывается в порядке, установленном для списания сумм недостачи - в общем случае разница относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разница рассматривается как недостача сверх норм убыли и списывается на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Также существенным следует считать положение, в соответствии с которым исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено только руководителюорганизации. Наиболее целесообразным предоставляется оформление такого решения в виде приказа или иного распорядительного документа. И основание для принятия такого решения - предложение инвентаризационной комиссии - должно быть оформлено документально. Ни председатель комиссии, ни комиссия (коллегиально) не могут самостоятельно принимать решения о проведения зачета по пересортице.

Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе прочих доходов организации.

Начиная с отчетности 2006г. чрезвычайные доходы и расходы учитываются в составе прочих (на счете 91"Прочие доходы и расходы"). Следовательно, и суммы ущерба вследствие стихийных возмещений должны отражаться на этом счете. Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не требуется выделять чрезвычайные доходы и расходы в обособленные виды доходов и расходов. Однако для целей бухгалтерской отчетности такое выделение может иметь значение.

ПРИМЕР 5.4

В результате пожара на складе организации утрачены материалы на общую сумму 50 тыс. руб. Материалы застрахованы на сумму 40 тыс. руб. (по законодательству суммы страховых возмещений не могут превышать суммы фактического ущерба). Транспортно-заготовительные расходы в организации учитываются на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Норма транспортно-заготовительных расходов -20%.В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» - Кредит счета 10 «Материалы» -50 тыс. руб. – на сумму стоимости утраченных материалов по учетным ценам;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» - Кредит счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» - 10 тыс. руб. – на сумму транспортно-заготовительных расходов в части, относящейся к сумме утраченных материалов;

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по имущественному и личному страхованию» - Кредит счета 91 – 40 тыс. руб. –на сумму причиняющегося страхового возмещения;

Дебет счета 51 «Расчетные счета» - Кредит счета 76 – 40 тыс. руб. – на сумму денежных средств, поступивших от страховой компании.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была заключена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. Для целей финансового учета должны быть приняты во внимания события после отчетной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Перечислим элементы инвентаризационного процесса, которые, если не будут выполнены, могут стать основанием для признания результатов инвентаризации недействительными:

1) персональный состав постоянно действующий или рабочей комиссии не утвержден руководителем организации;

2)при инвентаризации не присутствовал хотя бы один член комиссии;

3) последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии;

4) у материально ответственных лиц не отобраны расписки в том, что все приходные и расходные документы проведены по учету, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

5) данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяется посредством анализа исполнения инвентаризационных описей - наиболее ярким примером формализма служит заполнение всех граф описей автоматическим способом, а в случае выявления расхождений исправления вносятся вручную). Вообще идеальной следует считать такую организацию работы, при которой во время проверки непосредственно в местах хранения нет никаких учетных регистров, а только имущество и незаполненные инвентаризационные описи (для удобства их можно лишь разграфить), и сопоставление данных наличия и учета осуществляется камерально;

6) инвентаризационныеописи составлены только в одном экземляре;

7) на последней странице описи нет отметки и проверки цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку. Итоги должны быть выведены на каждой странице. При этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, проставленных в данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано. Это требование иногда вызывает недоумение, особенно у счетных работников. На самом деле итоги являются контрольными цифрами, их размерность не важна, а значение состоит в исключении в случае внесения исправлений и инвентаризационные описи после их утверждения. Актуальным это может быть в случае заполнения инвентаризационных описей ручным способом и наличия материальных ценностей, учитываемых в весовых и мерных единицах, т.е. с десятичными знаками;

8)исправленные ошибки не оговорены или исправления заверены подписью только одного члена комиссии, а не всех;

9)в описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;

10)на последней странице нет подтверждения материально ответственным лицом отсутствия претензий к членам комиссии и отметки о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;

11) во время перерывов на работе не был закрыт доступ посторонних лиц в помещения, где хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.