6 Глава Первичные документы по учету материалов

6.1 Общие положения

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такие документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждаемым и регулярно уточняемым Росстатом. Организация имеет право применять первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм. При необходимости, как правило, используются формы документов, утвержденные еще до начала современных рыночных преобразований. Кроме того, организация имеет право разработать собственные формы первичных документов, если побочных форм нет в специальных альбомах.

Для того чтобы формы документов, не входящие в альбомы унифицированных форм, могли использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учете, законодательством установлены определенные условия, которые будут указаны далее.

Формы документов, разработанные организацией, должны быть утверждены быть в ее учетной политике, например в составе одного из приложений.

Список лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Следует иметь в виду, что факсимальная копия не гарантирует действительность на ней подписи, поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении дл принятия управленческих решений, но нельзя принимать к бухгалтерскому учету в качестве оправдательного документа при отражении хозяйственных операций.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляет возможным - непосредственно после ее окончания. Требование составления первичных документов сразу после окончания операциине распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно- кассовой техники.В соответствии с п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ в том случае допускается составление первичного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на базе первичных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений согласно законодательству РФ.

Общие требования к оформлению и наличию первичных документов бухгалтерского учета МПЗ сформулированы в Законе о бухгалтерском учете и воспроизведены в ПБУ 5/01 и Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов:

1) все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными документами;

2) первичные документы должны включать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете (наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измеритель хозяйственный операции в натуральном и денежном выражениях; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки);

3) первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер);

4) первичные документы должны быть надлежащим образом оформлены с заполнением всех необходимых реквизитов и иметь необходимые подписи;

5) в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, а также технологии обработки учетной информации.

Вместе с теми названными Методическими рекомендациями устанавливаются некоторые особенности учета МПЗ. В частности, п.11 этих Методических рекомендаций определены три уровня разработки и утверждения форм первичных документов :

a)унифицированные формы первичной документации, которые разрабатываются и утверждаются Росстатом (ранее Госкомстатом России) по согласованию с Минфином России. В настоящее время обязательны к применению формы документов по учету материалов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - постановление Госкомстата России №71а), а также формы первичной документации по учету продукциии товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России (на момент принятия Росстата) от 9 августа 1999г. №66;

б) отраслевые формы первичной документации, которые утверждаются министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти. Под органами исполнительной власти как собственно отраслевых министерства и ведомства, так и органы, которым предоставлено право разрабатывать и утверждать нормативные документы, обязательные к применению всем хозяйствующими субъектами, например Минфин России. При формировании учетной политики организация должна учитывать перечень отраслевых форм, используемых в бухгалтерском учете. По нашему мнению, во избежание разногласий с налоговыми контролирующими органами, лучше компоновать отраслевые формы в отдельное приложение к учетной политике независимо от того, каким органом федеральной исполнительной власти они утверждены;

в) формы первичных документов для записи хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы, о которых уже упоминалось.

По существующим правилам при отсутствии показателей по отдельным реквизитам в первичных документах, соответствующие строко- графы прочеркиваются. Хотя требование очевидно, на практике оно нередко нарушается. Возможные последствия такого нарушения предугадать нетрудно, особенно когда речь идет об отпуске МПЗ: последующее заполнение строк и граф первичного документа данными о материалах, которые фактически не выдавались, - наиболее простой способ хищений или покрытия недостач. К приходным документам предъявляются те же требования, что и к документам на отпуске материалов. Отличие состоит в том, что роль бухгалтерии организации, приходующей материалы, сводится к осуществлению последующего контроля: незаполненные строки и графы в приходных документах целесообразно прочеркивать при обработке этих документов.

На выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета) может составляться отдельный перечень наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных документов. Этот перечень, особые правила, а также порядок контроля за расходованием (использованием) подобных материалов устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера, и целесообразно закрепить данные моменты в учетной политике организации. В данном случае речь идет о драгоценных металлах и драгоценных камнях, так как ни ПБУ 5/01, ни Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов порядок их бухгалтерского учета не регулируется.

В соответствии с п.13 этих Методических указаний первичные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие неповторяющихся номеров в течении одного отчетного года. Таким образом, при организации учета необходимо определить, какие формы документов могут быть пронумерованы заранее, а какие следует нумеровать при оформлении хозяйственной операции. По нашему мнению, провести такую дифференциацию нетрудно: документы, которые хранятся в форме книжек (доверенность, накладные и др.) лучше нумеровать заранее. Это не исключает возможности, целесообразности, а в некоторых случаях и необходимости регистрировать факт выдачи заполненных форм (собственно первичных документов) по принадлежности. Данная мера позволит сократить затраты времени на последующий контроль за правильностью и своевременностью совершения отдельных хозяйственных операций (отпуска материалов в производство, на реализацию и пр.). Если незаполненные формы документов не сшиваются, а хранятся разрозненно (в пачках или в виде отдельных экземпляров), их лучше всего нумеровать при заполнении. В противном случае у бухгалтера появится дополнительная обязанность - обеспечивать сохранность бланков документов (не являющихся бланками строгой отчетности). С большей долей уверенности можно предположить, что часть пронумерованных бланков будет теряться или портиться при заполнении, а это приведет к появлению новых проблем.

Пунктом 14 названных Методических указаний предусматривается возможность составления первичных документов не только на бумажных, но и на машинных носителях информации. Оговаривается, что программа кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных документов. Кроме того, нужно руководствоваться требованиями п.8 названных Методических указаний, в соответствии с которым применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах. Иначе говоря, перед тем, как заказывать разработку нового или адаптацию действующего программного обеспечения, необходимо определить, какая информация и в какой форме может понадобиться для использования при принятии управленческих решений. Следует считаться и с тем, что налоговые и иные контролирующие органы при проверках могут потребовать информацию, детализированную или сгруппированную иным образом, нежеле это делается в компьютерной программе. Особенности обработки бухгалтерской информации средствами вычислительной техники обусловлены прежде всего размером экрана монитора: для того чтобы информация адекватно воспринималась и однозначно идентифицировалась, буквы и цифры должны легко читаться. Следовательно, значительная часть унифицированных и отраслевых форм первичной документации не может быть не может быть перенесена в компьютер без изъятий и упрощений. Поэтому представляется разумным предусмотреть возможность вывода информации на бумажные носители в том виде, в каком бы они могли быть оформлены без применения средств вычислительной техники (например, данные о фактической себестоимости приобретенных МПЗ, целесообразно представлять в виде типового журнала-ордера №6 не зависимо от того какой используется алгоритм машинной обработки).

Все первичные документы по движению материальных ценностей на складах (кладовых) подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки в соответствии с графиком документооборота. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций: проводит счетную проверку, а также выясняет, соответствуют ли данные, указанные в документах, условиям заключенных договоров.

При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, лицо, учитывающее материалы, сообщает об этом главному бухгалтеру. Принимаются меры к до оформлению недооформленных документов, либо такие документы возвращаются складам (кладовым) и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не выполнялась), т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.

6.2 Унифицированные формы документации по учету материально- производственных запасов.

Постановление Госкомстата России №71а установлены следующие унифицированные формы первичной документации по учету материалов:

1. Для оформления операций по отражению материалов:

№ М-2 "Доверенность", № М-2а "Доверенность";

№ М-4 "Приходный ордер";

№ М-7 "Акт о приемке материалов";

№ М-35 "Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений".

2. Для оформления операций по выбытию материалов:

№ М-2 "Доверенность", № М-2а "Доверенность";

№ М-8 "Лимитно - заборная карта";

№ М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону";

№ М-17 "Карточка учета материалов".

3. Для оформления операций по внутреннему перемещению материалов:

№ М-11 "Требование-накладная".

4. Для учета движения материалов на складе:

№ М-17 "Карточка учета материалов".

Приведем общие правила по заполнению перечисленных форм.

Доверенности(М-2 и № М-2а) могут использоваться при получении, при отпуске МПЗ. В первом случае бухгалтерия организация-поставщика оформляет доверенность (в одном экземпляре) и выдает расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, не превышает 15 дней. Исключение может быть сделано для получения материально - производственных запасов в порядке плановых платежей - доверенность может быть выдано на календарный месяц.

При отпуске МПЗ, в том числе при продаже материалов в порядке прочей деятельности, доверенность, предъявленная представителем поставщика, является основанием выдачи проданных или переданных материалов. При проверке предъявляемых доверенностей особое внимание следует уделять соответствию паспортных данных, а также сроку действия доверенности.

Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учете выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающем в организации не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Приходной ордер(форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, в том случае, когда поставка полностью соответствует условиям договора по количетву, ассортименту, качеству и иным существенным условиям. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей.

Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке материалов(форма № М-7) составляется в случаях:

- приемка материалов, по которым есть количественное и качественное расхождения с данными сопроводительных документов;

- приемка материалов, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

- при приемке материалов, поступивших без документов.

Акт формы № М-7 служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю.

Данный акт составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии. Обязательно участие в состлении акта материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Лимитно-заборная карта(форма № М-8) - весьма простое и эффективное средство документального оформления отпуска материалов в производство, позволяющее контролировать соблюдение норм расхода, а также анализировать расход МПЗ. Для применения лимитно-заборной карты необходимо установить лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции.

Лимитно-заборная карта также служит оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом дополнительные документы не составляются.

Отпуск материальных ценностей проводится со складов, которые указаны в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Склад сдает лимитно-заборные карты в бухгалтерию после использования лимита.

Подробнее использование лимитно-заборных карт описано в разделе 7.1.

Требование-накладная(форма № М-11) применяется для отражения операций движения материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами самой организации.

Требование-накладная составляется в двух экземплярах, из которых один остается на сдающем складе, другой - передается принимающему.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче из производства на складе или в кладовую остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) используется при отпуске материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Карточка учета материалов (форма № М-17) - основной регистр учета движения материалов на складе но каждому сорту, виду и размеру. Эта форма заполняется па каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке делают на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Если в организации применяются лимитно-заборные карты, то для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в форме № М-17. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не заполняются, а сама операция совершается на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и нe имеющих силы бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточке учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется в тех случаях, когда осуществляется разборка, ликвидация или демонтаж объектов основных средств.

Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий у подрядчика. Заказчик первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.