§ 27. Заключительное совещание

Заключительное совещание проводится с целью доведения до сведения персонала аудитируемого подразделения результатов работы аудиторской группы.

Ведет заключительное совещание ведущий аудитор. Совеща­ние протоколируется одним из членов аудиторской группы.

Ведущему аудитору следует:

• поблагодарить персонал подразделения (группы подразделе­ний) за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь;

• подчеркнуть, что из-за того, что проверка носила выборочный характер (ввиду ограниченности ее по времени и ресурсам), не следует, что в местах, которые не были охвачены проверкой, совсем нет недос­татков;

• ознакомить присутствующих с результатами проверки;

• передать оригиналы протоколов о несоответствиях и замеча­ниях руководителю процесса (подразделения);

• высказать рекомендации по улучшению деятельности подраз­деления или процесса;

• предоставить краткое время на вопросы и обсуждение пред­ставленных данных;

• согласовать реальные даты для инспекционного контроля по результатам выполнения корректирующих (предупреждающих) действий;

• закрыть совещание, поблагодарив участников за сотрудничес­тво.

Внимание! По решению ведущего аудитора заключитель­ное совещание может быть заменено на об­суждение заключения аудиторской группы с руководителем проверяемого процесса ( под­разделения).

96

§28. Составление отчета об аудиторской проверке

Ответственность за подготовку и содержание отчета несет ве­дущий аудитор.

Отчет об аудиторской проверке должен представлять полные, точные и достоверные данные о проведенной работе.

При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы:

• соответствует ли деятельность подразделения или выполне­ние процесса требованиям соответствующих стандартов ИСО и доку­ментов системы менеджмента качества и (или) экологии?

• имеются ли «узкие места» и недостатки в проверенной дея­тельности (процессе)?

• может ли проверенная деятельность (процесс) быть упроще­на?

• что можно предложить для улучшения деятельности (процес­са)?

В общем случае в состав отчета об аудиторской проверке вклю­чают собственно отчет (справка о проведенной проверке); пояснения в случае выполнения проверки не в полном объеме и при отрицательных результатах деятельности аудитируемого подразделения; протоколы о несоответствиях; планы корректирующих (предупреждающих) де­йствий; план улучшающих действий; а также заполненные и подписан­ные опросные листы и контрольные вопросники, протоколы вводного и заключительного совещаний и др.

В отчет не включаются несоответствия или замечания, обнару­женные аудитором, но откорректированные сотрудниками аудитируе­мого подразделения в ходе проверки. Однако сведения об этих недостатках должны быть сохранены в журналах аудиторов на случай проведения повторных проверок. В отчете могут быть отмечены труд­ности, встретившиеся в ходе аудиторской проверки: недостаточная дис­циплинированность при представлении материалов, недоброжела­тельность по отношению к аудиторам и др.

Ниже приведена возможная форма отчета об аудиторской проверке.

Внимание! В рекомендациях по улучшению в от чет следу­ет включать выявленные в ходе аудита воз­можности по улучшению. Такими возможностями могут быть:

• улучшение условий труда сотрудников под­разделения;

• сокращение межпроцессных переходов;

• обучение сотрудников работе по соверше­нствованию процедур;

• повышение заинтересованности сотрудни­ков в результатах своего труда и др.

97

ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ОТЧЕТА ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ