§ 24. Документирование несоответствия

Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем аудитируемого подразделения несоответствие или за­мечание должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:

• время и место обнаружения (выявления);

• краткое содержание несоответствия (замечания);

• значимость несоответствия;

• ссылка на нарушение требования определенного документа;

• необходимость коррекции или корректирующего действия.

Внимание! Протокол о несоответствии не должен содер­жать ни мнений аудитора, ни его рекоменда­ций по устранению несоответствия (замеча­ния) или тем более каких-либо категорических указаний.

Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несо­ответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикреп­ляется аудитором к стенду с текстом Политики в области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором.

Наряду с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и каждое замечание (уведомление) - свиде­тельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия.

Примерами замечаний (уведомлений) могут служить:

• совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента;

• отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с тех­нической документацией;

• отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;

• отсутствие доказательств проведения отдельного корректиру­ющего действия;

• неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения;

• отсутствие документального обоснования превышения вре­менно согласованных выбросов.

Внимание! Замечания (уведомления) аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, посколь­ку неустраненное замечание может со време­нем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.

80

81

ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПРОТОКОЛА О НЕСООТВЕТСТВИИ (ЗАМЕЧАНИИ)

ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/ЗАМЕЧАНИИ *' № от 200 г.
Код проверки		Объект проверки
Организа­ционная единица			Критерии проверки
Аудитор:
(Фамилия И.О.)			(подпись) (дата)
НЕСООТВЕТСТВИЕ / ЗАМЕЧАНИЕ *'
Содержание:				Градация: Значительное: ш Незначительное: П
				Аудитор:
				(Фамилия И.О.) (подпись)
				Представитель подразделения:
				(Фамилия И.О.) (подпись)
НЕОБХОДИМОСТЬ РАЗРАБОТКИ КОРРЕКТИРУЮЩЕГО/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩЕГО ДЕЙСТВИЯ
Не требуется: Ц Требуется: гп				Руководитель процесса (подразделения):
				(Фамилия И.О.) (подпись) Ведущий аудитор:
				(Фамилия И.О.) (подпись)
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ УСТРАНЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ В ХОДЕ ПРОВЕРКИ "}
Несоответствие устранено: Да П Нет П i Дата: (день, месяц, год)
Ведущий аудитор:
		(Фамилия И.О.)		(подпись) (дата)