22.2.3. Анализ документации

22.3. Оценивание свидетельств аудита

Объектами анализа выступают:

- документы системы менед­ жмента качества и (или) экологии, рас­ пространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или про­ цесса;

- записи об осуществлении установленного процесса или деятель­ ности и о достигнутых результатах.

Анализ документации носит выборочный характер, поскольку огра­ниченность времени и ресурсов провер­ки не позволяет аудитору проанали­зировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверя­емой документации. Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать ре­шение данного вопроса аудитируемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.

Внимание! Для определения объема выборки проверяемых документов не существует установленных правил. При объеме документов порядка 100 эк­земпляров представительной выборкой мо­жет считаться 20%. Но уже при количестве экземпляров более 300, объем выборки может быть уменьшен до 10%.

Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями.

Наиболее значимые результаты анализа документации, вклю­чая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.

Свидетельство аудита - записи, изложение фактов и другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть прове­рена. Свидетельство аудита может быть качественным (описательным) или количественным (выраженным числом).

Значимыми характеристиками аудиторского доказательства яв­ляются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора. Достаточность до­казательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказат­ельству обесценивает результат аудиторской проверки.

Получение свидетельств явля­ется одним из наиболее важных и слож­ных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание ко­торых может быть полезным аудитору в этой области:

• свидетельства составляют основу аудиторского заключения и, сле­ довательно, без необходимых доказа­ тельств такое заключение не может быть достоверным;

• свидетельства могут считать­ ся объективными, если они содержат информацию, которая может быть при­ знана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем наблюде­ ния, измерения, испытаний и других средств;

• получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;

• достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалифика­ции аудитора;

• чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска оши­бочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не сво­боден от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).

Объективными свидетельствами соответствия при проведении аудиторской проверки являются факты, подтверждающие:

70

71

- идентичность практических действий правилам и нормам, установленным в документации системы менеджмента качества и (или) экологии;

• выполнение требований тех разделов ИСО 9001 и ИСО 14001, которые необязательны для документирования в организации;

• наличие и выполнение запланированных мероприятий в об­ласти качества и (или) охраны окружающей среды;

• оценивание результативности процессов;

• результативность корректирующих и предупреждающих де­йствий;

• постоянное улучшение деятельности, процессов и систем ме­неджмента в целом.

Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюде­ние аудита.

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита, либо на возможность улуч­шения. При этом особого внимания аудитора заслуживают обнаружен­ные несоответствия.

Внимание! При оценивании свидетельств существует ве­роятность ошибочных (неправильных) выво­дов и, как следствие, неправильного заключе­ния по результатам аудиторской проверки. Вероятность неправильных выводов уменьша­ется при использовании объективных данных, т.е. данных, основанных на измерениях. С дру­гой стороны: «Чем реже встречаются ошиб­ки, тем они ценнее» (Ежи Леи).