Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Реинжиниринг бизнес-процессов. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления
.pdf
Информационные технологии, поддерживающие управление бизнес-процессами
Предпосылки, мотивы,
побудившие заказчика
обратиться за услугами
В приказе генерального директора Домострои-
тельного комбината № 1 Копелева В.Е. цель вне-
дрения автоматизированной системы Microsoft
Dyanamics AX (Axapta) определена следующим
образом: «необходимость обеспечения четкой и
слаженной работы всех звеньев управления для
принятия эффективных управленческих реше-
ний, осуществления контроля за себестоимостью
строительно-монтажных работ, упорядочения ор-
ганизационной структуры». Реализация проекта
была поручена компании «Омега-Плюс 91», ко-
торая с 1996 г. является стратегическим партне-
ром Комбината по комплексной автоматизации
финансово-хозяйственной деятельности
Основные бизнес-про-
цессы, затронутые в
рамках проекта
Примеры систем (программ), уже существующих у заказчика, с
которым была проведена интеграция
Управление финансами и бюджетирование, ин-
вестиционные бизнес-процессы, бухгалтерский
учет
Автоматизированная система управления персо-
налом «БОСС-Кадровик», комплекс автоматиза-
ции производственного планирования AV3, про-
граммный комплекс бухгалтерского учета
ABACUS Professional
ИТ-решения
Ключевые бизнеспроцессы, оптимизированные в ходе про-
1. Управление финансами и бюджетирование.
2. Инвестиционные бизнес-процессы.
3. Бухгалтерский учет
екта
Суть оптимизации 1. Управление финансами и бюджетирование.
С ноября 2006 г. регистрация всех договоров по
комбинату проводится только в Microsoft
Dynamics AX. Все заявки по платежам также
формируются в ERP-системе, что позволяет со-
трудникам соответствующих подразделений в
любое время узнавать о состоянии своих заявок
на оплату. Каждый менеджер полностью отвеча-
ет за свой участок (планирование по своему на-
правлению, учет своих договоров, формирование
заявок на оплату по договорам, контроль соот-
ветствия факта утвержденным планам и т.д.).
Усилен контроль над расходами. Обеспечена
возможность в реальном времени контролиро-
251
252
Глава 7
вать этапы прохождения платежа (в том числе
для удаленных подразделений). Настроен эф-
фективный механизм балансировки бюджетов
«сверху вниз». Создан инструмент, позволяющий
в реальном времени обнаружить расхождения
плановой и фактической суммы и оперативно по-
лучить информацию, необходимую для принятия
адекватных мер.
2. Инвестиционные бизнес-процессы. Специали-
зированные модули OMEGAplus Development по-
зволяют:
(1) быстро и удобно получать полную, достовер-
ную и актуальную информацию о:
• выполнении обязательств по инвестконтракту,
в том числе по взаиморасчетам с заказчиком и
соинвесторами;
• ходе строительства (финансирование, обес-
печенность ресурсами, соблюдение сроков,
исполнение договоров и т.д.);
• состоянии активов, в том числе об их движе-
нии по группе компаний и реализации;
(2) учитывать показатели работы всех участников
инвестконтракта (генерального инвестора,
заказчика, соинвесторов);
(3) управлять инвестконтрактом «от» и «до» с
учетом того, что:
• исполнение инвестконтракта — процесс дол-
гий, протяженный во времени;
• «дерево» объектов инвестконтракта сложно
структурировано;
• инвестиционные расходы по объектам могут
меняться.
3. Бухгалтерский учет. Пользователь видит в рам-
ках каждого бизнес-процесса всю необходимую
для себя информацию, представленную по четко
прописанному алгоритму системы, а не через видение бухгалтера. Это позволило исключить расчетные ошибки и случаи потери информации
Домостроительный комбинат ¹ 1, создавший в нашей стране
технологию панельного домостроения, сейчас является одним из
лидеров строительного рынка России. На сегодняшний день в
Информационные технологии, поддерживающие управление бизнес-процессами
253
составе ДСК-1 четыре завода, пять монтажных управлений, непосредственно занимающихся строительством домов, а также
управление подготовки строительного производства и инвестиций
и специализированное управление по отделке и ремонту. Имея
столь разветвленную структуру, вплоть до 2005 г. ДСК-1 не обладал интегрированной ИТ-системой, покрывающей важнейшие
бизнес-процессы комбината. В связи с этим потребовалось повысить эффективность принятия управленческих решений и усилить контроль себестоимости строительно-монтажных работ.
До внедрения ИТ-решения на базе Microsoft Dynamics AX
бухгалтерский учет операций ДСК-1 осуществлялся в программном комплексе автоматизации бухгалтерского и налогового
учета ABACUS Professional (первым клиентом, использовавшим
эту систему, в 1991 г. стала Российская товарно-сырьевая биржа). Помимо бухучета сотрудники бухгалтерии ДСК-1 были вынуждены выходить за рамки своих классических обязанностей и
обеспечивать аналитической информацией различные службы
комбината. Кроме того, из-за использования наряду с ABACUS
других ИТ-приложений данные нередко дублировались, это
также затрудняло работу менеджмента. Таким образом, в ДСК-1
отчетливо ощущали необходимость создания единой системы
управления финансовыми потоками для повышения их прозрачности, связи производственного и финансового планирования, оперативного анализа план-фактных отклонений. В качестве новой ИТ-платформы руководство ДСК-1 выбрало Microsoft
Dynamics AX (бывшая Axapta). И в процессе настройки базового
функционала ERP-системы специалисты «Омеги-Плюс 91» разработали собственное специализированное отраслевое решение
для строителей и девелоперов — OMEGAplus Development.
Проект для ДСК-1 содержал обширную методическую часть.
Запуск проекта сопровождался формализацией процессов: созданием положения о бюджетировании, проработкой организационного регламента по доходной и расходной частям, формированием справочника направления доходов и расходов, центров финансовой ответственности, справочника объектов, а
также определением зон ответственности тех или иных служб и
сотрудников комбината. В методическую группу, помимо экономистов, заместителей главного бухгалтера и службы автоматизации ДСК-1, входили консультирующий комбинат-аудитор и
руководитель проекта от компании «Омега-Плюс 91».
254
Глава 7
Первым ощутимым практическим эффектом, достигнутым
благодаря внедрению ИТ-решения, стало усиление контроля над
расходами. Сотрудники подразделений комбината в любое время могут узнать о состоянии своих заявок на оплату. Также менеджер имеет возможность в режиме он-лайн обнаружить расхождения плановой и фактической суммы. Кроме того, экономическая служба ДСК-1 еженедельно информирует кураторов
направлений о расходовании средств, направляя отчеты по электронной почте и в распечатанном виде.
Благодаря унификации бизнес-процессов и внедрению
ERP-системы был значительно оптимизирован процесс бюджетирования. Плановые данные в систему изначально вносятся
ответственным за то или иное направление расходов сотрудником. Затем информация согласовывается с куратором бизнеснаправления, предоставляется на утверждение первому заместителю гендиректора ДСК-1 и только после этого утверждается
бюджетным комитетом ДСК-1.
После этапа автоматизации управления финансами и бюджетирования специалисты «Омеги-Плюс 91» сконцентрировали
усилия на автоматизации инвестиционных процессов и бухучета.
В частности, благодаря внедрению инвестиционного контура
стало возможным получать данные об инвестиционных затратах
из управленческого учета, организованного в ERP-системе, сняв
с бухгалтеров задачи ведения управленческого учета в проводках. Многочисленные специализированные документы, необходимые для осуществления подрядных работ (формы КС-2, КС-3
и др.), учитываются в системе и, если требуется, отражаются в
бухучете. Консолидация управленческой информации для принятия решений и налоговой отчетности также осуществляется в
Microsoft Dynamics AX, а в будущем ERP-система охватит и
производственную бухгалтерию на заводах.
Говоря об инвестиционном блоке, стоит отметить то, что
благодаря автоматизации руководство ДСК-1 получило возможность оперативно получать подробные сведения о соответствии
инвестиционных расходов запланированным, учитывать показатели работы всех участников инвестконтракта (генерального инвестора, заказчика, соинвесторов), такие как обеспеченность
ресурсами, соблюдение сроков, исполнение договоров и т.д.
Оценить экономический эффект от внедрения ИТ-решения
на базе Microsoft Dynamics AX представители ОАО ДСК-1 затрудняются, отмечая при этом, что процесс управления стал более эффективным.
Информационные технологии, поддерживающие управление бизнес-процессами
255
4. Внедрение компанией «Город-ИНФО» интегрированной системы управления на базе Microsoft Dynamics AX в группе предприятий ОХК «Щекиноазот».
Компания-интегратор Город-ИНФО
Компания-заказчик Щекиноазот
Компания-вендор Microsoft
Класс ИT-решений ERP
Отрасль компании заказчика Химическая и нефтехимическая промыш-
ленность
Специализация компании за-
Химическая промышленность
казчика
Объем реализации заказчика
6,2 млрд руб. в 2007 г.
и год данных
Сроки внедрения 2005—2007 гг.
Финансовые затраты на вне-
36,5 млн руб.
дрение
Регионы Тульская область
Число специалистов компа-
6
нии-интегратора, привлеченных к проекту
Количество автоматизиро-
120
ванных рабочих мест
Ключевая бизнес-задача, решенная в ходе проекта
Интеграция деятельности всех компаний,
входящих в группу, в едином информаци-
онном пространстве
Предпосылки, мотивы, побу-
дившие заказчика обратиться
за услугами
Отсутствие единого информационного про-
странства для предприятий группы, нали-
чие множественных дублирующих проце-
дур. Использование нескольких програм-
мных продуктов, не связанных друг с дру-
гом, многократный ввод данных. Отсутствие
единой системы нормативно-справочной
информации и, как следствие, невозмож-
ность оперативного управления запасами,
денежными средствами и расчетами в це-
лом по группе предприятий. Отсутствие еди-
ного ИТ-решения, обеспечивающего опера-
тивный, бухгалтерский и налоговый учет
256
Основные бизнес-процессы, затронутые в рамках проекта
Автоматизирован полный цикл производст-
венно-финансовой деятельности, начиная от
планирования закупочной компании и закан-
чивая производством и сбытом готовой про-
дукции с обязательным контролем качества:
управление снабжением, управление фи-
нансами, сбытом, затратами, выработкой го-
товой продукции, заявочная компания и фи-
нансовое планирование, бухгалтерский учет
Примеры систем (программ),
уже существующих у заказ-
MS SQL, MS Office, производственная про-
грамма (FoXPro)
чика, с которыми была проведена интеграция ИТ-решения
Ключевые бизнес-процессы,
оптимизированные в ходе
проекта
Оптимизация трансфертных операций по
взаимодействию предприятий, входящих в
группу (сквозные бизнес-процессы), — цепоч-
ка «поставщик (клиент) — торговый дом —
завод-производитель» в целях исключения
дублирующих процедур и обеспечения
единой точки ввода первичных данных. Оп-
тимизация процессов отгрузки готовой про-
дукции, приемки сырья и материалов. Оп-
тимизация работы бухгалтерской службы
Суть оптимизации Создана единая служба обработки и согла-
сования входящих и исходящих документов.
В результате количество людей, занятых в
сопровождении сквозных бизнес-процессов,
сократилось, а скорость документооборота
существенно увеличилась. Проведен ряд
изменений, связанных с контролем отгрузок
готовой подукции, заявочной компании, фи-
нансовых потоков и движения сырья и мате-
риалов. Оптимизирована деятельность бух-
галтерии — первичный поток данных посту-
пает в бухгалтерскую службу из различных
функциональных подразделений, функции
бухгалтерии сво
дятся к контролю и анализу,
рутинные процедуры, связанные с вводом
первичной информации, аннулированы. Изменены процессы предоставления ежедневной оперативной отчетности, зависимость
функциональщиков от бухгалтерии полностью аннулирована и т.д.
Глава 7
Информационные технологии, поддерживающие управление бизнес-процессами
257
ОХК «Щекиноазот» состоит из нескольких химических
предприятий, в том числе ОАО «Щекиноазот» и ОАО «Химволокно». Эти предприятия расположены на смежных производственных площадках и технологически связаны. Вплоть до недавнего времени единые стандарты управления в предприятиях
группы отсутствовали, и это мешало эффективному менеджменту. Не было целостной концепции организации справочников контрагентов, классификаторов товарно-материальных
ценностей (ТМЦ) и готовой продукции. Так, когда один и тот
же контрагент, работающий с «Щекиноазотом» и «Химволокном», выступал одновременно и поставщиком и покупателем,
сопоставить дебиторскую и кредиторскую задолженность было
трудно, ведь данные о взаимодействии с контрагентом вносились разными сотрудниками в разные информационные системы. Суммарное количество контрагентов двух предприятий доходит до 10 тыс., номенклатура товарно-материальных ценностей — до 40 тыс.
Первый шаг к унификации бизнес-процедур был сделан в
2003 г., когда ответственность за сбыт и снабжение обоих
предприятий возложили на сотрудников новой структуры —
созданного ООО ТД «Щекиноазот». Однако различие стандартов предприятий группы продолжало тормозить развитие
компании. И желание руководства группы систематизировать процессы стало еще более острым. Предстояло создать
единое информационное пространство и выстроить бизнеспроцессы по сквозному принципу — без дублирования ввода
информации.
На выбор ИТ-платформы и подрядчика ушло около полугода. От платформ российских разработчиков было решено отказаться изначально: аудитор «Щекиноазота» из «большой четверки» рекомендовал иностранную ИТ-платформу. Посетив ряд
химических компаний, где уже внедрялись ERP-системы, руководство «Щекиноазота» пришло к неутешительным выводам:
часто в ходе дорогостоящих проектов бизнес-процессы заказчика ломались под достаточно скудный функционал «тяжелых»
ERP-систем, и к тому же у клиентов было много нареканий к
реализации проектов. Выбранная платформа Microsoft Dynamics
AX 3.0 легко интегрируема, адаптируема, тиражируема и оптимальна по соотношению «цена — качество».
258
Глава 7
Трудность задачи состояла в том, что требовалось внедрить
ERP-систему сразу на нескольких предприятиях группы, организация деятельности и учетная политика которых существенно
различались. «Щекиноазот» выпускает большие объемы продукции крупнотоннажной химии (метанол, капролактам, серная
кислота), перевозимой в цистернах, а «Химволокно» имеет дело
с партионным учетом — продукция предприятия (пластики, нити, волокна, потребительские товары и др.) отгружается партиями, имеющими свои характеристики. Еще одна сложность —
непрерывный характер производства предприятий, плановые
технологические остановки здесь происходят не чаще одного
раза в год.
Во время подготовительного этапа проекта были разработаны единый для всех предприятий план счетов, единая система
нормативно-справочной информации, учетные методики и регламенты.
Одной из самых сложных задач стала стандартизация справочников контрагентов и ТМЦ для трех предприятий. После
унификации проектная группа столкнулась еще с одной трудностью: для запуска ИТ-системы в промышленную эксплуатацию
требовался ввод в ERP-систему данных об остатках продукции,
товарно-материальных ценностей на складах и о расчетах с
контрагентами. Однако группа внедрения столкнулась с влиянием так называемого человеческого фактора, когда многие сотрудники опасались вносить информацию в систему и ставить
свою подпись, хотя при этом на словах уверяли, что «у нас все
есть» и «остатки можно заводить». Проблему решили, применив
административный ресурс — запретив пользоваться другими
программами, которые в итоге вытеснила единая ERP-система,
и помогая сотрудникам предприятий выверять остатки. Положительную роль в этом вопросе и в проекте в целом сыграла
жесткая дисциплина подрядчика, а также то, что ИТ-руководители ОХК «Щекиноазот» достаточно хорошо знали свои
предприятия. Кроме того, для работ были привлечены ключевые специалисты по каждому из направлений деятельности
компании.
Одним из важнейших результатов проекта стала организация
«сквозных» бизнес-процессов при взаимодействии с поставщиками и клиентами. Теперь при работе по схемам «завод — торговый дом — клиент» и «поставщик — торговый дом — клиент»
Информационные технологии, поддерживающие управление бизнес-процессами
259
первичная информация вносится в ERP-систему однократно, и
затем с ней работают подразделения компании (продавцы,
снабженцы, юристы, финансисты, бухгалтеры и др.). Скорость
документооборота существенно увеличилась. Менеджеры перестали зависеть от бухгалтерии, а обращаются непосредственно к
запросам в системе для получения оперативных отчетов с учетом уровня доступа к данным. Первичные данные вносят в систему сотрудники различных функциональных подразделений, а
не бухгалтерия.
Так как информация во внедренной ERP-системе представлена по всем ключевым структурам группы (помимо «Щекиноазота», «Химволокна» и Торгового дома позднее к системе
подключили Первомайский и Ефремовский филиалы ОАО
«Щекиноазот»), многие процессы стали прозрачнее, а само
управление — эффективнее. Исключены нелогичные ситуации,
которые происходили в прошлом. Например, менеджер «Щекиноазота» мог заказать материал, не зная, что его можно
взять с соседнего склада «Химволокна» и таким образом сэкономить средства группы.
Проект внедрения системы в пяти подразделениях «Щекиноазота» длился с 2005 по 2007 г. и позволил автоматизировать
полный цикл производственно-финансовой деятельности начиная от планирования закупочной компании и заканчивая
производством и сбытом готовой продукции с обязательным
контролем качества. Автоматизированы такие области, как
управление финансами, материально-техническое обеспечение,
сбыт и отгрузки, расчеты с дебиторами и кредиторами, управление запасами и затратами. Бухгалтерский учет также ведется
в системе Microsoft Dynamics AX. Несмотря на широкие функциональные возможности внедренного решения, руководство
«Щекиноазота» решило оставить часть процессов за рамками
системы. К примеру, для расчета заработной платы, управления ремонтами, отслеживания движения железнодорожных вагонов применяются другие ИТ-решения. При этом важно подчеркнуть, что внедренное решение Microsoft Dynamics AX интегрировано с другими ИТ-средствами и сервисами, например
с производственной системой FoxPro и Microsoft SQL Server
Reporting Services (используется для построения отчетов). Благодаря интеграции сотрудники, не имеющие прав пользователей на работу в ERP-системе, могут просматривать информацию, содержащуюся в Microsoft Dynamics AX, с помощью
доступа к соответствующим отчетам. Таким образом, при 120
260
приобретенных лицензиях количество пользующихся
ERP-системой, включая тех, кто работает в режиме просмотра,
значительно больше — 350 человек (административный персонал, служба безопасности, юристы, финансисты, экономисты,
снабженцы, сбытовики, бухгалтерия, налоговики, цеховые мастера и кладовщики).
Глава 7
7.6. Интернет и электронный бизнес
Интернет — среда ведения активного бизнеса Сегодня глобальная
телекоммуникационная сеть Интернет оказывает существенное
влияние на все экономические структуры, помогая организациям снижать материальные затраты, по-новому строить отношения с партнерами, выходить на новые рынки поставок и
сбыта, создавать дополнительные источники дохода. Можно
без преувеличения сказать, что Интернет становится средой
ведения активного бизнеса. При этом одни организации выходят во Всемирную паутину в надежде получить новые возможности для дальнейшего развертывания своего производства и
привлечения новых клиентов, других в Интернет выталкивает
конкуренция — необходимость поиска новых идей и форм ведения бизнеса.
Безусловно, Интернет предоставляет значительные возможности. Глобальность сети и огромное количество ее пользователей свидетельствуют о том, что эта интерактивная информационная среда способствует развитию бизнеса. Сеть не подвластна ни времени, ни расстоянию, и неслучайно для нее используется новый слоган «24
лю, 365 дней в году). Контакты с деловым партнером, находящимся за тысячи километров на другом континенте, осуществляются за считаные секунды с существенно меньшими финансовыми затратами по сравнению с традиционными средствами
связи. Бизнес с помощью Интернета становится глобальным
независимо от размеров организации, их географического местоположения и национальной принадлежности.
Появились и широко используются на практике новые термины: электронный бизнес (е-бизнес) или онлайновый бизнес —
ведение бизнес-процессов через Интернет, электронная коммерция (е-коммерция) — проведение через Интернет операций купли-продажи. Некоторые специалисты употребляют и
× 7» (24 часа в сутки, 7 дней в неде-
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]