Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы психологии управления. Учебное пособие-1
.pdf
Первым и необходимым условием работы с деловой
корреспонденцией является отбор и распределение корреспонденции
по срокам ее поступления в подразделение или организацию. Эти
функции, как правило, выполняет секретарь менеджера. Необходимо
добиваться такой организации делопроизводства, чтобы на стол
менеджера попадали действительно важные, с его точки зрения,
документы. Документы же, касающиеся стандартных вопросов, должны
направляться непосредственно исполнителю без резолюции его
руководителя.
Обязательными требованиями к управленческой резолюции
являются: адресность, четкость формулировки содержания
управленческих действий, указание возможных путей решения,
согласованность с другими ранее принятыми управленческими
решениями в данной области.
Перечислим основные правила подготовки резолюции:
1) в резолюции должно быть указано, кому направляется для
исполнения документ, безадресная резолюция считается неверно
оформленной;
2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо
адресуется нескольким исполнителям, следует ставить
персональные задачи каждому исполнителю;
3) форма обращения к исполнителю в резолюции должна быть
корректной и соответствовать служебной этике;
4) способ решения задачи выбирается в зависимости от
должностного положения и квалификации исполнителя. Если
исполнителю можно доверить самостоятельный выбор способа
решения, то в резолюции можно его не указывать. Если
самостоятельный выбор способа решения задачи самим
исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как
он должен делать.
170
5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции,
если в самом документе они указаны. Если в самом документе
сроки не указаны, то резолюция без указания срока исполнения
считается неверно оформленной;
6) контроль за исполнением решения может быть указан менеджером
либо предусмотрен действующей системой исполнения решений.
Следует указывать методы, формы контроля за исполнением
решения, возлагать персональную ответственность за контроль;
7) резолюция должна исключать возможность разночтений, а
следовательно, нечеткого исполнения решения;
8) резолюция должна иметь реквизиты – дату и подпись.
Получение и обработка деловой корреспонденции предполагают в
свою очередь подготовку и отправку писем, ответов. Эти два вида работ
взаимно связаны.
Основные требования к деловому письму:
четкость и краткость изложения;
полнота информации;
конкретность предложений;
убедительность и вежливость;
грамотное оформление.
В международной практике сложился общепринятый «стандарт»
оформления делового письма, который предусматривает следующее:
письмо должно быть посвящено одной теме;
изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца;
между абзацами необходимо делать пробелы;
в письме должны быть указаны все вложения.
Письмо, как правило, должно включать следующие элементы:
1) название и адрес фирмы-отправителя;
2) название и адрес фирмы-получателя;
3) дата и номер письма;
171
4) предмет письма (не является обязательным);
5) приветствие (не является обязательным);
6) текст письма;
7) концовка письма (не является обязательным);
8) роспись (не является обязательным);
9) подпись;
10) имя и должность отправителя;
11) вложения.
Пункты 4, 5, 7, 8 не являются обязательными главным образом в
странах СНГ. В настоящее время, в условиях налаживания деловых
связей с фирмами других стран, руководители отечественных
предприятий так или иначе стараются придерживаться общепринятых
норм и правил деловой этики, в том числе и в оформлении деловых
писем. Поэтому все чаще в деловых письмах встречаются приветствия
(например, уважаемый г-н), роспись (искренне Ваш).
С целью упрощения процедуры подготовки писем в
международной практике широко используются клише (рис. 14).
Приводим некоторые из них: Рисунок 14
Содержательный признак
Основные формы клише
классификации клише:
Начало письма Сообщаем, что…
В соответствии с…
Ссылаясь на…
Рады сообщить…
Мы узнали из Вашего письма…
Мы с сожалением узнали…
В дополнение к…
Просьба Мы будем (чрезвычайно) благодарны, если
Вы…
Просим сообщить нам…
Подтверждение Подтверждением получение Вашего…
Мы получаем…
Подтверждая…
Рады подтвердить…
В подтверждение нашего…
172
Связующие элементы В связи с Вашей просьбой…
В случае Вашего отказа…
В случае неуплаты…
В связи с этим…
В сложившихся обстоятельствах…
В связи с выше изложенным…
В соответствии с заключенным договором…
Мы были бы рады иметь возможность…
Окончание письма Мы хотели бы Вас…
Будем признательны за быстрое
выполнение нашего заказа…
Ожидаем Вашего подтверждения…
Просим сообщить нам…
173
Раздел 11. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РУКОВОДИТЕЛЯ
Деятельность руководителя требует оценки. Но что положить в
основу этой оценки? По каким критериям судить об эффективности
деятельности руководителя?
Иногда говорят, что руководитель хорош, а вот подчиненные
подобрались неважные. Или: руководитель слаб, но коллектив у него
крепкий, благодаря ему и успехи организации.
Нельзя отрывать действия руководителя от деятельности всего
коллектива. Об эффективности деятельности руководителя надо
судить по конечным результатам труда всего коллектива, в котором
органически соединены результаты труда и руководителя, и
исполнителей.
В настоящее время наука управления выработала критерии
эффективности деятельности руководителя. Они подразделяются на
две группы: психологические и непсихологические (рис.12).
Психологические критерии
Качество трудовой жизни. Под ним понимается реакция людей на
условия труда и жизни в организации. О качестве трудовой жизни судят
по удовлетворенности людей условиями труда, чувству безопасности,
уверенности и т.п.
Удовлетворенность членством в трудовом коллективе и трудом
предполагает удовлетворенность отношениями с коллегами и
руководителями, условиями труда, уровнем зарплаты.
Мотивация членов коллектива означает стремление добросовестно
трудиться, желание сохранить членство в коллективе.
Авторитет руководителя предполагает, что руководитель
отличается от подчиненных не только своим служебным положением,
174
но и более высокими профессиональными и моральными качествами и
в силу этого оказывает на коллектив сильное влияние.
Самооценка коллектива касается многих характеристик
коллектива и представляет общий итог успешности его
функционирования. Она включает самооценку коллектива своей
сплоченности, своей успешности функционирования.
Психологические
Качество
трудовой
жизни
в коллективе
Непсихологические
Качество
Действенность
Экономичность
Прибыльность
Нововведение
Удовлетворенность членством
Мотивация членов коллектива
15. Критерии эффективности деятельности руководителя
Рис.
Авторитет руководителя
Самооценка коллектива
Производительность труда
Непсихологические критерии
Действенность. Имеется в виду получение «нужных» вещей:
а) вовремя (своевременность); б) с нужными свойствами (качество), в) в
достаточном количестве. Под «вещами» понимаются цели, задачи,
175
операции и т.д. (то есть различные виды продукции).
J
Экономичность. Она выражается следующей формулой:
Ресурсы, которые следовало потребить
Ресурсы, фактически потребленные
Качество. Соответствие спецификациям, ГОСТу, под которыми
понимаются своевременность, различные качественные признаки,
удовлетворенность покупателя и т.д.
Производительность. Она определяется коэффициентом,
представляющим собой отношение числителя в измерителе
действенности к знаменателю измерителя экономичности. Одно из
числовых выражений производительности имеет следующий вид:
Количество, удовлетворяющее требованиям качества
Фактически потребленные ресурсы
Нововведения – это творческий процесс приспособления продукта,
услуги, процесса, структуры и т.д. к внешним и внутренним требованиям,
запросам, изменениям и т.д. Процесс поддержания пригодности
продукции с точки зрения потребителя.
Прибыльность. Мера или совокупность мер, характеризующих
взаимосвязь между финансовыми ресурсами и характером их
использования. Простейшая формула прибыльности:
Доходы
Издержки
Из вышеизложенного можно сделать вывод: руководитель считается
эффективным, если возглавляемый им коллектив имеет высокие
показатели по психологическим и непсихологическим критериям
групповой эффективности.
Продуктивность системы в общем случае определяется по
формуле
P =
, где P – продуктивность; О – объем продукции (услуг) за
O
определенный период времени в натуральных, стоимостных или иных
176
измерителях; J – затраты ресурсов, соответствующие данному объему
продукции.
Для повышения эффективности руководства, чтобы предприятие
«процветало», руководителю необходимо осуществлять ряд мер,
использовать ряд принципов.
В производственной сфере:
- выпуск продукции, пользующейся спросом;
- передовое современное оборудование, современные технологии
для обеспечения высокого качества и производительности;
- снижение стоимости;
- автоматизация производства;
- квалифицированные кадры;
- контроль качества сырья и комплектующих узлов от поставщиков;
- разумная финансовая политика.
В организационной сфере:
- ясная организационная структура, адекватная особенностям
предприятия;
- централизация в системе управления, принцип единоначалия;
- компетентные заместители, разумное делегирование
полномочий;
- наличие службы маркетинга (анализ спроса продукции, сбыт,
реклама);
- разумное и гибкое планирование (стратегический план, бизнес-
план, текущие планы);
- перспективные разработки (патентно-поисковая служба, научно-
исследовательские разработки новой продукции, новых технологий);
- четкая регламентация прав, обязанностей, полномочий,
ответственности сотрудников;
- четкое разделение труда;
- воспитание резерва управленческих кадров;
177
- распределение работ с индивидуальным учетом интересов,
способностей, компетенции, совместимости людей;
- обучение, повышение квалификации кадров;
- четкая информационная система и связь, компьютеризация базы
управленческих данных;
- продуманная система контроля результатов деятельности
(упреждающий и текущий контроль);
- научно обоснованные нормативы трудоемкости выполнения
работ;
- коллегиальная форма принятия управленческих решений;
- поощрение инициативы работников;
- строгая трудовая и производственная дисциплина;
- эффективное и гибкое стимулирование работников:
а) справедливое материальное вознаграждение по
результатам труда (зарплата, дивиденды, премии);
б) социальные льготы (жилье, медицинское обслуживание,
детсады, спорт и культурный отдых, санатории, льготные кредиты и т.п.);
в) обеспечение хороших условий и организации труда;
г) моральное поощрение: признание ценности, деловой
значимости работника (устная похвала, публичное чествование, в
печати, кино, Доска почета);
- признание личностной значимости сотрудника –
уважительное, тактичное, справедливое отношение к подчиненным;
е) возможность личностного роста, продвижение в карьере
для сотрудников;
ж) принятие правил, нормы деятельности, известные правила
поощрения и наказания;
з) требовательность к дисциплине и качеству труда;
и) обоснованность, справедливость наказания;
к) конструктивность в разрешении конфликтных проблем;
178
л) предоставление интересной работы сотрудникам с учетом
их интересов и склонностей;
м) ситуация соревнования, конкуренции;
н) создание положительного морально-психологического
климата в коллективе;
о) индивидуальный подход к подчиненным, ситуативный
гибкий стиль руководства.
179
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]