Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Служебное совещание в системе управления правоохранительными органами. Учебник для студентов вузов
.pdf
5) обсуждения уже известных альтернативных вариантов, анализа их плюсов и минусов;
6) призыва к аудитории, прилагая при этом свои знания и опыт
для повышения качества предложенных действий.
Для обеспечения эффективного общения на служебном совеща-
нии важны следующие факторы:
мотивация участников служебного совещания;
восприимчивость участников служебного совещания;
физическое состояние участников служебного совещания;
коммуникативные средства передачи информации;
1
возможность обратной связи
.
В ходе выступления нельзя ограничиваться абстрактной логикой
и общими вопросами. Следует познакомить аудиторию со всеми
«за» и «против», имеющимися научными данными, фактами, опытом, мнениями авторитетов, дать прогноз ситуации, гиперболизируя ее с целью заострить внимание на предмете выступления, но не
навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать своего превосходства. В заключение необходимо предложить вариант решения.
Для того чтобы успешно выступать следует:
1) начинать речь с сильным и настойчивым стремлением дос-
тичь своей цели;
2) твердо знать, о чем собираешься говорить;
3) проявлять уверенность в процессе выступления (если заранее
не продумана и не спланирована речь, то она не получится, и, следовательно, не будет уверенности в выступлении);
4) практиковаться (как можно больше говорить на любые темы;
начинать с такой, в которой имеются познания; пусть выступление
будет на три минуты, но эффектное).
Однако психологическое воздействие на собравшихся участников служебного совещания начинается еще до речи, то есть с момента появления руководителя перед участниками совещания. Это
относится, прежде всего, к одежде руководителя. Установлено, что
внешний вид вселяет уверенность и повышает уважение присутствующих к руководителю.
К сожалению, не все руководители и участники служебного совещания обращают внимание на свой внешний вид, профессиональную
культуру, эстетический облик. Все это напрямую имеет отношение к
публичному выступлению руководителя на служебном совещании.
Необходимо не только знать, но и уметь использовать способы
и методы риторики, так как недостатки публичной речи будут у
всех на виду и на слуху.
1
Пугачев В.П. Ñ. 78—79.
81
Ораторское искусство — это искусство практического словесного взаимодействия, предоставляющее возможность использовать
слово как инструмент убеждения.
Поле для риторической деятельности необозримо:
1) как организовать свою речь;
2) как убедить в чем-либо;
3) как успешно выступить перед аудиторией?
В нашей стране риторика была забыта, лишь последнее время
стала реанимироваться. Ее стали изучать…. На протяжении многих
веков она была нормой культуры, одной из классических гуманитарных дисциплин. Риторика помогает выразить себя, передать
другим этот личностный смысл, причем в искусном и убедительном качестве, которое способно донести другим личностный
смысл.
Умению говорить обучали в античности, предполагая, что необходимо:
умение точно формулировать свои мысли;
излагать их доступным языком;
ориентироваться в общении на реакцию собеседника;
речь должна быть эмоционально-экспрессивная.
Любой вид выступления — это, прежде всего, определенная информация. Даже простое объявление, определение темы, вопрос —
есть информация.
Она может быть:
объективной;
ложной;
сознательно искаженной;
субъективной;
значительной;
малозначительной;
случайной;
выборочной и т.д.
Информация должна отвечать требованиям:
быть показательной для раскрытия данной темы;
быть упорядоченной, систематизированной (чтобы лучше
раскрыть тему);
быть предметной и работающей на данную тему;
быть убеждающей.
Но, одна и таже тема в разных аудиториях и при меняющихся
ситуациях несет информацию неодинаковой ценности.
Если предстоит выступление, то с момента оповещения об этом
и до самого выступления необходимо быть уверенным в успехе своего выступления.
82
Каждое выступление, осознается ли это выступающим или нет,
имеет перед собой одну из четырех целей:
1) разъяснить какой-то вопрос;
2) произвести впечатление и убедить;
3) добиться действия;
4) развлечь.
Этапы подготовки материала к выступлению
Этап I — сбор информации по теме предстоящего выступления
(емкая, касаться только обсуждаемых вопросов). Для выступления
следует подготовить больше информации, чем можно использовать.
Это дает дополнительную уверенность выступающему на совещании.
Этап II — личностная обработка информации (понимание,
осознание и составление приблизительного плана выступления, для
краткого, ясного освещения предмета выступления). Нельзя начинать выступление, не имея хотя бы приблизительного плана или
тезисов выступления.
Этап III — выработка своей (определенной) позиции по отношению к вопросу выступления;
Этап IV — создание оболочки, формы, компоновки материала.
Для того чтобы речь выступающего запомнилась, следует пользоваться тремя естественными законами запоминания:
впечатление
повторение Дело не в том, о чем говорят, а как это говорят
ассоциация
К особенностям публичного выступления на служебном совещании можно отнести следующие приемы активизации внимания
слушателей — участников служебного совещания.
Приемы активизации внимания слушателей
1. Повторы и градации.
2. Для аргументации обязательно использование счета (один,
два, три и т.д.). К этому склонна человеческая психика —
зомбирование и логика.
3. Форма диалога.
4. Вопросно-ответный прием.
5. Чаще использовать монолог, а не диалог.
6. Ораторская поза.
7. Использование жестов, дополняющих слово. Жесты не
должны быть иррелевантны словам. Жест должен «звучать»
в тот момент, когда произносится сама фраза.
8. Мимика (мало — плохо и много — плохо).
83
9. Использование пауз (рассчитанная и умело выдержанная в
начале, середине и конце речи пауза способна оказывать
суггестивное воздействие на слушателей — участников служебного совещания).
10. Чаще использовать (жизненные) сравнения.
11. Изменение тембра голоса (повышение и понижение гром-
кости голоса, вплоть до шепота).
12. «Растягивание» и «укорачивание» слов.
13. Постановка вопросов.
14. Обращения к аудитории (коллеги, сотрудники и т.д.).
15. Неожиданное прерывание начатой мысли («Да, чуть не за-
áûë…»).
16. Þìîð.
17. Использование наглядных средств.
18. Широкое применение примеров, близких аудитории.
19. Обращение к личностным потребностям каждого (напри-
мер, «Представьте, если у Вас…»).
20. Для женской аудитории использование образных оборотов
(кошка — пушистый комочек, туман — прозрачная косынка,
сила — демоническая сила и т.д.).
21. Включение в речь интересных, необычных фактов, по-
возможности с увязыванием их с личными потребностями
аудитории.
22. Выступлению должна быть присуща:
яркость и наглядность;
четкость и ясность формулировок;
направленность на главное;
ритмичность и постоянное повторение в разной форме
основных положений. Слишком быстрая или слишком
медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет;
присутствие элемента внезапности (неизвестная инфор-
мация, оригинальные формулировки);
различная насыщенность отдельных частей.
23. Чтобы материал лучше усваивался, необходимо говорить на
привычном аудитории языке, приводить сравнения со знакомыми вещами, подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блоками, поскольку восприятие ограничено. Поэтому речь должна состоять из коротких фраз
(семь плюс-минус два слова), а в выступлении содержаться
не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых тремя—
четырьмя аргументами каждая.
1
Как говорил великий оратор Цицерон: «Плачь хоть сам, если хочешь, чтоб я
заплакал».
84
1
24. Во время выступления необходимо:
демонстрировать убежденность;
смотреть на слушателей;
избегать смотреть в одну точку;
говорить после установления тишины;
наблюдать за реакцией аудитории;
при поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему;
не вступать в дискуссию во время выступления;
не обращать внимания на провокационные выкрики;
поблагодарить присутствующих за внимание.
25. Использование знакомых всем образов.
26. Обращение к знаниям аудитории («Вам хорошо знакомо…»,
«Все вы это знаете…» и т.п.), что повышает значимость и
авторитет сидящих на совещании людей.
27. Личностное проявление интереса у самого выступающего.
28. Импровизация в зависимости от обстоятельств.
29. Использование слова «Мы» (например, «Мы с Вами может
сделать вывод…»). Это является очень важным моментом
для сплочения участников служебного совещания с руководителем.
30. В процессе выступления необходимо по возможности отка-
1
заться от заглядывания в конспект
.
31. Не следует выступать в состоянии утомления.
32. Не следует перед выступлением употреблять пищу (отток
крови от головы приводит к уменьшению умственной активности).
33. Использование улыбки во время выступления.
34. Важное значение имеет аудитория. Аудиторию нелегко рас-
шевелить, если она разбросана по залу. Следовательно, по
возможности ее необходимо рассадить компактно. Это позволяет легче убедить аудиторию, приложив минимум усилий и гораздо легче заставить людей действовать в качестве
единого целого, чем индивидуально. Воздействовать на рассредоточенных по аудитории людей и управлять ими сложнее. Установлено, что лучше всего речь воспринимается
слушателями, находящимися в средних рядах. Кроме того,
степень интенсивности реакции стоящих «плечом к плечу»
выше, чем сидящих. «Заражающее» друг друга действие выше, если сидят участники совещания сидят плотнее, в отличие от находящихся в одиночестве или разрозненно сидящих в зале.
1
Установлено, что пользование конспектом во время выступления примерно на
50% снижает интерес слушателей.
85
35. При выступлении желательно находиться на одном уровне
с аудиторией, так как положение на возвышении вызывает
ощущение барьера. Не следует также садиться за стол, потому что люди предпочитают видеть выступающего во весь
рост.
36. Во время выступления необходимо совершать минимум
движений, так как это отвлекает внимание.
37. Перед выступлением не делайте ничего, что могло бы сни-
зить энергию и напористость. Выступающие более энергично и эмоционально всегда привлекают внимание аудитории.
38. Начало выступления представляет наибольшую трудность и
в то же время является исключительно важным. Оно должно быть кратким. Вступление представляет наибольшую
трудность. Завоевать внимание можно следующими способами:
возбудить любопытство;
начать с конкретной, очень яркой иллюстрации;
по-человечески поведать интересную историю;
использовать какой-нибудь предмет;
задать вопрос;
начать с какой-нибудь потрясающей цитаты;
начать с ошеломляющих фактов;
показать, что тема выступления связана с жизненно важ-
ными интересами слушателей.
Начало должно быть не формальным, а свободным и естественным.
39. Концовка речи действительно — самый стратегически важ-
ный элемент выступления. Необходимо учитывать, что
лучше запоминаются первые и последние высказывания.
То, что сказано в конце, помнится дольше. Не следует заканчивать словами типа: «Вот все, что я хотел сказать по
этому поводу». Заканчивать речь надо, не говоря о том,
что она заканчивается, необходимо плавно ее завершать,
знать концовку речи слово в слово, не оставлять ее незавершенной.
Целесообразно использовать варианты концовок:
призвать к действию;
сделать слушателям подходящий комплимент;
вызвать оживление или даже смех;
процитировать подходящие поэтические строки;
создать кульминацию.
Заканчивать выступление лучше раньше отведенного времени,
чем позже.
86
Заканчивая свою речь, выступающий убеждается в том, что существовали четыре варианта его речи:
тот, который он подготовил;
тот, который он произнес;
тот, который помещен в газетах;
тот, который ему представляется по пути домой, и который
он хотел бы произнести.
Существует лишь четыре метода контактов с людьми: о нас судят на основании того, что мы делаем, как мы выглядим, что мы говорим, и как
мы это говорим.
Таким образом, для успешного выступления необходимо:
держать психологическую паузу, чтобы сосредоточить вни-
мание аудитории на какой-то мысли;
провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несо-
гласие с информацией;
задавать аудитории вопросы, воздерживаясь от ответов;
на волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с
подробностями и элементами драматизации;
делиться собственным опытом и переживаниями;
ни в чем никого не упрекать, но и не льстить и не угождать;
соединять слово с жестами, ибо они несут до 40% информа-
öèè;
менять темп речи в зависимости от содержания;
поменьше использовать слова «должны» и «обязаны»;
иметь в запасе «веселые и увлекательные истории»;
не говорить об одном и том же более 15 мин;
осторожно обращаться с цифрами.
Ошибками выступающих считаются многословие в начале речи,
отсутствие внутренней логики изложения, затягивание завершающей части или внезапное окончание.
Способы общения со слушателями
Авторитарный — когда стремятся подчинить аудиторию себе.
Конечно, учитывается непосредственная реакция слушателей, но
предпочитают держать бразды правления в своих руках.
Демократичный — сами подчиняются аудитории. Располагают
более разнообразным выбором вариантов поведения, ответов на
вопросы, произнесения речи. Заметно ориентируются на реакцию
аудитории, имеют более гибкую личностную манеру общения.
Способ общения выбирается в зависимости от условий:
аудитории;
87
темы выступления;
ситуации;
качеств оратора (темперамента, характера и других личност-
ных качеств).
Таким образом, в целом методика правильно организованного и
эффективного проведения совещания должна отвечать следующим
требованиям.
1. Руководитель обеспечивает начало работы служебного совещания в точно назначенное время, представление участников,
объявление повестки дня и цели совещания для работы всего коллектива.
2. Выдвинутую на обсуждение проблему следует излагать четко
и понятно для всех с разграничением тем, постановкой вопросов,
выделением основных моментов.
3. Необходимо тщательно учитывать выступления участников
служебного совещания, вскрывающие имеющиеся трудности и препятствия, показывающие пути их преодоления.
4. Руководитель служебного совещания должен стремиться к
достижению цели совещания с учетом закона экономии времени.
5. Руководителю совещания следует, ссылаясь на нерешенные
проблемы, прерывать тех партнеров, которые лишь повторяют в
общих чертах уже изложенные факты. Это будет способствовать
быстрому развитию дискуссии в нужном направлении.
6. В интересах эффективного и рационального руководства служебным совещанием руководитель должен реагировать соответствующим образом на голословные утверждения, нечеткую постановку вопросов, возражения, нарушение дисциплины.
7. В заключение необходимо обобщить результаты совещания,
сформулировать вытекающие из него задачи, назвать лиц, ответственных за их исполнение, поблагодарить сотрудников за участие в
работе совещания.
8. После окончания работы служебного совещания необходимо
определить, в какой форме будут подведены итоги. Например, рассылка протокола (протокол о ходе или результатах совещания), выписки из протокола или постановка задачи (письменно, устно) со
ссылкой на решения служебного совещания.
Аргументация
Подготовку к фазе аргументации можно сравнить с планированием и занятием боевых позиций войсками, при этом соответствующим образом комбинируется деятельность всех видов войск (в
данном случае аргументов) в целях проведения оптимальных бое-
88
вых действий для выполнения поставленной задачи. Непосредственно аргументации соответствует ведение военных действий.
Аргументирование — это наиболее трудная фаза служебного
совещания, которая требует больших знаний, концентрации
внимания, присутствия духа, напористости и корректности высказываний, детерминированных и зависящих во многом от участников служебного совещания. В качестве объяснения содержания этого понятия в риторическом смысле можно привести следующее: необработанные и неупорядоченные идеи (доводы) по
определенной проблеме увязываются логически, им придается
форма, они оснащаются необходимой «пробивной силой». Затем
в подходящий момент аргументы преподносятся участникам
служебного совещания. Очевидно, что аргументация влияет на
изменение позиции оппонента, так как корректная аргументация
основывается на применении общепризнанных и принятых в
профессиональных кругах правоохранительных органов риторических приемах. Руководителю необходимо относиться к мнению
участников совещания точно так же, как к своему собственному,
независимо от того, считает ли руководитель их единомышленниками или нет.
Существуют следующие виды обработки собеседника:
100%-я степень обработки. Когда позиция собеседника ме-
няется на совершенно противоположную, т.е. его «Нет» превращается в «Да» или же наоборот. Достижение такого результата требует больших усилий и сильных аргументов.
50%-я степень обработки. Когда с помощью аргументации
достигается частичное изменение позиции собеседника, т.е.
ярко выраженная позиция «никогда» сводится к частичному
компромиссному положению «пока нет» или «возможно».
Следует отметить, что эти приемы имеют гораздо большую ценность в отличие от спекулятивной техники аргументирования, которая похожа на удар ниже пояса и обладает краткосрочным действием.
Что касается самой аргументации, то в любом случае необходимо владеть материалом и четко определить задачи, которые необходимо достигнуть.
Таким образом, необходимо заранее разработать и довести до
совершенства тактику аргументации. В этом плане необходимо
продумать действия участников совещания и способы изменения их
позиции. Вначале необходимо выступать с сильными аргументами,
а затем подкреплять их более слабыми, чтобы сразу закрепить необходимые позиции.
89
Цели аргументации. В этой фазе формируется предварительное
мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме,
как руководителем, так и участниками служебного совещания.
Здесь можно попытаться изменить или закрепить сформировавшееся мнение, закрепить измененное уже новое мнение.
В этой фазе можно устранить или смягчить противоречия, наметившиеся до начала совещания или возникшие в процессе его
проведения, критически проверить положение и факты, изложенные участниками совещания, включая и руководителя. Здесь прокладываются пути для ясных, точных, частичных или общих заключений, создается общая база для последней, решающей фазы совещания — принятия решения.
Техника аргументации. Логика и риторика дают ряд общих рекомендаций о проведении фазы аргументирования, которых необходимо придерживаться для достижения успеха в совещании. Эти
1
рекомендации можно свести в следующие положения
.
1. Оперировать простыми, ясными, точными и убедительными
понятиями.
2. Способ и темп аргументирования должны соответствовать
особенностям темперамента участников совещания и выбираться
с учетом особенностей характера и привычек участников совещания.
3. Вести аргументацию корректно.
4. Приспособить аргументы к личности собеседника.
5. Избегать неделовых выражений и формулировок, затруд-
няющих восприятие сказанного. Однако речь должна быть образной, а доводы наглядными.
Для построения аргументации имеются 12 риторических методов аргументирования.
Риторические методы аргументирования.
1. Функциональный метод. Это прямое обращение к собеседнику, которого знакомят с фактами и сведениями, являющимися основой доказательства.
2. Метод противоречия. Основан на выявлении противоречий в
аргументации собеседника.
3. Метод извлечения выводов. Основывается на точной аргументации, которая постепенно, посредством частичных выводов приводит к желаемому выводу.
4. Метод сравнения. Этот метод фактически представляет собой
особую форму метода «извлечения выводов».
1
Мицич П. Ñ. 72—73.
90
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]