Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Служебное совещание в системе управления правоохранительными органами. Учебник для студентов вузов

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

07.09.2026

Размер:

1 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 23 / 193 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 > Следующая >>>

Нэмаваси. С одной стороны — это известные в журналистских кру-

гах брифинги. На таких совещаниях должностных лиц и всех присутствующих знакомят с различными идеями, проектами, программами, прогнозами и т.д. Это полуофициальная часть совещания. Она перерастает в неофициальную, в процессе которой участники собираются в малые группы и обсуждают проблему в деталях. Это делается для согласования точек зрения, для «притирки» мнений, т.е. для устранения излишних наслоений по обсуждаемой проблеме. Сам термин «нэмаваси» буквально означает «обрубание корней»: когда большое дерево нужно пересадить в другое место, его обкапывают и обрубают лишние корни («нэ» — корень). То же происходит и с обсуждаемой проблемой: она «окапывается» в неформальном согласовании.

Лобби. Обычно это неофициальное обсуждение проблемы вне служебного помещения, на отдыхе, нередко с участием лиц, формально не имеющих к данной проблеме отношения. Такое обсуждение типа «утиавасэ» может происходить и в служебном помещении организации, поскольку в Японии все сотрудники отделов работают в общем зале. В разных уголках зала словно стихийно возникают малые группы, в которых происходит обмен мнений по обсуждаемой проблеме. Иногда разговор в таких группах длится не один день.

Как видно, в Японии важные проблемы в организациях решаются методами «кайги», «утиавасэ» и «нэмаваси». Японцы охотно объединяются для дискуссий в деловые группы, стараются при обсуждении внести свой вклад в решение выдвинутых проблем и стоящих задач, не забывая вместе с тем того, что свое личное мнение надо подстраивать под групповое. Их толкает к этому воспитанная с детства ориентация на группу.

В Западной Европе и США применяют телевизионные совещания, использующие внутриучрежденческие телевизионные сети. Качество решений, полученных на телесовещаниях во много раз выше, чем на обычных, за счет предельной достоверности происходящего, общения «глаза в глаза» (крупные и средние планы позволяют детально анализировать психическое состояние участника), быстрого предъявления на экране нужных документов, материалов, а также видеокадров по служебным ситуациям.

2.3. Российская классификация служебных совещаний

Служебные совещания как особый вид организации в зависимости от определенных критериев можно классифицировать не только по рассмотренным выше признакам (американская и японская классификации). Отечественная классификация служебных совещаний является более всесторонней, классифицируя совещания по более широким определяющим признакам

Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Минск: Изд-во БГЭУ, 1996. С. 267—269.

. Данная классификация представлена на рис. 2.3.

Ðèñ. 2.3. Классификация служебных совещаний

1. Ïî целевой направленности (целям и задачам) выделяют сле-

дующие типы служебных совещаний:

 ознакомительные (выдача заданий, повышение квалифи-

кации, сообщение дополнительных профессиональных знаний);

 разъяснительные (убеждение сотрудников в правильности

проводимой политики, неизбежности предпринятых шагов в чем-то);

 проблемные (коллективный поиск решения комплексного и

сложного вопроса);

 инструктивные (доведение до сведения сотрудников необхо-

димой информации, объяснение способа действий);

 координационные (обеспечение взаимодействия подразделе-

ний организации);

 информационные.

Проблемные совещания направлены на обсуждение проблем и поиск их решения. Для этого ставятся следующие задачи:

1) включить участников совещания в процесс поиска новых

возможностей и обсуждение путей решения проблем;

2) обеспечить высокий уровень личной вовлеченности каждого

сотрудника.

Задача такого типа совещаний заключается в нахождении наилучшего решения вынесенной на обсуждение проблемы. Решения обычно формируются в результате дискуссии и принимаются голосованием. Но процедура голосования не означает обязательности выполнения решений для административного органа, созвавшего служебное совещание.

Проблемное служебное совещание строится по следующей распространенной схеме, представленной на рис. 2.4.

Основными составляющими этой схемы являются доклад, вопросы к докладчику, прения и выработка решения. Если участники совещания заблаговременно получили нужные материалы (тезисы доклада, справки, проект решения) и имели возможность изучить их, можно устроить проблемное совещание либо без доклада, либо предоставив докладчику 3—5 минут на резюме, либо сразу начав совещание с вопросов к докладчику. На проблемном совещании каждый участник вправе высказывать и отстаивать свои мысли с предложениями. Такое совещание повышает у людей чувство ответственности за принимаемые решения и развивает чувство коллективной сплоченности.

Схема проблемного

совещания

Доклад

Вопросы к докладчику

Прения

Выработка решения

Ðèñ. 2.4. Схема проблемного совещания

Инструктивные совещания. Их задача состоит в том, чтобы пере-

дать распоряжения и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего выполнения. Руководитель или представитель администрации, которому поручено проведение совещания, доводит до сведения собравшихся принятые администрацией данной организации, или вышестоящим органом решения, директивы, рекомендации (чаще всего простым приказом).

На инструктивном совещании, несмотря на его, казалось бы, чисто информационный характер (передача распоряжений сверху вниз), действует коллективный разум, ставятся и решаются какието частные вопросы, следующие из общей директивы, уточняются задания, высказываются мысли о том, как лучше и быстрее их выполнить. Более того, быстрота ознакомления исполнителей с тем или иным решением, заданием или распоряжением служит достаточным основанием для созыва их на совещание. В этом преимущество инструктивного совещания по сравнению с рассылкой решений и директив для исполнения. Но первое не должно подменять второго. Несмотря на проведение совещания, документы должны рассылаться, при этом желательны их уточнение и конкретизация по материалам совещания. В ряде случаев руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения в письменном виде, не собирая сотрудников.

2. Ïî назначению, психологическим особенностям проведения и про-

должительности различают следующие типы служебных совещаний:

 информационные (доведение определенной информации,

обобщение информационных сведений, изучение различных точек зрения на проблемы);

 оперативные (получение текущих сведений о состоянии дел в

организации, выработка решений оперативного характера, преодоление узких мест в выполнении поставленных задач, постановка соответствующих задач перед исполнителями, обмен информации в целях оценки действительного положения и объема управления, выработка решений по дальнейшему улучшению ситуации);

 дискуссионные (коллективное обсуждение возникших проблем);  вырабатывающие и принимающие решения;  учебные (сообщение дополнительных профессиональных

знаний);

 разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее

принятых решений (убеждение сотрудников со стороны руководства в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринимаемых шагов);

 итоговое совещание, подводящее итоги выполнения решений

и дающее оценку результатов служебного совещания.

Информационные (директивные, инструктивные) служебные совещания проводятся для одновременного доведения до подчиненных,

участников совещания новой служебной информации или какихлибо указаний, путем передачи информации по вертикали — сверху вниз, что является необходимым условием слаженной работы служебного коллектива и поддержания благоприятного моральнопсихологического климата.

Данные совещания целесообразны лишь тогда, когда необходимо скорее познакомить подчиненных с только что полученными материалами или принятыми решениями с тем, чтобы немедленно приступить к их реализации. Иными словами, на таком совещании необходимо сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою задачу, а также ответить на вопросы, которые могут возникнуть. Когда у руководителя нет времени для написания доклада или нет возможности размножить текст, а также при желании эмоционально воздействовать на участников совещания и вызвать у них ощущение единства.

В остальных случаях руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения до сотрудников в письменном виде. Ознакомление с письменным текстом обычно отнимает меньше времени и усваивается лучше, чем прослушивание устной речи и восприятие информации на слух. Передачи подчиненным текста доклада взамен проведения информационного совещания устраняет затраты времени на оповещение, сбор, расхождение подчиненных по рабочим местам, на психологическую перестройку.

Очевидно, информация, сообщаемая на подобных совещаниях, должна быть по-настоящему значимой. Если же совещания сводятся к общим декларациям, призывам о необходимой требовательности к себе, то такое совещание приводит в основном к потере служебного времени.

Оперативные совещания (оперативка, планерка, брифинг, пятиминутка) проводятся для обмена информацией между участниками совещания в целях конкретизации оценки создавшегося положения и выработки решения по дальнейшему управлению объектом управления при выполнении конкретной текущей задачи. Иными словами, задача оперативных совещаний — получить (собрать) информацию о текущем состоянии дел по конкретному вопросу или проблеме, оценить текущую ситуацию, выявить проблему, обменяться мнениями по поставленной задаче, принять оперативные решения и контролировать их исполнение.

Оперативные совещания проводятся при обязательном выполнении двух основных требований:

1) установить, например, кто виновен;

2) определить эффективные меры и исправления (устранения)

решения стоящей задачи.

Достижению цели данного совещания должны обязательно предшествовать три этапа процесса управления:

1) сбор информации;

2) переработка и анализ информации;

3) принятие решения.

При невыполнении данных требований оперативные совещания, как правило, сводятся лишь к сбору информации о состоянии дел, «разносу», а не отдаче конкретных управляющих распоряжений. Требование результативности обсуждения должно быть свойственно каждому оперативному совещанию.

Оперативное совещание, в противоположность инструктивному, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают руководителю или представителю руководящего ранга, ведущему совещание, сведения о ходе дела на местах. Но этим дело не ограничивается. Оперативно получив от участников совещания необходимую информацию, председатель совещания выявляет наличие узких мест, наметившееся отставание, его причины, возникшие недоразумения и конфликты и по возможности здесь же, на совещании, добивается оказания необходимой помощи, дает новые поручения, с тем чтобы выдержать заданные сроки выполнения стоящих перед организацией правоохранительных органов задач, показателей и т.п. В ходе совещательной работы по устранению возникших проблем участвуют все присутствующие.

Особенностью оперативных совещаний является их регулярный характер, непродолжительность и точное проведение в назначенные дни и часы — как правило, в начале рабочего дня и недели. В случае чрезвычайных обстоятельств созываются внеплановые оперативные служебные совещания.

При проведении оперативных совещаний круг его участников (подчиненных) должен быть представлен самыми нужными подчиненными. Для участия в работе данных совещаний с повторяющейся тематикой (например, совещания по планированию, по подведению итогов работы и т.п.) должен быть установлен постоянный, рационально ограниченный контингент лиц. Перед каждым совещанием с повторяющейся тематикой следует проверять выполнение решений предыдущего совещания. Поочередные краткие (минутаполторы) сообщения участников оперативного совещания должны быть построены по принципу учета отклонений полученных фактических показателей от нормативных или заданных ранее, ибо обсуждение только отклонений от спланированного хода деятельности может значительно сократить продолжительность совещания и повысить его эффективность.

На оперативных совещаниях не бывает докладов и длительных выступлений, а осуществляется обмен мнениями. При этом могут быть реплики с мест, частные диалоги по отдельным вопросам. Иными словами, оперативное совещание — это рабочая кухня, где все готовится на глазах у присутствующих — оперативно, динамично.

С этической точки зрения оперативные совещания позволяют повысить авторитет руководителя за счет интерактивности контактов и использования обратной связи. Проведение оперативных совещаний улучшает служебную дисциплину в коллективе правоохранительных органов, стимулирует к более высоким результатам служебной деятельности, позволяет равномерно распределять нагрузку. Посредством служебного общения предотвращаются и устраняются слухи, конфликты и разобщенность между служебными подразделениями. Более того, оперативное служебное совещание — это хороший повод публично и своевременно поощрить достижения и успехи отдельных сотрудников правоохранительных органов, а также указать на отдельные недостатки в служебной деятельности. И наконец, оперативные служебные совещания являются эффективным механизмом формирования организационной культуры правоохранительных органов

Актуальные проблемы организационной культуры правоохранительных органов. Строение. Управление. Модели: учебник для студентов вузов / А.И. Бастрыкин [и др.]. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015.

В последние годы немало организаций правоохранительных органов отказалось от проведения оперативных совещаний, рассматривая их как устаревающий метод управления. Сбор информации о текущем состоянии дел, выработка решений, доведение их до исполнителей — все это работники аппарата управления должны стремиться осуществлять, не созывая сотрудников на совещание.

Дискуссионные совещания проводятся с целью коллективного обсуждения возникших проблем и являются наиболее демократичным видом совещаний.

При проведении данных совещаний желательно заблаговременно ознакомить участников с материалами по вопросам, которые предстоит обсуждать.

На совещании целесообразно поддерживать деловую обстановку, позволяющую каждому внести свои предложения и быть уверенным в возможности быть откровенным и искренним. Полезно сначала дать высказаться младшим, чтобы авторитет старших не мешал им давать свои предложения.

Дискуссионные совещания по особо сложным проблемам в целях экономии времени и широкой оперативной реализации идей можно проводить в два этапа. На первом этапе заслушиваются только выдвигаемые конкретные предложения, направленные на решение проблемы, обсуждение и споры не допускаются. Авторитетная комиссия, рассмотрев поступившие предложения, отбирает из них наиболее рациональные, и только эти отобранные предложения выносятся для обсуждения на втором этапе совещания, проводимом спустя некоторое время. Обычно рекомендуется приглашать на дискуссионные совещания необходимое количество людей, которые активно участвовали бы в обсуждении вопроса.

Тема совещания должна быть близка подчиненным и действительно требовать обсуждения.

Íà информационных совещаниях информация в основном направлена от руководителя совещания к его участникам, на опера-

тивных она циркулирует между всеми участниками совещания, на дискуссионных направлена в основном от участников служебного

совещания к руководителю. На служебные совещания должны выноситься только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке с более высокой оперативностью.

Итоговое служебное совещание проводится время от времени для оценки итогов или результатов, достигнутых служебным коллективом (организацией, подразделением или отдельными сотрудниками правоохранительных органов) в продвижении к поставленным целям. Итоговые совещания, как правило, проходят в расширенном формате.

3. Ïî масштабам привлечения участников совещания бывают:

 международные;

 отраслевые;

 региональные;

 областные;

 городские;

 районные;

 внутренние (в масштабах одной организации или отдельных

подразделений организации).

4. Ïî степени плановости различают:

 плановые;

 неплановые (в случае крайней необходимости).

Плановые совещания обладают наибольшей эффективностью, позволяющей его участникам рационально спланировать свое время и заблаговременно подготовиться к обсуждению конкретных вопросов.

Рационально проводить служебные совещания в строгом соответствии с общим календарным планом основных мероприятий организации правоохранительных органов.

Повестка дня, время начала и окончания служебного совещания должны доводиться до сведения участников совещания за 3-4 дня. При этом повестка дня должна планироваться с таким расчетом, чтобы общая продолжительность совещания не превышала одного часа.

Внеплановые совещания должны проводиться только в случаях крайней необходимости, ибо они дезорганизуют работу подчиненных сотрудников, приводят к большим потерям времени, отрицательно характеризуют стиль работы руководителя. Участники совещания являются неподготовленными, поэтому эффективность таких совещаний зачастую вызывает сомнения.

Как правило, внеплановые совещания (до 25% совещаний) проводятся по распоряжению вышестоящих руководителей. Поэтому, руководителю, получившему внезапное срочное указание «сверху» о проведении совещания, целесообразно оценить, нельзя ли назначить его на очередной плановый день.

5. Ïî периодичности (частоте) проведения совещания подразде-

ляются на:

 регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежегодные);

 постоянно действующие (собираются периодически, но без

установленной регулярности);

 периодические;

 разовые.

6. Ïî характеру обсуждаемых (рассматриваемых) и решаемых во-

просов различают:

 текущие (обсуждение ряда взаимосвязанных вопросов);

 целевые (рассмотрение одного или группы взаимосвязанных

вопросов);

 стратегические;  случайные (рассматриваемые вопросы носят случайный ха-

рактер);

 регулярно повторяющиеся;  ограниченные (количество решаемых вопросов минимально);  неограниченные.

Текущие совещания посвящаются обсуждению ряда разнородных вопросов, оценке разных сторон состояния объекта управления на данный момент.

Систематическое проведение текущих совещаний оправдано лишь для узкого круга специалистов, связанных с оперативным решением всего комплекса возникающих вопросов. При частом проведении текущих совещаний интерес к ним у подчиненных снижается, ибо у участников создается впечатление, что обсуждается на совещаниях одно и то же.

Целевые совещания проводятся, как правило, по одному или группе взаимосвязанных вопросов, объединенных единством цели.

Эффективность целевых совещаний существенно выше текущих, поскольку внимание участников совещания сосредоточивается на одном конкретном вопросе, а не рассеивается между многими.

Стратегические совещания (совещания по развитию организации правоохранительных органов) проводятся с целью рассмотрения перспективных вопросов развития, обсуждения стратегического планирования деятельности правоохранительных органов.

7. Ïî методам ведения различают:

 авторитарные;

 демократические;

 либеральные.

8. Ïî тематике рассматриваемых вопросов:

 административные;

 технические;

 кадровые;

 финансовые;

 технологические.

9. Ïî количеству участников:

 с узким составом (до 5 человек);

 расширенные (до 20 человек);

 представительные (более 20 человек).

10. Ïî степени стабильности состава участников служебные со-

вещания подразделяются на совещания:

 с фиксированным составом (постоянный состав участников);

 с фиксированным составом и приглашаемыми по необходи-

мости дополнительно специалистами;

<<< < Предыдущая 1 23 / 193 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]