Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Служебное совещание в системе управления правоохранительными органами. Учебник для студентов вузов

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

07.09.2026

Размер:

1 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 34 / 194 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 > Следующая >>>

 с переменным составом участников, приглашаемым по спи-

ску, составленному для каждого совещания;

 комбинированные (смешанные).

11. Ïî формам подведения итогов совещания подразделяются на:

 связанные с принятием документа;  не связанные с принятием документа.

12. Ïî числу совещаний:

 ограниченные;  неограниченные.

13. Ïî месту проведения относительно организации устроителя:

 местные;

 выездные.

14. Ïî принадлежности к сфере общественной жизни совещания

классифицируются на:

 собрания и заседания профсоюзных и других общественных

организаций;

 партийные совещания и объединения;

 деловые (административные);

 научные и научно-технические (семинары, симпозиумы,

конференции, съезды);

 объединенные.

Конечно, приведенная классификация служебных совещаний схематична. Она детально не полностью охватывает реальное многообразие служебных совещаний, включающих различные промежуточные варианты. Но тем не менее каждый руководитель должен уметь пользоваться совещанием как одним из эффективных методов управления и рационально, в комплексе использовать все виды служебных совещаний, что позволяет в наибольшей степени реализовать их возможности в процессе управления правоохранительными организациями.

Г Л А В А 3

Теоретические основы организации подготовки и проведения служебных совещаний

Процесс управления может быть сведен к трем основным стадиям:

 первая — сбор информации;  вторая — переработка информации с использованием тезау-

руса (всего объема знаний, накопленного к данному моменту);

 третья — принятие решения в виде системы управляющих

команд.

Служебное совещание — один из важнейших методов управления в системе правоохранительных органов, охватывающих все эти три стадии.

Для достижения целей и повышения эффективности служебного совещания необходимо учитывать систему требований и рекомендаций, при помощи которых возможно должным образом подготовить и организовать его проведение. Руководитель обязательно должен это учитывать.

Если руководитель принимает решение о проведении служебного совещания, то, несомненно, важным будет рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты.

Существует совокупность обязательных элементов, без которых эффективность служебного совещания не будет достигнута (рис. 3.1).

Служебное совещание можно разбить на три части

 подготовка совещания (до начала совещания);  проведение совещания (во время совещания);  после проведения совещания.

Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: пер. с нем. / авт. предисл. В.М. Шепель. М.: Экономика, 1990. С. 186.

Организация проведения

служебных совещаний

Подготовка Проведение

1. Определение

целесообразности проведения совещания

2. Состав участников

3. Дата и время совещания

4. Подготовка

участников совещания

5. Определение места проведения

1. Продолжительность

2. Регламент

3. Протокол

Принятие решения

1. Контроль за

выполнением

решения

Ðèñ. 3.1. Схема организации проведения служебных совещаний

3.1. Структура служебного совещания

Служебные совещания, как и другие формы управления, имеют свою структуру и методику проведения.

Служебное совещание состоит из пяти фаз, обозначаемых ла-

тинскими буквами:

 фаза I — начало (P);  фаза II — передача информации (I);

 фаза III — аргументирование (A);  фаза IV — опровержение доводов собеседников (N);  фаза V — принятие решений (O);

Лицам, ведущим служебное совещание, следует придерживаться

представленной структуры, хотя это не всегда возможно и правильно. Иногда необходимо изменять очередность, иногда может выпадать целая фаза. Жесткое разграничение фаз не всегда целесообразно. На практике граница часто теряется, особенно между II, III и

IV фазами, в то время как фазы I и V все же заметно отличаются. Величина фаз также непостоянна, она зависит от продолжительности служебного совещания и взаимной расположенности участников друг к другу.

Самой важной фазой является последняя фаза — фаза принятия

решения. Практически все фазы по отношению к последней являются подготовительными.

Проведение любого служебного совещания должно опираться

не только на профессиональные знания руководителя, но и на знания таких дисциплин, как психология, риторика, социология, управление и др.

Служебное совещание должно нести в себе свойства:

 ясности;  наглядности;  постоянной направленности;  ритма.

3.2. Планирование и подготовка служебного совещания

Планирование служебного совещания сводится к следующим основным действиям:

 составление и проверка прогноза служебного совещания;

 установление основных задач и целей служебного совеща-

íèÿ;

 поиск путей решения этих задач;

 разбивка общих планов на мелкие, детальные пункты и дей-

ствия.

Если на каждом служебном совещании необходимо обязательно

присутствовать, надо стараться извлекать из этого максимальную пользу. Поэтому служебное совещание следует хорошо подготавливать, непосредственно самим участникам готовиться к нему и затем тщательно обрабатывать его результаты.

Успех любого служебного совещания зависит от степени его

подготовки. Подготовка к служебному совещанию является трудным и ответственным делом, требующим больших усилий. Руководить подготовкой необходимо непосредственно тому лицу, которое организует совещание. И здесь не надо жалеть времени — оно окупится общей экономией времени и эффективностью коллективно принятых решений. В связи с этим рекомендуется выполнять следующие два требования:

1) необходимо обеспечить достаточно времени на подготовку

совещания;

2) работать по плану и методично.

Планомерная и систематизированная работа в период подготов-

ки к служебному совещанию включает некоторые виды логической деятельности, которые необходимы для успешного его проведения (рис. 3.2).

Предварительный анализ

участников, темы

и ситуации

Инициатива проведения

совещания

и определение его задач

Окончательная форма делового

совещания

Мысленная

репетиция

Устная

репетиция

Редактиро-

вание

Планирование

Определение стратегии

и тактики

Контроль

Тренировка

Подробный план

подготовки

к совещанию

Сбор материалов

Отбор и систематизация

материалов

Обдумывание и компоновка

материалов

Рабочий план

Разработка основной

Оперативная

подготовка

части совещания

Начало и окончание делового совещания

Ðèñ. 3.2. Системно-алгоритмическая модель

процесса подготовки служебного совещания

Содержание процесса подготовки совещания, представленного

на рисунке, следующее:

1 — обдумывание сложившейся обстановки, своевременная раз-

работка целей, определение тем, обсуждение которых будет происходить на совещании;

2 — инициатива в процессе служебного совещания, определяе-

мая в первую очередь активностью участников совещания, их инициативностью, объемом текущих дел и возможностями проведения предварительного анализа;

3 — составление плана проведения назначенного совещания.

Первая задача — определение стоящих целей и вторая — разработка стратегии достижения целей и тактики ведения служебного совещания;

4 — определение четкой программы действий по подготовке

и проведению конкретного служебного совещания. В ней устанавливается взаимосвязь между видами деятельности и объемом работ, которые требуется выполнить, количеством и качеством необходимой информации. Определяются временные рамки, затраты на подготовку и реализацию планов; привлекаются сотрудники;

5 — сбор материала; это очень длительная и не всегда приятная

процедура, но один из важнейших видов деятельности в оперативной подготовке служебного совещания;

6 и 7 — логическое продолжение п. 5; 8 — попытка скомбинировать и увязать собранный материал,

идеи и рассуждения, задачи и цели служебного совещания. Все наиболее важные моменты необходимо зафиксировать на бумаге;

9 и 10 — логическое продолжение п. 8; 11 — по окончании оперативной подготовки служебного сове-

щания производится проверка проделанной работы;

13 и 14 — зависят от личных качеств и способностей руководи-

òåëÿ.

Подготовка совещания включает в себя целую группу действий,

схематично представленных на рис. 3.3.

Как видно из схемы, действий много, они взаимосвязаны и

влияют одно на другое.

Подготовка служебного совещания в основном является обя-

занностью секретаря, помощника или штаба руководителя. Итогом такой подготовки должна быть папка для совещаний, в которой содержатся все материалы, необходимые для активного участия в дискуссиях, принятия соответствующих решений:

1) приглашение, которое заранее рассылается всем участникам

служебного совещания;

2) повестка дня;

3) список участников;

Определение

целесообразности

проведения

совещания

Этапы подготовки

Выбор и определение

темы совещания

служебного

совещания

Подготовка доклада

и проекта решения

Определение

целей, задач и

формирование

повестки дня

Подготовка участников

совещания

Подбор

и определение

состава

участников

Установление

даты, времени

и регламента

проведения совещания

Подготовка помещения

Ðèñ. 3.3. Схема этапов подготовки служебного совещания

4) план использования времени служебного совещания;

5) протокол предыдущего служебного совещания;

6) перечень открытых вопросов и проектов;

7) материалы по наиболее важным пунктам повестки дня;

8) проект наиболее вероятных решений. Подготовка служебного совещания начинается с определения

его необходимости и целесообразности проведения. Оценивая целесообразность проведения совещания, руководитель должен помнить, что служебное совещание не может заменить другую форму управления: личных контактов с сотрудниками, раздачи служебных

поручений и т.д. Когда решается вопрос о необходимости проведения совещания, руководитель должен подумать о его целесообразности и задачах, которые необходимо решить на служебном совещании.

Важно, чтобы служебное совещание в каждом конкретном случае было

относительно более полезно, чем другие формы работы.

К любому серьезному служебному совещанию нужно тщательно

готовиться за несколько недель. Для чего необходимо:

 проанализировать необходимые материалы;

 составить повестку дня;

 определить и составить список участников;

 определить время проведения служебного совещания;

 найти удобное помещение.

Если это не сделано, мероприятие проводить нельзя.

Основные этапы подготовки служебного совещания

Первый этап подготовки служебного совещания — обоснование

необходимости и принятие решения о проведении служебного совещания.

Иногда для принятия этого решения рекомендуется ответить на

следующие вопросы.

1. Для чего созывается служебное совещание? Если цель совеща-

ния не может быть определена одной простой фразой, его собирать не следует.

2. Своевременно ли служебное совещание? Если участники служеб-

ного совещания не готовы к проведению дискуссии, позднее придется собирать новое совещание.

3. Что произойдет, если служебное совещание не проводить?

Только когда принятие решения не может состояться без него, служебное совещание необходимо.

4. Можно ли решить проблему другими путями? Если обмен мне-

ниями и информацией может состояться иным способом, его следует предпочесть.

Ответы на данные вопросы позволяют оценить целесообраз-

ность проведения данного совещания. Исключения составляют случаи, в которых такая оценка предрешена, то есть заранее определен постоянный круг вопросов, подлежащих коллективному обсуждению.

Важно, чтобы служебное совещание в каждом конкретном слу-

чае было относительно более полезно, чем другие формы работы. Если руководитель или организатор сам уверен в относительной полезности совещания, более того, если убежден в том, что в ходе

заседания его участники почувствуют эту высокую относительную полезность, проводить служебное совещание необходимо. В противном случае следует от него решительно отказаться.

Ощущая необходимость созыва служебного совещания, руково-

дитель должен задаться вопросом, чем она вызвана — существом дела или несовершенной структурой управления.

Таким образом, подготовку к служебному совещанию и проце-

дуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была реализована основная задача служебного совещания.

Вторым этапом подготовки служебного совещания является

выбор и определение темы совещания.

Тема совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно и в

нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника служебного совещания. Каждый участник совещания должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи. Темы становятся интересными, когда они сформулированы конкретно и в активном ключе.

Третий этап (до начала служебного совещания) — определение

целей и задач, которые оно призвано решить, формирование и составление повестки совещания и подготовка материалов к служебному совещанию. Намечая провести совещание, руководитель должен продумать и определить основные цели, задачи и перечень вопросов служебного совещания, которые следует обсудить.

Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного

типа решения, желательного итога работы.

Служебное совещание имеет смысл, если есть необходимость

(возможные варианты целей):

 в предварительном обмене мнениями и различной значимой

информацией между участниками служебного совещания;

 выявлении мнений и альтернатив;  анализе сложных (нестандартных) ситуаций;  подготовке рекомендаций для принятия решения по ком-

плексным вопросам;

 в непосредственном принятии решения по актуальным для

деятельности организации вопросам.

На этом этапе руководитель должен проанализировать все аль-

тернативные варианты (виды совещаний) проведения совещания:

 возможность решения вопроса по средствам связи;  решение вышестоящего руководства;  селекторное совещание;  возможность объединения решения вопроса с плановыми со-

вещаниями.

Если руководитель убедился в полезности служебного совеща-

ния, его необходимо проводить, в противном случае отказаться.

После того, как принято решение о проведении служебного со-

вещания, определена его тематика, на основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается и составляется повестка совещания.

Повестка совещания — это первый письменный документ, который со-

ставляется при подготовке совещания и обязательно должен быть разо-

слан участникам служебного совещания заранее.

Подробная повестка служебного совещания может включать в

себя следующее:

 конкретную формулировку темы или основной проблемы

служебного совещания, требующей решения. Очень важно определить тему предельно конкретно, в виде вопроса;

 предполагаемую цель, то есть описание требуемого результа-

та, желательно итога работы;

 перечень конкретных вопросов, планируемых и выносимых

для обсуждения, по которым следует принять решения;

 последовательность обсуждаемых вопросов, в зависимости от

степени срочности их решения;

 обязательное указание времени начала и времени окончания

служебного совещания (в идеале — время начала и окончания обсуждения каждого вопроса);

 точное место проведения служебного совещания;

 фамилии, инициалы и должность докладчиков и содоклад-

чиков (выступающих) по каждому вопросу, а также ответственных за подготовку вопросов;

 довольно часто (хотя это и необязательно) в повестке дня

указываются фамилии людей, персонально ответственных за подготовку отдельных вопросов, поставленных на обсуждение;

 предполагаемые затраты времени, отведенного на обсужде-

ние каждого из обсуждаемых вопросов;

 точные указания на места, где можно познакомиться с ин-

формацией по каждому вопросу и получить дополнительную информацию, необходимую для обсуждения вопросов, вынесенных в повестку дня. Наличие таких указаний не позволит нерадивым сотрудникам оправдать свою неподготовленность

к обсуждению вопроса отсутствием информации. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «о», «об» и т.п. Однако в отношении последовательности рассмотрения вопро-

сов многие специалисты исходят не только из профессиональных

<<< < Предыдущая 1 2 34 / 194 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]