Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Служебное совещание в системе управления правоохранительными органами. Учебник для студентов вузов

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

07.09.2026

Размер:

1 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 56 / 196 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 > Следующая >>>

Шестым этапом является подготовка участников служебного совещания. После определения состава участников служебного совещания возникает необходимость в их подготовке. Очень важно основательно подготовить участников к совещанию, тогда их мнения (предложения) будут заранее обдуманы и аргументированы. Каждый участник служебного совещания должен быть проинформирован заранее о тематике и задачах совещания.

Подготовка участников служебного совещания сводится к их заблаговременному ознакомлению с повесткой дня, со всей необходимой информацией и всеми необходимыми материалами, которые требуют вдумчивого предварительного изучения для пробуждения у них заинтересованности поставленными вопросами и стремления высказать свою точку зрения. Это делается по причине того, что мнения участников служебного совещания по обсуждаемой проблеме будут заранее обдуманы и составлены, а не наспех придуманы непосредственно на совещании.

В зависимости от содержания обсуждаемых вопросов ожидаемого совещания и аспектов их рассмотрения можно рекомендовать наиболее компетентным и заинтересованным его участникам быть активными при обсуждении, обратив их внимание на серьезность обсуждаемой проблемы и на то, что их мнение и суждение может представить для всех участников большой интерес и являться определяющим в формировании решения. При этом рекомендацию выступить руководителю служебного совещания лучше всего высказать в форме личной просьбы. Однако не следует подсказывать (и тем более навязывать), какой точки зрения он должен придерживаться и чье мнение отстаивать.

В начале служебного совещания необходимо ознакомить всех собравшихся с целями, предметом, основными вопросами служебного совещания, предложить порядок проведения, оговорить условия служебной деятельности.

Таким образом, каждый участник служебного совещания должен быть заранее проинформирован о тематике и задачах совещания и ознакомлен со всеми нужными материалами. Только при этом условии коллективный разум не столкнется с необходимостью искать оптимальное решение экспромтом. Участники служебного совещания, размышляя над проблемой, смогут прийти к лучшему решению, не высиживая на совещании по несколько часов.

Важное место в подготовке служебных совещаний занимает подготовка доклада и проекта решений.

Седьмой этап включает подготовку доклада и проекта решений. Доклад — это краткое основное сообщение, являющееся стержнем служебного совещания и основой его успешной работы.

Успех служебного совещания во многом зависит от качества доклада. Доклад необходимо готовить тщательно. Даже значительные затраты времени на его подготовку окупятся деловитостью совещания, результативностью его проведения.

Поэтому, поручать это важное дело следует тому, кто не только хорошо знаком с проблемой, но и обладает культурой речи. Конечно, не каждому дано быть блестящим оратором. Но красноречию можно и нужно учиться. Умение владеть речью и ясно выражать мысли — один из важных признаков культурного человека. Надо позаботиться и об улучшении своей дикции.

Хороший доклад должен обязательно включать:

 существенные идеи и позитивные предложения;  целеустремленность;  смысловую точность;  логическую стройность;  грамматическую правильность;  литературность языка;  доступность;  выразительность речи;  эмоциональность;  экспрессию.

Служебное совещание с плохо подготовленным докладом почти всегда отличается неглубокими и поверхностными решениями. Это в свою очередь сказывается на поведении участников совещания: развивает у слушателей чувство апатии, нежелание вдумываться в проблему и участвовать в ее обсуждении. Кроме того, доклад на служебном совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если на обсуждаемую проблему смотрят с нескольких точек зрения, то даже в том случае, когда докладчик явно отдает предпочтение одной из них, он не должен замалчивать доводы в защиту других точек зрения и против своей. Рассказать нужно все, а уж потом сообщить свое мнение и объяснить, на чем оно основано. Излишняя эмоциональность нежелательна.

В настоящее время большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Их заранее размножают и рассылают для ознакомления участникам служебного совещания. Тогда заседание начинается с вопросов по докладу и с изложения мыслей участников служебного совещания. Кроме того, не всегда на совещании обязательно выслушивать доклад. Если доклад хорошо составлен, а обстоятельства позволяют размножить его и заранее раздать участникам совещания, то служебное совещание можно начать прямо с вопросов к докладчику и с прений. Это делает служебное совещание деловитым и кратким.

Кроме того, для лучшего усвоения обсуждаемого вопроса по ходу доклада рекомендуется использовать иллюстрации различного рода (слайды, таблицы, графические материалы и т.д.). При этом не следует использовать громоздкие, запутанные диаграммы, мелкие чертежи — словом, всякие малопонятные или плохо различимые изображения, поскольку это затрудняет восприятие доклада.

Проект решения служебного совещания. Важное место в подготовке служебных совещаний занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу. Обычно проект решения составляется на основе доклада и документов комиссии, готовившей совещание. При необходимости проект решения может быть заранее размножен и роздан для ознакомления участникам служебного совещания.

Возможны два варианта проекта решения:

1) специальная комиссия заранее разрабатывает проект решения;

2) председатель прямо на служебном совещании подводит ито-

ги обсуждения и формулирует решение.

Вообще, сбор письменных отзывов о проекте решения — вполне самостоятельная форма «распределенной» коллективной мыслительной деятельности. Такая форма иногда с успехом заменяет само служебное совещание.

Восьмым этапом подготовки служебного совещания, которым никак нельзя пренебречь, является подготовка помещения, в котором будет проводиться совещание.

Помещение для служебного совещания должно обеспечивать нормальные условия для эффективной работы участников совещания. Очень плохо, если тесный кабинет набит до предела участниками совещания, но не лучше, когда маленькая группа участников теряется в большом пустынном гулком зале. Поэтому не нужно увлекаться проведением совещаний в актовых залах или конференц-залах.

Как правило, служебные совещания проводятся в кабинете руководителя, который является самым распространенным местом совещаний. Очевидно, что для хозяина кабинета это привычно, удобно, а вот для участников сама обстановка подчеркивает неравноправие и особо не способствует напряженной творческой работе. В связи с этим существуют определенные рекомендации по выбору места проведения служебного совещания.

Выбор места проведения определяется видом служебного совещания, его задачами и составом участников.

В отдельных случаях целесообразно проводить служебное совещание непосредственно в подразделении, с работой которого ñâÿ- зан обсуждаемый вопрос.

Помещение для совещания должно удовлетворять требованиям по обеспечению закрытости служебного совещания (хорошую звукоизоляцию), должно иметь нормальную температуру (19—20°С) и относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию. Оно должно быть теплым, хорошо освещенным, удовлетворять требованиям физиологического комфорта и т.п.

Степень оптимальности принимаемых решений не в меньшей степени зависит от условий, в которые поставлены приглашенные на служебное совещание, чем от их эрудиции и творческих способностей. Так, например, отсутствие вентиляции, духота снижают производительность умственного труда на 10%, накуренная атмосфера — еще на 15% для всех участников, как курящих, так и некурящих. Сильные внешние шумы (например, уличные), свисты и хрипы микрофонно-усилительных установок, чрезмерно громкие речи, выкрики участников совещания — все это сбивает людей с

толку и исключает возможность продуктивного мышления

Приведем оценку коэффициента полезного действия (КПД) участников служебного совещания, проходящего в неблагоприятных условиях. В идеале КПД, как известно, равен 1. Однако при этом:

 теснота снижает КПД до 0,9;  сквозняки — до 0,9;  холод или жара — до 0,8;  длительное ведение записей в неудобной позе — до 0,9;  активное участие в работе служебного совещания на протя-

жении двух часов без перерыва — от 0,9 до 0,6;

 плохая освещенность, вынуждающая напрягать зрение — до 0,9;  если же мешающие факторы действуют одновременно, в ито-

ге КПД оказывается равным всего — 0,2

Подготовка помещения для служебного совещания также предполагает подготовку различных материалов, установление проекционного оборудования. Средства наглядного изображения (проекторы, мультимедийные проекторы, демонстрационные доски и т.д.) должны быть заранее проверены и подготовлены к работе.

Таким образом, описываемые действия руководителя по подготовке служебного совещания носят в основном, так сказать, технический характер, их влияние на последующее его проведение и, в

Ñì.: Грошев И.В., Климов К.А., Васильев А.Г. Психофизиологические характеристики человека и их учет при проектировании технических устройств. Учебнометодическое пособие по основам инженерной психологии и эргономики / под ред. В.Ф. Войцеховского. Тамбов: Изд-во ТВВАИУ, 1991. С. 24—26; Грошев И.В. Инженерно-психологическое обеспечение процессов проектирования рабочих мест: учебное пособие с приложением. Тамбов: Изд-во ТГТУ, 1999. С. 35—38 и др.

Ñì.: Грошев И.В. Инженерно-психологическое обеспечение процессов проектирования рабочих мест. С. 46—49.

частности, на связанную с ним психологическую атмосферу весьма значительно. По существу, речь идет о создании определенного настроя сотрудников на необходимые продуктивные отношения на этом совещании. Следовательно, тщательная подготовка, детальная проработка основных организационных моментов служебного совещания оказывает решающее влияние на эффективность его проведения при минимальных затратах времени. Иными словами, когда служебное совещание тщательно готовится, то затраты времени на его подготовку окупаются эффективностью служебного совещания. После такой подготовки остается эффективно провести само служебное совещание.

3.3. Общие принципы проведения служебного совещания

На вопрос: «Как же все-таки надо проводить служебное совещание и управлять им?» можно ответить: «В зависимости от заданных условий проводимого служебного совещания». Каковы же эти условия, которые детерминируют процесс проведения служебного совещания и его эффективность?

Выделяют четыре определяющих фактора

учитывать при подготовке и проведении служебного совещания:

1) ситуация;

2) задача;

3) группа (количество присутствующих);

4) руководитель.

Приоритеты служебного совещания заранее не задаются. В некоторых случаях доминирует ситуация, в других — задача, в-третьих — особенности и количество присутствующих на служебное совещании (малым количеством сотрудников следует управлять иначе, чем большим), в-четвертых, личностные особенности председателя служебного совещания.

На практике лучше решить за одно совещание больше вопросов, так как в совокупности на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меньше отвлекаются от темы.

Успех любого служебного совещания во многом зависит от умений и способностей его руководителя. Последний, если речь не идет об «оперативке», совсем не обязательно должен быть председателем совещания, его ведущим или представителем руководства (администрации), но непременно должен пользоваться уважением и авторитетом у собравшихся и лично знать многих со всеми их достоинствами и недостатками.

, которые необходимо

Таунсенд Р. Ñ. 49.

3.3.1. Начало служебного совещания

На этом этапе служебного совещания необходимо выработать правильное и корректное отношение к участникам совещания. Иными словами, начало совещания — это мост между руководителем и участниками совещания. Однако очень часто первая фаза совещания осуществляется лишь частично или вообще пропускается.

Целями первой фазы служебного совещания являются

 установление контакта с участниками служебного совеща-

íèÿ;

 создание приятной атмосферы для проведения служебного

совещания;

 привлечение внимания собравшихся на совещание;  пробуждение интереса у участников служебного совещания;

 иногда, если необходимо, и «перехват» инициативы.

Существует множество способов (методов) начала служебного совещания, но все они могут быть сведены в следующие четыре группы.

1. Метод снятия напряженности. Он позволяет установить тес-

ный контакт с участниками совещания. Достаточно сказать несколько теплых слов и можно легко добиться желаемого.

2. Метод «зацепки». Он позволяет кратко изложить ситуацию

или проблему, увязав ее с содержанием служебного совещания и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированного служебного совещания.

3. Метод стимулирования игры воображения. Предполагает по-

становку в начале служебного совещания множества вопросов по ряду проблем, которые должны в нем рассматриваться. Данный метод дает хорошие результаты, когда участники совещания характеризуются оптимизмом и логическим представлением.

4. Метод прямого подхода. Данный метод означает непосредст-

венный переход к делу, без какого бы то ни было вступления. Этот метод рационален, имеет прямой характер и подходит, прежде всего, для кратковременных и не слишком важных контактов, например, в общении руководителя с подчиненным.

Таким образом, начало служебного совещания является очень важным его элементом, который предопределяет определенные функции и обязанности руководителя (председательствующего) в процессе проведения служебного совещания, предполагает точное описание его целей, взаимное представление участников, инициа-

Мицич П. Как проводить деловые беседы / общ. ред., предисл. и послесл. В.М. Ше-

ïåëÿ. Ì., 1987. Ñ. 50.

тора служебного совещания, название темы, представление лица, ведущего совещание, объявление последовательности вопросов.

Обязанности руководителя служебного совещания

Главная цель — найти по всем вопросам повестки дня служебного совещания оптимальное решение за минимальное время. Для ее достижения руководитель должен обеспечить отдачу от каждого участника совещания и придать конструктивный характер обсуждению в целом, так как от действий того, кто ведет совещание, в значительной степени зависит его успех.

Первой обязанностью руководителя является не только заслушивание мнения большинства участников служебного совещания, но и перед началом дискуссии их «психологическая разгрузка», выведение из обычного рутинного состояния, включение в активную работу и организация принятия решения. Это достигается созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить и обеспечить в дальнейшем свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей.

Деловое общение на протяжении служебного совещания — это сложная деятельность по крайней мере двух сотрудников. Поэтому учет не только собственных интересов говорящего, но и постоянное внимание к собеседнику, его особенностям и нуждам — первое условие подлинного общения

Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что присутствующим и желающим предоставляют возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, беспрепятственно менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации. Одновременно пресекаются пустопорожние дебаты, голое критиканство, монополизация времени совещания для утверждения права на истину, ведется борьба с единомыслием, ибо при его возобладании служебное совещание окажется бесполезным.

Второй обязанностью руководителя служебного совещания является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров) среди присутствующих, ведение протокола. Необходимо возвращаться — хотя бы время от времени — к ходу и результатам совещания, чтобы выяснить:

 являются ли достаточно ясными тема и цель служебного со-

вещания;

Формановская Н.И. Вы сказали: «Здравствуйте!». М.: Знание, 1989. С. 9.

 соблюдаются ли повестка дня и регламент;  достигается ли цель служебного совещания;  сколько времени было использовано неэффективно и т.д.

Разновидности влияния на сотрудников в процессе проведения

служебного совещания:

1) рациональное убеждение;

2) вдохновляющий призыв;

3) обращение за советом;

4) использование хитрости (поднять настроение, затем обра-

титься с постановкой задачи);

5) обмен (например, обмен информацией);

6) личный призыв;

7) коалиция;

8) легитимация (ссылка на собственный авторитет);

9) принуждение

Третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы, активизации аудитории и организации дискуссии. Для этого ему необходимо внимательно слушать выступающих, наблюдать за ними, фиксировать развитие обсуждения, его узловые моменты, замечать и поддерживать новые идеи, управлять конфликтами, находя свой «ключ» к каждому из собравшихся.

Руководство дискуссией требует определенного искусства и соблюдения ряда правил. Для этого руководитель:

 слушает выступающих;  наблюдает за ними;  фиксирует узловые моменты;  поддерживает новые идеи;  гасит конфликты;  напоминает о регламенте;  пресекает критиканство, монополизацию права на истину,

пустопорожние дебаты;

 ведет борьбу с единомыслием.

Всегда лучше удерживать дискуссию в русле обсуждаемой проблемы, чем возвращать ее назад после того, как она отклонилась. Необходимо так сузить область обсуждения, чтобы рассматривался только главный вопрос. Не секрет, что дискуссия, охватывающая много различных проблем, может оказаться бессмысленным занятием. В таких обстоятельствах лучше всего выбирать одно предложение и продолжать его рассматривать, вместо того чтобы продолжать дискуссию, надеясь достичь реального решения вопроса. Важно при этом не пропустить момент, когда дебаты следует закрывать. Почувствовать его может не каждый, — здесь необходим опыт и

Пугачев Â.Ï. Руководство персоналом организации. М.: Экономика, 1999. С. 117.

умение председательствующего. И в самом деле, при рассмотрении вопроса всегда будут возникать более мелкие, незначительные подвопросы, также требующие своего рассмотрения.

Исходя из этого, главная цель и задача председательствующего на служебном совещании — найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время, во время совещания поддерживать рабочий настрой и равновесие, резюмировать выступления, занимая нейтральную позицию.

Для достижения цели служебного совещания руководитель должен: а) обеспечить отдачу от каждого участника совещания; б) придать конструктивный характер обсуждению в целом.

Приведем

1. Порядок выступлений должен быть такой, при котором их очередность будет обратной авторитету и служебному положению выступающего. В этом случае над участниками с более низким статусом не будут довлеть мнения вышестоящих коллег или мнение, высказанное более авторитетными коллегами.

2. Каждый участник служебного совещания должен быть поставлен перед необходимостью обязательно высказаться. Этого можно добиться лишь при сравнительно небольшом количестве участников служебного совещания.

3. В ходе служебного совещания председательствующий обязан регулировать направленность и деловитость выступлений. Соблюдение процедурных моментов нормализует ход совещания. Для этого не следует допускать отклонений в сторону от обсуждаемого вопроса, затягиваний выступлений, бессмысленных пререканий, стимулируя тем самым конкретность, наличие содержательного анализа и реальных предложений. Само собой разумеется, что все проявления некорректности, грубости, безапелляционности не должны оставаться без внимания.

4. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос.

5. Решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя:

 содержание решения;  сроки его выполнения;  ответственного за выполнение решения.

6. Хороший способ вернуть служебное совещание в русло обсуждения — промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии. Не следует также спешить с окончательным принятием решения. Если оно преждевременно, не исключено принятие решения, отвергаемого меньшинством.

несколько рекомендаций, позволяющих решить эту задачу.

Качества, необходимые руководителю служебного совещания

Каким должен быть руководитель служебного совещания?

1. Он должен быть настолько располагающим к себе человеком, чтобы при его вмешательстве в дискуссию никому не было некомфортно.

2. Руководитель должен не только уметь выслушивать, но и проявлять терпимость к тем, чьи мнения расходятся с его собственными — ведь он задает тон дискуссии. Если руководитель (председательствующий) совещания дает его участникам возможность высказываться, то и сами они будут склонны выслушивать других.

3. Важно, чтобы он был человеком, выражающимся ясно и четко, так как ему часто приходится пересказывать различные идеи, порой весьма неопределенные. Кроме того, время от времени ему необходимо подводить итоги очередного этапа служебного совещания, характеризовать положения вещей, а также напоминать о главной цели совещания.

4. Важна и беспристрастность председательствующего. Даже если он разделяет определенную точку зрения, необходимо сохранять объективность в оценке дискутирующих сторон. Так, можно начинать свои замечания фразами, одобряющими оппонента: «Поправьте меня, если я ошибусь…», «Насколько я могу понять…» и т.п.

5. И, наконец, не должна вызывать сомнений компетентность руководителя. Впрочем, здесь есть своя оборотная сторона медали. Порой руководитель дискуссии полагает, что принятие надлежащего решения зависит только от него, и в связи с этим проводит подготовку к совещанию слишком интенсивно. Настойчиво размышляя над проблемой, перебирая возможные пути ее решения, он может явиться на совещание со сложившимся уже мнением. Такой руководитель, скорее всего, склонен недооценивать сложность проблемы или переоценивать свои способности, но если проблема настолько проста, а руководитель настолько умен, то нет нужды собирать служебное совещание. Естественно, компетентность председательствующего способствует ясной и деловой дискуссии. Однако одно дело явиться на нее вооруженным информацией, и другое — вооруженным выводом. Участники обсуждения обычно нормально воспринимают информацию, поданную нейтральным образом, однако противятся навязыванию преждевременных выводов. Однако нет ничего плохого, если по ходу совещания руководитель выдвинет свой вариант решения как дополнительную информацию для дискуссии.

Таким образом, можно заключить, что многое на служебном со-

вещании зависит от личности председательствующего на нем.

Кроме организации дискуссии в обязанности председателя (руководителя) на совещании входит активизация аудитории. Для этого руководитель должен заранее обдумать и помнить в ходе совещания, какие черты характера участников совещания могут про-

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 56 / 196 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]