Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Служебное совещание в системе управления правоохранительными органами. Учебник для студентов вузов
.pdf
Однако если подчиненный отодвигает то, что ему предлагает
руководитель, то это означает, что у подчиненного не появилось
личной заинтересованности. В этом случае необходимо соблюдать
следующее правило общения.
Не проникайте на территорию окружающих до тех пор, пока вы не получили
вербального или невербального разрешения, иначе вы получите отпор.
Независимая позиция (Â
). Такое положение занимают люди, не
4
желающие взаимодействовать за столом друг с другом. Обычно это
происходит или из-за личной неприязни людей друг к другу, или
из-за несогласия друг с другом, или из-за наличия конфликта между ними. Данный факт свидетельствует об отсутствии заинтересованности. Это положение можно расценивать и как враждебное со
стороны человека, чьи территориальные границы были нарушены.
Этого положения следует избегать в случае, когда требуется откровенная беседа между А и В
(ðèñ. 3.14).
4
А
В
4
Ðèñ. 3.14. Независимая позиция
Б. Способы размещения участников служебного совещания за столом руководителя. Круглые, квадратные и прямоугольные столы.
Квадратный стол (официальный). Как ранее отмечалось, квад-
ратный стол способствует созданию отношений соперничества и
вызывающего поведения людей, равных по положению (рис. 3.15).
Квадратные столы хороши для проведения короткой, служебной
беседы или для подчеркивания отношений субординации.
Отношения сотрудничества скорее устанавливаются с тем человеком, который сидит за столом рядом с руководителем, причем от
человека, который сидит справа от него, будет исходить больше
101
понимания, чем от того, кто сидит слева. Наибольшее сопротивление будет оказывать тот, кто сидит прямо напротив него.
Квадратный стол обычно является рабочим столом, используется для служебного общения, брифингов, для вербальной «проработки» провинившихся и тому подобное.
Ðèñ. 3.15. Официальный квадратный стол
Круглый стол (неофициальный). Король Артур использовал
круглый стол для того, чтобы предоставлять всем рыцарям равное количество власти и равное положение. Круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности, и является
наилучшим средством проведения совещания с людьми одинакового социального статуса, потому что каждому за столом выделяется одинаковое пространство (рис. 3.16). К сожалению, король
Артур не понимал, что если социальный статус одного человека
выше, чем статус остальных присутствующих, это приводит к
неравному распространению власти и влияния между остальными членами группы. Руководитель обладает наивысшими полномочиями за круглым столом, и это означает, что сидящим по обе
стороны от него, невербально выделяется больше власти и уважения, чем остальным, причем подчиненный, сидящий справа
имеет больше влияния, чем подчиненный, сидящий слева. Степень влияния уменьшается в зависимости от удаленности подчиненного от руководителя.
102
Ðèñ. 3.16. Круглый неофициальный стол
Следовательно, подчиненный, сидящий прямо напротив руководителя, фактически находится в конкурентно-защитной позиции
и, возможно, бывает одним из тех, кто доставляет руководителю
больше всех беспокойства.
Круглый стол, чаще всего это стол со стульями-вертушками,
служит созданию непринужденной, неофициальной атмосферы и
хорош в том случае, если необходимо в процессе делового совещания достичь соглашения.
Прямоугольный стол. За прямоугольным столом место А считается главенствующим (рис. 3.17).
А
С
Ðèñ. 3.17. Расположение участников совещания
за прямоугольным столом
ED
В
103
На встрече людей одинакового социального статуса человек, сидящий на месте А, будет оказывать максимум влияния, при условии, если он не сидит спиной к двери. Если А будет сидеть спиной
к двери, главенствующее положение перейдет к В, который станет
соперником относительно А. В случае, если А сидит во главе стола,
тогда В будет следующим по значимости человеком, но не С и D.
Таким образом, приведенная информация позволит планировать размещение участников служебного совещания за столом.
Можно поставить на стол или кресла таблички с именами участников совещания и рассадить их в таком порядке, чтобы иметь максимальный контроль над всеми.
3.3.6. Продолжительность служебного совещания
Проведение служебного совещания должно быть оптимальным по
продолжительности совместной умственной деятельности участников
совещания. Не надо стремиться к уменьшению длительности заседания, так как чрезмерно короткие служебные совещания приводят к
суете, сумбуру и не решают поставленных задач. Но чрезмерно короткие заседания — не главная ошибка руководителя. К более отрицательным последствиям приводят длительные совещания, так как затянувшееся совещание приводит к тому, что его участники теряют
желание высказывать и отстаивать свою точку зрения. В ходе длительного обсуждения не следует отказываться от перерывов, поскольку это
утомляет людей, доводит их до того, что у них пропадает желание думать и активно участвовать в обсуждении.
Рациональную длительность совещания, пригодную для всех
уровней руководства, любой тематики в реальной деятельности определить очень трудно. Однако практика показывает, что оптимальная продолжительность совещания составляет:
оперативного совещания — 20—40 мин (его целесообразно
проводить 2—3 раза в неделю);
продолжительность других видов совещаний — 30—40 минут;
проблемного совещания с насыщенной повесткой — 1,5—
2 ÷àñà;
обсуждения одного сложного вопроса в рамках проблемного
совещания — 40—45 минут;
вопросы докладчику и ответы на них — 5 минут;
обсуждение — 10—15 минут;
с регламентом выступлений — 2—3 минуты;
чтение проекта решения — 3—5 минут;
обсуждение и принятие решения — 10 минут.
Однако в особых случаях совещание при договоренности может
не ограничиваться временными рамками и проводиться столько
104
времени, сколько потребуется, особенно если предстоит решать
трудные проблемы, требующие больших профессиональных усилий.
В таких случаях процесс принятия решений длителен и им нельзя
управлять.
При обсуждении проблем, требующих более длительной работы,
после 40—50 минут необходимо объявить 10—15-минутный перерыв. Перерывы полезны во многих отношениях. Во-первых, это
отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной
обстановке, в частных беседах, так или иначе, продолжается работа
над темой обсуждения. То есть перерывы иногда помогают решить
спорный вопрос, обсуждение которого зашло в тупик. Ориентировочно можно считать, что длительность оперативного служебного
совещания должна составлять более 20 минут, тогда как других видов совещаний от полутора до двух часов. В любом случае она не
должна превышать двух часов. Причем обсуждение одного достаточно сложного вопроса должно укладываться в 40—45 минут.
Указание как начала совещания, так и его окончания обязательно, так как это сокращает его длительность на 5—10%
1
.
При проведении совещания в кабинете руководителя не допускается прерывать его ход телефонными разговорами, приемом посетителей, посторонними разговорами и т.п.
Совещание по времени необходимо проводить с учетом зависимости качественной деятельности (состояния) участников совещания от его продолжительности (рис. 3.18).
Нормальная
Состояние
участников
активность
Ослабление
внимания
Утом-
ление
Отрицательная
активность
Продолжительность
совещания, мин.
Безразличие
к решениям
Ðèñ. 3.18. Зависимость состояния участников служебного совещания
от его продолжительности
1
Шепель В.М. Управленческая этика. М.: Экономика, 1989. С. 80.
105
Как следует из рис. 3.18, ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обусловлено тем, что уже через 30—40 минут работы у их участников
начинает ослабевать внимание и развиваться отрицательная активность. Спустя 45—60 минут у участников совещания:
ослабляется внимание;
возникает шум;
лишние движения;
возникают разговоры.
Через 70—80 минут появляется физическая усталость. Если и
дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства его
участников наступает утомление. После 80—90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам и вопросам практически пропадают. Данный этап совещания психологи называют ïå-
риодом отрицательной активности. В этот период начинаются разговоры, занятия посторонними делами. Человек становится плохо
управляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Предложения участников и на их основе принятые решения, как правило, далеки от конструктивности и отличаются экстремизмом.
Через два часа непрерывной работы большинству участников служебного совещания становится безразлично, как решится вопрос,
и сотрудники готовы на все, чтобы быстрее разойтись. В то же
время через 30—40 минут отвлечения внимание вновь автоматиче-
1
ски включается
.
Существует следующее «железное» правило.
Руководитель должен резервировать час в неделю для общения с каждым
из своих сотрудников.
Время для обсуждения проблем может также учитываться. Например, двухчасовое обсуждение с шестью сотрудниками условно
означает, что каждому из них уделено 20 минут.
Отказ от перерывов также удлиняет совещание. Вот почему на
продолжительном совещании с десятками участников, каждые
50 минут следует делать перерыв на 10 минут. На совещании с сотнями участников, когда нужно гораздо больше времени на выход из
аудитории, следует через каждые 1,5 часа объявлять перерыв на
15 минут. Перерывы полезны в двух отношениях. Во-первых, это
отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной
обстановке, в частных кулуарных беседах, так или иначе, продолжается работа над темой совещания. Во время перерывов необходимо
1
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М.: Гардарики, 2001. С. 332.
106
проветривать помещение. В перерыве могут быть предусмотрены
1
кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай
è ò.ä.
Служебное совещание должно быть завершено точно в назначенное время. Таким образом, руководитель обеспечивает себе репутацию умелого организатора
2
.
3.3.7. Регламент совещания
При проведении служебного совещания, чтобы оно не превратилось в пустопорожние дебаты, необходимо установить регламент и
строго придерживаться его. Все знают, что такое регламент, но не
все его соблюдают, в том числе и руководитель совещания. Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное
время, чтобы не подрывалось доверие как к руководителю, так и к
готовившим совещание. Одна из задач руководителя — предварительно согласовать, а затем не позволять нарушать установленный
регламент выступлений
моментов (регламента) является одной из основных обязанностей
председательствующего.
При проведении совещаний необходимо строго придерживаться регламента, который должен быть известен заранее. Кроме того, необходимо перед началом служебного совещания сообщать об
имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться в
точно назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не
случается непредвиденных событий, должно заканчиваться в предусмотренное время. Жалобы на опоздание, превышение «академических 15 минут», на затянутость — все это минусы руководителя.
Ничто лучше, чем пунктуальное начало совещательного мероприятия, на котором сообщается важная информация, не отучит сотрудников опаздывать.
полнять самостоятельно. После повторной просьбы о доинфор-
1
Как известно, чай на час с лишним активизирует нервно-психическую деятельность; общее тонизирующее действие чая начинается через полчаса после
того, как он выпит и продолжается 5—6 часов. В стакане крепкого чая приблизительно 0,05 г кофеина, то есть примерно столько же, сколько в таблетке
от головной боли.
2
Зайверт Л. Ñ. 127—128.
3
Чтобы не злоупотреблять вниманием слушателей, издревле применялись специальные приемы. Например, в некоторых племенах выступающий должен был
стоять на одной ноге и поэтому старался говорить коротко. В датском парламенте было устроено специальное приспособление, поднимающее трибуну все выше
и выше по мере того, как оратор продолжал речь по истечении отведенного времени. В помощь докладчику иногда ставили песочные или шахматные часы.
3
. Следовательно, соблюдение процедурных
Упущенную информацию надо вос-
107
мировании дисциплина улучшается. Строгое соблюдение регла-
1
мента служебного совещания приучает к коротким сообщениям
и не подрывает доверия к руководителю и к готовившим совещание.
Если до начала совещания его регламент не установлен, то соз-
даются предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания и неконструктивной обстановки его проведения. Совещание
в этом случае непомерно затягивается, участники, как правило, выступают несобранно, многословно, нечетко формулируют свои
предложения. Поэтому совещание захлестывается потоком вопросов, разъяснений, повторных выступлений, расходуется много времени, а конструктивных предложений руководителю для принятия
решения может и не поступить.
Необходимо учитывать, что лучше решать за одно совещание
больше вопросов, так как в совокупности на это уходит меньше
времени, обеспечивается четкий ритм работы, сотрудники меньше
отвлекаются от темы служебного совещания.
Председателю необходимо постоянно следить за ритмом служебного совещания. Иногда бывает так, что оно начинается вроде
бы бодро, динамично, а дальше его темп по каким-то причинам
замедляется. Ближе к концу оно уже не идет, а влачится. Между
тем, заканчивать его надо в таком же хорошем, четком ритме, в
каком оно начиналось и шло.
Особая роль в соблюдении регламента отводится руководителю
или председателю служебного совещания. При этом проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности. Регламент должен быть обязательным законом любого вида совещания, ибо совещание без регламента — неэффективное служебное совещание.
Такой подход желателен и к производственным оперативкам,
где происходят заслушивание кратких сообщений о текущих делах,
информирование о принятых руководством решениях, коллективное инструктирование и т.д.
3.3.8. Протокол служебного совещания
Ответственным этапом является документирование служебного совещания, то есть запись процесса обсуждения внесенных в повестку
совещания вопросов.
Руководитель на совещании должен делать соответствующие
пометки, чтобы в дальнейшем при формировании решения
1
Зигерт В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. М.: Экономика, 1990.
Ñ. 93—94.
108
учесть наиболее важные и конструктивные предложения. Но эти
пометки не могут заменить составление четкого итогового протокола совещания. Иными словами, по ходу служебного совещания необходимо вести протокол. В этом председателю помогает
секретарь, основной задачей которого является кратко записывать (стенографировать или вести аудиозапись) все самое главное, о чем говорят выступающие, вопросы к докладчику и ответы на них.
Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за его выполнение и сроки выполнения. Самая большая ошибка после совещания — отсутствие
протокола, следующая ошибка по рангу — плохой протокол. Так
называемый укороченный протокол с важнейшими данными и результатами совещания должен быть уже в конце совещания роздан
всем его участникам.
Протокол совещания — это первичный распорядительно-организационный официальный документ, содержащий запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на служебном совещании. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего
происходящего на заседании, совещании». На основании этого документа руководство вправе требовать от подчиненных выполнения
принятых решений и порученных им заданий.
Протокол, как правило, ведется во время совещания, в котором
правильно фиксируется основное содержание выступлений и формулировка принятых решений. Протокол может оказаться неоценимым помощником и очень полезным при служебных конфликтах, возникающих на почве преднамеренного или неумышленного
искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути
дела. Если от председателя совещания во многом зависит оперативность совещания, то от секретаря — полнота и достоверность фиксации рассматриваемых вопросов.
Протокол служебного совещания отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на день и час совещания.
Протокол оформляется по форме общего бланка. В формуляр
протокола входят:
наименование ведомства;
наименование организации или учреждения;
указание (название) вида документа (протокол);
дата служебного совещания;
109
индекс (номер);
место проведения совещания (заседания);
гриф утверждения;
заголовок, куда входит наименование коллегиального органа
или конкретного совещания;
указание фамилий председателя и секретаря;
состав присутствующих;
повестка дня;
текст по форме;
слушали решили, постановили;
подписи председателя и секретаря.
Модель ведения протокола служебного совещания может быть
представлена в следующем виде (рис. 3.19).
Краткое содержание обсуждаемого вопроса …………………………
ДАТА………… МЕСТО……………
Присутствовали: ………………………………………………………….
Отсутствовали: …………………………………………………………..
(из приглашенных)
Копии решения (кому): …………………………………………………..
ПОВЕСТКА: 1. …………………………………………………………
2. …………………………………………………………
3. …………………………………………………………
Обсуждаемый
вопрос по повестке
1. ………..
…………..
2. ………..
………….
Решение
(излагается,
что именно)
1. ………..
2. ………..
1. ………..
2. ………..
Срок исполнение.
Ответственный
исполнитель
Отметка
о выполнении
Ðèñ. 3.19. Примерная форма протокола служебного совещания
После оформления заголовочной части (это можно сделать до
начала совещания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:
первую — вводную, где указаны фамилии председательст-
вующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;
вторую — основную, фиксирующую ход совещания.
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]