Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Служебное совещание в системе управления правоохранительными органами. Учебник для студентов вузов
.pdf
критериев, но и из психологических1. Одни из них, считают целесообразным начинать с легко решаемого вопроса, ибо достигнутый
при этом успех стимулирует участников совещания на эффективное
обсуждение других вопросов. В иной ситуации может оказаться более разумным начинать с обсуждения наиболее сложных вопросов,
чтобы вызвать оживленную дискуссию.
При формировании повестки служебного совещания необходи-
мо учесть, чтобы в нее вносились только взаимосвязанные вопросы.
Если на совещание выносится много разнородных вопросов, лучше
посвятить им отдельные темы. При этом не следует бояться уплотнять повестку совещания.
Качество обсуждения в значительно большей степени зависит
от тщательности подготовки и умелого проведения служебного совещания, чем от числа включенных в повестку совещания вопросов. С увеличением повестки совещания качество рассмотрения
каждого вопроса нередко даже возрастает, если обсуждение идет
по-деловому и четко, с более жестким соблюдением регламента.
Следует также отметить, что, увеличивая число рассматривае-
мых на служебном совещании вопросов, можно сократить количе-
2
ство самих совещаний примерно на 30—40%
. Кроме того, не рекомендуется составлять чрезмерно большую повестку служебного
совещания, поскольку, устав от обилия рассматриваемых вопросов,
участники совещания утратят желание вникать в них и обсуждение
будет становиться все более поверхностным, что является нерацио-
3
нальным. Оптимум, по данным многих исследователей
, лежит в
следующих границах: один-два главных вопроса и в дополнение
несколько (до двух—трех) мелких, которые можно решить достаточно просто и быстро.
Повестка служебного совещания заранее доводится до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется,
корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом. Заранее разосланная, хорошо продуманная, подробная повестка служебного совещания дает возможность участникам совещания лучше подготовиться и, следовательно, повысить их отдачу на
самом совещании, а руководителю — требовать такую отдачу. Если
при планировании служебного совещания руководитель правильно
установит приоритеты, то убедится в том, что самые важные пункты были обсуждены в начале совещания и к концу остались необ-
1
Ñì.: Ксенчук Е.В., Киянова М.К. Технология успеха: (о взаимодействии с людь-
ìè). Ì.: Äåëî, 1993. Ñ. 108—110.
2
Макаров В.И. Менеджер за работой. М.: Молодая гвардия, 1989. С. 145.
3
Ñì.: Волгин Б.Н. Деловые совещания. М.: Московский рабочий, 1981. С. 151;
Кузнецова Т.В. Обслуживание совещаний // Секретарское дело. 1997. ¹ 4.
С. 12—18 и др.
41
сужденными лишь малозначительные вопросы. Не следует, впрочем, бояться переносить служебные совещания, если его повестка
плохо проработана. Это особенно актуально в тех случаях, когда
обсуждается важный вопрос.
В качестве приложения к повестке служебного совещания могут
рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень
хорошо, если предусматривается до начала совещания передача лицам, готовящим вопросы, замечаний от участников совещания по
проектам решений и тезисам выступлений.
Таким образом, составление повестки дня служебного совещания помогает решить не только организационные, но и психологические проблемы.
Материалы для совещания — документы, копии писем, вырезки
из газет и другие подобные готовятся заблаговременно, которые могут понадобиться для дискуссии. Такая папка служит одновременно
средством контроля за тем, чтобы служебное совещание было хорошо подготовленным, своевременно были представлены все важные
данные. Кроме того, такая папка помогает ответить на вопросы:
1) кто должен участвовать в совещании?
2) а должны ли вы вообще в нем участвовать?
Если сами документы производят довольно убогое впечатление,
можно ожидать, что ценное время будет потрачено на рутинное
мероприятие с бесполезным ритуалом.
Все предлагаемые к служебному совещанию документы должны
быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены, а разосланы
за 24 часа до совещания.
К сожалению, стало обычаем все важные материалы, которые
можно было бы передать или переслать участникам еще до совещания и которые способствовали более основательной подготовке, раздавать перед самым началом совещания. Здесь можно предположить стремление, ошеломить участников, застать их врасплох.
Такой образ действия оправдан лишь тогда, когда в ходе служебного совещания будут даваться к этим материалам важные разъяснения.
Четвертый этап подготовки служебного совещания — определение и подбор состава его участников и их ознакомление с материалами совещания.
При решении этого вопроса необходимо особо внимательно подойти к формированию списка участников, как по количественному, так и по качественному составу. Ведь относительная полезность
служебного совещания определяется не только тематикой, но и составом и числом присутствующих.
Если список участников служебного совещания просматривается заблаговременно, это позволяет без труда определять и обра-
42
щать внимание на присутствие (отсутствие) необходимого и нужного руководителю человека, а также на представившуюся возможность контакта с ним и подготовку для этого необходимых материалов. Таким образом завязываются многие плодотворные контакты, рационально используются перерывы в ходе служебных совещаний.
Тот, кто отправляется на совещание во всеоружии не только
экономит время. Он в значительной мере способствует и успеху
работы служебного совещания, так как не довольствуется ролью
1
равнодушного наблюдателя
.
К участию в служебном совещании необходимо привлекать тех
должностных лиц, которые наиболее компетентны по обсуждаемой
проблеме и способны рассматривать вопросы критично и непредвзято. Как показывает практика, такими лицами не всегда являются
руководители подразделений.
Круг участников служебного совещания стараются сделать максимально узким, то есть на совещание следует приглашать минимальное число людей, и только тех, участие которых действительно
необходимо, в отсутствие которых служебное совещание было бы
неэффективным.
Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя
обойтись. Это могут быть:
сотрудники, непосредственно связанные с затрагиваемыми и
принимаемыми решениями служебного совещания;
конкретные исполнители принимаемых решений;
специалисты в соответствующей области;
лица, имеющие опыт действий в ситуациях, аналогичных об-
суждаемой, по поводу которой созывается служебное совещание;
лица, располагающие соответствующими специальными зна-
ниями;
ответственные за надлежащее исполнение;
непосредственно исполняющие решения;
опытные советники и люди, умеющие решать проблемы.
В отношении количества участников служебного совещания оптимальным вариантом является совпадение количества участников
совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Если кандидатов набирается слишком много, целесообразно
пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов
1
Пугачев Â.Ï. Руководство персоналом организации. М.: Экономика, 1999.
Ñ. 125—126.
2
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой рабо-
те. М.: Юристъ, 1998. С. 331.
2
. Соглас-
43
но выводам психологов, полезный обмен мнениями возможен лишь
тогда, когда в нем участвует оптимальное число участников совме-
1
стных обсуждений 5—7—9 человек
. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя служебное совещание. Поэтому целесообразно минимизировать количество приглашенных.
Лучше всего, когда при разнородной повестке служебного совещания, состав его участников является переменным. Лицам, чьи
вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие
участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются
на конкретное время. Некоторых сотрудников можно держать на
«телефонном расстоянии», то есть вместо того чтобы приглашать
кого-либо, его просят находиться на своем рабочем месте безотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости можно было вызвать или получить справку по телефону.
Никогда не нужно приглашать людей лишь для массовости,
представительности служебного совещания, поскольку мероприятие
может оказаться неуправляемым и не дать ожидаемых результатов.
Иными словами, иногда сотрудники приглашаются на совещание
как бы «на всякий случай» и обрекаются тем самым на роль статистов. Это совершенно недопустимо. Нерационально устанавливать
количество участников служебного совещания, исходя из числа мест
в зале заседаний. Конечно, внешнее впечатление от совещания в заполненной аудитории более благоприятное, нет спора и в том, что
каким-то лицам было бы полезно присутствовать на рассмотрении
вопросов, касающихся их деятельности. Однако потери от их отсутствия на своих рабочих местах могут превышать эту пользу.
Состав участников служебного совещания не должен быть ни
минимальным, ни максимальным. Он должен быть оптимальным.
Как этого добиться? Главное правило — максимальная активность
участников в обсуждении всех вопросов. А поскольку опыт показывает, что в обсуждении вопросов активно участвуют не более семи
человек, то именно это количество и будет оптимальным.
Но как быть, если в повестке несколько вопросов? Для того
чтобы избежать присутствия статистов, то есть тех участников, которые присутствуют на служебном совещании, ожидая пока дойдет
очередь до обсуждения вопроса, который касается непосредственно
их, рекомендуется метод смены участников.
Организуйте совещание так, чтобы, обсудив свой вопрос, часть
сотрудников могла его покинуть, уступив свое место тем, чей вопрос начинает обсуждаться (неоценимую услугу в этом может ока-
1
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. С. 246.
44
зать тщательно подготовленная повестка дня). Таким образом, каждый участник будет присутствовать только на части совещания, что,
конечно, снижает совокупное время, а значит, косвенно повышает
эффективность самого мероприятия. Получится, что одни сотрудники присутствуют на совещании от начала до конца, а другие приглашаются специально ко времени обсуждения определенного вопроса. Использование метода смены участников (или, как его иногда называют, метода разделенного обсуждения) требует соблюдения двух обязательных условий:
1) точного соблюдения регламента, ведь затягивание обсуждения вопросов дезорганизует тех сотрудников, которые приходят к
точно назначенному времени;
2) обязательного информирования участников о всех принятых
в ходе обсуждения решениях. Это делается путем рассылки протокола совещания, причем сразу же по его окончании.
Второй способ увеличения числа участников совещания называ-
åòñÿ дистантным участием.
Иногда приглашается на служебное совещание специалист, информация которого может понадобиться или не понадобиться. В
этом случае проще попросить его в течение какого-то времени не
отлучаться со своего рабочего места и позвонить ему, если возникнет необходимость.
При проведении служебного совещания профессиональный руководитель использует оба метода, комбинируя их и добиваясь максимального эффекта при минимальных затратах.
И, наконец, вопрос последний — время проведения служебного
совещания. Рекомендуется назначать его во второй половине дня,
примерно за 1,5—2 часа до окончания работы. Почему? Потому что
первая половина дня, как правило, более производительна, и лучше, если в это время сотрудники будут заняты своим делом, а вовторых, появляется возможность провести служебное совещание
оперативно, не затягивая обсуждение, и у руководителя будет предлог остановить его в случае неблагоприятного развития.
Так что правы те специалисты, которые говорят, что тщательно
подготовленное служебное совещание очень легко проводить. Однако ситуации, когда вся подготовка пойдет насмарку, все же могут
возникнуть. Соблюдение некоторых правил проведения совещания
позволяет свести к минимуму вероятность появления таких ситуаций и даже устранить их в случае возникновения. Проанализируем
подробнее эти правила.
Проблема участников служебного совещания решается легко.
Для этого среди участников каждого служебного совещания выделяются:
45
1) группа лиц, которых обсуждаемые вопросы касаются непо-
средственно;
2) группа лиц, которых они касаются в меньшей степени и для
которых они не являются определяющими в успешном выполнении
обязанностей;
3) группа лиц, которых рассматриваемые вопросы непосредственно не касаются, но которые по тем или иным соображениям
должны получить представление о сути вопросов и принятых решений.
На служебное совещание могут быть приглашены только сотрудники первой группы, а остальных необходимо ознакомить с
письменными материалами совещания.
Существуют определенные критерии при отборе сотрудников
для участия в служебном совещании. К ним относятся следующие.
1. Степень деловой заинтересованности. Данный критерий один
из многих существующих критериев при отборе сотрудников для
участия в служебном совещании.
2. Степень компетентности. Важным критерием отбора является и такой критерий, как степень компетентности в вопросах,
выносимых на повестку дня. Если компетентность сотрудника недостаточна для того, чтобы он при желании мог внести свою лепту
в коллективную работу, если этот сотрудник неизбежно будет
лишь потребителем, но не источником осмысливаемой на служебном совещании информации, то он оказывается своего рода балластом, снижающим творческую атмосферу совещания. В таком
случае ему лучше изучить решение совещания по письменным
документам.
По тем же причинам не следует приглашать на служебное совещание сотрудников, которые по той или иной причине не смогли
предварительно ознакомиться с материалами совещания (были
больны, в отпуске или командировке). Они не только не смогут
высказать свое мнение по обсуждаемой проблеме, но и будут мешать ритмичному проведению совещания, задавая вопросы невпопад. В лучшем случае бездеятельно проведут час-полтора вместо
того, чтобы это время заниматься своими профессиональными обязанностями.
Кроме того, служебное совещание должно проводиться в кругу
компетентных лиц. Отсутствие любого из них снижает качество обсуждения и принимаемых решений.
3. Достаточность служебных прав. Иногда при отборе участников служебного совещания необходимо учитывать и такой критерий, как достаточность их служебных прав, то есть правомочность
принятия решений по обсуждаемым вопросам на своем должност-
46
ном уровне. В противном случае служебное совещание между его
участниками может превратиться в «пустую говорильню».
Зачастую состав участников совещания неоднороден в силу
служебного положения. При этом в случаях, когда имеет место несоответствие должностных прав и рангов, свободная дискуссия затруднена. Вот почему руководителю организации правоохранительных органов или иному лицу высокого ранга лучше не присутствовать на совещании. Ему можно появиться позже, в ходе дискуссии,
получив информацию о том, как она продвигается.
С этой ситуацией сходна другая — когда на совещании присутствует человек, имеющий особый престиж или репутацию. Он волей-неволей будет иметь доминирующее влияние: ведь участникам
служебного совещания трудно не считаться с авторитетным мнением. Даже если он воздерживается от высказываний, то присутствующие будут пытаться так или иначе истолковывать его мнение.
Однородный состав служебного совещания, безусловно, способствует эффективному обсуждению. Однако дискуссия может потерпеть неудачу и стать неэффективной и по другой причине — если
уйдет в сторону от стержневых проблем.
Четкой организации работы по подготовке служебных совещаний способствует составление списка участников по определенной
форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые в ходе подготовки и проведения совещания (табл. 3.1).
Таблица 3.1. Список участников служебного совещания ______2016 г.
Фамилия,
èìÿ,
отчество
Какой
отдел
представ-
ëÿåò
Äàòà
и способ
направления
приглашения
Согласие
принять
участие
в работе
(Äà / Íåò)
Предпо-
лагает
ëè âû-
ступить
Òåìà âû-
ступления
Прибыл
íà
совеща-
íèå
Ïðè-
ìå÷à-
íèå
При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве, одновременно можно использовать при регистрации. Он также позволит
руководителю совещания ориентироваться при непосредственной
организации работы.
Имея повестку дня, список участников служебного совещания,
необходимо перейти к пятому этапу.
47
Пятый этап включает установление регламента, назначение даты, дня и времени проведения служебного совещания.
Регламент
совещания устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов, выносимых на совещание. Регламент служебного
совещания зависит от его длительности: при продолжительности
совещания 30 минут на доклад отводят 10 минут, на обсуждение —
10 минут, выступления — по 2—3 минуты, на вопросы к докладчику и ответы на них — до 5 минут, обсуждение и принятие решения
1
— до 5 минут
.
Для удобства планирования каждого дня работы руководителя
хорошо зарекомендовали себя обсуждения, проводимые в согласованный день и в согласованное время. Составление предварительного графика работы на время проведения служебного совещания и
на период выполнения решений совещания, то есть четкий, заранее
определенный срок, позволяет резервировать необходимое помещение и избегать разного рода накладок. По некоторым вопросам рекомендуется проводить за один-два дня до начала совещания так
называемые «совещания стоя», представляющие собой встречу с
будущими участниками совещания и информирование их о вопросах, которые предполагается обсудить.
Вообще говоря, чем меньше служебных совещаний, тем лучше.
2
Это касается как числа совещаний, так и их участников
.
Чем меньше служебных совещаний и число их участников, тем лучше.
Дата служебного совещания. Определив ориентировочно длительность служебного совещания, необходимо назначить день и
время его проведения. Конечно, дата совещания не должна быть
первой пришедшей в голову или просто удобной для кого-то из
руководителей.
1
См.: Управление персоналом: учеб. пособие / под ред. Б.Ю. Сербиновского и
С.И. Самыгина. М.: Приор, 1999. С. 298—299.
2
Ñì.: Аминов И.И., Дедюхин К.Г., Усиевич А.Р. Профессиональная этика судебного пристава: учебник для студентов, обучающихся по специальностям «Юриспруденция», «Правоохранительная деятельность». М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016.
Актуальные проблемы организационной культуры правоохранительных органов.
Строение. Управление. Модели: учебник для студентов вузов / А.И. Бастрыкин
[и др.]. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015; Профессиональная этика и служебный этикет: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Юриспруденция», «Правоохранительная деятельность» / В.Я. Кикоть [и др.]; под ред. В.Я.
Кикотя. М.: ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, 2016. С. 559; Судейская этика:
учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Юриспруденция», «Правоохранительная деятельность» / И.И. Аминов [и др.]; под ред. Н.Д.
Эриашвили. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. С. 247; Таунсенд Р. Секреты управления. М.: Экономика, 1991. С. 57 и др.
48
Совещание назначается на один из дней, выделенных для проведения заседаний, чтобы в другие дни дать возможность сотрудникам работать интенсивно, не отрываясь на другие дела. Иными словами, служебное совещание назначаются в срок, с учетом доступности и удобства для большинства участников, с предоставлением
им реальной возможности подготовки к нему.
Кроме того, каждый человек живет и работает в условиях годового, месячного, недельного, суточного биологического ритма. Соблюдение этого ритма работы благополучно сказывается на эффективности служебной деятельности. Как правило, для проведения
служебного совещания отводится один определенный день в неделю. Наилучшим днем является среда или четверг, ибо недельная
кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и
пятницу. При этом следует избегать внеплановых совещаний, поскольку они снижают уровень культуры служебных отношений. Сотрудники поневоле утрачивают такие деловые качества, как обязательность и обязанность, так как вынуждены нарушать свои обещания, срывать встречи и т.д. Все это зачастую приводит к конфликтным ситуациям внутри коллектива и к конфликтам с другими организациями правоохранительных органов.
Намечая дату служебного совещания, необходимо учитывать реальные возможности подготовки к нему. Дата служебного совещания не должна меняться. Если же создаются исключительные обстоятельства, требующие переноса совещания, необходимо заранее
известить об этом его участников, чтобы они смогли по-новому
спланировать свою работу. Ни в коем случае не следует доводить
дело до такого момента, когда приходится распускать уже собравшихся сотрудников.
Время проведения служебного совещания. Всякое совещание нарушает мерность и ритм служебной деятельности, что снижает ее
производительность. Снижение производительности профессиональной деятельности особенно заметно при проведении служебных совещаний в перебивку на протяжении всего рабочего дня.
Обсуждение проблем с сотрудниками проводится в рабочее
время, потому, что оно посвящается служебным задачам. Опытные
руководители назначают совещания на послеобеденное время с целью ограничить выступления окончанием рабочего дня. Иными
словами, для того, чтобы не заставлять сотрудников в течение дня
без конца переключаться с одного вида деятельности на другой,
целесообразно по времени устраивать служебные совещания в конце рабочего дня или во второй его половине. Это обусловлено чисто практическим подходом: с утра сотрудники обычно занимаются
важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а
после завершения мероприятия они после бурных дебатов вряд ли
49
смогут продолжать нормальную работу на своих местах, и их лучше
1
отпустить домой
.
Кроме того, из теории биоритмов известно, что у человека существует в течение рабочего дня два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 часов и второй — между 16 и 18 часами. Целесообразнее служебное совещание приурочить ко второму
пику работоспособности, что послужит дополнительным стимулом,
побуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. С утра, когда «голова свежая»,
нужно предоставить людям возможность выполнять наиболее
сложные задания. Утреннее время недаром считается наиболее
творческим. Если даже утреннее совещание и не собьет сотрудников с рабочего ритма, на который они попросту еще не успели настроиться, то деловое настроение они наверняка потеряют.
Известна психологическая закономерность, справедливая для
всех:
В те дни, когда с утра человеку удается сделать что-то общественно полезное, решить какую-нибудь сложную задачу, он начинает ощущать подъем
духа, прилив бодрости, и его рабочий день оказывается одним из самых результативных.
«Нет ничего более властного в жизни человеческого организма,
2
чем ритм», — писал И.П. Павлов
.
Таким образом, поскольку любое служебное совещание нарушает ритм служебной деятельности, проводить его в первой половине рабочего времени (первый пик) нецелесообразно. Поэтому
руководителю при определении времени проведения служебного
совещания необходимо учитывать данные биоритмологические
особенности.
Как правило, с утра проводятся лишь оперативки.
В приглашении на служебное совещание следует указывать помимо времени его начала и ожидаемое время окончания. Статистикой подтверждено, что в тех случаях, когда сотрудники заранее
ориентированы на время окончания совещания, его длительность
3
сокращается приблизительно на 5—10%
. Причины этого явления
чисто психологические — участники служебного совещания меньше
«раскачиваются», быстрее собираются с мыслями, не тянут с выступлениями.
1
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой рабо-
те. М.: Юристъ, 1998. С. 331.
2
Павлов И.П. Естествознание и мозг // Избр. произв. М., 1949. С. 65.
3
Таунсенд Р. Ñ. 87—88.
50
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]