Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Служебное совещание в системе управления правоохранительными органами. Учебник для студентов вузов
.pdf
тельных органов считает основной задачей сохранение или даже
увеличение своих прав, привилегий и власти.
Еще ниже этого уровня имеется третий слой, в котором цели
раздробляются, сталкиваясь с индивидуальными целями отдельных
сотрудников. Здесь важно, как влияют решения совещания на его
участников и сотрудников, с которыми они служат. Кроме того,
каждый участник служебного совещания думает о том, до какой
степени ему может повредить или помочь та или иная позиция в
ходе совещания.
Цели служебного совещания в свою очередь определяют его задачи, которые для всех видов совещаний являются общими.
Исходя из причин целесообразности проведения совещаний, çà-
1
дачи служебных совещаний заключаются в следующем
:
сбалансировать интересы разных подразделений, отдельных
сотрудников или преодолеть их сопротивление необходимым
поставленным задачам;
выработать и оценить пути решения соответствующей по-
ставленной задачи за счет широкого использования предложений сотрудников, их опыта, знаний и требований и тем
самым повысить чувство ответственности сотрудников благодаря их непосредственному участию в принятии решения;
привлечь различные источники знаний и опыта;
дать сотрудникам возможность посредством соучастия в вы-
работке решений приобрести новые знания и навыки;
повысить компетентность руководителя организации право-
охранительных органов;
установить необходимые контакты между разными подразде-
лениями организации правоохранительных органов для решения поставленной задачи;
разрешить конфликтные ситуации, если они имеются или
возникают в процессе служебного совещания;
повысить качество не только частных принимаемых управ-
ленческих решений, но и в целом решение служебного совещания;
избежать непродуманных действий;
изучить возможность появления последствий при реали-
зации обсуждаемых решений;
достичь сотрудничества, умножающего усилия отдельных со-
трудников путем предоставления им поддержки и стимулов;
привлечь к обсуждению поставленной задачи или проблемы
всех, кто в ней компетентен;
1
Ñì.: Веснин В.Р. Указ. соч.
11
увеличить число приверженцев принимаемого решения за счет
предоставления им возможности влиять на его выполнение;
сделать важное сообщение, которое может породить во-
просы, требующие обсуждения;
выработать единую позицию за счет обобщения различных
выводов, мнений, суждений и интересов и т.д.
Однако самой общей задачей служебного совещания является выработка оптимальных решений по насущным служебным вопросам.
В зависимости от сложности проблемы и степени убежденности
руководителя в правильности своего мнения эта задача может конкретизироваться следующим образом:
найти оптимальное решение поставленной задачи без подго-
товки предварительного перечня возможных решений путем
обсуждения всех предложений, вынесенных участниками в
ходе совещания;
выбрать оптимальное решение проблемы из двух или не-
скольких его вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
принять решение, которое руководитель нашел еще до про-
ведения совещания и считает оптимальным, убедив в его
правильности сомневающихся.
Если служебное совещание проводится с учетом всех требований, оно позволяет:
рассмотреть сложившуюся ситуацию в комплексе;
обсудить и принять необходимые решения в области управ-
ления;
определить конкретные задачи в решении поставленной про-
блемы;
1
назначить лиц, ответственных за их выполнение
.
1.3. Специфические особенности служебного совещания
Служебное совещание следует отличать от различного вида собраний сотрудников.
На служебных совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях — все сотрудники.
На служебных совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени.
1
Эрнст О. Слово предоставлено Вам. Практические рекомендации по ведению
деловых бесед и переговоров: сокр. пер. с нем. М.: Экономика, 1988. С. 96.
12
Совещания имеют оперативный характер и призваны вносить
коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на
будущее.
1.4. Значение служебного совещания
Служебное совещание является генератором, движущей силой многих
сторон профессиональной деятельности организаций правоохранительных органов. Фактически справедливо утверждение, что почти все
служебные вопросы, любая профессиональная работа начинаются,
осуществляются и завершаются при помощи различных по форме,
содержанию и функциям служебных совещаний.
Ориентировочно можно выделить следующие основные функции любого служебного совещания:
начало перспективных мероприятий и процессов;
контроль и координирование уже начатых мероприятий и
процессов;
обмен информацией;
взаимное общение сотрудников одной профессиональной
среды;
поддержание контактов на уровне различных организаций
системы правоохранительных органов;
поиски, выдвижение и оперативная разработка идей и замы-
ñëîâ;
стимулирование движения мысли сотрудников в новых на-
правлениях по решению поставленных задач;
повышение сплоченности профессионального коллектива
сотрудников в процессе совместной работы;
повышение чувства ответственности за качественное и своевре-
менное выполнение поставленных задач и принятых решений.
Служебное совещание — один из важных методов управления, охватывающий все стадии управления.
Процесс управления служебным совещанием может быть сведен
к трем основным стадиям:
1) сбор информации;
2) переработка информации с использованием тезауруса
3) принятие решения в виде системы управленческих команд.
Схема движения информации в процессе управления в соответствии с этими стадиями представлена на рис. 1.1.
1
Тезаурус — весь объем знаний, накопленных к данному моменту.
1
;
13
Канал
обучения
Директивы,
приказы
Сбор
информации
Прочая
информация
Тезаурус
Управляющий
объект
Переработка
информации
Принятие
решения
Управляемый
объект
Канал обратной связи
СЛУЖЕБНОЕ СОВЕЩАНИЕ
Ðèñ. 1.1. Схема движения информации в процессе управления
Помимо своего прямого назначения каждое рационально организованное служебное совещание выполняет учебно-воспитательную функцию. На служебных совещаниях сотрудники учатся, и в
первую очередь у руководителя, мыслить масштабно, подходить к
обсуждаемой проблеме комплексно, всесторонне, учитывать не
только ближайшие, но и отдаленные последствия разбираемых вариантов решений. Одновременно с этим идет обучение культуре
речи — грамотности и четкости изложения мыслей, умению аргументировать и отстаивать свои позиции.
Для большинства сотрудников пребывание на служебном совещании — почти единственная возможность видеть и слышать руководителя верхнего уровня, учиться у него. И руководитель не должен забывать об этом важном значении совещания.
14
На совещании развиваются и деловые качества участников (сотрудников), то есть возрастает их компетентность в процессе взаимного обмена идеями, накапливаются навыки творческого решения задач. Повышение сплоченности в процессе совместной работы, чувство ответственности за качественное и своевременное выполнение решений, ощущение заботы о состоянии дел в организации, стремление вложить больше собственных усилий в умножение
профессиональных и служебных успехов, эффективность построения деятельностных процессов — такое воздействие оказывает на
сотрудников служебное совещание.
Совещания, как правило, собираются с двумя целями: для обмена информацией и для решения проблем. Но основное назначение совещания — групповое решение проблем. Руководитель,
склонный к решению проблем без совещаний, должен знать о двух
подстерегающих его опасностях:
1) опасности принять не самое оптимальное, а может быть, и
неудачное решение;
2) опасности ухудшить морально-психологический климат в
коллективе из-за отсечения сотрудников от участия в управлении.
Существует ряд правил, соблюдение которых позволяет правильно подготовить служебное совещание и тем самым повысить
его эффективность. О теоретических основах организации подготовки и проведения служебных совещаний и пойдет речь в следующей главе.
15
Г Л А В А 2
Виды (типы) служебных совещаний
и их классификации
Служебное совещание один из самых ответственных видов деятельности руководителя в системе правоохранительных органов и
важный фактор организации управления. Совещание можно рассматривать как особый вид организации и организаторской деятельности, который создается на чрезвычайно короткий срок и
имеет известную целесообразность.
Для повышения эффективности служебных совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности служебные совещания
могут быть разных типов.
Каждая из форм коллективного участия в служебном совещании
может быть классифицирована в зависимости от определенного
критерия:
важности и содержания решаемых задач;
масштабов служебного совещания;
места проведения;
времени проведения совещания.
Существуют различные классификации служебных совещаний.
В данной главе более подробно рассматриваются американская,
японская и российская классификации служебных совещаний.
2.1. Американская классификация
служебных совещаний
Классификация служебных совещаний, составленная американскими исследователями, приводится на рис. 2.1.
Диктаторское совещание. Совещание считается диктаторским,
если его ведет и фактическим правом голоса пользуется только
руководитель. Руководитель знакомит присутствующих со своим
распоряжением, со своей точкой зрения по служебным вопросам,
с постановлением или приказом вышестоящей организации. Остальные участники совещания слушают и принимают к сведению
16
полученную информацию. Иногда им разрешается задавать вопросы. На таком совещании нет дискуссии и борьбы мнений. Диктаторские совещания могут быть как малочисленными, так и многочисленными.
Диктаторские
Автократические
Виды
служебных совещаний
Ðèñ. 2.1. Классификационная схема служебных совещаний
Сегрегативные
Свободные
Дискуссионные
Автократическое совещание. Автократическое совещание является разновидностью диктаторского служебного совещания. На нем
руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы. Такая структура совещания требует резкого
ограничения числа участников.
На подобном совещании каждый участник имеет возможность
высказать свое мнение, однако большую часть времени, до тех пор
пока не подойдет очередь включаться в диалог, он остается пассивным. К тому же в случае несогласия с мнением руководителя данный участник совещания поневоле оказывается поставленным в
условия спора с руководителем один на один. Поэтому, как отме-
1
чают американские психологи
, у участника совещания может воз-
никнуть неприязнь к руководителю.
Сегрегативное совещание. На сегрегативном совещании руководитель или кто-либо по его поручению делает доклад, потом проводятся прения. Однако в прениях участвуют лишь один или несколько сотрудников по выбору руководителя, ведущего совещание.
Другим участникам слово не предоставляется.
Данный вид совещания имеет псевдодискуссионную структуру и
неминуемо влечет за собой ряд серьезных отрицательных последствий (раскол коллектива, появление и усиление антипатии к руково-
1
Ñì.: Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний // Секретарское дело. 1997. ¹ 3.
Ñ. 10—17.
17
дителю и тем, кто выступает на совещании). Стремление к проведению такого типа служебного совещания нередко характеризует
руководителя как не вполне компетентного или не вполне добросовестного.
Дискуссионное совещание. Дискуссионное совещание является
самым демократичным по структуре и сводится к коллективному
обсуждению возникающих проблем, свободному обмену мнениями и к выработке общего решения. При этом виде совещания
большинству участников можно свободно высказать свои мысли,
открыто выступить против точки зрения руководителя. Это совещание, в ходе которого излагается исходная информация, затем
происходит обмен мнениями, а впоследствии выработка общего
решения, принимаемого голосованием, с последующим утверждением руководителя.
Такое служебное совещание повышает у сотрудников чувство
ответственности, развивает чувство сплоченности и считается наиболее оптимальным и эффективным. Однако встречается такая
форма дискуссионного совещания, при которой оно сводится только к обсуждению вопроса. Решение принимает руководитель, обдумав все, что говорилось и предлагалось на совещании.
Свободное совещание. Свободное совещание более аморфно по
структуре. Это совещание без четко сформулированной повестки
дня, а иногда без председателя.
Свободное совещание не принимает никаких решений, сводится в основном к обмену мнениями и проходит в форме разговора
между небольшим числом его участников. Такое совещание обычно
возникает произвольно — в машине, в кулуарах какого-либо заседания, собрания.
Конечно, данная классификация совещаний схематична. Она
детально не охватывает реального многообразия служебных совещаний, включающего различные промежуточные варианты совещаний, однако позволяет достаточно уверенно определить разновидность любого конкретного совещания.
2.2. Японская классификация
служебных совещаний
Невысокая эффективность традиционных совещаний заставила
многие страны искать пути их совершенствования. Например, в
Японии получили распространение «совещания — без совещаний»,
суть которых состоит в следующем.
1. При возникновении проблемы, требующей решения, руково-
дитель формирует ее в письменном виде.
18
2. Его секретарь подбирает необходимые материалы и исходные
данные для решения этой проблемы; составляет список должностных лиц, которые должны принять участие в поиске наилучшего
решения.
3. Руководитель рассматривает все эти материалы, вносит свои
предложения, и затем секретарь письменно четко формулирует задачу, дает перечень материалов, которые нужны для решения проблем, и предлагает сотрудникам выбрать свою точку зрения и изложить ее.
4. Материалы размножаются и рассылаются лицам, которые
должны принять решение.
5. Руководитель назначает одного из своих заместителей ответственным за сбор, обобщение, анализ подготовленных решений, который и готовит доклад руководителю по этому вопросу.
Специалисты считают, что «совещания — без совещаний» дают
возможность в спокойной обстановке находить оптимальные решения, исключают конфликты, уменьшают потери служебного
времени.
В Японии существуют различные виды совещаний, которые
классифицируются следующим образом (рис. 2.2).
Кайги. Формализованное совещание, на котором присутствуют
несколько человек. «Кайги» обычно проводится в конференц-зале в
атмосфере установленных каким-то правилом процедур. Совещание, например, ректората в вузе («дземукай») — это типичное «кайги». Здесь есть повестка дня, проекты для обсуждения, планы и т.д.
Многие японцы рассматривают «кайги» в качестве церемониала
японского бизнеса. Как правило, никаких шумных дискуссий здесь
не происходит.
Утиавасэ. Совещание, на котором происходят дискуссии. Это делается, в частности, по вопросам документов, которые направляются в
верхние инстанции. Процедура здесь проста. Руководитель, например,
отдела, ставит перед подчиненными проблему, которая ими обдумывается и, по поводу которой они высказывают свои мнения. Для таких
обсуждений иногда собираются несколько подразделений. Роль руководителя (председателя) совещания иногда исполняет старший по
должности или старший по возрасту. «Утиавасэ» обычно проходит в
кабинете у руководителя.
Киссатэн. Неформальное обсуждение какой-нибудь проблемы, как правило, в фирменном кафе. Практически — это проведение «утиавасэ» вне служебного помещения. Такие совещания
по форме напоминают развлечения, однако в ходе их процедуры
фактически принимаются стратегические решения. У вышестоящего руководства эти решения получают лишь формальное одобрение.
19
Виды совещаний в Японии
Кайги
Формализованное совещание,
на котором присутствуют
несколько человек
Киссатэн
Неформальное обсуждение
какой-нибудь проблемы,
как правило, в определенном месте
Утиавасэ
Совещания, на котором
происходят дискуссии
Полуофициальная часть совещания,
в процессе которой возникает неформальная
дискуссия по обсуждаемой проблеме
Неофициальное обсуждение проблемы
или поставленной задачи вне
служебного помещения, например
Нэмаваси
Лобби
на отдыхе
Ðèñ. 2.2. Классификация совещаний в Японии
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]