Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровые ресурсы. Актуальные вопросы управления. Учебное пособие
.pdf
71
результатах процесса, о причинах отклонений, разработанных корректирующих
мероприятиях. Анализ полученной информации позволяет сделать вывод о том,
насколько результативен и эффективен процесс в достижении целей и приносит
ли он добавленную стоимость для клиентов и предприятия в целом.
2.2. Кадровые процессы: бизнес-проектирование
и нормативная база
Для описания бизнес-процессов компании используют стандарт IDEF,
который является стандартом документирования технологических процессов,
происходящих на предприятии, и предоставляет инструментарий для
наглядного исследования и моделирования сценариев. Под сценарием
(Scenario) в этом случае понимается описание последовательности изменений
свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса (например, описание
последовательности этапов обработки детали в цехе и изменение ее свойств
после прохождения этих этапов). Выполнение каждого сценария
сопровождается соответствующим документооборотом, который состоит из
двух основных потоков:
документов, определяющих структуру и последовательность процесса
(технологических указаний, описаний стандартов);
документов, отражающих ход выполнения процесса (результатов
тестов и экспертиз, отчетов о браке).
Для эффективного управления любым процессом необходимо иметь
детальное представление о его сценарии и структуре сопутствующего
документооборота. Средства документирования и моделирования IDEF
позволяют выполнять следующие задачи:
документировать имеющиеся данные о технологии процесса;
определять и анализировать точки влияния потоков сопутствующего
документооборота на сценарий технологических процессов;
72
определять ситуации, в которых требуется принятие решения,
влияющего на жизненный цикл процесса, например изменение
конструктивных, технологических или эксплуатационных свойств конечного
продукта;
содействовать принятию оптимальных решений при организации
технологических процессов;
разрабатывать имитационные модели технологических процессов по
принципу «что будет, если…».
В основе методологии IDEF лежат четыре основных понятия:
1. Функциональный блок (аctivity box). Графически изображается в виде
прямоугольника (рис. 2.3) и олицетворяет собой некоторую конкретную
функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта
название каждого функционального блока должно быть сформулировано с
использованием неопределенной формы глагола (например, «производить
услуги»).
Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое
определенное значение (роль), при этом:
Верхняя сторона имеет значение «управление» (сontrol);
Левая сторона имеет значение «вход» (input);
Правая сторона имеет значение «выход» (оutput);
Нижняя сторона имеет значение «механизм» (мechanism).
Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой
системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.
73
Рис. 2.3. Функциональный блок
2. Вторым основным понятием методологии IDEF является понятие
интерфейсной дуги (аrrow). Часто интерфейсные дуги также называют
потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отражает элемент системы,
который обрабатывается функциональным блоком или оказывает влияние на
функцию, отраженную данным функциональным блоком. Графически
отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая
интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование. По
требованию стандарта наименование должно быть существительным.
С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или
иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Такими
объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и
т. д.) или потоки данных и информации (документы, инструкции и т. д.).
В зависимости от того, к какой из сторон подходит интерфейсная дуга,
она носит название «входящей», «исходящей» или «управляющей». Кроме
того, «источником» (началом) и «приемником» (концом) каждой
функциональной дуги могут быть только функциональные блоки, при этом
«источником» может быть только выходная сторона блока, а «приемником»
любая из трех оставшихся.
74
Необходимо отметить, что любой функциональный блок в соответствии
со стандартом должен иметь по крайней мере одну управляющую
интерфейсную дугу и одну исходящую.
3. Третьим основным понятием стандарт IDEF является декомпозиция.
Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на
составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса
определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция
позволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде
иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее
перегруженной и легко усваиваемой.
Модель IDEF всегда начинается с представления системы как единого
целого — одного функционального блока с интерфейсными дугами,
простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с
одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой и
обозначается идентификатором «А-0».
В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана
цель построения диаграммы в виде краткого описания.
Определение и формализация цели разработки IDEF-модели крайне
важны. Фактически цель определяет соответствующие области в исследуемой
системе, на которых необходимо фокусироваться в первую очередь. Например,
если мы моделируем деятельность предприятия с целью построения в
дальнейшем на базе этой модели информационной системы, то эта модель
будет существенно отличаться от той, которую бы мы разрабатывали для того
же самого предприятия, но уже с целью оптимизации логистических цепочек.
Цель определяет основное направление развития модели и уровень
необходимой детализации. Четкое фиксирование цели позволяет разгрузить
модель, отказавшись от детализации и исследования отдельных элементов, не
являющихся необходимыми, исходя из выбранной точки зрения на систему.
Например, функциональные модели одного и того же предприятия, по мнению
главного технолога и финансового директора, будут существенно различаться
75
по направленности их детализации. Это связано с тем, что в конечном итоге
финансового директора не интересуют аспекты обработки сырья на
производственных станках, а главному технологу не требуются прорисованные
схемы финансовых потоков. Правильный выбор точки зрения существенно
сокращает временные затраты на построение конечной модели.
В процессе декомпозиции функциональный блок, который в контекстной
диаграмме отображает систему как единое целое, подвергается детализации на
другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит
функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального
блока контекстной диаграммы, и называется дочерней по отношению к нему
(каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме,
соответственно называется дочерним блоком). В свою очередь,
функциональный блок-предок называется родительским блоком по отношению
к дочерней диаграмме, а диаграмма, к которой он принадлежит —
родительской. Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее
детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей
функционального блока. Важно отметить, что в каждом случае декомпозиции
функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок или
исходящие из него, фиксируются на дочерней диаграмме. Этим достигается
структурная целостность IDEF0-модели. Наглядно принцип декомпозиции
представлен на рис. 2.4. Следует обратить внимание на взаимосвязь нумерации
функциональных блоков и диаграмм — каждый блок имеет свой уникальный
порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу
прямоугольника), а обозначение под правым углом указывает на номер
дочерней для этого блока диаграммы. Отсутствие этого обозначения говорит о
том, что декомпозиции для данного блока не существует.
4. Последним из понятий IDEF является глоссарий. Для каждого из
элементов IDEF — диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг —
существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора
соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений
76
и т. д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот
набор и называется глоссарием и является описанием сущности каждого
элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги «распоряжение об
оплате» глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге
документа, требуемый набор виз и т. д. Глоссарий гармонично дополняет
наглядный графический язык, снабжая диаграммы необходимой
дополнительной информацией.
Рис. 2.4. Декомпозиция функциональных блоков
Еще одним важным инструментом для реализации процессного подхода к
управлению является матрица ответственности (рис. 2.5).
77
Матрица ответственности представляет собой таблицу, где в строках
перечисляют работы проекта, а в колонках — проектные роли. Работы берут из
структурной декомпозиции работ, роли — из организационной структуры
проекта. На пересечении каждого столбца со строкой указывается
ответственность конкретной роли по отношению к конкретному результату
поставки.
Рис. 2.5. Матрица ответственности бизнес-процесса
Перед внедрением в организацию процессного подхода в первую очередь
необходимо провести работу по описанию и регламентации бизнес-процессов,
в рамках которой:
проводится распределение ответственности за результаты работ,
входящих в состав процессов;
определяется система взаимодействия процессов между собой, а также
с внешними поставщиками и потребителями;
определяется перечень документации, необходимой для
функционирования процессов (инструкции, регламенты, положения, методики,
должностные инструкции и т. д.);
78
составляется график разработки и внедрения этой документации;
устанавливаются показатели деятельности процессов, способы и
формы сбора информации и порядок отчетности перед руководителями;
определяются границы показателей, характеризующих нормальное
течение процессов;
устанавливаются критерии, по которым начинается работа по
устранению причин отклонений.
При внедрении процессного подхода также необходимо разработать
двухступенчатую систему показателей:
а) по которым Владелец процесса оценивает результативность и
эффективность своего процесса и работ, входящих в его состав;
б) по которым Владелец процесса отчитывается перед высшим
руководством о результатах деятельности процесса.
В число процессов, которые существуют в организации, входит также
процесс управления организацией. Владельцем этого процесса является
генеральный директор. Управление деятельностью организации
осуществляется на основе отчетных показателей, которые Владельцы
процессов передают высшему руководству.
2.3. Пример описания бизнес-процесса «Наем персонала»
Рассмотрим пример описания бизнес-процесса «Наем персонала» для
торговой группы «Высшая Лига» — сети продовольственных магазинов в
г. Иваново и Ивановской области.
На сегодняшний день списочная численность персонала компании
составляет 1356 человек. Штат, согласно штатному расписанию, укомплектован
на 81 %. В связи с характером реализуемой деятельности недостаточное
количество сотрудников в магазинах продовольственной сети может привести к
снижению товарооборота и сокращению прибыли. Поэтому процедура найма
персонала рассматривается в рамках базового предприятия как одно из
79
стратегических направлений деятельности, в рамках службы персонала как
первоочередная задача, требующая немедленного решения.
Процесс «Наем персонала» в ТГ «Высшая Лига» меняет свои
характеристики в зависимости от заданного направления. Под направлением в
данном случае понимается ориентация на ту или иную категорию сотрудников.
Набор ведется по двум направлениям: офисные сотрудники и сотрудники
магазинов сети. Причем для последних свойственно деление на официальных и
не официальных, что также влияет на ход процесса найма персонала.
Перед тем как формировать матрицы ответственности процесса «Наем
персонала» для ТГ «Высшая Лига», предполагаемые для дальнейшего
использования компанией, опишем текущее состояние процесса найма.
Этап набора по направлению «сотрудники магазинов сети» начинается с
получения менеджером по персоналу заявки на набор. Документом,
фиксирующим заявки на персонал, является журнал с аналогичным названием.
В этот журнал менеджер по персоналу заносит вакантную должность,
требуемые руководителем характеристики потенциального сотрудника, график
работы, уровень оплаты труда, дату заявки на персонал. Источником
информации о заявке может быть устная просьба руководителя отдела,
телефонный звонок директора магазина или же письменный запрос по
корпоративной ICQ. Зафиксировав заявку в журнале «Заявки на персонал»,
менеджер по персоналу отражает ее в недельном отчете по персоналу, о чем
сообщает руководителю отдела. Недельный отчет по персоналу отражает
накопившиеся заявки на персонал в течение недели и служит для того, чтобы
менеджер по персоналу и руководитель отдела всегда видели, кто и в какой
магазин или отдел требуется. В недельном отчете помимо наименования
вакансии менеджер по персоналу отмечает: «чистая» вакансия или вакансия «на
замену».
Вакансией «на замену» признается вакансия, которая на настоящий
момент занята, но сотрудник, занимающий вакансию, либо написал заявление
80
об увольнении с отработкой 2 недели или 3 дня, либо не справляется со своими
функциональными обязанностями.
«Чистая вакансия» — это полное отсутствие в магазине того или иного
специалиста.
Отметка о характере вакансии необходима для определения приоритетов
в поиске специалистов.
После того как приоритеты расставлены, начинается работа с резервом
анкет. Менеджер по персоналу обзванивает всех соискателей, заполнявших
анкету и ждущих предложения о работе в компании. Если соискателей
недостаточно, менеджер по персоналу и начальник отдела персонала начинают
заново формировать резерв анкет, используя те же самые ресурсы.
После трансляции информации о вакансии начинают приходить
соискатели. Если человек еще не заполнял унифицированную анкету, менеджер
по персоналу предлагает ее заполнить. Для заполнения анкеты соискателю
понадобится паспорт и свидетельство государственного пенсионного
страхования. После заполнения анкеты менеджер по персоналу прикрепляет
ранее отксерокопированные документы к анкете претендента.
Далее соискателю на вакантную должность объясняют, что
трудоустройство в компании «Высшая Лига» возможно только после того, как
его анкета пройдет проверку в службе безопасности.
Процедура проверки анкеты займет один-два дня, после чего соискателя
пригласят на собеседование с непосредственным руководителем. При этом
менеджер по персоналу информирует соискателя о преимуществах работы в
торговой группе «Высшая Лига» и об условия труда для выбранной
соискателем вакансии.
Если ситуация в каком-либо магазине критична, то сотрудники отдела
персонала направляют соискателей прямо в магазин, где за этап отбора будет
отвечать директор магазина, а не специалист отдела персонала.
Если же критичной ситуации с персоналом нет, то все идет по заранее
отработанной схеме. Менеджер по персоналу фиксирует анкету в журнале,
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]