Прием и увольнение работников. Оформление трудовых отношений, подбор и оценка персонала

Правая часть табеля.

Для бухгалтерии предназначены графы табеля с 7 по 9. В этих графах отражаются различные виды выплат (зарплата повременная, сдельная и т.п.) и затраты со ссылкой на корреспондентские счета (20, 26, 44 ).

Если данная запись делается с целью начисления заработной платы одного вида и общему для работников, которые включены в табель, корреспондентскому счету, то должны быть заполнены строки «корреспондирующий счет» и «код вида оплаты» над таблицей с 7 – 9 графами и 9 графа. Графы 7 и 8 не заполняются.

Графы 7 – 9 заполняются в том случае, когда зписываются учетные данные для начисления зарплаты по нескольким корреспондирующим счетам и видам.

Причины неявок на рабочее место отмечаются в графах 10 – 13. Необходимо обращать внимание на то, чтобы общя сумма отработанных часов и часов, когда работник на работе отсутствовал была равна установленной для этого периода норме рабочего времени.

При заполнении табеля всегда необходимо помнить, что он является основанием для начисления выплат, а, значит, расчета налогов. Даже, если налогооблагаемая база не изменяется намеренно, при проведении проверки возможны подозрения в том случае, если документация оформлена с нарушением предусмотренных Госкомстатом норм.

Все документы составляются по стандартным (унифицированным) образцам,

нарушение заполнения форм приводит к ошибкам в исчислении страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования, НДФЛ и прочих налогов. Указание неверной даты поступления на работу исказит среднюю численность работников, а изменение суммы, затраченной на оплату труда — в итоге исказит сумму налога на прибыль. При проверке это грозит предприятию материальными убытками — штрафами, доначислением налогов и пени.

71

2. ПОДБОР ПЕРСОНАЛА

2.1. Подбор и расстановка кадров

Истинной ценностью любой фирмы, любой организации, являются не ее материальные, технические и прочие ресурсы, не новейшие производственные технологии, а

люди, которые в ней трудятся. От их профессиональных и личностных качеств, творческого потенциала, заинтересованности в результатах своего труда напрямую зависит то, как смогут они распорядиться имеющимися ресурсами. Эффективно работающий, слаженный коллектив — «команда» единомышленников — залог успешного развития любой организации.

Таким образом, отдел по работе с персоналом — одна из важнейших структурных единиц организации, играющая немаловажную роль в ее работе. На плечи директора службы персонала (главного менеджера, начальника отдела кадров) ложиться огромная ответственность. Периодически он сталкивается со сложными, неоднозначными ситуациями,

необходимостью объективно оценивать труд своих работников, решать, кого уволить, а кого выдвинуть на повышение, принимать на работу новых сотрудников и, при этом, сравнивает их профессиональные качества и умения. В современных условиях при приеме на работу часто приходится делать выбор из нескольких кандидатов — т.е., прием осуществляется на конкурсной основе.

Подбор и расстановка кадров — начальный этап управления кадрами. Это долговременная, ответственная работа, требующая большой запас умений и профессиональных знаний работника кадровой службы. В процессе подбора новых сотрудников, работникам кадровой службы приходится сталкиваться с большим количеством новых людей, для которых они являются, по сути, представителями данной организации — «лицом фирмы», что добавляет им ответственности. Работники службы персонала своим видом и поведением формируют у кандидатов отношение к организации,

дают первое представление о том, как здесь относятся к труду, какова дисциплина и могут своим поведение повлиять на дальнейшее поведение принимаемого на работу нового сотрудника.

Работая с кандидатами на вакантные должности, сотрудник кадровой службы должен знать содержание должностных инструкций по всем вакантным должностям, четко представлять, какие деловые и личностные качества руководитель организации хотел бы видеть в новом работнике, знать, почему должность стала вакантной — по какой причине ее освободил предыдущий работник.

72

Осуществлять подбор персонала можно двумя способами — внутренним и внешним.

При внутреннем способе подбора персонала задействуется резерв кадров в самой организации. Всегда есть некоторый резерв сотрудников, которых можно перевести на соответствующую должность, повысить в должности и т.д. Этот путь подбора кадров относительно простой и дешевый, однако его возможности ограничены.

Внешний способ представляет собой подбор персонала из различных внешних источников. С этой целью, как правило, подается информация о вакансиях в городские и районные центры занятости населения, публикуются объявления в СМИ, отправляются запросы в частные кадровые агентства (рекрутинговые фирмы) и т.д. Этот способ подбора специалистов, напротив, достаточно трудоемок и дорог, однако раскрывает большие возможности.

Обращаться в кадровые агентства достаточно удобно — ведь предварительную работу с кандидатами и сбор информации о них проведут в агентстве. Там же будет осуществлен и определенный «отсев» кандидатов. Службе персонала предприятия останется только делать выбор из наиболее достойных претендентов.

С целью получения подробной и, вместе с тем, краткой информации, в настоящее время практикуется прием резюме от кандидатов. Это краткие самохарактеристики, в

которых кандидат излагает свои анкетные данные и указывает, на какую должность он претендует. Помимо того, он отмечает, какими знаниями и умениями владеет, какие у него есть дополнительные навыки и важные с его точки зрения достоинства (наличие личного транспорта, водительских прав, знание иностранного языка и т.п.).

Первый этап отбор — рассмотрение резюме. Те кандидаты, которые прошли этот этап, назначаются на личное собеседование. Если результат собеседования также положителен, кандидату предлагают заполнить анкету, проводят профессиональное и психологическое тестирование. И только после успешного прохождения всех этих этапов отбора кандидату назначают личную встречу с непосредственным руководителем подразделения, в котором имеется вакантное место для того, чтобы окончательно решить вопрос о приеме его на работу.

Итак, первый шаг соискателя — составление резюме. Следует помнить, что служба персонала, производя отбор кандидатур на определенную должность, обрабатывает большое количество похожих резюме. Для того, чтобы пройти этот этап успешно, необходимо позаботиться о том, чтобы резюме оказалось удачным по своему содержанию и стилю и произвело на специалистов кадровой службы положительное впечатление.

Советы претендентам при составлении резюме

73

Составляя собственное резюме необходимо следовать нескольким несложным

правилам:

1)читателю (специалисту отдела кадров) следует предоставить наибольшее удобство при чтении резюме. Оно должно быть структурировано, напечатано оптимального размера шрифтом с удобным для чтения интервалом и т.п.,

2)в тексте должны быть расставлены акценты на наиболее важных (с точки зрения соискателя) деловых качествах и навыках,

3)язык резюме должен быть простой и доступный (но не примитивный),

4)содержание необходимо изложить максимально ясно, кратко, по принципу «от главного к второстепенному»,

5)слова с негативным смыслом не использовать;

6)обязательно сослаться на положительные рекомендации с предыдущих мест работы

(если такие есть)

7) для создания позитивного мнения о себе, в конце резюме можно добавить фразу,

отражающую симпатию соискателя к работодателю (например, с пожеланием успехов).

Необходимо серьезно отнестись к подбору слов в резюме. Используемые слова и выражения не должны иметь негативную окраску, быть категоричными («всегда», «никогда»). Это создает у посторонних впечатление о кандидате, как о чрезмерно экспрессивном, склонном впадать в крайности человеке — на работу такого могут не пригласить. Резюме — это самореклама, которая может работать на кандидата долгое время.

Составляя резюме, стоит помнить о том, что удачно написанное оно не только поможет устроиться на работу, но и будет влиять на отношение к работнику и его материальное благосостояние в течение многих лет.

Верный (или неверный) подбор слов сформирует у человека, читающего резюме подсознательное отношение к кандидату. Британские психологи, например, выяснили, какие же слова способствуют созданию благоприятного впечатления о соискателе. Это: «активность», «достижение», «опыт», «эффект», «развитие», «участие», Использовать слова необходимо в соответствующем, выигрышном для кандидата контексте — например. в

описании ситуации, которая благополучно разрешилась, благодаря усилиям кандидата.

Наихудшее впечатление на читателей резюме производят слова: «всегда», «никогда», «ненавидеть», «паника», «плохо», «ничего», «проблема», «ошибка». Здесь имеет место другой эффект — даже в «благоприятном» контексте слова воспримутся как негативные — они имеют ярко выраженный отрицательный смысл. Вместо них лучше использовать более нейтральные синонимы.

74

Некоторую дополнительную информацию может дать почерк кандидата. Так,

например, психологи считают, что крупный, размашистый, четкий почерк принадлежит человеку, уверенному в своих силах. А если буквы еще украшены росчерками — амбициозному. С одной стороны — неплохо, с другой, если предлагаемая должность не удовлетворит его потребности, могут возникнуть конфликты и проблемы. Неровный,

рваный, прерывающийся почерк характеризует человека неуравновешенного. А ровный,

разборчивый, «стандартный» — хорошего, аккуратного исполнителя, но, вероятно, не особенно инициативного. Если почерк очень мелкий — можно предположить, что его обладатель человек скрытный или неуверен в себе, замкнутый, малообщительный. Однако,

сразу стоит заметить, что делать какие-то решающие выводы только на основании почерка

— неправильно. Принимать человека на работу, или, напротив, отказывать ему в должности только потому, что на основании особенностей его почерка его заподозрили в конфликтности — неэтично, в конце концов, собеседование при приеме на работу не графологическая экспертиза.

Но главное в резюме, все же не производимый им эмоционально-психологический эффект, а конкретное содержание. В резюме (анкете) содержатся те основные моменты,

основываясь на которых и производится предварительный отбор кандидата на вакансию.

Помимо того, к резюме могут прилагаться конкретные документы. Например, диплом даст представление специалисту под подбору персонала о том, где кандидат получал теоретические знания в соответствующей сфере, а выписка из диплома, тема дипломного проекта — какие стороны его теоретической подготовки наиболее сильны. К резюме можно приложить рекомендации с предыдущих мест работы, составленные в письменной форме и служебные характеристики. В настоящее время, рекомендации часто даются по телефону.

Кандидату неплохо заранее решить, на кого из людей, способных рекомендовать его и охарактеризовать его профессиональные качества с лучшей стороны он может сослаться.

Если такой информации нет, а при анализе документов кандидата возникли неясные мест, то специалист службы персонала может сам обратиться на предыдущее место работы кандидата, где ему дадут соответствующую информацию.

При приеме на работу весьма распространена практика личных интервью. Это может быть беседа с соответствующим специалистом (психологом) как в произвольной форме, так и заранее спланированная и подготовленная специалистом. Произвольно проводимое интервью, как правило, малоинформативно, во всяком случае, оно излишне субъективно и зависит от личной реакции интервьюера по отношению к кандидату и к ситуации. Оно сильно зависит и от профессионального уровня проводящего его специалиста.

75

Обычно, в организациях предпочитают заранее разработанное, структурированное интервью. Для его проведения используется перечень готовых вопросов, как стандартных для всех, так и предназначенных для претендентов на определенные должности. В таком виде интервью используются специальные оценочные бланки, в которых ставят пометки либо в ходе интервью, либо сразу после него. Перечень вопросов зависит от специфики организации. Он, как правило, включает общие вопросы, касающиеся профессиональной деятельности и личной жизни соискателя и вопросы, позволяющие уточнить, например,

особенности его характера. Это, в основном, вопросы, направленные на выявление личностных особенностей, определения уровня самооценки, культурного уровня,

способности работать в коллективе и т.п.

В настоящее время все чаще стали использовать в практике так называемые стресс-

интервью. Это собеседование, в процессе которого умышленно создается нестандартная или некомфортная для соискателя ситуация, которую он должен быстро разрешить. Этот вид интервью, в основном, может показать не столько профессиональные качества, сколько выявить особенности поведения человека в стрессовой ситуации, его манеру реагировать на неожиданно возникающие неприятности, стрессоустойчивость, креативность, выявить те качества, которые в обычно обстановке он не станет демонстрировать. Следовательно,

использовать метод стресс-интервью при собеседованиях целесообразно в том случае, когда осуществляется отбор кандидатов, например, на руководящую должность. Или, если специфика должности предполагает постоянные стрессовые ситуации, требует нестандартного подхода, креативных решений.

Конечно, вопрос или ситуация, которую предполагается создать с целью проверки кандидата, не должен быть явно оскорбительным или унизительным для испытуемого, иначе можно лишиться возможности принять на работу хорошего специалиста. От кандидата же,

если ему на собеседовании предлагают, например, вынести мусорное ведро, требуется не отказываться напрямую от нелепой просьбы, а не растеряться или проявить творческий подход. Ведь в данной ситуации оцениваются не правильные ответы, а способность быстро и адекватно реагировать и творчески мыслить. В любом случае, подобные интервью требуют от специалистов кадровой службы профессионального подхода, тщательной подготовки и оценки целесообразности их применения.

По статистическим данным, самую высокую вероятность при прогнозировании дальнейшей карьеры принимаемого на работу специалиста и его роста в данной организации имеют результаты когнитивного теста, или теста, определяющего уровень интеллекта претендента. Это тест, определяющий коэффициент интеллекта — IQ. Если при собеседовании с претендентами этот тест используется, необходимо четко осознавать, что он

76

показывает не столько уровень имеющихся знаний, сколько уровень обучаемости, т.е.

способности человека к профессиональному и творческому росту в рамках любой профессии. Например, если на вакантную должность имеются два претендента, один из которых облает высоким уровнем профессиональных знаний и большим опытом, но при этом — меньшим IQ, чем второй кандидат, то можно сделать следующий прогноз. Более опытный и знающий кандидат, получив это место работы, с самого начала будет точно знать,

что нужно делать, но при необходимости что-то изменить, освоить новые методы, скорее всего, проявит себя хуже, чем более слабый, но обладающий высоким уровнем интеллекта претендент. Что же качается теоретических знаний и навыков, возможность быстро

«подтянуться» до нужного уровня у него высока. В результате, внешне менее подготовленный и опытный специалист, в данном случае имеет преимущество. Используя этот тест, следует помнить, что на его результаты стоит полагаться, если руководство заинтересовано в быстром развитии организации и профессиональном и карьерном росте своих работников.

Как правило, общие требования, предъявляемые к кандидатам при поступлении на работу, следующие:

уровень необходимых профессиональных знаний;

выраженные деловые качества (активность, ответственность, заинтересованность в результатах работы);

морально-нравственные и личностные особенности, способствующие быстрой адаптации и эффективной работе в коллективе;

исполнительность, способность подчиняться распоряжениям руководства,

трудовой дисциплине.

Последнее в этом списке качество — исполнительность — зачастую является самым важным требованием при отборе персонала. Во всяком случае, любой руководитель хочет видеть это качество в своих подчиненных.

Исполнительность — целое искусство, и хорошая исполнительность вовсе не означает достижение мастерства в этом искусстве. Хороший исполнитель это подчиненный, который,

не обсуждая, точно и в срок делает порученную ему работу. Но быть действительно искусным исполнителем, означает выполнять даже не озвученные требования начальства,

идти на шаг впереди, делать все возможное в каждой ситуации, брать инициативу в свои руки (и при этом оставаться подчиненным).

Для того, чтобы стать действительно ценным исполнителем, необходимо обладать и развивать в себе следующие качества:

77

ответственность. Ответственный работник берет на себя определенные обязательства и безусловно выполняет их;

конструктивность. Это скорее способ мышления, при котором работник стремится выйти из любой, самой сложной ситуации;

способность к сотрудничеству. Под ним подразумевается стремление находить компромиссные решения, удовлетворяющие потребности всех сторон;

корпоративность. Принятие приоритетов, ценностей, внутренней культуры компании;

стремление к осознанности действий. Качество, позволяющее человеку хорошо ориентироваться в ситуации, т.к. он четко представляет, что он должен сделать и зачем;

инициатива. Это ценное качество желательно проявлять в разумных пределах;

дисциплинированность. Способность подчиняться установленному порядку.

Таким образом, действительно хороший исполнитель всегда дисциплинирован, «болеет» за свое дело, готов проявлять активность и, если ситуация требует, брать инициативу в собственные руки. Он готов к сотрудничеству, лоялен, конструктивен, с

готовностью выполняет поручения, берет на себя ответственность.

Правда, руководству фирмы стоит учесть, что даже самый лучший исполнитель не сможет проявить или полноценно реализовать свои таланты, если в этом не будет потребности и если для этого не будут созданы все условия. А это уже задача руководства.

Мало набрать высокопрофессиональных, опытных специалистов, важно уметь удержать их.

Для эффективной работы коллектива, для того, чтобы сотрудники в полной мере могли раскрыть свой профессиональный и творческий потенциал, работодатель должен поощрять их начинания, создавать условия для их плодотворного труда. Основные инструменты руководства на этом пути — сопровождение адаптации новых сотрудников, вовлечение персонала и грамотно составленные подробные должностные инструкции.

Этот, казалось бы, формальный документ, на самом деле помогает определить работнику круг своих обязанностей и обязанностей своих коллег, лучше ориентироваться в рабочей ситуации, не тратить время на ненужное дублирование заданий. Сотрудник гораздо больше может сделать, имея уже четко поставленные цели и задачи своей работы, а не определяя их по ходу исполнения обязанностей. Наличие четкой должностной инструкции помогает работнику творчески подходить к решению поставленных задач, не выходя за рамки своих полномочий.

Сопровождение адаптации — это помощь сотруднику на первых порах сориентироваться в корпоративной культуре компании, Человеку, оказавшемуся в новом трудовом коллективе важно не только усвоить должностные обязанности и правила их

78

выполнения. Ему необходимо «вписаться» в новый коллектив. В процессе адаптации сотрудник узнает, каким образом происходит общение между работниками организации,

определяет для себя приоритеты, принятые в организации, знакомится с внутренней культурой и этикой. Для того, чтобы адаптация в коллективе прошла успешней и быстрей,

лучше всего закрепить за новичком наставника, который ввел бы его в курс дела, помог советом в нужный момент. В случае успешной адаптации можно рассчитывать на то, что новый сотрудник в полной мере проявит такие качества, как лояльность, корпоративность и стремление к сотрудничеству.

Под вовлечением персонала понимается формирование у новых сотрудников позитивного настроя по отношению к его новой работе, стремления способствовать росту и развитию своей компании. С целью вовлечения необходимо, во-первых, интересоваться мнением, предложениями нового сотрудника о различных проблемах — это поможет ему быстрее соответствовать возложенным на него требованиям. И, во-вторых, информировать сотрудника о возможно большем количестве задач, больших и маленьких, кратковременных и долгосрочных, стоящих перед компанией. Это поможет ему лучше ориентироваться в конечных целях своей работы. Информация, подаваемая сотруднику в целях вовлечения,

может быть различной — о перспективах и планах развития, о возможностях карьерного роста, обучения, о маркетинговой политике компании, формах стимулирования персонала и другая.

Мотивация персонала

Одна из отличительных особенностей взаимоотношений в современных условиях — конкуренция. С одной стороны, подбор персонала на конкурсной основе создает дополнительные возможности. С другой стороны — возникает необходимость как-то удерживать необходимых для организации, профессионалов. Кроме того, у каждого руководителя существует постоянная необходимость ориентировать своих подчиненных на достижение задач и целей, важных для развития и эффективной работы организации. Как бы ни был профессионально и грамотно спланирован бизнес-процесс, воплощаются идеи руководства персоналом. И если сотрудники не заинтересованы в результатах своего труда,

организация обречена на самоликвидацию.

Для решения этих проблем и существует, так называемая, мотивация персонала — система стимулов, позволяющая направить деятельность сотрудников в нужное руководителю русло. Эта система является средством побуждения к активной деятельности,

направленной на решение важных для организации задач.

Наиболее эффективным средством мотивации являются различные льготы и поощрения. В различных организациях этот вопрос решается по-своему. В некоторых даже

79

учитывается возраст сотрудников, так как для разных возрастных групп могут быть приоритетны разные виды поощрений. Можно разработать список льгот, а, при составлении трудового договора, сотрудник сам выберет из него несколько значимых для себя, которые зафиксируют в трудовом договоре. Так же в договоре оговаривается, за какие достижения эти льготы работник сможет получить. Если сотрудник не достигает поставленных задач, то он лишается льгот. В подобный список можно включить следующие виды поощрений:

премии, назначаемые при достижении определенных показателей труда;

премии, получаемые в зависимости от величины прибыли;

предоставление кредитов на покупку вещей, машины, квартиры;

предоставление служебного транспорта (машины);

предоставления на различных условиях жилья;

предоставление оплачиваемых отпусков (помимо очередных ежегодных),

предоставление бесплатных путевок;

доплаты на детей;

льготы по оформлению или оплате в детском саду;

оплата расходов на обучение, повышение квалификации;

надбавки к пенсиям;

выплата компенсаций при выходе на пенсию или увольнении по определенным причинам.

Мотивация к труду у сотрудников формируется, если:

набор льгот, поощрений и преимуществ, разработанный руководством организации достаточно широк;

для того, чтобы получить эти поощрения, сотрудники должны активно работать над задачами, поставленными руководством;

установленных для получения льгот трудовых показателей работник может реально достигнуть своим собственным трудом;

у работника есть обоснованная уверенность в том, что если он достигнет установленных показателей, его труд будет отмечен установленными льготами и поощрениями.

При разработке системы льгот, премий и поощрений, необходимо учитывать, что

существует несколько видов мотивов труда. Можно выделить следующие:

мотивы материальные, связанные с получением определенных благ;

статусные мотивы, связанные с повышением авторитета;

мотивы общественной полезности.

80