Прием и увольнение работников. Оформление трудовых отношений, подбор и оценка персонала

персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме № Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

в форме № Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в

61

Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18

— 34.

Форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме № Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9.

Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13.

Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49). Расчетная ведомость (форма №

Т-51). Платежная ведомость (форма № Т-53). Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

62

Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

Вграфах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

Врасчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

Вконце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строка с отражением общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

Врасчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а). Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.

Лицевой счет (форма № Т-54). Лицевой счет (свт) (форма № Т-54а). Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

63

Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60).

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка — расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с

работником (увольнении) (форма № Т-61). Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,

заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

64

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

1.9. Учет рабочего времени

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Согласно ст. 100 ТК РФ режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором.

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха работников транспорта,

связи и других, имеющих особый характер работы, определяются в порядке,

устанавливаемом Правительством РФ.

Режим рабочего времени может включать следующие составные элементы:

вид и продолжительность рабочей недели;

продолжительность ежедневного рабочего времени;

график рабочего дня;

работа в ночное время;

работа в выходные и праздничные дни;

работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

65

На большинстве предприятий устанавливается пятидневная рабочая неделя и два выходных дня — суббота и воскресенье. В соответствии с законом, можно установить шестидневную рабочую неделю и один выходной. Есть предприятия, на которых невозможно прервать производственный процесс и они работают без выходных дней — в

этом случае сотрудникам устанавливается рабочая неделя с выходными по скользящему графику. При этом, в соответствии с законодательством (ст.91 ТК РФ), рабочее время в течение недели распределяется таким образом, чтобы получалось не более 40 часов рабочего времени в неделю. Например, при пятидневной рабочей неделе, продолжительность рабочего дня должна быть не более 8 часов.

Всоответствии с законом, зарплата каждого работника зависит от количества отработанного времени, поэтому каждый работодатель должен создать условия для контроля

иучета рабочего времени своих сотрудников (ст. 91 ТК РФ).

Вобщем случае, учет рабочего времени включает в себя регистрацию времени прихода и ухода работников с работы, опозданий, сверхурочной работ, простоя, неявок с указанием их причин.

С целью документирования учета рабочего времени на предприятии ведется табель учета. На основании данных, занесенных в табель, работникам начисляется заработная плата.

Ведет табель сотрудник кадровой службы или другой, уполномоченный руководством работник (например, бухгалтер).

Ежемесячное заполнение кадровой службой табеля учета использования рабочего времени является обязательным, независимо от того, как на предприятии ведется ежедневный учет. На основании этого табеля рассчитывается заработная плата и готовится налоговая отчетность.

По ст. 136 ТК РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц, в

определенные дни, установленные коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

Таким образом, в месяц целесообразно составлять два табеля учета использованного рабочего времени — за первую и за вторую половины месяца. В противном случае, могут возникнуть накладки с переплатой суммы аванса, если кто-то из работников часть месяца на работе отсутствовал.

При установлении факта выплаты заработной платы один раз в месяц инспекция труда может оштрафовать виновное должностное лицо на сумму от 1000 до 5000 руб., лиц,

осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица,

на сумму от 1000 до 5000 рублей или применить административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; юридических лиц на сумму от 30000 до 50000 рублей или

66

административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. За повторное нарушение законодательства о труде возможна дисквалификация виновного должностного лица на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию, где хранится 5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г № 1, форма № Т-12; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

Целями учета рабочего времени являются::

1) контроль над явкой работников на работу к началу установленного правилами внутреннего трудового распорядка рабочего дня, обнаружения опоздавших и не явившихся;

2)контроль над нахождением работников на своих местах в течение рабочего дня,

3)контроль над своевременностью ухода работников на обеденный перерыв,

4)контроль над своевременностью ухода работников в конце рабочего дня;

5)учета других форм использования рабочего времени (болезни, простоя, отпуска и

т.п.)

6) выявление и фиксирование прогулов.

При поступлении на работу к данному работодателю работнику присваивается личный табельный номер, который сохраняется за ним во все время его работы на предприятии и не присваивается другим сотрудникам после его увольнения еще в течении трех лет. Этот номер стоит на личной карточке и на других документах по учету труда и заработной платы и не изменяется во время перемещения работника на другие должности внутри самой организации.

В соответствии с «Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в дальнейшем просто Указания) может быть два метода учета рабочего времени:

1)метод сплошной регистрации (регистрация всех явок и неявок на рабочие места);

2)метод регистрации отклонений (опозданий, неявок, сверхурочных часов и т.д.) от обычного рабочего графика. В этом случае, данные отклонений заносятся в ежемесячный табель.

Если учет рабочего времени ведется по табелю формы № Т-13, то для учета ежедневного рабочего времени используются две строчки: первая — для отметок условных

67

обозначений видов использования рабочего времени (в форме № Т-12 указаны буквенные и цифровые коды) , вторая — для учета по ним количества часов.

Помимо отметок в табеле о различных формах использования рабочего времени (болезнях, простоях, сверхурочных работах и пр.) необходимо документальное подтверждение их причин. В соответствии с этими документами данные и вносятся в табель. Документами, подтверждающими использование рабочего времени, могут быть оформленные в соответствии с законодательством: при болезни — больничный лист, при сверхурочной работе — заявление работника о совместительстве или расписка в согласии на сверхурочную работу и т.п.

Учет времени работы во вредных условиях.

Поскольку табель учета рабочего времени является унифицированным документов, удаление из него каких-либо реквизитов недопустимо. Однако, возможно добавление количества граф, например, с целью учета рабочего времени по графикам, отличных от нормальных. Но внесение таких изменений в табель должно быть оформлено соответствующим приказом.

Вводятся дополнительные графы в том случае, если на предприятии есть работники, работающие во вредных условиях труда. Рабочие производств, цехов, должностей, профессий, которые к таковым относятся, имеют в соответствии с постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. № 298/П-22 право на дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день..

Если работник не указан в данном Списке, но в течение какого-то отдельного периода времени выполняет работы с вредными условиями труда, то его дополнительный отпуск рассчитывается пропорционально отработанному им времени. (п. 13 Инструкции о порядке применения Списка, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. № 273/П-20).

При расчете этого времени учитываются те дни, когда работник провел на производстве с вредными условиями труда больше половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства (п. 12 Инструкции).

Для того, чтобы работники временно выполняющие работы с вредными условиями труда могли получить соответствующие льготы, необходимо документальное подтверждение факта их работы, однако, законодательством способ учета такого вида использования рабочего времени не предусмотрен детально. Поэтому, с целью учета рабочего времени для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, целесообразно вводить в

табель дополнительные графы. В этих графах возможен учет и других видов использования рабочего времени — например, в ночную смену.

68

Учет командировок.

Когда работник направляется в командировку, его средний заработок сохраняется

(ст.167 ТК РФ). В табеле делается отметка о том, что в течение определенного периода времени работник находился в командировке.

Когда в табеле ведется учет дней, во время которых работник по разным причинам отсутствовал на рабочем месте (был в отпуске, отсутствовал по болезни, находился в командировке и т.д.) в верхнюю строку вписываются соответствующие условные коды, а

нижние строчки не заполняются. Следовательно, когда работник находится в служебной командировке, в верхней строчке табеля проставляется условный код, обозначающий служебную командировку — «К», а нижние остаются пустыми.

Весь период служебной командировки оплачивается работнику исходя из размера заработной платы за последние двенадцать месяцев, предшествующих командировке.

Работа в выходные дни

При привлечении работника к исполнению служебных обязанностей в выходной день кроме издания приказа должно быть получено письменное согласие на это самого работника

(ст.113 ТК РФ).

При учете времени, отработанного работником в выходные дни, в верхней графе табеля ставится код «РП», а во вторую строку вписывается количество отработанных за день часов. За работу в выходной день работник получает заработную плату в удвоенном размере в соответствии со ст.153 ТК. Основанием для начисления зарплаты становится табель учета рабочего времени, а также письменное распоряжение руководителя.

По желанию работника, он может получить и другую компенсацию за работу в выходной день — например, дополнительный день отдыха. Для этого, в соответствии со ст.153 ТК РФ, также необходимо письменное распоряжение руководства. Если работнику предоставляется дополнительный выходной день, в табеле ставится условное обозначение

«В». В этом случае рабочий день оплачивается работнику в одинарном (а не удвоенном)

размере в том же месяце, а дополнительный выходной не оплачивается.

Нетрудоспособность в отпуске

В случае наступления временной нетрудоспособности работника во время нахождения в отпуске ежегодный отпуск должен быть продлен (ст.124 ТК РФ). Таким образом, в соответствии с законодательством работник вернется к исполнению своих трудовых обязанностей позднее.

Если отсутствие работника по болезни не подтверждено соответствующим документом (например, работник сообщил о заболевании по телефону) в соответствующей графе табеля ставится код «НН» — неявка на работу по невыясненным обстоятельствам. Эта

69

запись заменяется другой — «Б» (болезнь) только после подтверждения этого документально (предоставление больничного листа).

Опоздания

Опоздание считается грубым нарушением трудовой дисциплины. Если работник систематически опаздывает, работодатель может уволить его в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, как за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязательств. Основанием для увольнения в данном случае является опоздание при имеющемся уже дисциплинарном взыскании.

Если работника увольняют по этой причине, необходимо тщательно оформить всю соответствующую документацию — если при оформлении документов будут допущены неточности, при обращении работника в суд, возможно его восстановление в должности, несмотря на то, что дисциплинарное нарушение действительно имело место.

В случае увольнения работника по данной причине необходимо:

наличие объяснительной записки от работника;

правильное оформление докладной записки;

приказ об увольнении;

грамотная запись в трудовой книжке;

верная отметка в табеле в те дни, когда допущены опоздания.

Может случиться так, что опоздания в табеле это не отражены — учтено полное рабочее время. Если возникнет судебное разбирательство по делу о незаконном увольнении, суд непременно обратиться к табелю учета рабочего времени. Необходимо в 10 и 11 графах табеля отметить факт опоздания.

Помимо вышеперечисленных документов, работодателю в суде потребуется представить характеристику работника (отражающую его отношение к труду), доказательства того, что при наложении взыскания были учтены все обстоятельства (серьезность нарушения, поведение уволенного работника и пр.). Если суд примет решение, что работник был уволен без учета вышеперечисленных обстоятельств, иск будет удовлетворен (п. 53 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 г. № 2). Решение суда в пользу работника грозит работодателю не только тем, что суд обяжет его восстановить уволенного в должности, но и тем, что придется выплатить зарплату за все время вынужденного прогула и компенсировать причиненный моральный вред (ст. 234, 237, 394 ТК РФ).

70