Прием и увольнение работников. Оформление трудовых отношений, подбор и оценка персонала

сотрудников организации нужно хранить в металлических шкафах. Для того, чтобы можно было быстро найти нужное дело, на их корешках проставляются номера, такие же, как на лицевой стороне. Можно вести алфавитную книгу учета личных дел (если сотрудников в организации не много) или алфавитную картотеку учета. Чтобы можно было контролировать выдачу личных дел, заводятся контрольные карточки, хранящиеся в личных делах.

Ограничение на доступ к архивным документам.

Законом установлено (ст. 25), что доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов,

находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С

письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам,

содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75

лет со дня создания указанных документов.

Использование архивных документов.

Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать,

распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах,

а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ (ст. 26 Закона об архивном деле).

Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства РФ об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом

51

требований данного законодательства. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством РФ, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Ответственность за несоблюдение сроков хранения документов.

За несоблюдение сроков хранения документов организации и индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности. Кроме того,

за несоблюдение сроков хранения, установленных для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы

(произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, может быть применена налоговая ответственность.

Несоблюдение сроков хранения документов приводит к их отсутствию. На основании ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета с организации может быть взыскан штраф в размере 10 000 руб., а если документы относятся к нескольким налоговым периодам — 30 000 руб.; 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., если отсутствие указанных документов повлекло за собой занижение налоговой базы.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения первичных учетных документов руководитель и главный бухгалтер организации могут быть привлечены по решению суда к административной ответственности — штрафу в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11

КоАП РФ).

Руководитель организации и заведующий архивом по решению суда также могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб. за нарушение правил хранения, комплектования,

учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ (ст. 13.20 КоАП РФ).

Контроль за соблюдением установленных законодательством норм и правил архивного дела, а также проверку состояния архивов предприятий, осуществляет Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). После проверки должностными лицами этого учреждения составляется протокол об административных правонарушениях по ст. 13.20 КоАП РФ (если в ходе проверки таковые были обнаружены).

Постановление об этих правонарушениях должно быть вынесено не позже, чем через 2

месяца с момента их обнаружения.

Меры, предусмотренные законодательствам в случае подобных нарушений, не применяются, если утрата архивных документов произошла по причине чрезвычайных обстоятельств — кражи, землетрясения, наводнения, затопления и т.д. Однако,

52

ответственность все равно последует, если, во-первых, отсутствует документальное подтверждение произошедшего бедствия или катастрофы. Например, в случае землетрясения или наводнения необходима справка из территориального управления МЧС, в случае пожара

—из территориального органа Государственной противопожарной службы МЧС, затопления

—из обслуживающей ремонтно-строительной организации. И, во-вторых, если, несмотря на чрезвычайные обстоятельства, в помещении, где находились архивные документы, не соблюдались условия безопасного их хранения (например, документы были утрачены при пожаре потому, что хранились в обычных, неметаллических шкафах).

Кроме того, если происходит утрата, например, первичной бухгалтерской документации, руководитель организации должен назначить специальную комиссию по расследованию причин пропажи (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105). В случае необходимости в работе этой комиссии принимают участие представители различных государственных органов и структур (например, представители государственного пожарного надзора).

Результат проведенного расследования фиксируется в акте. В нем же подробно описываются место и обстоятельства произошедшего, и прилагается перечень пропавших (утраченных) документов.

1.8.Использование форм первичной учетной документации по учету труда и его

оплаты

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1). При

одновременном приеме на работу нескольких работников, применяется приказ (распоряжение) формы № Т-1а. Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 — на одного работника, форма № Т-1а — на группу работников. Эти формы заполняются лицом, ответственным за учет сотрудников, принятых на работу.

В документе (приказе) о приеме нового сотрудника должны быть указаны:

наименование структурного подразделения, на работу в которое он поступает;

его должность (специальность, профессия);

длительность испытательного срока;

условия его приема на работу;

характер работы (например, по совместительству, временно и т.п.).

53

Если договор с одним или несколькими работниками заключается на неопределенный срок, то в графе «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка «по…» не заполняется.

После подписания руководителем, приказ о приеме на работу предъявляется на подпись сотруднику. После этого специалист кадровой службы соответствующим образом заполняет трудовую книжку и на основании приказа вносит запись в личную карточку (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)). Бухгалтерия открывает лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Личная карточка работника (форма № Т-2). Личная карточка государственного

служащего (форма № Т-2ГС(МС)).

Личные карточки работников заполняются сотрудником кадровой службы на

основании:

приказа (форма № Т-1 или № Т-1a) руководителя о приеме на работу;

паспорта (документа, удостоверяющего личность);

трудовой книжки (документа, подтверждающего трудовой стаж);

свидетельства государственного пенсионного страхования;

военного билета (для лиц, подлежащих призыву или военнообязанных);

документа об образовании;

документов о квалификации (если работа, на которую поступает сотрудник требует специальных знаний и навыков — документов, подтверждающих их наличие).

Помимо этих документов могут потребоваться дополнительные, в связи с особенностями работы, на которую поступает сотрудник.

Учетным документом для лиц, занимающих должности в государственных (муниципальных) учреждениях служат личные карточки государственного служащего (форма № Т-2ГС(МС)).

В пункте пятом этого документа «Знание иностранного языка» указывают степень владения языком: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Для установления стажа работы требуется подтверждение на основании записей в трудовой книжке или в других подтверждающих его документах.

Если сведения о работнике изменяются (например, меняется семейное положение) эта информация вносится в личную карточку и заверяется подписью работника отдела кадров. Раздел II «Сведения о воинском учете»: заполняется на основании следующих документов:

1) военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета)

—на граждан, пребывающих в запасе;

54

2) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется; п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный»,

«медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.); п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть

цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»); п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к

военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»; п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к

военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

Впункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Вразделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-

55

1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Штатное расписание (форма № Т-3). Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством РФ, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Вграфе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

Вграфах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

56

Учетная карточка научного, научно — педагогического работника (форма № Т-

4). Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.),

атакже сведений, сообщенных о себе работником.

Вп. 4 «Послевузовское профессиональное образование» указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

П. 5 «Ученая степень» заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

Вп. 6 «Ученое звание» сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма № T-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5).

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2

или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № T-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

57

В новых формах исключены такие реквизиты как отметки о заключении медицинского осмотра, прохождении инструктажа по технике безопасности, о несданных материальных ценностях и др.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6)*.

При одновременном оформлении отпуска нескольким работникам используется форма № Т-

6а. Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом,

объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-

2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7). Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с

работником (увольнении) (форма № Т-8). При одновременном увольнении нескольких работников применяется форма № Т-8а. Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.

58

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2

или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-

9). При одновременном направлении в командировку нескольких работников применяется форма № Т-9а. Применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10). Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

59

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

(форма № Т-10а). Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11). При одновременном поощрении нескольких работников применяется форма № Т-11а. Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ______ руб. ____ коп.».

Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12). Табель

учета рабочего времени (форма № Т-13). Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с

60