Прием и увольнение работников. Оформление трудовых отношений, подбор и оценка персонала

договоры о материальной ответственности;

перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации;

табели учета рабочего времени;

графики отпусков;

листки временной нетрудоспособности;

номенклатура дел;

другие внутренние документы организации.

Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки,

систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов

(частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и

т.д.

С целью систематизации делопроизводства в сфере кадровой работы нужно:

составить штатное расписание,

ввести систему приказов,

утвердить должностные инструкции.

Немаловажное значение имеет подготовка программы обучения новых сотрудников.

Желательно сформулировать правила внутреннего трудового распорядка, другие положения корпоративной культуры (например, поздравления сотрудников с праздниками). Контроль за передачей информации, возложение ответственности на определенных лиц можно осуществлять посредством служебных записок. Учет рабочего времени осуществляет менеджер по персоналу. Он же по этим данным готовит ежемесячно итоговый табель, в

соответствии с которым начисляется заработная плата.

Необходимо сформировать единую методику по подбору персонала. С этой необходимо сформулировать минимальный список умений и навыков, которые желательны для сотрудников организации и тот уровень, которому должны соответствовать кандидаты.

При подборе персонала можно соблюдать такую последовательность действий:

проведение анкетирования,

41

определение уровня знаний при помощи тестовых заданий,

собеседование с психологом, с целью выявления личностных особенностей кандидата и его психологической совместимости с коллективом,

собеседование с руководителем организации (или подразделения, в котором предстоит работать).

После этого принимается окончательное решение о приеме на работу.

Ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве.

Согласно трудовому праву, работодатель обязан оформлять трудовые отношения со своими работниками. В соответствии с законодательством, на предприятии необходимо вести табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ), составлять и утверждать ежегодно графики отпусков (ст. 123 ТК РФ). Если работодатель пренебрегает оформлением кадровых документов, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, в частности, недопустимо отсутствие такого документа, как трудовой договор (ст. 67 ТК РФ).

Проверки правильности ведения кадрового делопроизводства на коммерческих предприятиях производятся не слишком часто, но санкции и штрафы могут быть наложены по результатам налоговых проверок. Штрафы в этом случае, достаточно велики и могут неблагоприятно сказаться на финансовом положении организации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрены требования к первичной кадровой документации, которая должна быть оформлена на предприятии. Дело в том, что по документам об учете труда (табелю рабочего времени) и оплате труда производится исчисление налоговой базы и, соответственно, размера налога на прибыль, НДС, страховых взносов и др. Таким образом, при отсутствии первичных документов, по которым производится расчет расходов, связанных с производством, организация может быть привлечена к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета. Штраф в этом случае достигает 10 000 руб. – если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, 30 000 руб. – если эти деяния совершены в течение более одного налогового периода, 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. – если эти деяния повлекли занижение налоговой базы.

Грубым нарушением правил учета считается не только занижение налоговой базы, но и отсутствие первичных кадровых документов. К ним относятся:

приказы о приеме или переводе на работу и об увольнении;

приказ о направлении командировку;

приказ о предоставлении очередного отпуска;

записка-расчет, составляемая при увольнении;

42

акт сдачи-приемки выполненных работ;

платежные ведомости;

табель учета рабочего времени.

Необходимо также, чтобы в трудовых договорах работников были указаны суммы их окладов и условия, при которых возможно дополнительное вознаграждение (премирование) сотрудников. Это нужно потому, что при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в состав расходов на оплату труда не включаются расходы на премии, вознаграждения, выплачиваемые сотрудникам (или руководству), кроме тех, которые предусмотрены их трудовыми договорами.

Требования, предъявляемые к хранению документов.

Документы, образующиеся в результате деятельности различных предприятий, имеют различные, установленные федеральным законом и нормативными актами, сроки хранения. Правила хранения установлены различными нормативными документами, главным образом Федеральным законом от 22 октября .2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», а также актами налогового и бухгалтерского законодательства (к примеру, Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Существует также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558, определяющий обязательные для организаций сроки хранения различных видов документов (включая кадровую; распорядительно-организационную; налоговую и бухгалтерскую документацию). Руководители организаций и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечить хранение документации в соответствии с установленными сроками.

В указанном Перечне определено начало сроков хранения различных документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если сотрудник уволился с предприятия в 2010 г., то срок хранения его трудового договора и личной карточки начинает исчисляться с 1 января 2011 г. Если индивидуальный предприниматель в 2010 г. был снят с учета в налоговых органах, то срок хранения свидетельства о постановке на учет начнет течь с 1 января 2011 г.

Документы имеют разные сроки хранения: кратковременного, долговременного, постоянного. Так, согласно указанному Перечню предусматриваются следующие сроки хранения документов: 1, 3, 4 года, 5, 10, 15, 45, 75 лет. Существуют и такие указания по хранению документов, как «до минования надобности», «до востребования», «до замены

43

новыми», «до ликвидации организации», «до ликвидации справочно-информационных служб организации», «постоянно». Следует отметить, что срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет, а срок хранения «до минования надобности» не может быть менее 1 года.

Если рядом с указанием срока хранения стоит отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК»), это означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Вотношении кадровых документов установлены как кратковременные, так и долговременные (и бессрочные) сроки их хранения (см. разделы 7 и 8 Перечня — «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).

Документирование учета труда и оплаты труда необходимо производить по унифицированным формам первичной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Всостав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор;

приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1);

личная карточка работника (форма № Т-2);

личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС (МС);

штатное расписание (форма № Т-3);

учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

график отпусков (форма № Т-7);

приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8);

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

командировочное удостоверение (форма № Т-10);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

должны применяться следующие формы:

табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);

табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

44

расчетная ведомость (форма № Т-51);

платежная ведомость (форма № Т-53);

журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);

лицевой счет (форма № Т-54);

лицевой счет (свт) (форма № Т-54а);

записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);

акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Предложенные в альбомах унифицированных документов форматы бланков, являются необязательными и могут быть изменены. Также, при издании бланков унифицированных документов, в целях удобства их заполнения допускается изменение расстояния между строками, включение дополнительных строк (в том числе пустых) с учетом значимости указываемых показателей.

Если возникают трудовые споры и конфликты, то частым способом их разрешения является обращение в суд. В этом случае значительную роль играет не только юридически грамотное содержание подготовленных кадровой службой и предоставляемых в суд документов, но и их правильное оформление. Оно должно соответствовать государственным стандартам и нормам, предусмотренным соответствующими документами, иначе, даже при благоприятном течении (для организации) судебного процесса и хорошем знании

45

работниками кадровой службы трудового законодательства, в суде их может постигнуть неудача, и дело будет проиграно только из-за ошибок и неточностей в оформлении документов.

За правильную, грамотную организацию кадрового делопроизводства на предприятии, несут ответственность его руководители.

Перечень документов по кадрам долговременного срока хранения,

которые по истечении срока хранения подлежат уничтожению

46

документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации,

в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

Место хранения документов.

Вся первичная документация, бухгалтерские отчеты, регистры учета, балансы и т.п.

должны храниться в бухгалтерии организации. За их сохранность несет ответственность лицо, уполномоченное главным бухгалтером, хранятся эти документы в запирающихся шкафах или специальных местах. При этом, все бланки строгой отчетности, должны храниться в таких местах, которые обеспечат их надежную сохранность (сейфы,

металлические шкафы и т.п.).

Создавать специальный архив для хранения документации, образовавшейся в процессе работы, в самой организации не обязательно. Документы, предназначенные для длительного хранения, можно сдать в частный архив. Закон об архивном деле (ст. 13)

устанавливает для организации право создавать собственные архивы, но не обязывает к этому — руководство организации может определять место для хранения документов организации самостоятельно. Закон устанавливает (ст. 15), что руководители коммерческих организаций и лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечить для хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, надлежащие условия хранения (финансовые, материальные,

технические), обязаны, в случае создания в организации архива, предоставить ему помещение, соответствующее требованиям, изложенным в соответствующих нормативных документах. Документы, подлежащие хранению в архиве организации (например, кадровые),

передаются туда через три года после того, как они были завершены в делопроизводстве.

Документы, имеющие временные сроки хранения, вообще не передаются в архив организации.

Архив в организации имеет смысл создавать, если документооборот достаточно велик. Если же количество образующихся в производственном процессе документов

48

сравнительно невелико, этого не требуется, хранить документы можно, например, в

специальном отделе секретариата.

На хранение в архив организации должны приниматься только подлинники. Копии соответствующих документов могут быть переданы в архив только в исключительных случаях и только заверенные подписью руководителя организации. С целью упорядочения передачи в архив документов, можно составить график передачи, согласованный с руководителями соответствующих структурных подразделений и утвержденный руководителем организации. Помимо регламента передачи документов в архив, необходимо установить порядок выдачи документов из архива, например, по запросу работников или других организаций. Срок, в течении которого документы могут находиться, например, на руках у работников, не должен быть больше 3 месяцев.

Инвентаризацию — проверку наличия всех указанных в списках или перечнях документов, которые должны в настоящий момент времени быть на хранении в архиве,

целесообразно проводить не реже, чем раз в 5 лет.

Если необходимо обеспечить сохранность большого количества документов, а

условий в организации для этого нет, можно отдать документацию в частный архив на хранение. Туда можно сдать не только документы, но и цифровые носители информации.

При этом необходимо составление подробных и точных перечней документов, передаваемых в архив на хранение. А частный архив обязуется не только обеспечить полную сохранность всех переданных ему носителей, но и соблюдать конфиденциальность в отношении содержащейся в них информации

Формирование и ведение личных дел.

По своему назначению учет работников можно разделить на:

персональный;

штатно-должностной;

статистический.

Главный документ персонального учета — это личное дело сотрудника организации.

Это документ, предназначенный для служебного использования. В составе личного дела должны присутствовать следующие пронумерованные в хронологическом порядке и подшитые документы:

полная опись документов, находящихся в личном деле;

анкетные данные (анкета) сотрудника;

заявление о приеме на работу, написанное сотрудником (также, как и заявление об увольнении)

49

 листок по учету кадров данного сотрудника с его фотографией формата 4х6 см

(фотографии необходимо обновлять в 25 и 45 лет);

автобиография сотрудника;

копии документов, подтверждающих уровень знаний сотрудника (диплом,

документы о присвоении ученых степеней);

характеристики;

копия приказа о приеме сотрудника на работу (также, копии о переводе,

увольнении);

трудовой договор;

карточки учета поощрений и взысканий;

документы, подтверждающие результаты аттестации;

документы, по которым сотрудник был направлен на учебу, в командировки и т.п.;

копии представлений к наградам, почетным званиям, наградных листов;

другие документы, характеризующие деятельность работника.

Листок по учету кадров включает в себя информацию о тех местах, где работал сотрудник. Заполняется он сотрудников собственноручно, записи должны быть сделаны разборчиво, желательно, без исправлений, без искажений и сокращений названий организаций, в которых работал сотрудник. Вся информация о предыдущих местах работы должна соответствовать записям трудовой книжки или другим документам. В автобиографии

(также пишется работником собственноручно) указываются сведения о своей деятельности,

о себе, о родственниках и все сведения, которые могут помочь целесообразно использовать труд данного работника. Все дальнейшие изменения автобиографического характера

(например, изменение семейного положения работника) фиксируются кадровой службой в соответствующих документах.

Если документы из личного дела изымаются, вместо них остается копия. Сделать это можно, только получив разрешение начальника кадровой службы, при изъятии в описи документов, хранящейся в личном деле, ставится об этом отметка.

В государственных учреждениях учет личных дел служащих также ведется кадровой службой. При переходе госслужащего на другое место службы, его личное дело передается по назначению.

С целью получения информации о состоянии кадров (количественном и качественном составе работников), ведется статистический учет. На основании этой информации целесообразно планировать мероприятия по подбору персонала.

Все документы учета личного состава необходимо хранить в специально отведенных для этого помещениях и местах, в оборудованных шкафах или ящиках. Личные дела

50