Прием и увольнение работников. Оформление трудовых отношений, подбор и оценка персонала

документам. Тогда текст констатирующей части будет содержать наименование документов,

на основании которых издан приказ, их дату, номер. Если требуется, в констатирующей части может быть изложено краткое содержание этих документов.

Если действия, указания о которых идет речь в приказе не требуют разъяснений

(например, назначение комиссии, утверждение инструкции и т.п.). то констатирующая часть приказа может отсутствовать.

Вторая часть приказа — распорядительная — содержит сами предписываемые действия, указания, фамилии лиц и названия подразделений, ответственных за выполнение приказов и сроки их исполнения. Текст этой части должен быть изложен в повелительном наклонении. Часто текст делится на пункты, которые следует начинать каждый с новой строки и нумеровать арабскими цифрами с точкой.

С целью обеспечения своевременного и эффективного выполнения поручений,

каждый пункт содержит: фамилию ответственного лица; содержание самого указания; дату исполнения. Если одно лицо (исполнитель) получает несколько заданий, то содержание этого пункта делится на подпункты. Задания, даваемые в распорядительной части должны быть однозначными и конкретными.

Перед предоставлением текста приказа на подпись его редактируют, согласовывают с различными структурными подразделениями организациями, имеющими отношение к вопросу приказа и должностными лицами. Проект приказа должен быть также согласован с юристами (осуществлена его юридическая экспертиза). Согласование производит структурное подразделение или ответственнее лицо, подготавливающее проект приказа.

На проекте приказа по основной деятельности должны стоять подписи руководителя подразделения, готовившего проект, руководителей других подразделений, имеющих отношение к вопросам, затронутым в приказе и юриста. В случае отсутствия руководителей структурных подразделений, подписи могут поставить и их заместители (если положение о данном подразделении это право допускает), но визирование проектов приказов заместителями руководителей подразделений в других случаях недопустимо.

Если приказ требует какого-либо материального (финансового) обеспечения, его проект согласуется с главным бухгалтером.

Юридическая экспертиза проекта приказа обязательна — юрист следит за тем, чтобы содержание приказа не противоречило трудовому законодательству, нормативным актам и инструкциям контролирующих органов и изданным ранее приказам. Также необходима проверка правильности ссылок, имеющихся в тексте проекта приказа, на различные нормативные документы. Юрист может вносить в подготавливаемые проекты приказов поправки, изменения и замечания, давать рекомендации составителям приказа по

31

формулировкам или требовать дополнительных согласований в пределах собственной компетенции.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку его подписи и дату согласования. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта приказа может осуществляться с вышестоящими организациями; с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях,

возникающих вследствие издания приказа, или когда его содержание затрагивает их непосредственные интересы; с органами, осуществляющими государственный контроль

(надзор) в определенной области; с коллегиальными, профсоюзными органами и другими общественными организациями.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования.

Гриф согласования включает в себя слово «Согласовано», наименование должности

(включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования:

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие

— заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством или специально изданным по данному вопросу.

Приказы по личному составу служат для документального оформления приема на работу, перевода, увольнения сотрудников, присвоения другой квалификационной категории, разряда, изменения условий или оплаты труда, наложения взысканий и т.п.

Приказы по личному составу подразделяются на простые и сложные.

Простой приказ — это приказ, касающийся одного лица (индивидуальный приказ).

Его заголовок обычно начинается со слов: «О приеме на…», «О переводе…» и т.п.

Сложный приказ объединяет в себе распорядительные пункты, касающиеся разных лиц. Заголовок сложного приказа, как правило, более общий. В сложных приказах могут рассматриваться вопросы, касающиеся и увольнения, и перевода на другую должность, и

приема на работу, в этом случае приказ будет называться «По личному составу». Пункты,

касающиеся разных лиц, при перечислении не имеют определенного порядка. Если в тексте одного пункта указывается несколько фамилий (например, лиц, переводимых на другую должность) они должны быть перечислены в алфавитном порядке.

В приказах по личному составу может отсутствовать констатирующая часть.

Распорядительная часть должна начинаться с фамилии лица, напечатанной прописными

32

буквами, его имени и отчества, напечатанными полностью строчными буквами, затем следует точная и краткая формулировка кадрового вопроса.

Документы, на основании которых издан приказ, должны быть перечислены в тексте приказа, в обоснованиях к каждому его пункту.

Важной особенностью приказа по личному составу, является обязательное наличие записи: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата.»

Как и приказы по основной деятельности, приказы по личному составу должны быть завизированы ответственными лицами. В данном случае это будут руководители тех структурных подразделений, чьих работников касаются кадровые вопросы приказа, и лицо,

ответственное за работу с кадрами. Юристом визируются приказы об увольнениях, о

переводах на другую на работу, о наложениях взысканий.

Бухгалтером визируются приказы, содержащие вопросы финансового обеспечения:

увольнений, направлений в командировки, предоставлений отпусков, премирований сотрудников.

Так же, как и приказы по основной деятельности, приказы по личному составу подписываются руководителями подразделений или, в случае их отсутствия, их заместителями.

Приказы об очередных отпусках, о направлении в командировку, о премировании или поощрении издаются отдельно.

Приказы по личному составу должны иметь порядковый номер и буквенный индекс.

Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года, а буквенные индексы отражают содержание: «л/с» — по личному составу, «к» — по кадрам, «п» — о

поощрениях и т.п.

Регистрацию, рассылку, хранение, систематизацию приказов по личному составу осуществляет отдел кадров организации (служба по работе с персоналом). Основания к приказам так же находятся в его распоряжении и или формируются в отдельное дело приложений к приказам или подшиваются в личные дела соответствующих работников.

Те приказы по личному составу, срок действия которых ограничен (приказы о командировках, отпусках), формируются и хранятся отдельно от других приказов.

1.6. Ведение и учет трудовых книжек

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и

33

обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца обмену на новые не подлежат. Ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

34

 профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу,

требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Сведения о работе и должности, на которую принимается работник, должны вноситься в соответствии с трудовым договором.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев,

когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (к примеру, копии приказа о приеме на работу по совместительству и т.п..).

Работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя

(внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ).

При приеме на работу студентов дневных отделений, аспирантов и учащихся прочих учебных заведений, не имеющих работы, необходимо вести на них в обязательном порядке трудовые книжки — совместителями они считаться не могут.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника

(переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода)

незаконным.

Делать исправления на титульном листе трудовой книжки, тем более, зачеркивать сделанные ранее надписи, совершенно недопустимо. Если требуется сделать запись о полученном новом образовании, специальности, то можно дополнить имеющиеся записи или заполнить, предназначенные для этого строки, не зачеркивая.

Если в трудовой книжке уже заполнены все страницы и есть необходимость продолжать вести записи, то к ней прилагается вкладыш. Вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку, заполняется он таким же образом, как и трудовая книжка. Когда в дополнение трудовой книжки выдается вкладыш, на первой странице трудовой книжки ставится штамп с указанием серии и номера выданного вкладыша. Если есть необходимость

35

выдать второй вкладыш, ставится еще один штамп и т.д. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным.

Помимо сведений о работе, в трудовую книжку вносятся также сведения о прохождении срочной военной службы, об обучении на курсах повышения квалификации или переподготовки кадров (п.21 Правил).

При осуждении работника и лишении его права занимать какую-либо должность

(заниматься каким-либо видом деятельности) — ст. 47 Уголовного кодекса РФ, в его трудовую книжку необходимо внести запись о том, какую должность он не может занимать

(какой деятельностью не может заниматься), в течение какого срока, и на каком основании.

Если впоследствии работнику выносится оправдательный приговор, данная запись признается недействительной. Работодатель обязан выдать работнику дубликат его трудовой книжки, в котором отсутствует данная запись (п. 19, 22 Правил).

Если работник осужден на исправительные работы без лишения свободы (ст. 50 УК РФ), то запись об этом не может быть засчитана в непрерывный трудовой стаж (п. 22

Правил).

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении

– в день увольнения. Они вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения)

работодателя и должны точно соответствовать его тексту. Если у работника трудовой книжки нет (он поступает на работу впервые), то работодатель обязан ее оформить в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Правила вносят изменения в процесс взимания с работника оплаты за бланк трудовой книжки. Согласно п. 47 Правил, например, когда работника принимают на работу впервые,

работодатель берет с него плату, соответствующую размеру собственных затрат, связанных с приобретением бланка трудовой книжки.

До того, как гражданин зарегистрирован в Пенсионном фонде РФ, его основным документом, подтверждающим страховой стаж работы, является трудовая книжка установленного законом образца.

Если трудовая книжка отсутствует, или в ней содержатся сведения, не соответствующие действительности, то с целью подтверждения сведений об отдельных трудовых периодах, для подсчета страхового трудового стажа, возможно предъявление трудовых договоров за этот период, оформленных в соответствии с законодательством.

Можно предъявить также лицевые счета или ведомости, по которым была выдана заработная

36

плата, справки, выданные работодателем и т.п. Все документы должны соответствовать нормам законодательства, действовавшего на момент их оформления.

Если трудовая книжка в течение определенного периода работы на велась, стаж подтверждается трудовым договором, оформленным в соответствии с нормативными и законодательными требованиями, действовавшими на момент возникновения трудовых отношений.

Все записи, вносимые в трудовую книжку, должны соответствовать нормам трудового законодательства, действовавшего на момент внесения записей. Работодатель должен обратить особое снимание на точность и правильность оформления и ведения трудовых книжек на предприятии.

Может быть такое, что в процессе работы, наименование работодателя меняется. В

этом случае, в трудовые книжки работников вносится соответствующая запись.

В любой организации должна вестись определенная Инструкцией документация,

включающая в себя учет бланков трудовых книжек, бланков вкладышей:

приходно-расходная книга, в которой отражен учет бланков трудовых книжек

ивкладышей;

книга, в которой отражен учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Обе книги должны быть пронумерованы и прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью.

Первая — приходно-расходная книга учета — ведется бухгалтерией. В эту книгу вносятся записи связанные с выдачей или получением бланков трудовых книжек и вкладышей, обязательно указываются серии и номер каждого бланка.

Книга, отражающая учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, должна вестись отделом кадров, или службой, ответственной за оформление документов при приеме,

увольнении — отделом кадров или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книгу учета вносятся серии и номера всех трудовых книжек, которые были приняты от новых работников и вкладышей к ним. Там же ведется учет выдачи новых трудовых книжек.

В бухгалтерии хранятся бланки трудовых книжек, а также вкладыши к трудовым книжкам — это документы строгой отчетности. Они выдаются под подпись и только по заявке лицу, ведущему оформление и учет трудовых книжек. Ежемесячно, этот специалист отчитывается в бухгалтерию о количестве имеющихся у него на руках бланков трудовых книжек и вкладышей. Также это лицо обязано предоставить в бухгалтерию отчет о суммах денег, полученных от работников за новые, заполненные вкладыши и трудовые книжки и приложить к отчету приходный ордер. Если при заполнении бланков трудовых книжек были

37

допущены ошибки или бланки оказались еще каким-либо образом испорчены, это фиксируется соответствующим актом.

Все время работы в одном и том же месте, трудовая книжка хранится у работодателя,

и сотруднику на руки она не выдается. Работнику могут быть выданы только копия трудовой книжки или заверенная в установленном порядке выписка из трудовой книжки, которые выдаются работодателем по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Когда трудовые отношения прекращаются, работодатель должен в последний рабочий день (день увольнения) выдать работнику его трудовую книжку. Также на основании заявления работника работодатель обязан предоставить ему копии связанных с работой документов (например, копии приказов о приеме на работу, о

переводе на другую должность, справки о зарплате и т.п.) и произвести с работником финансовый расчет. Все копии должны быть подписаны руководителем организации или специально уполномоченным лицом и заверены печатью организации (печатью отдела кадров) и выданы работнику бесплатно. Работник, получая трудовую книжку в связи с увольнением, должен расписаться в книге учета и личной карточке (форма Т-2).

Пунктом 34 Правил регламентирована процедура установления стажа работников,

если их трудовые книжки были массово утеряны (утрачены) работодателем в связи с чрезвычайными ситуациями (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия,

массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) . В этом случае установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка,

профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность).

38

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения,

работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ст. 84.1 ТК РФ).

Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться в том числе при задержке выдачи работнику трудовой книжки, внесения в нее неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения (ст.234 ТК РФ).

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Вслучаях увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения либо незаконного перевода на другую работу суд может по требованию работника вынести решение о взыскании в пользу работника денежной компенсации морального вреда, причиненного ему указанными действиями. Размер этой компенсации определяется судом (ст. 394 ТК РФ).

Вслучае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению,

установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

1.7. Организация кадрового делопроизводства

Полное и верное документирование трудовых отношений с работниками — одна из обязанностей работодателя. Внутренние документы могут быть оформлены как в

39

произвольных формах, так и по установленным формам и образцам, в зависимости от

отношений, которые эти документы регулируют.

Внастоящее время отсутствует нормативный акт, регламентирующий порядок ведения делопроизводства в коммерческих организациях. Поэтому соответствующим работодателям для организации делопроизводства можно ориентироваться на стандарты и нормативные акты, которые регулируют ведение документации в органах исполнительной власти. Например, можно принять во внимание Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

На основании распоряжения Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу», учредители коммерческих и некоммерческих организаций, могут включать в учредительные документы пункты, обеспечивающие порядок ведения делопроизводства в их организациях. Органы исполнительной власти субъектов РФ производят государственную регистрацию учредительных документов вновь образующихся юридических лиц в том случае, если в их учредительных документах имеются вышеназванные положения.

Учет труда и заработной платы у работодателя основывается на первичных документах, формируемых в конкретной организации.

Вэтот перечень входят следующие документы:

структура и штатное расписание организации;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о персонале;

положение о кадровой службе;

положения о структурных подразделениях;

должностные инструкции;

положение об аттестационной комиссии;

личные дела работников;

личные дела уволенных работников;

приказы по личному составу и по отпускам;

приказы по основной деятельности;

трудовые договоры;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

книга регистрации приказов (по личному составу, по отпускам);

трудовые книжки работников;

личные карточки работников формы Т-2;

40