Аудиты рисков и возможностей в системах менеджмента качества. Учебное пособие

Риски (угрозы, опасности) оцениваются для последствий, оказывающих отрицательное влияние на деятельность организации.

Возможности (улучшения, шансы, потенциал) оцениваются для последствий, оказывающих положительное влияние на деятельность организации, и направлены на обеспечение соответствия требованиям (ожиданиям) заинтересованных сторон, соответствия изменчивости (стабильности) рассматриваемых объектов, достижения целей организации.

ГОСТ Р ИСО 9001 определяет, что возможности организации возникают в ситуации, благоприятной для достижения намеченного результата, например как совокупность обстоятельств, позволяющих организации разрабатывать новые услуги, привлекать к деятельности организации заинтересованные стороны, сокращать отходы и др.

Возможности могут привести к принятию новых практик, открытию новых рынков, привлечению новых потребителей, образованию новых

и ритмичности работы, трудоемкости производства и себестоимости работ, составу инфраструктуры и количеству рабочих мест, уровням несоответствий, социальным и экологическим показателям и т.д. Действия в отношении снижения рисков и повышения возможностей, а также затрачиваемые ресурсы, должны быть пропорциональны их потенциальному влиянию на достижение целей организации.

Необходимость применения в деятельности персонала организации риск-ориентированного мышления определяется основаниями, приведенными в табл. 10.

81

Персонал, применяющий риск-ориентированное мышление, должен учитывать следующие обстоятельства:

•любая неопределенность, связанная с риском, может иметь положительные или отрицательные воздействия;

•положительное отклонение, вытекающее из риска, может создать

возможность, но не все положительные отклонения приводят

к возможностям;

•действия в отношении возможностей могут включать рассмотрение связанных с ними рисков.

Вдеятельности организации в рамках выполнения требований ГОСТ

РИСО 9001 может быть принято, что рассматриваются РиВ первого уровня, а дальнейшая их детализация осуществляется при необходимости.

Применение риск-ориентированного мышления в деятельности организации основано на значимости тех или иных направлений обеспечения результативности функционирования СМК (табл. 11).

82

Риск-ориентированное мышление в производственной деятельности персонала формируется и поддерживается руководителями служб и подразделений в отношении работ, которые выполняют или за которые несут ответственность.

Руководители служб и подразделений в осуществляемой деятельности выделяют ключевые факторы (внешние и внутренние), для которых устанавливают прогнозируемые события, приводящие к возникновению последствий, для которых оценивают РиВ.

83

Риск-ориентированный подход рекомендуется применять в рамках осуществления функций менеджмента, в первую очередь при анализе деятельности, в том числе в работе совещаний, проводимых как высшим руководством организации, так и руководителями служб и подразделений.

Участники совещаний, проводимых высшим руководством организации, руководителями служб и подразделений, в этом случае образуют МФГ по улучшению деятельности.

Часть решений совещаний связана с оперативными вопросами, другая часть – направлена на повышение возможностей организации, остальные – на снижение рисков, в том числе на реализацию предупреждающих действий. Следует отметить, что соотношение объемов этих вопросов в определенной степени характеризует качество менеджмента организации.

Вповседневной деятельности служб и подразделений в рамках применения риск-ориентированного мышления в принятии решений достаточно использовать вероятностную оценку реализации РиВ, так как на совещания выносятся для рассмотрения значимые вопросы для организации, службы или подразделения.

При применении экспертных методов определения величины вероятности возникновения той или иной ситуации используется оценка по категориям, например исходя из следующих вариантов: практически равная нулю; незначительная; значительная.

Для РиВ с вероятной оценкой «значительная» вариантами дальнейших действий являются:

а) для факторов уровней управления служб и подразделений:

снижение установленных рисков и повышению предполагаемых возможностей;

б) для факторов уровней управления организации в целом: уточнение установленных рисков и предполагаемых возможностей.

Впервом случае руководители служб и подразделений в рамках реализации процедур процессного подхода к управлению и анализу деятельности самостоятельно разрабатывают и обеспечивают выполнение

84

соответствующих мероприятий, а также оценивают результативность предпринятых действий в отношении выделенных РиВ.

Для второго случая высшее руководство в рамках реализации процедур анализа среды организации и функционирования СМК инициирует более тщательную (количественную) оценку РиВ и при соответствующем решении разработку, выполнение и оценку результативности необходимых мероприятий.

Записи осуществлѐнной деятельности в отношении действий в отношении РиВ в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 не являются обязательными, но (при необходимости) сохраняются персоналом служб и подразделений организаций, в том числе в документации: в протоколах совещаний, распоряжениях, служебных записках, чертежах, технологиях и т.п.

Руководство организации демонстрирует лидерство и приверженность ориентации на требования и ожидания потребителей посредством

направлениям деятельности, политике в области качества и достижению утвержденных целей в части повышения возможностей и снижения рисков, включая мероприятия предупреждающего характера.

На среднем уровне управления эти действия планируются в рамках применения процессного подхода к управлению деятельностью, в первую очередь для ключевых процессов СМК, так как процессы обладают неодинаковым уровнем РиВ в отношении способности достигать установленных целей.

Руководители служб и подразделений (руководители процессов)

процессов СМК, формализуют входы, выходы, ресурсы и др. элементы процессов, в отношении которых определяются РиВ.

На уровне персонала предложения по улучшению деятельности также имеют разный уровень РиВ, поэтому должны формализовываться и оцениваться соответствующим образом.

Результаты мониторинга деятельности организации в целом

ипроцессов СМК в частности предполагают первичную, периодическую

ивнеплановую оценку РиВ.

Оценка РиВ осуществляется в сроки, предусмотренные процедурами по анализу среды организации, по анализу функционирования СМК со стороны руководства и управлению ключевыми процессами.

Внеплановая оценка РиВ по решению руководства проводится в обоснованных ситуациях (табл. 12)

Таблица 12

Обстоятельства внеплановой оценки РиВ

Идентификация факторов (событий, последствий) и оценка рисков или возможностей в этом случае может быть проведена частично, т.е. только там и в отношении тех элементов, где произошли изменения.

После осуществления мероприятий, изменяющих РиВ, их значения, определенные в ходе планирования деятельности, актуализируются для

86

определения результативности предпринятых действий. При необходимости принимаются дополнительные меры.

Известные варианты реагирования (методы управления) в отношении РиВ представлены в табл. 13. Целесообразность сохранения документированной информации как свидетельств деятельности в отношении РиВ, в том числе для ключевых процессов, устанавливают руководители служб и подразделений.

Таблица 13 Методы управления рисками и возможностями

Управление в отношении

Все значимые прогнозируемые последствия событий полежат определенному управлению, целью которого является снижение рисков и повышение возможностей организации. Организация анализирует факторы (обстоятельства, условия, события, действия, тенденции) внешней и внутренней среды, в которой осуществляется еѐ деятельность.

87

Внешняя среда может быть связана с культурной, социальной, политической, законодательной, экономической, технологической, природной, рыночной или конкурентной сферой на международном, национальном, региональном или местном уровне.

Внутренняя среда может включать управление, организационную структуру, обязанности; политику, цели и задачи, а также стратегию их достижения; возможности организации с точки зрения ресурсов (финансы, время, люди, знания, процессы, системы и технологии); информационные системы и потоки; ценности и культуру организации; стандарты, принципы и модели работы, принятые в организации; форму и объем договорных отношений, результаты работы организации и т.д. и т.п. Для установленных факторов процесса для формализации РиВ должны быть заданы вопросы, приведенные в табл. 14.

Таблица 14

Вопросы формализации РиВ

Какова значимость того, что это может произойти?

Какова вероятность того, что это может произойти?

Какова интегральная оценка риска или возможности?

Допустимы ли риски и велики ли возможности?

Необходимо ли управлять установленными рисками и возможностями?

При необходимости ключевые факторы среды, содержащие значимые РиВ, можно систематизировать в отношении заинтересованных сторон организации, важным аспектом для которых является формализация их требований и ожиданий.

88

Варианты учета ключевых факторов среды организации могут демонстрироваться матрицей «среда организации (еѐ ключевые внешние и внутренние аспекты) – заинтересованные стороны (их ключевые требования и ожидания)», где в соответствующей ячейке могут отражаться факторы, события, последствия, РиВ. В отношении выделенных факторов устанавливаются прогнозируемые события и их последствия, для которых оцениваются РиВ, формируя соответствующую матрицу.

РиВ представляются в виде значимости последствий возможного события (включая изменения обстоятельств) и соответствующей вероятности возникновения. Для деятельности в отношении РиВ важны следующие вопросы. Требуются ли воздействия и какие приоритеты? Какие действия можно предпринять и какой из вариантов выбрать? Оценка РиВ помогает ответить на некоторые из этих вопросов.

Методика оценки РиВ учитывает отдельно значимость последствия, а также вероятность его возникновения, при этом результативность предпринятых мероприятий должна определяться снижением показателя, характеризующего риски, и повышением показателя, характеризующего возможности. Оценка РиВ, как правило, осуществляется МФГ при проведении совещаний. В состав МФГ обычно входят руководитель процесса, компетентные специалисты, представители потребителей и поставщиков процесса. Дата и время проведения совещаний устанавливаются руководителем МФГ. Этапы работы МФГ по оценке РиВ приведены в табл. 15.

Аудит процесса – это оценка последовательности шагов и взаимосвязей с другими процессами по превращению входов в выходы, нацеленный на создание обратной связи, сравнении результатов с требованиями [16].

89

90