Аудиты рисков и возможностей в системах менеджмента качества. Учебное пособие

•Стажер имеет право:

•пользоваться документами подразделения и организации в рамках

в рамках своих обязанностей и прав;

•в индивидуальном порядке обращаться к наставнику за советом, помощью по вопросам, связанным с осуществлением своей деятельности;

•при невозможности установления личного контакта с наставником выходить с соответствующим ходатайством к руководителю подразделения и в отдел кадров организации.

•Стажер имеет право подписывать записи в журналах (листах)

регистрации результатов исследований (испытаний) и измерений, не являющихся единственными итоговыми документами о результатах исследований (испытаний) и измерений, при условии подтверждения указанных записей подписью наставника, отвечающего требованиям критериев аккредитации.

• Стажеры, не отвечающие требованиям критериев аккредитации, не имеют права подписания протоколов исследований (испытаний) и измерений, а также журналов (листов) регистрации результатов исследований (испытаний) и измерений в случае, если эти журналы (листы) являются единственными итоговыми документами о результатах исследований (испытаний) и измерений.

• Стажер несет ответственность за приобретение необходимой компетентности для осуществления самостоятельной работы

в соответствии с должностными обязанностями.

•Отдел кадров осуществляет документационное и организационное сопровождение работы по наставничеству, которое заключается в:

•выпуске приказов по личному составу (о наставнике, стажере, сроках начала и завершения наставничества и др.);

• внесении в личные дела стажеров записей и копий документов,

в том числе подтверждающих обучение, аттестацию и сертификацию.

•Организационное сопровождение наставничества заключается в:

181

•изучении опыта работы наставников;

•поддержании контакта с наставником и стажером;

•оказании им в рамках компетенции необходимой помощи.

Отдел кадров несет ответственность за определение результативности работы, обобщение и распространение положительного опыта наставничества и обеспечивает сохранение записей о деятельности по наставничеству в организации.

В качестве результата первого этапа (испытательный срок) плана подготовки стажера для вновь принятого сотрудника предусматривается два возможных варианта:

•прохождение работником испытательного срока, о чем свидетельствует продолжение работником трудовой деятельности по истечении испытательного срока, и переход к этапу стажировки, связанному работой стажера под контролем наставника.

•досрочное увольнение работника, при неудовлетворительных результатах испытания и не выполнении плана подготовки стажера в течение испытательного срока, инициирует руководитель подразделения.

Конкретными причинами, послужившие основанием для увольнения, могут быть:

•некачественное выполнение определенной работы;

•систематическое невыполнение служебных обязанностей;

•неспособность выполнять порученную работу в полном объеме;

•систематическое нарушение трудовой дисциплины.

После положительного завершения испытательного срока и выполнения первого этапа плана подготовки вновь принятого сотрудника стажер продолжает работать под контролем наставника для приобретения соответствующих навыков, опыта и стажа.

Для сотрудников, переведѐнных на новую работу (перемещенных на другие рабочие места), которым изменены обязанности и/или которым вменено выполнение дополнительных обязанностей, предусмотрен только

182

второй этап плана подготовки стажера - работа под контролем наставника для приобретения соответствующих навыков, опыта и стажа.

Ход осуществления процесса наставничества может быть предметом рассмотрения на производственных совещаниях подразделения и на заседаниях Координационного совета по вопросам качества организации, где:

•анализируется деятельность участников работ по осуществлению наставничества;

•разрабатываются мероприятия по улучшению процесса наставничества;

•оказывается помощь в разрешении проблем, возникающих в процессе осуществления наставничества.

Основным критерием результативности процесса наставничества является выполнение в полном объеме плана подготовки стажера.

Составляющими результативности процесса наставничества считаются:

•уровень освоения и использования стажером нормативных документов организации и подразделения, регламентирующих исполнение обязанностей;

•уровень приобретения навыков в работе и применения полученных знаний, а также самостоятельности стажера;

•уровень дисциплинированности и исполнительности при выполнении распоряжений и указаний, связанных с работой;

установленного количества рабочих дней, например пяти, с момента завершения плана подготовки стажера или досрочного прерывания наставничества.

В отношении стажеров, допущенных к самостоятельной работе, руководители аккредитованных подразделений (лабораторий, органов

осуществляемых в соответствии с областью аккредитации организации.

183

Например, в соответствии с приказом Минэкономразвития России от 30.05.2014 № 329 такие сведения должны быть предоставлены в Федеральную службу аккредитации в течение последующих 10 рабочих дней со дня, когда изменения произошли, но не позже дня, когда работники приступили к проведению самостоятельных работ.

Результаты работы по наставничеству учитываются руководителем подразделения при проведении аттестации, продвижении по службе, материальном стимулировании и моральном поощрении наставника и стажера.

Процедуры наставничества являются объектом ВА СМК, аудитов РиВ организаций.

5.4Риски документарных процессов

Врамках направленности настоящего пособия следует обратить внимание на ГОСТ Р 57551 по оценке рисков для документных процессов

исистем. Определения терминов документарных систем и процессов приведены в табл. 39.

Таблица 39

Термины документных процессов и систем по ГОСТ Р 57551

Стандарт может быть использован специалистами по управлению документами, лицами, несущими в своих организациях ответственность за документы, а также аудиторами и руководителями, отвечающими в организациях за программы менеджмента РиВ. Его положения должны помочь специалистам оценивать риски (да и возможности также), связанные с документными процессами.

Вопросы, рассматриваемые в ГОСТ Р 57551, отличаются от общих задач идентификации и оценки деловых рисков организации, где создание и хранение адекватных документов является одним из стратегических способов реагирования на изменение среды организации.

Решения о необходимости создания документов в качестве реакции на риски для основной деятельности должны приниматься с учетом результатов анализа требований и потребностей организации в документах, проводимого совместно специалистами по управлению документами и представителями производственных подразделений.

Исходными предпосылками управления документарными процессами является то, что организация создала отражающие ее производственную деятельность документы, чтобы удовлетворить потребности оперативной деятельности и иные нужды, и внедрила минимальный набор мер, обеспечивающих систематическое управление документами и контроль.

в результате становятся непригодными для использования, утрачивают надежность, аутентичность, полноту и/или неизменность, и поэтому могут не удовлетворять потребностям организации. Риски для деятельности организации общего характера, которые могут быть смягчены, в том числе путем создания документов, в ГОСТ Р 57551 не рассматриваются.

Идентификация риска проводится по следующим направлениям: анализируются контекст деятельности, системы и процессы, используемые при создании и управлении документами организации.

Под внешним контекстом деятельности понимается совокупность неподконтрольных ей общественно-политических, макроэкономических,

185

технологических, физических и экологических факторов, оказывающих влияние на ее деятельность и учитываемых при определении связанных с документами требований и потребностей организации.

Частью внешнего контекста являются внешние заинтересованные стороны, имеющие конкретные интересы, связанные с деятельностью организации.

Существует также внутренний контекст деятельности организации, под которым понимается совокупность внутренних факторов, неподконтрольных ответственным за документные процессы и системы специалистам по управлению документами.

Внутренний контекст включает в себя такие факторы, как структура и финансы организации, применяемые ею технологии, ресурсное обеспечение деятельности (кадры и бюджеты), а также культура организации, которые влияют на политики и практику управления документами.

Потенциально возможные события с не вполне предсказуемыми последствиями могут быть как внешними, так и внутренними по отношению к организации.

Различные подразделения организации могут иметь разные точки зрения на неопределенности, связанные с последствиями изменений внешнего контекста.

Кроме того, следует иметь в виду, что любые изменения открывают новые возможности, последствия которых могут быть и положительными.

Цель идентификации риска заключается в выяснении того, что может произойти и какие ситуации могут возникнуть, в итоге влияющие на способность документов удовлетворять потребностям организации.

Процесс идентификации риска включает в себя выявление причин и источников риска, событий, ситуаций или обстоятельств, способных существенно повлиять на достижение организацией своих целей, а также выяснение природы такого влияния. Выявленные риски должны быть задокументированы. Это может быть как специальный реестр рисков для документов, так и общий реестр рисков организации.

186

В справочном приложении ГОСТ Р 57551 приведен объемный список вопросов, которые организация может использовать для систематической идентификации рисков для документных процессов и систем. В табл. 40 приведена только структура основных факторов, в отношении которых могут быть заданы эти вопросы.

Таблица 40

Структура ключевых факторов оценки неопределенности для документарных процессов и систем

187

В отношении перечисленных факторов могут задаться вопросы аудита РиВ. Контрольные вопросы используются для выявления изменений и областей неопределенности РиВ, появившихся в течение установленного периода времени, например ежегодно.

Контрольные вопросы

1.Дайте определение, что такое знания организации.

2.Что включают в себя знания организации (приведите примеры)?

3.Какие виды знаний существуют в организациях (приведите их разные названия)?

4. Назовите преимущества и недостатки формализованных

инеформализованных знаний.

5.Какие элементы (этапы) «спирали» знаний Вы знаете?

6.Какие источники знаний существуют для организаций?

7.Какие методы сохранения знаний организации существуют?

8.В каком пункте стандарта ГОСТ ИСО 9001–2015 предъявляются требования к знаниям организации?

9.Дайте определение документарных процессов.

188

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы ИСО, ЕОК и других международных и европейских общественных объединений, направленные на улучшение деятельности, разработанные на основе опыта многих успешных организаций разных стран и регионов мирового сообщества, формализуют многообразные факторы среды организаций, обеспечивающие сохранение и развитие бизнеса.

Каждая организация имеет свой контекст. Ключевые факторы среды организаций, установленные с учетом известной информации, а также возможные события и последствия должны подвергаться оценке РиВ.

Несомненно, что стандарты требований на системы менеджмента, в том числе ГОСТ Р ИСО 9001, определяют элементы СМК, влияющие на РиВ организаций, например, в отношении качества изготавливаемой продукции или оказываемых услуг.

Оценка РиВ производится по методике, когда учитываются отдельно значимость последствия, а также вероятность его возникновения, при этом результативность предпринятых мероприятий характеризуется снижением показателя, характеризующего риски, и повышением показателя, характеризующего возможности.

ВА СМК, направленные на мониторинг деятельности, представляют

в том числе рассмотрение результатов оценки РиВ организаций в отношении формализованных факторов и действующих процедур неотвратимо вовлекает аудиторов в процесс проведения улучшения деятельности.

Развитие ВА СМК в направлении дополнительного выявления РиВ позволит полезно использовать имеющийся потенциал аудиторов в деятельности организации.

Применение АВ в совокупности с другими методами выявления возможностей повысит результативность работ по улучшениям,

189

разработке и выполнению мероприятий по достижению целей, следованию направлениям политики и стратегии развития организации.

Аудиты РиВ основываются на постановке целей как по оценке соответствия требованиям, так и по улучшению деятельности, и строятся на расширении объектов проверок организаций.

Вовлечение в процесс рассмотрения РиВ участников ВА СМК является обоснованным и действенным решением для эффективного руководства организациями и обеспечения результативного функционирования стандартизованных моделей СМК и успешной деятельности в целом.

Предназначение ВА РиВ как инструмента менеджмента должно повсеместно поддерживаться менеджментом и всеми участниками работ, в том числе при осуществлении внешних аудитов деятельности, например, со стороны органов по сертификации, аккредитующих и лицензирующих организаций.

190