Аудиты рисков и возможностей в системах менеджмента качества. Учебное пособие

Таблица 8 Навыки, необходимые работникам организации для приобретения ими информационной грамотности

Ориентация ВА СМК на акцентированное внимание к соответствиям, достижениям, а также к снижению рисков и повышению возможностей, позволяет обеспечить их востребованность для деятельности организаций не только в настоящем, но и в будущем времени.

ВА РиВ могут быть осуществлены применительно к стратегическим направлениям деятельности, потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон, целеполаганию, развитию знаний и другим ключевым элементам СМК.

Разнообразные факторы деятельности, например репутация организации, доверие к осуществляемой деятельности и другие, часто выходящие за границы конкретных требований ГОСТ Р ИСО 9001, могут рассматриваться как параметры, находящие отражение в процессах СМК. Процессный подход к управлению деятельностью применяется в процессах организации и постоянно оценивается со стороны высшего руководства. Значимость ВА РиВ, в том числе в понимании персоналом важности совершенствования деятельности, повышается при проверках осуществления ключевых процессов СМК и их менеджмента.

Карты процессов, протоколы оценки РиВ процессов позволяют проводить проверки системно, охватывая основные элементы процессов; входы, выходы, этапы, ресурсы, документы и т.д.

Актуальным становится вопрос распространения ВА РиВ в организациях в зависимости от зрелости их менеджмента, а именно: от поиска несоответствий, недостатков, ошибок до выявления достижений и успехов, определения направлений снижения угроз (опасностей) и повышения потенциала (шансов), возможностей в деятельности.

Соотношение работ по выявлению несоответствий или определению направлений улучшений будет разным для организаций, впервые выполняющих требования или имеющих значительный опыт применения ГОСТ Р ИСО 9001 или, например, участвующих в конкурсе на соискание премий Правительства РФ в области качества.

73

Многое в этом вопросе будет определяться подготовленностью персонала к проведению изменений и условиями работы конкретных служб и подразделений организаций.

Аудиты, ориентированные на улучшения и новации, более перспективны для современных передовых организаций, имеющих опыт обеспечения результативности функционирования СМК, высокий уровень развития лидерства руководства, компетентную аудиторскую группу и инициативный, творческий персонал.

Можно признать, что ориентация ВА на постоянное выявление имеющихся недостатков и проблем, как наиболее важных для деятельности организации, проигрывает во многих отношениях направлениям работы персонала по снижению рисков (реализации предупреждающих действий) и повышению возможностей организации (табл. 9).

Высшее руководство часто недооценивает собственный персонал, в том числе менеджмент организаций. В результате оказывается невостребованным человеческий потенциал, формирующий и развивающий уникальные компетенции организаций [14].

При традиционных ВА СМК по определению несоответствий, когда

в лучшую сторону. Достигается результативность работы организаций, но ограничивается творчество, остается во многом неиспользованным человеский фактор.

Капитал знаний и опыта внутренних аудиторов, невостребованный аудитом «несоответствий», может быть использован при осуществлении ВА РиВ, при переходе от аудита как элемента СМК к аудиту как методу менеджмента организаций.

Для использования творческого потенциала имеют существенное значение характер и степень вовлеченности персонала в преобразование деятельности организации.

74

Таблица 9

Особенности ВА СМК и ВА РиВ

Инновационные компании отличаются тем, что не только менеджмент, но и персонал вовлечен в процесс поиска нового знания, умения, навыков, т.е. в процесс непрерывного самообучения,

самосовершенствования.

75

Рекомендации Премий Правительства РФ в области качества [15] в части оценки уровня управления содержат критерии по использованию потенциала на индивидуальном уровне, на уровне групп и всей организации, а также в отношении результатов по удовлетворению потребностей и ожиданий персонала, ориентируя организации на развитие соответствующих работ.

Преобразование проведения ВА СМК в направлении определения улучшений и инноваций – сложная и комплексная задача, связанная с делегированием дополнительных обязанностей и полномочий, изменением взаимоотношений аудиторов и персонала организаций.

ВА, охватывающие на плановой основе организационную структуру, или (по крайней мере) ключевые виды деятельности, способны привлечь в проведение улучшений (снижение рисков и повышение возможностей) персонал любых служб и подразделений организаций. Работа осуществляется в многочисленных, мобильных и изменяемых по составу группах, включающих наиболее инициативный, думающий, знающий персонал служб и подразделений организаций.

Состав участников ВА РиВ формируется на принципах убеждения и добровольной инициативы, ориентируясь на высокую компетентность, профессионализм, ответственность и творческие возможности аудиторов.

совещаний ВА.

В работу ВА привлекаются технические эксперты, специалисты с высоким уровнем компетентности в узких областях деятельности. Мнение технических экспертов может быть полезным при возникновении сложных или спорных профессиональных вопросов. Важное место в проведении ВА занимают специалисты, выделенные для сопровождения аудиторов, которые, как правило, имеют значимый статус в организации, службе или подразделении, а также высокую компетентность.

76

Состав участников ВА, в первую очередь при проверке процессов, может включать членов МФГ по улучшению процессов, а также представителей потребителей и поставщиков этих процессов.

ВА РиВ могут образовывать творческую группу сотрудников служб и подразделений, сконцентрированных на решении конкретных задач по выявлению направлений развития и разработки предложений, в первую очередь, в отношении системных вопросов, решения общих проблем

иполучения синергического эффекта улучшений в разных направлениях деятельности организации.

Взависимости от утвержденного годового плана проведения ВА РиВ (по подразделениям, процессам, процедурам) в рамках организации, службы или подразделения могут образовываться отличающиеся друг от друга по составу участников группы, включающие разный персонал, в том числе разных аудиторов.

Фактически реализуются процедуры краудсорсинга (crowd – толпа, sourcing – использование ресурсов), когда осуществляется привлечение к улучшениям и инновационной деятельности персонала организаций с целью более полного использования его творческих способностей, знаний

иопыта.

Объем знаний и опыта участников работ несопоставимо выше компетентности отдельного специалиста (аудитора). Работа в группе позволяет не только добиться вовлеченности в формирование предложений по улучшениям, но и повышения ответственности за достижение результатов.

Выявление специалистов, обладающих опытом, мастерством, знаниями, креативностью и привлечение их к работе – это важнейшая задача для реализации ВА РиВ. Формируется состав уникальных специалистов, обладающих многими знаниями и создающих дополнительные преимущества организации.

Ошибки в организационных вопросах по формированию состава участников аудитов недопустимы, так как могут привести к отстранению полезного, а может быть и незаменимого, специалиста от работы

77

по проведению улучшений или, наоборот, к привлечению к осуществлению ВА РиВ инициативного, но некомпетентного или конфликтного человека.

Персонал воспринимает преобразования, когда принимает в них участие. Вовлечение персонала и менеджмента в совершенствование деятельности с помощью ВА РиВ позволяет создать благоприятный климат при проведении изменений и адаптировать коллектив к необходимым переменам.

Результативность ВА РиВ определяется факторами, показанными на рис. 14.

Результативность внутренних аудитов рисков и возможностей

Рис. 14. Основные составляющие результативности ВА РиВ

Для участников аудита должны быть установлены согласованные цели по улучшению конкретной деятельности (в рамках организации, служб, подразделений, выделенных процессов, отдельных направлений работ или деятельности конкретных специалистов).

Цели могут учитывать экономические (количество, сроки, качество, стоимость) и социальные (охрана труда, экология) аспекты, удовлетворенность заинтересованных сторон организаций.

Анализ результативности ВА РиВ и улучшение их проведения есть неотъемлемые элементы СМК организации.

78

3.3 Применение риск-ориентированного мышления

Рассмотрение вопросов риск-ориентированного мышления персонала весьма актуально на уровне выполнения конкретных требований ГОСТ Р ИСО 9001, в том числе при демонстрации его

и функционирования организации в целом, а также осуществлять действия для минимизации негативных последствий и максимального использования возникающих возможностей для улучшений.

Риск-ориентированное мышление – обязанность руководства при принятии управленческих решений рассмотрения РиВ для достижения результативности СМК, улучшения деятельности и предотвращения неблагоприятных ситуаций.

Необходимо планировать и внедрять действия, связанные с РиВ, направленные на исключение потенциальных несоответствий, анализ любых несоответствий, которые возникают, и принятие мер по предотвращению их повторения, соответствующих последствиям несоответствия в ходе планирования и управления СМК.

Руководство организации несѐт ответственность за применение персоналом риск-ориентированного мышления, за работу с рисками и с возможностями организации.

Ответственность за реализацию функций менеджмента в отношении риск-ориентированного мышления персонала, за периодическое рассмотрение осуществления этой деятельности и еѐ своевременное улучшение, несут заместители руководителя организации.

Ответственность за реализацию риск-ориентированного мышления персоналом в службах и подразделениях организации в рамках своих полномочий несут соответствующие руководители, согласовывая свою деятельность с целями организации.

79

Персонал организации несет ответственность за следование рискориентированному мышлению, в том числе за выполнение в осуществляемой деятельности положений процедуры по оценке РиВ.

Руководство организации должно понимать среду функционирования, учитывать интересы заинтересованных сторон, разрабатывать и реализовывать необходимые планы мероприятий как основу для сохранения и развития деятельности по предоставлению услуг потребителям. Этому должно содействовать риск-ориентированное мышление, определение РиВ.

Планы мероприятий улучшения деятельности (достижения целевых показателей), а также их результаты являются основой распределения ресурсов, осуществляемых изменений, пересмотра структуры управления организацией.Раннее выявление значимых РиВ организации способствуют повышению результативности предпринимаемых мер.

Деятельность, связанная с РиВ, должна подвергаться управлению, для чего руководством должны выделяться необходимые ресурсы. Действия в отношении РиВ должны следовать определенному алгоритму

(рис. 15).

Среда и заинтересованные стороны организации

Выбранные значимые факторы (обстоятельства, условия, действия, тенденции)

События и их последствия

РиВ в отношении последствий

Мероприятия, направленные на снижение рисков и повышение возможностей

Результативность предпринятых мер, в том числе актуализированные РиВ

Рис. 15. Алгоритм действий в отношении оценки РиВ

80