Система управления. Функции, структура, деятельность.

Любая организация – социально-экономическая система, в которой главным и наиболее активным элементом выступает человек.

Систему управления можно определить, как часть организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей.

Системный подход к организации и менеджменту является способом представления отдельных составляющих в единую композицию. Элементарная система выглядит следующим образом:

Вторая часть системы – это операции, процессы и каналы, через которые должен проходить вход.

Третья часть системы – это продукт или результат (выход).

Система управления организации состоит из следующих частей:

• вход (задачи организации);

• выход (решение задач организации);

• процесс управления:

  • моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации (М);

  • разработка и принятие управленческих решений (Р);

  • организация выполнения принятых решений (В). Компоненты, составляющие этот процесс, - это люди.

Последовательное соединение операций, решающих задачу:

То же самое можно сделать и при дальнейшем разбиении блока А на А₁, А₂и т.д.

Для выполнения организации сбыта, продажа продукции обеспечивает получение заказов, затем заказы передаются в производство, где вырабатывается определенное количество товаров или услуг. Далее транспортный отдел отправляет продукцию заказчикам. Деятельность отдела сбыта заканчивается передачей заказа на поставку продукции производственному отделу. Там, где прекращается одна функция, начинается другая. Они соединяются при помощи средств, например, таких, как копии заказов на поставку.

Компоненты системы управления могут перестраиваться. Может меняться последовательность этапов, могут рассматриваться разные модели системы управления.

Важнейшими критериями оценки деятельности системы управления являются:

• измеримость;

• применимость;

• достоверность;

• результативность;

• стабильность.

Для оценки системы с помощью указанных критериев руководство высшего уровня должно собрать данные, которые позволяют дать объективные оценки ее характеристик. Для получения таких оценок необходимо измерить продукт и процессы системы. Продукт – выход процесса. Процесс – действие, которое в конечном итоге дает продукт системы. Для всякого процесса следует уметь находить выход, т.е. продукт системы. Например, для определения профессиональной квалификации менеджера, следует определить его умение распознавать задачи, собирать факты и выполнять задания.

Продуктом системы управления является суммарная результативность решений за год, т.е. величина прироста прибыли возникшего в результате деятельности организации.

Влияние и власть.

Влияние – это такое поведение отдельного индивида, которое изменяет поведение, отношение, ощущение другого индивида.

Возможность эффективного влияния в нужном направлении характеризует наличие власти. Согласно «концепции зависимости» руководитель зависит от своего непосредственного начальника, от подчиненных и коллег. Без содействия этих людей руководитель не может эффективно осуществлять свои функции. Многие руководители также напрямую зависят от других людей вне организации. В идеале все эти люди должны охотно сотрудничать с руководителем. Но все гораздо сложнее. Например, подчиненный может отказаться выполнить приказ руководителя, сославшись на формальные правила, т.о. сломав полномочия руководителя.

Линейный руководитель зависит от штабного персонала, по крайней мере, по части информации и услуг. При отсутствии влияния и власти он не в состоянии взаимодействовать со всеми этими силами.

Т.о. концепция зависимости подтверждает, что обладание властью не подразумевает возможность навязывать свою волю вне зависимости от чувств, желаний и способностей другого лица.

Сколько реальной власти имеет тот или иной человек в данной ситуации определяется не уровнем его формальных полномочий, а степенью зависимости от другого лица.

В вопросе «власть подчиненных» эффективный руководитель старается поддерживать разумный баланс власти, достаточный для обеспечения достижения цели, но не вызывающий у подчиненных чувства обездоленности, а отсюда и неподчинения. В первую очередь, эффективный руководитель заботится о реализации групповых целей и оказывает членам группы поддержку.

Формы власти и влияния

Все формы влияния побуждают людей исполнять желания другого человека, удовлетворяя неудовлетворенные потребности или препятствия к их удовлетворению или они побуждают исполнителя ожидать, что потребности будут/не будут удовлетворены, в зависимости от поведения исполнителя. В соответствии с этим строится классификация форм власти:

7. власть на принуждении. В настоящее время это страх потерять работу. Это крайне неприятный способ влияния, который приводит к обратному эффекту.

8. власть на вознаграждении, на ожидании удовлетворения потребностей. Вознаграждение для каждого различно. Оно должно быть достаточно ценным (должно представляться ценным). Реализуется путем создания у других людей чувства обязанности. Власть через вознаграждение это большое искусство. Необходимо иметь в виду ресурсное ограничение, понимая, что деньги не всегда способны произвести необходимое впечатление на человека.

9. законная (традиционная) власть – исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания и что его долг – подчиняться руководителю. Все руководители пользуются законной властью, т.к. у них есть полномочия, но даже такая традиционная система рушится, если она не дает своим лояльным сторонникам удовлетворения валовых потребностей. Когда человек признает влияние, основанное на традиции, он получает взамен ощущение принадлежности к социальной группе. У традиций есть огромное преимущество – безличность. Человек реагирует на должность. Это повышает стабильность, а также важным свойством является быстрота и предсказуемость влияния. Традиция действует во вред организации, если исполнители сопротивляются переменам, ссылаясь на традиции.

10. эталонная власть – это власть примера. Характеристики или свойства влияющего настолько привлекательны для исполняющего, что он должен быть таким же как руководитель. Это влияние с помощью харизмы. В противоположность безличному должностному влиянию традиций, харизматичное влияние - личное. Общие характеристики харизматичных личностей:

    1. обмен энергией;

    2. внушительная внешность;

    3. независимость характера;

    4. хорошие риторические способности;

    5. восприятие восхищения своей личностью;

    6. достойная и уверенная манера держаться.

11. экспертная власть – это влияние через разумную веру, т.е. исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, которые способны удовлетворить потребности. Решение исполнителя подчиниться является социальным и логичным. Правда, как и харизматичная, так и в большей степени экспертная власть могут иметь отрицательные последствия при групповом принятии решений. Руководитель может пойти навстречу подчиненному в процессе принятия решения, а выйти с решением, которое вначале он и предложил.

12. Влияние через принуждение и участие. Связано с уровнем образования, усложнением технологии, невозможностью основывать власть на вышеперечисленных способах. Поиск сотрудничества со стороны исполнителей, чтобы иметь возможность на них влиять.

2 формы влияния:

1. побуждение к сотрудничеству. Убеждение основано на власти примера и эксперта, но в отличие от простой экспертной власти, когда исполнитель больше верит своему руководителю, в данном случае он больше его понимает. Отрицательное – медленное воздействие, неопределенность.

2. участие исполнителя в управлении. Идет дальше, чем убеждения. Вместо того, чтобы убеждать исполнителя принять цель руководителя, руководитель направляет ему усилия и способствует свободному обмену информацией. Участие в принятии решений соответствует потребностям более высокого круга.

Стили менеджмента

1. позиции личностных качеств. Данная личностная теория лидерства, известная под названием «теория великих людей», говорит о том, что лучший из руководителей обладает определенным набором общих для всех личных качеств. Если все эти качества могли бы быть выявлены, то люди научились бы воспитывать их в себе и становиться эффективными руководителями. Некоторые из черт, свойственных руководителям:

   1. уровень интеллекта;

   2. образование;

   3. уверенность в себе;

   4. здравый смысл;

   5. инициативность и т.д.

Однако, несмотря на огромное количество экспертов, точный набор качеств лидера не был выявлен, возможно, потому что в разных ситуациях лидеры обнаруживают разные качества. Основной вывод – подобный перечень составить невозможно. Деятельность руководства имеет ситуационный характер.

2. поведенческий подход. Согласно ему, эффективность руководителя определяется не столько его личными качествами, сколько манерой поведения по отношению к подчиненным, причем она в определенном смысле зависит от его личных качеств.

Традиционно выделяют:

1. автократический. Люди не любят труд, их надо заставлять, избегают ответственность. Они самостоятельно принимают решения. Бывают благосклонные и неблагосклонные;

2. либеральные (демократический). Руководитель использует для влияния потребности более высокого уровня (потребность в самовыражении), избегает навязывать свою волю подчиненным.

3. свободный (попустительский) стиль, когда руководитель вообще не вмешивается в работу подчиненных.

Нет ответа какой стиль лучше. Иногда автократический стиль дает более высокую производительность, иногда нет, но зачастую может снижать мотивацию.

Другая система выделяет следующие стили:

• руководитель, сосредоточенный на работе;

• руководитель, сосредоточенный на человеке, устанавливает высокую производительность труда и награждает сотрудников.

Лидерство – определяется способностью оказать влияние на отдельные личности и группы и направлять усилия на достижение целей организации.

Влияние – это любое поведение человека, которое вносит изменение в поведение других людей.