1.2. Создание формы
Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Многие документы являются общими для всех организаций. Формы таких документов разрабатываются соответствующими органами (например, бухгалтерские документы и т.д.). Большинство документов, создаваемых в организациях, повторяются, т.е. являются типовыми. Если документ является типовым, а утвержденных форм нет, то трафаретный текст документа следует разрабатывать самостоятельно. Трафарет документа содержит типовой текст для наиболее часто встречающихся управленческих ситуаций и места для ввода переменной информации, которая относится к конкретному документу.
Трафарет документа в Wordназывается формой. Форма - это документ с постоянной информацией, защищенной от изменения, и местами для ввода или выбора уже имеющейся переменной информации. Места для ввода переменной информации называютсяполями формы. Чтобы превратить документWordв форму, надо вставить в документ поля формы иустановить защиту. Форматирование, используемое для содержимого поля формы, назначается при создании формы и не может быть изменено при заполнении формы пользователем. Формы рекомендуется создавать в виде шаблонов документов.
Поля формы бывают:
- текстовые(в них можно записать какую-либо информацию)
- флажки(существуют в двух состояниях - активизированном и сброшенном)
- поля со списком(при создании поля задается список допустимых значений. При заполнении формы пользователь может выбрать значение из этого списка)
.
Параметры полей формы
Среди существующих параметров полей форм следует обратить внимание на параметр Типтекстового поля.
Типможет принимать следующие значения:
- обычный текст (поле может содержать любые символы):
- число;
-дата;
- текущая дата/текущее время (в поле вставляется соответствующее значение, и затем поле блокируется для пользователя);
- вычисление (в поле вводят математические выражения).
Рассмотрим создание форм на примере одного из серийных писем.
Дать команду Вид/панели инструментов, отметить щелчком мыши вкладкуФормы, нажатьОК (рис.2.14).
Разместить необходимые поля формы в основном документе (на примере текста серийного письма).
Установить курсор там, где должно появиться поле формы.
Нажать кнопку текстового поля абна панели Формы.
Рис.2.14. Создание формы (шаг 1).
Рис.2.15. Создание формы (шаг 5).
Появится затененный прямоугольник - поле формы (рис.2.15).
Задать параметры поля формы, для этого установить курсор на поле формы, дважды щелкнуть мышью. Появится окно Параметры текстового полявыбрать тип - обычный текст (рис.2.16).
Рис.2.16. Создание формы (шаг 6).
Рис.2.17. Создание формы (шаг 7).
Ввести справку для поля формы. Щелкнуть по кнопке Текст справки. Появится окноТекст справки для поля формы. Выбрать нужную вкладку. Если справка длинная, товкладку F1(справка будет вызываться по нажатиюF1 для активного окна). Если справка короткая, то вкладкуСтрока состояния. Справка будет выводиться в строке состояния. Щелкнуть на кнопкеТекст справкии ввести в окно справочный текст (рис.2.17).
В зависимости от информации в поле формы, параметры этого поля могут быть различны (рис.2.18) .
Рис.2.18. Создание формы (шаг 8).
Рис.2.19. Создание формы (шаг 9).
Защитить форму от изменений.
Первый способ. Дать командуСервис/Защитить документ. Появится окноЗащита документа. (рис.19). ВыбратьВвод данных в поля форм. Нажать да, включить защиту.
Второй способ. Щелкнуть на кнопкеЗащита формы на панелиФормы. Сохранить форму в виде шаблона: дать командуФайл/Сохранить; в окнеСохранение документаобозначить имя файла и нажатьсохранить.
Заполнение формы.
Начать создание документа:
дать команду Файл/Создать;
выбрать шаблон бланка письма;
нажать ОК.
Заполнить реквизиты с переменной информацией, т.е. ввести значения в поля форм.
Переход от поля к полю производится при помощи щелчка мыши или при помощи клавиатуры: Tab- переход к следующему полю.Shift+Tab- переход к предыдущему полю.
Снять выделение с полей форм при помощи кнопки Заштрихованное "а"на панели инструментов «Формы».
Сохранить документ командой Файл/Сохранить.