2.2. Защита с помощью электронной цифровой подписи

При необходимости, в процессе согласования и утверждения проекта документа, пользователь, визирующий и подписывающий проект документа, может прикрепить к регистрационной карточке проекта документа (РКПД) дополнительный файл с электронной копией какого-либо документа. При этом если пользователь имеет соответствующие права и возможности, он может заверить прикрепленный файл своей электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Для того чтобы заверить дополнительный файл ЭЦП необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. в разделе «Визы/Подписи» найти фамилию визирующего должностного лица, от имени которого требуется заверить файл;

2. кликнуть на кнопке «ЭЦП», расположенной справа от ФИО этого лица (кнопка активна только в том случае, если пользователь имеет право работать с опцией «ЭЦП и шифрование»);

3. отметить файлы, подлежащие подписанию, и щелкнуть по кнопке «Подписать» (см.рис.2.5). Откроется окно, содержащее информацию о типе и номере требуемого ключевого носителя;

Рис.2.5. Пример выбора сертификата.

4. вставить ключевой носитель с закрытым ключом в считывающее устройство, ввести, если требуется, пароль доступа к ключу и щелкнуть «ОК». После формирования ЭЦП произойдет возврат к окну РКПД.

Рядом с названиями файлов, заверенных ЭЦП, появится кнопка . Щелчок по этой кнопке позволяет перейти к проверке ЭЦП соответствующего файла. Для этого необходимо:

1. в разделе «Общие реквизиты» найти имя файла, ЭЦП которого требуется проверить, и щелкнуть по кнопке . Откроется диалоговое окно «Проверка подписи файла», проиллюстрированное на рис.2.6.

Рис.2.6. Проверка подписи файла.

На рисунке отображен список ЭЦП, которым был заверен выбранный файл. Список представлен в виде таблицы, каждая строка которой

соответствует одной ЭЦП. В строке каждой подписи находится кнопка «Сертификат», при щелчке на которой открывается окно (см. рис.2.7), содержащее информацию о сертификате, с помощью которого была сформирована данная ЭЦП.

Рис.2.7. Информация о сертификате.

2. отметить флажками ЭЦП, подлежащие проверке, и щелкнуть по кнопке «Проверить». Если подпись верна (т.е. файл не был изменен после его подписания), в строке подписи появится значок , а в графе«Результат проверки» – запись «Подпись верна». Если ЭЦП проверку не прошла, то должен появится значок , а в графе«Результат проверки» – информация о том, по какой причине данная подпись является недействительной.

3. закрыть окно «Проверка подписи», произойдет возврат к окну РК документа.

Для защиты с помощью ЭЦП и шифрования документов, отправляемых по электронной почте, необходимо настроить справочники «Список организаций», «Группы документов» и «Грифы доступа».

Инструкция по настройке справочника «Список организаций».

1. Запустить модуль «Справочники»;

2. Открыть справочник «Список организаций»;

3. открыть вершину, в которую входит организация, приславшая свой сертификат открытого ключа, и установить указатель ;

4. дать команду «Управление/изменить». Откроется диалоговое окно выбранного элемента справочника (см. рис.2.8).

Рис.2.8. Справочник «Список организаций».

5. для сопровождения сообщений защитой ЭЦП, следует, установить флажок «ЭЦП» (на рис.2.8 флажок отмечен красным цветом). Флажок «Шифрование» устанавливается автоматически при закреплении сертификата за организацией. Установка данного флажка обеспечивает автоматическую защиту сообщений, отправляемых по электронной почте в адрес организации, с помощью шифрования.

Для того чтобы документы определенной группы при отправке по электронной почте всегда защищались ЭЦП, необходимо настроить справочник «Группы документов».

Инструкция по настройке справочника «Группы документов».

1. запустить модуль «Справочники»;

2. открыть справочник «Группы документов»;

3. установить указатель в той группе, документы которой должны защищаться ЭЦП;

4. дать команду «Управление/ Изменить». Откроется диалоговое окно выбранного элемента справочника (см. рис.2.9).

Рис.2.9. Диалоговое окно «Группы документов» в режиме редактирования.

5. установить флажки «ЭЦП» и «Шифрование»;

6. щелкнуть по кнопке «Записать».

После выполнения вышеуказанных действий, при отправке по электронной почте документов данной группы, система будет требовать подписания их с помощью ЭЦП.

Инструкция по настройке справочника «Грифы доступа».

Для того чтобы документы, имеющие соответствующий гриф доступа, при отправке по электронной почте всегда защищались ЭЦП, необходимо выполнить следующие действия:

1. запустить модуль «Справочники»;

2. открыть справочник «Грифы доступа»;

3. установить указатель рядом с тем грифом, документы которым должны защищаться ЭЦП;

4. дать команду «Управление /Изменить». Откроется диалоговое окно выбранного элемента справочника (см. рис. 2.10).

Рис.2.10. Диалоговое окно «Грифы доступа» в режиме редактирования.

5. установить флажки «ЭЦП» и «Шифрование».

6. дать команду «Записать».

После выполнения вышеуказанных действий, при отправке по электронной почте документов данного грифа доступа, система будет требовать их защиты с помощью ЭЦП.

ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ

Вариант 1.  Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибир­ский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Рос­сийской Федерации от 24.06.2005 № 1118-р,   и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцеля­рией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части  утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспе­чить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Вариант 2.  Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), кото­рые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.   

                             

Вариант 3.  Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии     работы     предприятия     с     01.02.2006     по     01.09.2006, В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном со­ стоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излиш­ки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускает­ся необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яков­левым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о      неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты от­ пуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

Вариант 5.  Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчётности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Вариант 6.   Составьте приказ об итогах работы с документами в  2006 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за дело­производство, на разработку мер по улучшению этой работы.

Вариант 7. Составить проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда матери­ального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.