1. Рабочая область автоматизированной системы «дело»

После запуска системы «Дело» открывается рабочая область, состоящая из следующих разделов (см. рис.1.1):

• Регистрация документов;

• Кабинеты;

• Поиск документов и личные папки;

• Реестры внешней отправки документов;

• Опись дел;

• Отправка документов.

Рис.1.1. Интерфейс рабочей области системы «ДЕЛО».

Коротко рассмотрим каждый из вышеперечисленных разделов.

На рисунке 1.2. продемонстрирован пример области раздела «Регистрация документов», а именно, элементы диалогового окна регистрационной карточки (РК) исходящего документа.

Рис.1.2. Пример диалогового окна «Регистрация документов»

Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к кабинетам. Все приписанные к кабинету должностные лица называются владельцами кабинета. Должностное лицо может быть владельцем только одного кабинета. Раздел «Кабинеты» имеет следующие папки:

1. Поступившие

2. На исполнении

3. На контроле

4. У руководства

5. На рассмотрении

6. В дело

7. Управление проектами

8. На визировании

9. На подписи

На рисунках 1.3. – 1.6. продемонстрированы примеры области раздела «Кабинеты» папок «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства».

Рис.1.3. Пример диалогового окна папки «Поступившие»

Рис.1.4. Пример диалогового окна папки «На исполнении»

Рис.1.5. Пример диалогового окна папки «На контроле»

Рис.1.6. Пример диалогового окна папки «У руководства»

В заголовке окна папки кабинета, помимо ее названия, указывается количество записей, находящихся в этой папке в текущий момент времени, например, «Поступившие (7)», «На исполнении (5)». Список записей оформлен в виде таблицы. В графах таблицы указаны различные реквизиты РК. Состав отображаемых реквизитов и их расположение в таблице определяется пользователем системы при настройке вида папки.

В папке «Поступившие» находятся РК документов, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению. В папке «На исполнении» находятся документы, зарегистрированные в текущем кабинете. В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, владельцев кабинетов. В папке «У руководства» находятся РК всех документов, по которым были составлены проекты резолюций, утверждение которых возложено на владельца текущего кабинета. В папке «На рассмотрении» находятся РК тех документов, к которым был введен проект резолюции, и он еще не рассмотрен руководством. В папке «В дело» хранятся РК документов, подлежащих списанию в дело. Папка «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. Папка «На визировании» содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта. Папка «На подписи» содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих РК этого проекта.

Внешний вид главного окна функции «Поиск документов и личные папки» при работе в режиме поиска показан на рисунке 1.7.

Рис.1.7. Интерфейс рабочей области функции «Поиск документов личные папки».

Рабочее окно режима «Поиск» состоит из двух частей. В правой части окна формируется запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора, перечень ранее сформированных и сохраненных запросов. Перечни реквизитов и сохраненных запросов сгруппированы по семантической принадлежности и представлены в виде иерархического дерева.

Главное окно функции «Реестры внешней отправки документов» содержит строку меню, панель инструментов и одно из рабочих окон: папку «Неотправленные документы» (см. рис. 1.8.), папку реестров (текущих, закрытых или отправленных) или окно содержимого реестра.

Рис.1.8. Диалоговое окно функции «Реестры внешней отправки документов».

Неотправленный документ может быть включен в один из реестров рассылки. Первоначально РК отсылаемого документа перемещается в реестр из числа текущих реестров. Сортировка документов по текущим реестрам происходит в зависимости от того, к какой категории относится адресат, а также от вида отправки документа. После того, как текущие реестры рассылки сформированы, им определяется статус «закрытых реестров». Факт отправки реестра сопровождается переводом реестра в статус «отправленных реестров». Целью работы с закрытыми реестрами является просмотр состава реестров, редактирование реестров, формирование выходных печатных форм реестров и отслеживание отправки реестра путем его перевода в статус отправленных.

Функция «Опись дел» дает возможность просмотреть перечень зарегистрированных в системе РК документов, списанных в дело. На рисунке 1.9. продемонстрировано диалоговое окно «Опись дел» в рабочем режиме.

Рис.1.9. Диалоговое окно функции «Опись дел» в рабочем режиме.

Функция «Отправка документов» предназначена для регистрации отправки документов внешним адресатам и для контроля над поступлением квитанций о регистрации документов, присылаемых от адресатов. Функция работает в двух режимах:

• В режиме «неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов;

• В режиме «контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых от организаций-адресатов.

На рисунке 1.10. продемонстрировано диалоговое окно «Отправка документов» в рабочем режиме.

Рис.1.10. Диалоговое окно функции «Отправка документов» в рабочем режиме.

Из рисунка 1.11 видно, что в рабочей области окна находится перечень отправленных по электронной почте документов, уведомление о регистрации которых еще не получено от адресатов или данное уведомление получено, но еще не обработано в функции «Регистрация документов».

Рис.1.11. Диалоговое окно функции «Отправка документов» в рабочем режиме.