11 Оформление пояснительной записки

Пояснительная записка должна оформляться в соответствии со стандартами: ГОСТ 2.105-95 [22], ГОСТ 2.106-96 [23], ГОСТ 7.32-2001 [24].

Текстовые документы можно разделить на две группы, оформление листов которых отличаются друг от друга [33].

К первой группе относятся документы на изделия машиностроения, приборостроения и строительства (конструкторские):

• спецификации;

• ведомости спецификаций (ВС);

• ведомости ссылочных документов (ВД);

• ведомости покупных изделий (ВП);

• ведомости разрешения применения покупных изделий (ВИ);

• ведомости держателей подлинников (ДП);

• ведомости технического предложения (ПТ);

• ведомости эскизного проекта (ЭП);

• ведомости технического проекта (ТП);

• пояснительная записка (ПЗ);

• программы и методики испытаний (ПМ);

• таблицы (ТБ);

• расчеты (РР);

• инструкции (И);

• прочие документы (Д).

Ко второй группе относятся документы, не относящиеся к изделиям машиностроения, т.е. не конструкторские. Сюда относятся тексты домашних работ студентов, рефераты, тексты разделов дипломных работ и проектов, не относящиеся к конструкторской разработке, статьи и т.п.

Кроме этого, текстовые документы можно разделить на документы, имеющие сплошной текст (расчеты, пояснительные записки, инструкции, статьи, диссертации и т.п.) и документы, в которых текст разбит на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

– рукописным – чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304-81 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью (студенческие работы допускается выполнять шариковой ручкой с пастой только черного цвета);

– с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004-88).

Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, «условные знаки», а также выполнять иллюстрации следует чернилами, пастой или тушью только черного цвета.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

Повреждение листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленных прежнего текста (графики) не допускается.

Текстовые документы как первой, так и второй групп выполняют на бумаге формата А4 (210 х 297 мм).

Листы текстовых документов первой группы (конструкторские) должны иметь рамку, левая сторона которой расположена от края листа на 20 мм, верхняя, нижняя, боковая правая стороны рамки расположены от краев листа на 5 мм.

Текстовые документы второй группы (не конструкторские) рамки на листах не имеют (домашние работы, рефераты, научные статьи, разделы дипломных работ и проектов, кроме конструкторской части).

Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом – 15–17 мм.

Текстовые документы без рамки должны иметь следующие размеры полей: левое – 25 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – по 20 мм. Распо-ложение текста от условных границ полей такое же, как и в первой группе.

Заглавный лист с Содержанием (третий лист после титульного листа текстовых документов и титульного листа пояснительной записки) текста с рамкой должен иметь основную надпись по форме 2, последующие листы с основной надписью по форме 2а, в соответствии с ГОСТ 2.104-68.

В основной надписи по форме 2 (рисунок 35) в графах (номера граф показаны в скобках) указывают:

– в графе 1 – наименование документа с расшифровкой кода обозначения (например, «Редуктор червячный» – Пояснительная записка);

– в графе 2 – обозначение документа (например, «Курсовой проект РД.123.00.00.ПЗ, Дипломный проект МГП.00.00.ПЗ»);

– в графе 4 – литеру, присвоенную данному документу (например, «У» – учебный);

– в графе 7 – порядковый номер листа (на документах, состоящих из одного листа, графу не проставляют);

– в графе 8 – общее количество листов документа (графу заполняют только на первом листе);

– в графе 9 – наименование предприятия, выпускающего документ (в нашем случае – университет, кафедра, группа; например, КГСАУ, кафедра ДСМ, группа 203);

– в графе 10 – характер работы, выполняемый лицом, подписываю-щим документ: разработал, проверил, нормоконтроль, утвердил; свободная строка заполняется по усмотрению кафедры – зав. каф., консультант);

• в графе 11 – фамилии лиц, подписавших документ;

• в графе 12 – подписи лиц, фамилии которых указаны в графе 11;

• в графе 13 – дату подписания документа;

• графы 14, 15, 16, 17, 18 – в студенческих работах не заполняют.